Рассмотрим ситуацию, когда организация принимает на работу сотрудников с бумажными трудовыми книжками, но в документах нет подтверждения, что они ранее выбрали способ ведения трудовой книжки: бумажный или электронный. Один сотрудник уволился с последнего места работы еще в 2015 году, другой — 29.01.2021 в связи с ликвидацией организации. После этого сотрудники были ИП, поэтому работодатель сомневается, что указывать в 1С в поле Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы, нужно ли выбирать значение Не выбран и обязательно ли сейчас брать заявление о способе ведения трудовой книжки.
Разберем по шагам, как правильно оценить такую ситуацию, что сделать в кадровых документах, как заполнить 1С и когда действительно нужно оформлять заявление работника.
В рассматриваемой ситуации ориентируйтесь на главный принцип: не указывайте в 1С выбранный способ ведения трудовой книжки на прежнем месте работы, если у вас нет подтверждения, что работник такой выбор действительно сделал.
Если сотрудник не предъявил подтверждение, что у прежнего работодателя он подавал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о переходе на электронную трудовую книжку, в документе Прием на работу укажите, что способ ведения трудовой книжки на прежнем месте работы не выбран.
При этом не путайте два разных вопроса:
Что указать в 1С при приеме? Если подтвержденного выбора у прежнего работодателя нет, укажите Не выбран.
Нужно ли обязательно заставлять работника писать заявление сейчас? Нет, принуждать работника к выбору нельзя. У работника есть право сделать выбор в любое время, в том числе при трудоустройстве, но это именно право, а не обязанность.
Если работник с прежним стажем не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку в обычном порядке и одновременно формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде для СФР.
Чтобы правильно заполнить 1С, сначала выясним причину проблемы. Переход на электронные трудовые книжки начался с 2020 года. Работники, которые уже состояли в трудовых отношениях, должны были подать работодателю одно из заявлений:
о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде;
о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронной форме, то есть о переходе на электронную трудовую книжку.
Если работник в 2020 году не подал ни одного заявления, прежний работодатель должен был продолжать вести его бумажную трудовую книжку. Это важный момент: отсутствие заявления не означает автоматический переход на электронную трудовую книжку.
Также отдельно предусмотрена ситуация для лиц, которые не имели возможности подать заявление до 31.12.2020. К таким лицам относятся, например, граждане, которые по состоянию на 31.12.2020 не состояли в трудовых отношениях, но уже имели стаж по трудовому договору. Они вправе сделать выбор позже, в том числе при новом трудоустройстве.
Поэтому работник, который уволился в 2015 году и на 31.12.2020 нигде не работал по трудовому договору, относится к категории лиц, которые не могли подать такое заявление работодателю в 2020 году. Значит, он может сделать выбор сейчас, при приеме на работу.
Работник, который был уволен 29.01.2021, формально состоял в трудовых отношениях на 31.12.2020. В 2020 году его работодатель должен был организовать выбор способа ведения трудовой книжки. Но если в трудовой книжке нет записи о переходе на электронный формат, нет копии заявления, нет сведений из СФР или другого подтверждения выбора, не нужно самостоятельно придумывать этот выбор за работника. В такой ситуации безопаснее считать, что подтвержденного выбора у нового работодателя нет.
В вопросе указано, что сотрудники были ИП. Проанализируем этот момент отдельно, потому что он часто сбивает кадровиков с толку.
Статус индивидуального предпринимателя сам по себе не является работой по трудовому договору. ИП не является работодателем самому себе, не оформляет сам с собой трудовой договор, не вносит себе записи в трудовую книжку и не выбирает для себя способ ведения трудовой книжки как работник.
Поэтому период, когда человек был ИП, не решает вопрос о выборе способа ведения трудовой книжки. Для нашей задачи важно другое: работал ли человек после 2020 года именно по трудовому договору у работодателя, который мог принять от него заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.
Если после увольнения сотрудник был только ИП и не работал по трудовому договору, считаем, что нового выбора у работодателя он не делал. В 1С не указываем выдуманный вариант, а отражаем фактическую ситуацию.
Рассмотрим первого сотрудника. Он уволился с последнего места работы в 2015 году. На 31.12.2020 он не состоял в трудовых отношениях. Следовательно, в 2020 году у него не было работодателя, которому он мог бы подать заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о переходе на электронную трудовую книжку.
В этой ситуации действуйте так:
Примите от работника бумажную трудовую книжку, если она у него есть и если по ней видно, что ранее он работал по трудовому договору.
В документе Прием на работу в 1С не указывайте, что способ ведения трудовой книжки был выбран на прежнем месте работы.
В поле Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы укажите значение Не выбран, если программа требует заполнить это поле.
Разъясните работнику, что он вправе сейчас подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.
Если работник заявление не подает, продолжайте вести бумажную трудовую книжку и одновременно передавайте сведения о кадровых мероприятиях в СФР через ЕФС-1, подраздел 1.1.
Главный вывод по первому сотруднику: в 1С укажите Не выбран. Предложите работнику оформить заявление, но не делайте это обязательным условием приема. Если работник хочет оставить бумажную трудовую книжку и не подает заявление, продолжайте вести бумажную трудовую книжку.
Теперь разберем второго сотрудника. Он имеет трудовой стаж с 1981 года и был уволен 29.01.2021 в связи с ликвидацией организации. В бумажной трудовой книжке нет отметки о переходе на электронную трудовую книжку. Сам сотрудник говорит, что трудовая книжка у него была в бумажном виде.
Здесь важно не сделать поспешный вывод. Устное пояснение работника полезно, но для заполнения данных в 1С лучше опираться на документы. Если работник действительно подавал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки у прежнего работодателя, информация о таком заявлении могла быть передана в составе сведений о трудовой деятельности. Но если у нового работодателя нет подтверждения, что заявление подавалось, поле в 1С лучше заполнить как Не выбран.
Отсутствие записи в бумажной трудовой книжке чаще всего означает, что работник не переходил на электронную трудовую книжку. При переходе на электронный формат бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки, и в нее вносится запись о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Но если работник выбирал продолжение ведения бумажной трудовой книжки, специальная запись в бумажную трудовую книжку обычно не вносилась. Поэтому по одной только трудовой книжке не всегда можно точно определить, было ли заявление именно о бумажном варианте.
Разберем практический алгоритм:
Проверьте бумажную трудовую книжку. Если в ней нет записи о переходе на электронную трудовую книжку, не считайте работника автоматически перешедшим на ЭТК.
Попросите работника при наличии предоставить сведения о трудовой деятельности: например, форму СТД-Р от прежнего работодателя или сведения, полученные через СФР.
Если в сведениях есть информация о поданном заявлении, отразите ее в 1С с учетом фактического вида заявления и даты.
Если подтверждения нет, укажите в 1С Не выбран.
Примите бумажную трудовую книжку и продолжайте вести ее, если работник не подал заявление о переходе на электронный формат.
Главный вывод по второму сотруднику: если нет документального подтверждения выбора способа ведения трудовой книжки на прежнем месте работы, укажите в 1С Не выбран. Заявление у работника можно предложить оформить сейчас, но нельзя считать, что он обязан это сделать только потому, что в 1С есть соответствующее поле.
Разберем этот вопрос особенно внимательно. Работодатель часто хочет «закрыть» ситуацию заявлением, чтобы в личном деле был документ и не осталось неопределенности. Но юридически подход должен быть аккуратным.
Работник, который не имел возможности подать заявление до 31.12.2020, вправе сделать это в любое время. В том числе он может подать заявление при трудоустройстве к новому работодателю. Но право работника не превращается в обязанность работника и не дает работодателю права принуждать его к выбору.
Поэтому действуйте так:
Разъясните работнику, что он может выбрать способ ведения трудовой книжки.
Предложите ему написать заявление, если он хочет зафиксировать выбор.
Не требуйте заявление как обязательный документ для приема на работу.
Если заявление не подано, продолжайте вести бумажную трудовую книжку при ее наличии.
Передавайте сведения о трудовой деятельности в СФР независимо от того, ведется бумажная трудовая книжка или нет.
Если работник подает заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, зарегистрируйте его в кадровых документах и храните в личном деле или в установленном в организации порядке. Если работник подает заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронной форме, внесите необходимые записи, выдайте бумажную трудовую книжку на руки и далее бумажную трудовую книжку уже не ведите.
Важный момент: если работник уже выбрал электронную трудовую книжку, вернуться обратно к бумажной трудовой книжке он не может. Законодательство предусматривает переход от бумажного варианта к электронному, но не предусматривает обратный переход от электронного варианта к бумажному.
Теперь перейдем к практической части и посмотрим, как отразить ситуацию в 1С. В типовых конфигурациях 1С для кадрового учета используется документ Прием на работу. В зависимости от конфигурации и версии программы поле может называться немного по-разному, но смысл обычно один: нужно указать, был ли выбран способ ведения трудовой книжки на прежнем месте работы.
Разберем порядок заполнения:
Откройте документ Прием на работу по сотруднику.
Заполните основные кадровые данные: организацию, сотрудника, дату приема, подразделение, должность, график, условия оплаты.
Проверьте блок, связанный с трудовой книжкой и сведениями о трудовой деятельности.
Если работник предъявил бумажную трудовую книжку и по нему нужно внести запись о приеме, установите признак отражения кадрового мероприятия в трудовой книжке, если такой флажок используется в вашей конфигурации.
В поле Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы не выбирайте бумажный или электронный вариант без подтверждающих документов.
Если программа предлагает вариант Не выбран, укажите именно его.
Проведите документ и сформируйте сведения для СФР по кадровому мероприятию приема.
В 1С важно разделять два действия: отражение самого приема на работу и регистрация заявления о способе ведения трудовой книжки. Документ Прием на работу фиксирует кадровое мероприятие. А заявление о выборе способа ведения трудовой книжки регистрируется отдельным документом, если работник действительно подал такое заявление.
Для регистрации заявления используйте документ Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Обычно он находится в разделе Кадры — Электронные трудовые книжки. В этом документе укажите сотрудника, дату заявления и выбранный вариант: продолжение ведения бумажной трудовой книжки или предоставление сведений о трудовой деятельности в электронной форме.
Указывайте выбранный на прежнем месте работы способ только тогда, когда у вас есть основание так считать. Рассмотрим примеры.
Пример 1. Работник приносит бумажную трудовую книжку. В ней нет записи о переходе на электронную трудовую книжку. Работник говорит, что «всегда была бумажная». Подтверждения заявления нет. В этой ситуации в 1С не указывайте, что на прежнем месте работы был выбран бумажный способ. Укажите Не выбран и продолжайте вести бумажную трудовую книжку.
Пример 2. Работник предоставляет сведения о трудовой деятельности, где видно, что ранее он подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае можно отразить в 1С выбранный способ как бумажный, указав дату заявления, если программа предусматривает такое поле.
Пример 3. Работник приносит бумажную трудовую книжку, в которой есть запись о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Это означает, что работник перешел на электронный формат, а бумажная трудовая книжка была выдана ему на руки. В этом случае новый работодатель не продолжает вести бумажную трудовую книжку. В 1С отразите, что выбран электронный способ, если есть соответствующее поле и дата заявления.
Пример 4. Работник впервые в жизни устраивается на работу после 31.12.2020. Бумажная трудовая книжка ему не оформляется. Сведения о трудовой деятельности формируются только в электронном виде. В этом случае ситуация отличается от рассматриваемой темы, потому что у работника вообще не было прежнего стажа по трудовому договору.
Если работник с прежним стажем хочет, чтобы трудовая книжка велась на бумаге, разберем два варианта.
Первый вариант: работник уже подавал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки у прежнего работодателя. Тогда попросите подтверждение, если оно есть. Это может быть копия заявления, сведения из СФР, данные из формы СТД-Р или иные документы. На основании подтверждения отразите выбранный способ в 1С.
Второй вариант: работник ранее заявление не подавал или подтверждения нет. Тогда предложите ему подать заявление сейчас. Если он подаст заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, зарегистрируйте его в 1С документом Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Если он не подаст заявление, продолжайте вести бумажную трудовую книжку, потому что при отсутствии заявления о переходе на электронный формат бумажная трудовая книжка не прекращается автоматически.
Для работодателя безопасный порядок такой: не принуждаем, но документально фиксируем то, что работник действительно решил оформить. Если работник не хочет писать заявление, не создавайте фиктивное заявление в программе и не отражайте несуществующую дату выбора.
Если работник при приеме решает перейти на электронную трудовую книжку, рассмотрим порядок действий отдельно. Такой выбор возможен для работника, у которого ранее велась бумажная трудовая книжка и который еще не переходил на электронный формат.
Разберем по шагам:
Примите работника на работу и оформите документ Прием на работу.
Если бумажная трудовая книжка предъявлена и на дату приема она еще ведется, внесите запись о приеме в бумажную трудовую книжку в установленном порядке.
Получите от работника письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронной форме.
Зарегистрируйте заявление в 1С документом Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Внесите в бумажную трудовую книжку запись о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Выдайте бумажную трудовую книжку работнику на руки под подпись.
Далее ведите сведения о трудовой деятельности только в электронном виде и передавайте кадровые мероприятия в СФР.
Здесь особенно важно не перепутать дату приема и дату заявления. Если работник написал заявление уже после приема, укажите фактическую дату заявления. Не ставьте задним числом дату, которой не было.
Рассмотрим самый практичный вариант: работник не хочет сейчас ничего выбирать и заявление не подает. Это не препятствует приему на работу.
В этом случае сделайте следующее:
Оформите прием на работу обычным кадровым документом.
Примите бумажную трудовую книжку, если она должна вестись и работник ее предъявил.
Внесите запись о приеме в бумажную трудовую книжку.
В 1С укажите Не выбран для способа ведения трудовой книжки на прежнем месте работы, если подтвержденного выбора нет.
Не создавайте документ Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности, если письменного заявления фактически нет.
Сформируйте и отправьте в СФР ЕФС-1, подраздел 1.1, по мероприятию приема.
Такой порядок отражает реальную ситуацию: бумажная трудовая книжка продолжает вестись, а электронные сведения формируются в обязательном порядке. Никакого противоречия здесь нет: у одного работника может одновременно продолжаться бумажная трудовая книжка и формироваться электронная история кадровых мероприятий в СФР.
Чтобы уменьшить риск ошибки, при приеме сотрудника с неясным статусом трудовой книжки запросите документы и сведения, которые обычно предъявляются при трудоустройстве.
Бумажная трудовая книжка. По ней посмотрите последнюю запись, дату увольнения, наличие или отсутствие записи о переходе на электронную трудовую книжку.
Сведения о трудовой деятельности. Работник может получить сведения через СФР, МФЦ или электронные сервисы. Эти сведения помогут увидеть кадровые мероприятия, переданные работодателями.
Форма СТД-Р. Если прежний работодатель выдавал работнику сведения о трудовой деятельности, используйте их для проверки.
Копия заявления о выборе способа ведения трудовой книжки. Если работник сохранил такой документ, он поможет корректно заполнить 1С.
Если документов нет, не делайте предположений в пользу того или иного выбора. Используйте значение Не выбран и ведите учет исходя из фактических документов, которые предъявлены при приеме.
Если работник решил подать заявление сейчас, оформите это отдельно от приема. В 1С для этого используйте документ Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Разберем порядок:
Перейдите в раздел Кадры.
Откройте раздел или журнал Электронные трудовые книжки.
Создайте документ Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Укажите организацию и дату заявления.
Добавьте сотрудника в табличную часть документа.
Выберите вид заявления: продолжение ведения бумажной трудовой книжки или предоставление сведений о трудовой деятельности в электронной форме.
Проведите документ.
Проверьте, что сведения корректно попадают в регламентированную отчетность, если программа должна передать данные о заявлении.
Не создавайте этот документ «для порядка», если работник заявление не подписывал. В кадровом учете 1С должна отражать фактические кадровые события и реальные письменные заявления, а не желаемое состояние учета.
При приеме на работу работодатель передает сведения о кадровом мероприятии в СФР. Сейчас для этого применяется форма ЕФС-1, подраздел 1.1 Сведения о трудовой деятельности. Ранее аналогичная логика была связана с формой СЗВ-ТД, поэтому в старых консультациях и в привычной речи кадровики часто продолжают использовать старое название.
При приеме на работу сведения нужно передать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или оформления кадрового документа о приеме. Поэтому не откладывайте формирование отчета из-за того, что работник еще не написал заявление о способе ведения трудовой книжки.
Если заявления нет, передайте само кадровое мероприятие приема. Если работник позже подаст заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, зарегистрируйте заявление и отразите его в отчетности в установленном порядке.
То есть порядок такой: сначала корректно оформляем прием, затем отдельно отражаем заявление, если оно действительно появилось.
На практике часто возникает желание указать в 1С значение «бумажная трудовая книжка», если работник предъявил бумажную трудовую книжку. Но это не всегда одно и то же.
Предъявленная бумажная трудовая книжка подтверждает, что у работника есть бумажный документ с прежними записями. Но она не всегда подтверждает, что работник подавал прежнему работодателю заявление именно о продолжении ведения бумажной трудовой книжки.
Поэтому в поле, которое относится именно к выбору на прежнем месте работы, отражайте только подтвержденный выбор. Если подтверждения нет, используйте Не выбран. При этом саму бумажную трудовую книжку продолжайте вести, если нет заявления о переходе на электронный формат.
Такой подход наиболее аккуратен: программа не содержит недостоверных сведений, а кадровый учет соответствует фактическим документам.
Проанализируем частые ошибки, чтобы избежать их в работе.
Ошибка 1: считать, что отсутствие заявления означает автоматическую электронную трудовую книжку. Это неверно. Если работник не подал заявление о переходе на электронный формат, бумажная трудовая книжка продолжает вестись, если она уже была заведена ранее.
Ошибка 2: требовать заявление как обязательный документ при приеме. Работник вправе сделать выбор, но работодатель не должен принуждать его писать заявление.
Ошибка 3: указывать в 1С выбранный способ без подтверждения. Если работник только устно сказал, что у него «бумажная», этого недостаточно для отражения выбора на прежнем месте работы.
Ошибка 4: не вести бумажную трудовую книжку, если заявление не подано. При отсутствии заявления о переходе на электронную трудовую книжку бумажная трудовая книжка продолжает вестись.
Ошибка 5: забывать про электронные сведения в СФР. Даже если бумажная трудовая книжка ведется, сведения о трудовой деятельности по кадровым мероприятиям нужно передавать в СФР.
Ошибка 6: путать работников с прежним стажем и работников, впервые принятых после 31.12.2020. Для впервые поступающих на работу после этой даты бумажная трудовая книжка не оформляется, а сведения ведутся только в электронном виде.
Теперь применим общий порядок к исходной ситуации.
Первый сотрудник: уволился в 2015 году, затем был ИП. Поскольку на 31.12.2020 он не состоял в трудовых отношениях и не мог подать заявление работодателю, при приеме укажите в 1С Не выбран. Предложите ему сделать выбор сейчас. Если он подаст заявление, зарегистрируйте его документом Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Если не подаст, продолжайте вести бумажную трудовую книжку и передавайте сведения в СФР.
Второй сотрудник: уволен 29.01.2021, стаж с 1981 года, записи о переходе на ЭТК нет. Попросите при наличии сведения о трудовой деятельности или подтверждение заявления у прежнего работодателя. Если подтверждения нет, в 1С также укажите Не выбран. Бумажную трудовую книжку продолжайте вести, если работник не подает заявление о переходе на электронный формат. Заявление можно предложить оформить, но не нужно требовать его как обязательное.
В обоих случаях не создавайте искусственное заявление и не указывайте в программе дату заявления, которой нет. Это поможет избежать ошибок в кадровых отчетах и внутренних регистрах 1С.
Соберем решение в короткий рабочий алгоритм.
Проверьте, есть ли у работника бумажная трудовая книжка.
Проверьте, есть ли в ней запись о переходе на электронную трудовую книжку.
Запросите при наличии СТД-Р или сведения о трудовой деятельности из СФР.
Если подтвержденный выбор на прежнем месте работы есть, отразите его в 1С.
Если подтвержденного выбора нет, в документе Прием на работу укажите Не выбран.
Разъясните работнику право выбрать способ ведения трудовой книжки.
Если работник подает заявление, зарегистрируйте его через Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Если работник заявление не подает, продолжайте вести бумажную трудовую книжку, если она должна вестись.
По приему на работу обязательно сформируйте и отправьте ЕФС-1, подраздел 1.1.
Основное решение: при отсутствии подтвержденного выбора у прежнего работодателя указывайте в 1С Не выбран. Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки предложите работнику оформить, но не принуждайте его. Если заявление не подано, продолжайте вести бумажную трудовую книжку и передавайте сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
Информация носит справочный характер