Разберем достаточно частую ситуацию, с которой сталкиваются бухгалтеры при работе в программах 1С. Организация арендует нежилое помещение или оборудование у физического лица, которое не является штатным сотрудником компании. Возникает закономерный вопрос: как правильно отразить эти суммы в учете? С одной стороны, нам необходимо удержать НДФЛ и показать его в отчете 6-НДФЛ, что традиционно делается в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). С другой стороны, взаиморасчеты с арендодателем — это расчеты с контрагентом, и в 1С:Бухгалтерия предприятия (БП) они должны проходить по счету 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами», а не болтаться среди зарплатных счетов или договоров подряда.
Проанализируем ситуацию по шагам и выясним причины такого поведения типовой конфигурации, а также рассмотрим корректные способы решения задачи.
Сложность заключается в архитектуре самой конфигурации. В типовой версии 1С:ЗУП 3.1 для документа НачислениеПрочихДоходов разработчиками жестко зашит счет учета 76.10 («Прочие расчеты с физическими лицами»). Программа воспринимает этот доход исключительно как выплату физическому лицу, а не коммерческому контрагенту.
Из-за этого ограничения вы не можете просто так поменять кредитную часть проводки на 76.09 без внесения доработок в код конфигурации. При синхронизации баз программа ищет получателя в справочнике «Физические лица», а не в справочнике «Контрагенты». Попытка оформить такую выплату под видом договора гражданско-правового характера (ГПХ) — грубая методологическая ошибка, которая исказит ваш бухгалтерский и налоговый учет, а также приведет к ошибкам в отчетах по страховым взносам.
Чтобы суммы дохода от аренды и удержанный с них налог корректно попадали в регламентированный отчет 6-НДФЛ, операцию обязательно нужно зарегистрировать на стороне зарплатной программы. Рассмотрим, как это сделать правильно:
НачислениеПрочихДоходов. Выберем физическое лицо из соответствующего справочника (не из сотрудников!), укажем сумму по договору.Помните, что регистрация выплат этим документом в ЗУП производится исключительно с целью исчисления НДФЛ. По зарегистрированным суммам в зарплатной базе не образуется реальная задолженность перед получателем. То есть этот человек не попадет в зарплатные ведомости на выплату. Для автоматического заполнения такого документа большим объемом данных можно использовать обработку для загрузки сумм начислений из Excel в документ «Начисление прочих доходов».
Поскольку ЗУП при синхронизации неизбежно передает данные на счет 76.10, на практике мы вынуждены применять обходные методологические пути на стороне Бухгалтерии. Разберем два самых надежных варианта.
Вариант 1: Корректировка проводок ручной операцией
Этот путь подходит, если вы хотите, чтобы расходная часть формировалась документом из ЗУП.
ОтражениеЗарплатыВБухучете, пришедший из ЗУП, сформирует проводку по начислению расхода (например, Дт 26 - Кт 76.10) и оставит кредитовое сальдо на счете 76.10 по физическому лицу.ОперацияВведеннаяВручную.76.10 и наше физическое лицо, а в кредите — счет 76.09. И вот здесь, по кредиту, мы уже можем выбрать получателя из справочника «Контрагенты», подтянув нужный договор аренды.Вариант 2: Начисление аренды напрямую в Бухгалтерии (Рекомендуемый)
Этот способ методологически более чистый, так как полностью разделяет налоговый и бухгалтерский учет аренды. Если вы хотите дополнительно проконтролировать корректность отражения документов после синхронизации, можно автоматически сверить проводки в базах 1С для быстрого поиска возможных расхождений.
НачислениеПрочихДоходов только ради того, чтобы НДФЛ попал в отчеты.ПоступлениеУслуг (Акт, УПД).76.09. Формируется проводка Дт 26 (44) - Кт 76.09.ОтражениеЗарплатыВБухучете, приехавший из ЗУП, не задвоил ваши расходы. Строку с начислением аренды в этом документе нужно удалить или настроить способ отражения так, чтобы он не формировал проводок.Проанализируем распространенную ошибку: многие бухгалтеры пытаются провести банковскую выписку с видом операции «Перечисление сотруднику по договору подряда» просто потому, что программа так легче закрывает счет 76.10. Делать так категорически не рекомендуется. Договор аренды — это передача имущественных прав, а не выполнение работ или оказание услуг.
Если вы применили один из описанных выше способов и успешно перевели долг перед арендодателем на счет 76.09 (как перед полноценным Контрагентом), то процесс выплаты становится максимально прозрачным:
СписаниеСРасчетногоСчета (или исходящее Платежное поручение).76.09.При таком алгоритме работы ваши взаиморасчеты закроются идеально «в ноль». Отчет 6-НДФЛ сформируется автоматически из базы ЗУП, расчет по страховым взносам не будет содержать лишних сумм (так как мы исключили аренду из облагаемой базы), а бухгалтерский баланс в 1С:БП отразит корректную кредиторскую задолженность перед контрагентом без смешивания с зарплатными счетами. Для удобной проверки взаиморасчетов в разрезе договоров и документов можно использовать отчет по расчетам с контрагентом с детализацией по счетам учета.