← На главную

При переходе со старой редакции "1С:Бухгалтерия предприятия 2.0" на новую, 3.0, многие сталкиваются с неприятной ситуацией: после стандартной процедуры обновления данные из раздела "Кадры -- Электронные трудовые книжки" не переносятся. Бухгалтер требует наличия этой информации в новой базе для корректного ведения кадрового учета и сдачи отчетности. Рассмотрим, почему так происходит и как решить эту проблему.

Анализ проблемы: почему данные ЭТК не переносятся автоматически

Первая мысль, которая может возникнуть, — что функционал электронных трудовых книжек в "Бухгалтерии 2.0" был нетиповым, то есть добавлен программистами вручную. Однако это не так. В типовой конфигурации, начиная с релиза 2.0.66.92, этот механизм уже был встроен разработчиками "1С". Следовательно, проблема не в доработке конфигурации.

Причина кроется в особенностях самого механизма перехода (миграции) с редакции 2.0 на 3.0. Стандартное обновление, выполняемое через загрузку файла с сайта ИТС, в первую очередь ориентировано на перенос ключевых данных:

• Справочники (контрагенты, номенклатура, сотрудники и т.д.).
• Остатки по бухгалтерским и налоговым счетам на дату перехода.
• Основные документы, влияющие на учет.

К сожалению, некоторые специфические регистры и документы, особенно связанные с кадровым учетом (такие как сведения для ЭТК), могут не входить в стандартный пакет миграции. В результате в новой базе мы получаем чистый раздел по ЭТК, как будто история кадровых событий по сотрудникам ранее не велась. Это может привести к ошибкам при формировании корректирующих отчетов или при сдаче сведений на новых сотрудников.

Решение: перенос данных через экспорт и импорт файлов СЗВ-ТД

Самым надежным и проверенным способом является ручной перенос сведений о трудовой деятельности через файлы отчетности, которые вы ранее сдавали в ПФР (ныне СФР). Этот метод гарантирует, что вся поданная ранее информация будет корректно загружена в новую базу. Разберем этот процесс по шагам.

1. Создание резервных копий

   Перед любыми манипуляциями с данными обязательно создайте резервные копии обеих баз: старой "Бухгалтерии 2.0" и новой "Бухгалтерии 3.0". Это "золотое правило", которое спасет вас от потери данных в случае ошибки.

2. Выгрузка данных из "Бухгалтерии 2.0"

   На этом шаге наша задача — получить из старой базы все файлы отчетов СЗВ-ТД, которые когда-либо формировались и сдавались. Для этого:

   • Зайдите в информационную базу "Бухгалтерия предприятия 2.0".
   • Перейдите в раздел, где вы формировали отчетность по электронным трудовым книжкам. Обычно это журнал документов "Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД".
   • Откройте каждый созданный ранее документ СЗВ-ТД.
   • Внутри документа найдите кнопку "Выгрузить" или "Записать на диск". Система предложит сохранить файл в формате XML. Сохраните все файлы отчетов в отдельную папку на вашем компьютере для удобства.

   Важный момент: необходимо выгрузить абсолютно все отчеты за весь период ведения ЭТК в старой программе, чтобы не потерять часть кадровой истории.

3. Загрузка данных в "Бухгалтерию 3.0"

   Теперь, когда у нас есть файлы с данными, загрузим их в новую программу. В "Бухгалтерии 3.0" для этого существует специальный инструмент.

   • Откройте новую базу "Бухгалтерия предприятия 3.0".
   • Перейдите в раздел "Кадры" (или "Зарплата и кадры").
   • Найдите пункт "Сервис" и в нем выберите команду "Импорт сведений о трудовой деятельности". В некоторых версиях этот пункт может находиться в разделе "Электронные трудовые книжки".
   • В открывшемся окне укажите папку, куда вы сохранили XML-файлы из старой базы.
   • Запустите процесс загрузки. Программа обработает файлы и создаст в базе все необходимые документы и записи в регистрах на основе загруженной информации.

   Если по какой-то причине вы не можете найти указанный инструмент импорта, можно попробовать использовать универсальную обработку "Универсальный обмен данными в формате XML". Однако первый способ является штатным и предпочтительным.

4. Ручной ввод заявлений сотрудников

   Файлы СЗВ-ТД содержат информацию о кадровых мероприятиях (прием, перевод, увольнение), но не всегда переносят сведения о том, какой способ ведения трудовой книжки выбрал сотрудник (бумажный или электронный). Поэтому документы "Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности", скорее всего, придется ввести в новой базе вручную. Это не займет много времени, но обеспечит полноту данных.

5. Проверка корректности переноса

   После завершения всех процедур необходимо убедиться, что данные перенеслись корректно.

   • Откройте в БП 3.0 раздел "Электронные трудовые книжки" и проверьте, появились ли там записи о кадровых мероприятиях.
   • Сформируйте отчет СЗВ-ТД (или новый ЕФС-1) по любому сотруднику, чтобы убедиться, что программа "видит" его историю и корректно формирует отчетность.
   • Проверьте карточки сотрудников — в них должны быть отражены сведения о поданных заявлениях.

Таким образом, проблема отсутствия данных по ЭТК после обновления является штатной ситуацией, связанной с особенностями миграции. Предложенный метод переноса через экспорт-импорт файлов отчетности позволяет полностью и корректно восстановить всю необходимую информацию в новой базе "Бухгалтерия предприятия 3.0".