Настройка графиков работы в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 часто превращается в сложную задачу, когда режим работы сотрудника не вписывается в стандартные «пятидневку» или простой «два через два». Особенно часто это встречается при оформлении сторожей или охранников, у которых часы работы в будни, выходные и праздничные дни существенно различаются. Рассмотрим подробнее, как реализовать такую схему, минимизировав ручной труд.
Разберем ситуацию: у нас есть три сторожа, работающих по графику 2 дня работы через 1 день выходной. При этом структура смен выглядит следующим образом:
Сложность заключается в том, что в субботу и воскресенье время работы увеличивается (9 и 7 часов соответственно), а в праздничные дни смена составляет 17 часов. На первый взгляд кажется, что стандартный циклический график 1С здесь бессилен, но это не совсем так. Выясним причину, по которой обычный 3-дневный цикл не работает: он «не видит» календарных дней недели.
Проанализируем механику заполнения графиков в программе. Чтобы система автоматически понимала, что на определенный день цикла выпадает суббота или воскресенье, нам необходимо составить график, длина которого будет кратна и количеству дней в смене (3 дня), и количеству дней в неделе (7 дней).
Рассчитаем наименьшее общее кратное (НОК) для чисел 3 и 7. Это 21 день. Если мы настроим график с циклом в 21 день, то программа сможет четко соотнести каждый день смены с конкретным днем недели. Посмотрим на алгоритм настройки:
Теперь распределим часы так, чтобы первый день цикла всегда попадал, например, на понедельник. Расписываем явки и ночные часы для каждой из трех недель. Благодаря тому, что цикл составляет ровно три недели, субботы и воскресенья всегда будут выпадать на одни и те же номера строк в таблице (например, строки 6, 7, 13, 14, 20, 21). Именно в эти строки мы и внесем увеличенные часы работы (9 и 7 часов).
Проанализируем ситуацию с переработками. При таком сложном графике норма времени по производственному календарю пятидневки почти никогда не будет совпадать с фактическим временем работы сторожа. Чтобы программа корректно считала доплаты, нам обязательно нужно включить Суммированный учет рабочего времени.
В свойствах графика работы выберите соответствующую опцию и укажите способ определения нормы. Как правило, норму устанавливают «По производственному календарю» (40-часовая неделя). Это позволит 1С:ЗУП правильно рассчитать количество сверхурочных часов за учетный период (месяц, квартал или год) и корректно начислить оплату.
Праздничные дни — самая изменчивая часть графика. Даже при 21-дневном цикле праздники каждый год выпадают на разные дни недели. Рассмотрим два способа решения этой задачи:
После того как основной цикл на 21 день настроен и график заполнен на год, мы можем вручную внести корректировки. Это наиболее надежный стандартный метод. Мы заходим в заполненный график и в те дни, которые являются праздничными по календарю, проставляем требуемые 17 часов. Поскольку праздников в году не так много, эта процедура занимает около 10-15 минут один раз в год при утверждении графиков.
Если вы не хотите менять основной график, можно использовать документ Табель. Однако стоит помнить, что данные в Табель вносятся уже по факту отработанного времени. Если начальство требует «план» на месяц вперед, Табель не поможет, но он идеально подходит для фиксации того, что в праздник сотрудник отработал именно 17 часов вместо положенных по циклу 8.
Посмотрим на пример распределения часов внутри смены. В 1С:ЗУП важно разделять виды времени. В настройках графика в колонке Явка мы указываем дневные часы, а в колонке Ночные — часы, приходящиеся на период с 22:00 до 06:00.
Например, если смена 8 часов, из которых 2 часа ночные:
Явка ставим: 6Ночные ставим: 2Программа автоматически применит доплату за ночное время (по умолчанию 20%, если иное не установлено в локальных актах организации), основываясь на этих данных.
Рассмотрим подробнее документ Индивидуальный график. Программисты 1С часто советуют его для сложных случаев. Но будьте осторожны: Индивидуальный график полностью перекрывает норму основного графика.
Если вы назначите сотруднику индивидуальный график, то все расчеты (в том числе среднего заработка для отпусков) будут ориентироваться на него как на норму. В случае со сторожами, где важно отслеживать переработки относительно общегосударственной нормы, использование этого документа может привести к тому, что сверхурочные просто не будут рассчитаны, так как норма «подтянется» под факт. Поэтому для фиксации отклонений лучше использовать ручную корректировку основного графика или документ Табель.
Для тех, кто хочет достичь «полного автомата» без программирования, разберем возможность использования Excel. Современные версии 1С:ЗУП 3.1 поддерживают загрузку данных из таблиц в документы. Вы можете составить идеальный график в Excel на год вперед, учитывая все праздники и выходные, а затем ежемесячно загружать эти данные в документ Табель или Индивидуальный график (если специфика учета это позволяет). Это избавит от необходимости кодить сложные алгоритмы распределения смен внутри системы.
Таким образом, мы выяснили, что даже самый сложный сменный график можно настроить стандартными средствами 1С:ЗУП 3.1, если правильно рассчитать длительность цикла заполнения и грамотно использовать механизмы суммированного учета рабочего времени.