В процессе ведения торговой деятельности часто возникает необходимость ведения сквозного учета расходов, связанных с продажами. Это могут быть затраты на доставку товаров клиенту собственными силами, расходы на ГСМ, командировочные расходы сотрудников или гарантийное обслуживание. Главная сложность в 1С:Управление торговлей 11 (УТ 11) заключается в том, чтобы разнести эти «внутренние» затраты на конкретный Заказ клиента или Сделку, избегая при этом методологических ошибок вроде создания фиктивных контрагентов.
В этой статье мы подробно разберем, какими штатными инструментами системы отражать собственные расходы предприятия, почему они могут не отображаться в отчетах и как правильно организовать гарантийный ремонт с бесплатным списанием запчастей.
---
Использование документа Приобретение услуг и прочих активов с указанием вымышленного поставщика (или собственной организации в роли контрагента) — это распространенная, но в корне неверная практика. Она приводит к искусственному раздуванию кредиторской задолженности и путанице во взаиморасчетах. Рассмотрим, какими документами следует отражать расходы в зависимости от их физического смысла.
1. Материальные расходы (ГСМ, автозапчасти, расходные материалы)
Если для выполнения заказа покупателя вы используете собственные материальные ценности со склада, их списание оформляется документом Внутреннее потребление товаров (находится в разделе Склад и доставка -> Внутренние документы (все)):
Заказ клиента или Сделка с клиентом.При проведении документа и последующем закрытии месяца себестоимость списанных материалов напрямую уменьшит финансовый результат по выбранному заказу/сделке.
2. Расходы в денежной форме (выдача наличных, оплата по карте, командировочные)
Если сотрудник понес расходы деньгами организации (например, оплатил проезд или проживание):
Авансовый отчет (раздел Казначейство). На вкладке «Расходы» указываем сумму, выбираем статью расходов (с распределением на финансовый результат) и привязываем соответствующую аналитику (заказ/сделку).Расходный кассовый ордер или Списание безналичных денежных средств с видом операции «Прочие расходы». В расшифровке платежа указывается соответствующая статья и аналитика сделки.3. Нематериальные затраты без движения денежных средств (начисление обязательств, сдельная оплата труда)
Для отражения затрат, которые не сопровождаются мгновенной выплатой денег или списанием со склада (например, расчет внутренней сдельной зарплаты монтажника или водителя за конкретный рейс), предназначен документ Отражение прочих доходов и расходов (раздел Финансовый результат и контроллинг -> Отражение прочих доходов и расходов):
Прочие расходы, минуя цепочку закупок и взаиморасчетов с внешними поставщиками.---
Часто пользователи сталкиваются с ситуацией: документ оформлен, месяц закрыт, но в аналитических отчетах затраты не появились. Выясним основные причины этой проблемы.
Во-первых, проанализируем настройки Статьи расходов. Откроем карточку статьи и проверим ключевые параметры:
Сделки с клиентами или Заказы клиентов).Во-вторых, операция распределения происходит не в момент проведения первичного документа, а строго в рамках процедуры «Закрытие месяца» регламентным заданием Распределение доходов и расходов. Убедитесь, что за отчетный период процедура закрытия месяца выполнена полностью и без ошибок.
В-третьих, если в статье расходов настроено распределение пропорционально выручке или валовой прибыли, а по выбранной сделке в текущем месяце еще не было ни одной продажи (реализации), система не сможет распределить сумму. В этом случае расход останется «зависшим» на остатках до момента появления выручки по этой аналитике.
---
Типичная ошибка начинающих пользователей — попытка увидеть подобные расходы в стандартном отчете Валовая прибыль предприятия. Разберем по шагам, почему это методологически неверно.
Отчет Валовая прибыль строится по регистру Выручка и себестоимость продаж. В него попадает только выручка и складская себестоимость проданных товаров (включая ТЗР, увеличившие стоимость запасов при закупке). Собственные коммерческие расходы (такие как доставка до покупателя собственным транспортом, гарантийный выезд и т.д.) относятся к косвенным (периодическим) расходам. Они уменьшают общую прибыль предприятия, но не увеличивают складскую стоимость конкретной коробки с товаром.
Для детального анализа прибыльности сделок с учетом всех дополнительных внутренних затрат мы должны использовать отчет Доходы и расходы предприятия (раздел Финансовый результат и контроллинг -> Отчеты по финансовому результату):
Доходы и расходы предприятия.Аналитика расходов (а также Сделка или Заказ клиента в зависимости от настроек).В результате мы получим отчет, где по каждой сделке будет выведена выручка от продаж, себестоимость проданных товаров и ниже — все сопутствующие статьи коммерческих расходов, которые были на нее отнесены.
---
Рассмотрим ситуацию, когда клиент обращается по гарантии в последующих периодах, и нам требуется бесплатно заменить деталь или выдать новый товар взамен бракованного. В УТ 11 это можно реализовать двумя методами.
Если клиенту не требуется накладная государственного образца (ТОРГ-12 / УПД), а передача запчастей фиксируется внутренним актом сервисного центра:
Внутреннее потребление товаров с хозяйственной операцией «Списание на расходы».
Вариант распределения = На финансовый результат;
Правило распределения = Вручную (или Пропорционально выручке);
Тип аналитики = Сделки с клиентами (или Заказы клиентов).
Если клиенту по закону или договору необходимо предоставить регламентированные закрывающие документы на замененный товар:
Реализация товаров и услуг. Указываем в нем заменяемый товар по его обычной стоимости. Это необходимо для корректного списания остатков со склада, начисления НДС (если применимо) и печати УПД. У клиента в этот момент образуется дебиторская задолженность.Корректировка задолженности.Сделке.Таким образом, дебиторская задолженность клиента будет успешно закрыта, а стоимость переданного по гарантии товара отразится как коммерческий расход на финансовом результате первоначального проекта.