Переход с одной версии программного продукта на другую, особенно с 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 на 3.1, всегда сопровождается вопросами корректного переноса данных и формирования отчетности. Одной из наиболее актуальных задач является подготовка сведений о трудовой деятельности (ранее — СЗВ-ТД, ныне — подраздел 1.1 формы ЕФС-1). Разберем по шагам, как настроить систему и сформировать отчет, учитывая современные требования законодательства и технические особенности программы.
При переносе данных из версии 2.5 в 3.1 исторические кадровые приказы не переносятся как отдельные документы. Вместо них создается технический документ Начальная штатная расстановка. Однако для корректного формирования отчетности в ПФР (СФР) этого недостаточно. Нам необходимо зафиксировать «последнее событие» по каждому сотруднику, которое произошло до 1 января 2020 года (или до момента перехода).
Рассмотрим, как это сделать. Перейдем в раздел Кадры или Отчетность, справки и найдем журнал Электронные трудовые книжки. Нам потребуется создать документ Регистрация трудовой деятельности. В этом документе следует воспользоваться кнопкой «Данные до 2020 года». Проанализируем заполненные строки: программа должна подтянуть сведения о последнем кадровом мероприятии (приеме или переводе) с указанием даты и номера приказа. Если данные не заполнились автоматически, их необходимо внести вручную, опираясь на бумажные трудовые книжки сотрудников.
Если сотрудник еще не подавал заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажной или электронной), это нужно зафиксировать в системе. Выясним, какой способ выбрал работник, и создадим документ Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Этот документ также находится в разделе Электронные трудовые книжки. Без этого шага сведения о выборе формы ТК не попадут в отчетность.
Часто у пользователей возникает вопрос: можно ли удалить документ Начальная штатная расстановка и создать вместо него обычные приказы Прием на работу? Делать этого категорически не рекомендуется.
Проанализируем ситуацию: документ Начальная штатная расстановка является фундаментом учета в 1С:ЗУП 3.1 после переноса. Он фиксирует не только позицию в штате, но и остатки отпусков, плановые начисления и стажи. Для отчетности по трудовой деятельности программа использует не этот документ, а именно Регистрация трудовой деятельности. Поэтому оставляем расстановку как есть, а сведения для фонда формируем через специализированные документы регистрации.
Важно помнить, что с 1 января 2023 года форма СЗВ-ТД была упразднена. Теперь данные подаются в составе единой формы ЕФС-1 (подраздел 1.1). В программе 1С:ЗУП 3.1 для этого по-прежнему используется документ под названием «Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД», но при печати и выгрузке он формирует актуальный бланк ЕФС-1. Разберем основные изменения, которые необходимо учитывать:
Должности. Проверьте, чтобы у каждой должности был заполнен соответствующий код, иначе отчет будет отклонен.Договор (работы, услуги) обязательно должен стоять флаг Отразить трудовую деятельность.Рассмотрим вопрос о численности сотрудников. Ранее порог для обязательной электронной отчетности составлял 25 человек. Посмотрим на актуальные правила: теперь, если в вашей организации (включая договорников ГПХ) числится более 10 человек, вы обязаны сдавать ЕФС-1 исключительно в электронном виде с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).
Если же сотрудников 10 и менее, вы сохраняете право отчитываться на бумажных носителях. Однако, учитывая интеграцию 1С с сервисами сдачи отчетности, электронный формат остается более надежным и быстрым способом взаимодействия с Социальным фондом России (СФР).
В документе Регистрация трудовой деятельности есть колонка «Сведения». Выясним, что туда вносить. В большинстве случаев эта графа остается пустой, так как основные данные (должность, подразделение) указываются в соответствующих полях. Однако она незаменима, если нужно вручную дополнить информацию, которая должна быть отражена в трудовой книжке, например, уточнение специфики работы или особые условия, которые не предусмотрены стандартными полями карточки сотрудника.
После того как все мероприятия зарегистрированы, создадим финальный документ Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД. Нажмем кнопку «Заполнить». Программа автоматически соберет все данные из документов Регистрация трудовой деятельности, Прием на работу, Увольнение и Договоры ГПХ за отчетный период.
Перед отправкой рекомендуем выполнить следующие действия:
ДИСТ, НПД), которые 1С:ЗУП 3.1 подтягивает из настроек графика работы или условий договора.Таким образом, процесс подготовки отчетности в новой версии программы требует внимательного отношения к первичной регистрации событий, но благодаря автоматизации в 1С:ЗУП 3.1, большинство данных формируется корректно при условии правильного заполнения справочников.