Переход с устаревших конфигураций (например, с платформы «1С:Предприятие 7.7») на современную программу «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0) часто преподносит бухгалтерам сюрпризы при формировании Книги учета доходов и расходов (КУДиР). Особенно много вопросов возникает по разделу, в котором отражаются расходы, уменьшающие налог по УСН «Доходы» (ранее — Раздел IV, ныне — часть общих расходов и вычетов по УСН). Суммы страховых взносов и пособий по временной нетрудоспособности начинают дробиться на копейки, разделяться на несколько непонятных строк или вовсе не попадают в Книгу. Выясним технические и методологические причины такого поведения программы и разберем по шагам, как навести порядок в учете.
Для того чтобы понять, почему программа «миксует» и разделяет суммы в КУДиР, рассмотрим базовый алгоритм налогового учета при упрощенной системе налогообложения. Согласно Налоговому кодексу РФ, расходы (включая страховые взносы и выплаченные сотрудникам пособия за счет работодателя) признаются только после выполнения двух условий:
В программе 1С этот механизм реализован через партионный учет и метод FIFO (первый пришел — первый ушел) на уровне специальных регистров накопления. Запись в КУДиР всегда делает тот документ, который был проведен последним в цепочке «начисление — оплата»:
Отражение зарплаты в бухучете), а затем оплата (документ Списание с расчетного счета), то КУДиР сделает запись по документу оплаты.Проанализируем ситуацию, когда сумма уплаты взносов в документе списания составляет 109 988,37 руб., а в КУДиР попадает только 99 177,37 руб. Здесь возможны две основные технические проблемы:
А. Ошибки в аналитике субконто и видах платежей. Если индивидуальный предприниматель или организация перечисляет фиксированные взносы, но в документе Списание с расчетного счета ошибочно выбирает вид налога «Страховые взносы в ФФОМС» вместо «Фиксированные взносы в ФФОМС», программа не сможет сопоставить эту оплату с начислениями по фиксированным платежам. Часть суммы зависнет как нераспределенный аванс и не попадет в КУДиР. Проверяйте реквизиты уплаты налогов и взносов в банковских выписках.
Б. Нарушение хронологической последовательности документов. Если документы начисления и оплаты проведены в один и тот же день, программа критична к секундам проведения. Если платежное поручение проведено хотя бы на секунду раньше, чем документ начисления взносов, система посчитает эту оплату авансом. Если на этот момент прошлые периоды не закрыты, сумма может «потеряться». Для решения этой проблемы рекомендуется искусственно сдвигать время документов оплаты на конец дня или использовать встроенную обработку перепроведения документов.
Рассмотрим ситуацию: в документе оплаты стоит сумма 2826,71 руб., а КУДиР разбивает ее на две строки — 2826,69 руб. и 0,02 руб. Зачем программа выделяет эти несчастные две копейки?
Это классическое следствие работы алгоритма сопоставления начислений и оплат. Предположим, в предыдущем месяце (октябре) взносы были начислены в размере 2826,69 руб. Бухгалтер при оплате округлил сумму и перечислил в банк 2826,71 руб. (на 2 копейки больше):
В результате в КУДиР за ноябрь вы увидите две строки по одному и тому же платежному документу: основную сумму закрытия долга и эти самые 2 копейки, которые зачлись из прошлого аванса. Это абсолютно корректное поведение программы, не требующее ручного вмешательства.
Проанализируем наиболее сложный случай. У сотрудника начислено: оклад (8030 руб.), переработка (584 руб.), больничный за счет работодателя (890,04 руб.). Всего начислено 9504,04 руб. Выплата производится тремя разными ведомостями (аванс, больничный, окончательный расчет). В КУДиР сумма больничного (который должен уменьшать налог) дробится на три строки: 224,27 руб., 83,32 руб. и 582,44 руб.
Почему так происходит? Зарплатный блок в программе «1С:Бухгалтерия» сильно упрощен по сравнению со специализированной программой «1С:ЗУП». При проведении выплат программа не привязывает конкретную копейку к конкретному виду начисления (оклад это или больничный), если в ведомостях не указаны четкие документы-основания.
Программа берет общую сумму выплаты по ведомости и распределяет ее пропорционально долям начислений в общем фонде оплаты труда этого сотрудника за месяц. В итоге сумма больничного листа разбивается на столько частей, сколько было ведомостей и расходных ордеров, пропорционально их суммам.
Чтобы избежать такого дробления и свернуть суммы, выполните следующие шаги:
Больничный лист.Все записи для КУДиР формируются не на основе привычных бухгалтерских проводок (Дт 20, 26, 69 — Кт 51, 70), а на базе движений по специальным регистрам накопления УСН. Если вы видите расхождения, анализировать нужно именно их с помощью отчета «Универсальный отчет» (раздел «Отчеты»):
РегистрНакопления.РасходыПриУСН — главный технический регистр, в котором хранятся статусы расходов («Не списано», «Не оплачено» и т.д.).РегистрНакопления.ПрочиеРасчеты — регистр, контролирующий состояние взаиморасчетов по налогам, взносам и выплатам сотрудникам.РегистрНакопления.КнигаУчетаДоходовИРасходовРаздел4 (или аналогичные регистры для актуальных версий) — регистр, содержащий уже готовые итоговые записи, попадающие в печатную форму Книги.Для технического анализа состояния регистров мы можем воспользоваться консолью запросов или написать простейший запрос, чтобы выгрузить движения по проблемному сотруднику или контрагенту. Рассмотрим пример структуры такого запроса:
ВЫБРАТЬ
РасходыУСН.Период КАК ДатаДвижения,
РасходыУСН.Регистратор КАК ДокументИсточник,
РасходыУСН.ВидРасходов КАК ТипРасхода,
РасходыУСН.Сумма КАК СуммаРасхода,
РасходыУСН.ОтражениеВКУДиР КАК СтатусКУДиР
ИЗ
РегистрНакопления.РасходыПриУСН КАК РасходыУСН
ГДЕ
РасходыУСН.ВидРасходов = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыРасходовУСН.СтраховыеВзносы)
Если вы обнаружили некорректные суммы в КУДиР, пройдите по следующему алгоритму:
Запись книги учета доходов и расходов УСН (раздел «Операции»). Он делает записи напрямую в КУДиР, минуя сложные алгоритмы автоматического распределения.Проанализируем, как изменилась ситуация с введением Единого налогового счета (ЕНС) и Единого налогового платежа (ЕНП). Теперь факт уплаты денег по платежному поручению напрямую вообще не влияет на КУДиР. Программа признает расходы по страховым взносам только после того, как будет проведена регламентная операция «Зачет аванса по единому налоговому счету» в рамках процедуры закрытия месяца. Программа распределяет уплаченные на ЕНС средства на основе поданных уведомлений об исчисленных суммах налогов и регламентированной отчетности. Без ежемесячного запуска процедуры «Закрытие месяца» взносы в расходах КУДиР не появятся вовсе.
Подводя итог, отметим: если общая сумма признанных расходов за налоговый период верна, а дробление сумм на копейки или три строки по разным ведомостям носит исключительно визуальный характер, переживать не стоит. У налоговых органов при камеральной проверке не возникнет вопросов к деталям распределения сумм внутри Книги, так как итоговые обязательства перед бюджетом рассчитаны верно.