← На главную

При переходе на новые релизы программы «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (начиная с ветки 3.1.10 и выше) многие кадровые специалисты и бухгалтеры столкнулись с неприятной проблемой. При попытке оформить документ Совмещение должностей программа выдает предупреждение: «Количество занимаемых ставок превышает свободный остаток». На первый взгляд ситуация кажется абсурдной: по штатному расписанию числится, к примеру, 4 единицы, фактически занято 4, и один из сотрудников уходит в отпуск, а его обязанности временно возлагаются на коллегу. Почему же программа выдает ошибку, ведь физически человек отсутствует?

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта ошибка, рассмотрим юридическую сторону контроля штатных единиц, изучим по шагам три различных метода решения этой проблемы и выясним, какой из них является наиболее безопасным для ведения учета.

Почему программа так «строга»: разбираем требования Трудового кодекса РФ

Прежде чем переходить к техническим настройкам в 1С:ЗУП 3.1, проанализируем ситуацию с точки зрения трудового законодательства. Логика программы спроектирована с учетом жестких требований законодательства, и данное поведение — не ошибка разработчиков, а попытка обезопасить организацию от нарушений.

Согласно статье 60.2 Трудового кодекса РФ, существует принципиальное различие между двумя понятиями, которые на практике часто путают:

1. Совмещение должностей — это выполнение дополнительной работы по другой профессии или должности. Важнейшее юридическое условие для классического совмещения: должность в штатном расписании должна быть вакантной (то есть свободной). Если должность занята сотрудником, который сейчас работает или временно отсутствует, оформить «совмещение должностей» юридически некорректно.
2. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника — это поручение дополнительной работы по должности, которая занята другим сотрудником, но этот сотрудник временно не может выполнять свои обязанности (например, находится в ежегодном отпуске, в отпуске по уходу за ребенком или на больничном).

Поскольку при классическом совмещении программа проверяет именно наличие свободных (вакантных) ставок в штатном расписании, попытка назначить совмещение на должность, где все ставки заняты (пусть даже временно отсутствующими сотрудниками), вызывает предупреждение о превышении количества ставок. Судебная практика показывает, что инспекторы ГИТ могут оштрафовать работодателя за оформление документов совмещения на невакантные должности. Именно от этих рисков программа и защищает кадровую службу.

Способ №1: Использование механизма освобождения ставок при отсутствии (Рекомендуемый метод)

Рассмотрим стандартный и наиболее правильный с точки зрения методологии 1С способ решения проблемы. Для того чтобы программа позволила назначить доплату за исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника без выдачи ошибок, необходимо предварительно «освободить» его ставку на время отсутствия в кадровом учете.

Разберем этот процесс по шагам на примере оформления ежегодного отпуска:

1. Перейдем в раздел Кадры или Зарплата и откроем журнал документов Отпуска (или создадим новый документ Отпуск).
2. Заполним основные данные отпуска: выберем сотрудника, укажем период его нахождения в отпуске.
3. Обратим внимание на вкладку Главное. В нижней части формы документа найдем флаг Освободить ставку на период отсутствия.
4. Установим этот флажок. После проведения документа 1С:ЗУП зафиксирует, что на указанный период ставка этого сотрудника в штатном расписании временно считается свободной.
5. Теперь перейдем к созданию документа Совмещение должностей для замещающего сотрудника. При выборе должности или замещаемого сотрудника программа больше не будет выдавать ошибку о превышении количества ставок, так как в системе зафиксирована временно свободная штатная единица.

Проанализируем, как это отражается в отчетах. Если мы откроем отчет Анализ штатного расписания на период отпуска сотрудника, то увидим корректную картину: количество запланированных ставок останется прежним, но появится информация о временно свободных позициях, которые успешно заняты совмещающим сотрудником. Это исключает путаницу и дублирование ставок. Для наглядного контроля занятости позиций физическими лицами пригодится внешний отчет штатного расписания с выводом сотрудников.

Особенности освобождения ставок при больничных и декретных отпусках

На практике кадровики часто сталкиваются с тем, что сотрудники уходят на больничный неожиданно, или оформляют длительные отпуска по уходу за ребенком. Рассмотрим, как правильно действовать в таких ситуациях:

Сложности с больничными листами:

В стандартном документе Больничный лист разработчики 1С не предусмотрели флажок освобождения ставки напрямую. Если сотрудник заболел, и на его место нужно срочно назначить замещение, выполним следующие действия:

1. Прежде чем вводить сам больничный (или если он еще не закрыт), создадим документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).
2. В поле Причина отсутствия выберем значение Болезнь (больничный еще не закрыт).
3. В этом документе обязательно установим флаг Освободить ставку на период отсутствия.
4. Проводим документ. Ставка освобождается.
5. Оформляем документ Совмещение должностей на замещающего коллегу.
6. Когда сотрудник принесет закрытый больничный лист, мы введем его на основании документа отсутствия, и программа корректно закроет период болезни, вернув ставку основному сотруднику по окончании больничного.

Нюансы декретных отпусков (отпусков по уходу за ребенком):

В случае ухода сотрудницы в отпуск по уходу за ребенком, ставка освобождается аналогичным образом через соответствующий документ. Однако помните, что начиная с версии ЗУП 3.1.24.23, в программе появился важный функционал. Если молодая мама решает выйти на работу на условиях неполного рабочего времени, продолжая находиться в отпуске по уходу, мы используем документ Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком, где можно гибко управлять флагом освобождения ставки, чтобы не занимать лишние единицы в штатном расписании.

Способ №2: Оформление доплаты через плановые начисления без контроля ставок (Альтернативный метод)

Если в организации ежедневно создается по 5–6 документов отсутствия и последующих совмещений, кадровиков может сильно раздражать необходимость постоянно контролировать и проставлять галочки освобождения ставок. Кроме того, бывают случаи, когда по внутренним правилам компании категорически нельзя «освобождать» ставку основного сотрудника в системе.

Для таких ситуаций мы можем применить технический обходной путь — полностью отказаться от использования документа Совмещение должностей и перейти на схему с плановыми начислениями. Проанализируем, как это настроить:

1. Перейдем в меню Настройки -> Начисления.
2. Найдем стандартное начисление Доплата за совмещение должностей, откроем его и создадим его копию (или создадим новое начисление с нуля). Назовем его, например, Доплата за исполнение обязанностей (без контроля ставок).
3. На вкладке Основное укажем назначение начисления: Повременная оплата труда и надбавки или Прочие начисления и выплаты.
4. В поле Начисление выполняется выберем значение Ежемесячно.
5. На вкладке Расчет базы (если доплата рассчитывается процентом от оклада замещаемого сотрудника или собственного оклада) настроим список базовых начислений. Убедимся, что формула расчета настроена корректно (например, Результат = ФиксированнаяСумма или задана формула процента).
6. Сохраним начисление.

Теперь, когда нам нужно назначить сотруднику доплату за замещение коллеги, мы не создаем документ Совмещение должностей. Вместо этого мы используем стандартные кадровые документы изменения оплаты:

• Изменение оплаты сотрудников — если нужно просто назначить доплату на определенный период.
• Кадровый перевод — если совмещение сопровождается изменением других условий труда.

В этих документах мы добавляем наше новое начисление и указываем его размер (или процент). Поскольку данные документы не используют специализированный механизм совмещения должностей, программа 1С:ЗУП вообще не будет обращаться к штатному расписанию и проверять свободные ставки. Предупреждение о превышении количества ставок никогда не появится, а расчет заработной платы пройдет абсолютно корректно.

Способ №3: Отключение проверки превышения количества ставок (С осторожностью)

Если вы хотите сохранить привычный документооборот с использованием документа Совмещение должностей, но желаете раз и навсегда избавить пользователей от назойливого предупреждения, проверку штатного расписания можно отключить на системном уровне. При необходимости печатного оформления документов совмещения пригодится комплект внешних печатных форм приказа и соглашения о совмещении.

Важное предупреждение: Мы крайне не рекомендуем отключать эту проверку в организациях с жестким контролем штатного расписания. Без этой проверки кадровая служба рискует случайно принять на работу лишнего сотрудника или оформить кадровый перевод на позицию, на которой физически нет свободных мест. Это может привести к серьезным расхождениям между фактическим штатом и утвержденным штатным расписанием.

Если вы все же приняли решение отключить проверку, выполним следующие шаги:

1. Зайдем в программу под правами Администратора.
2. Перейдем в раздел Администрирование -> Обслуживание.
3. Развернем подраздел Корректировка данных и выберем пункт Правила проверки учета.
4. В открывшемся списке проверок найдем строку с наименованием Проверка превышения количества ставок.
5. Двойным кликом мыши откроем форму правила.
6. Снимем флажок Использование (или уберем галочку у пункта Выполняется в фоне по расписанию, в зависимости от версии релиза вашей конфигурации).
7. Запишем и закроем настройки.

После выполнения этих действий система перестанет осуществлять фоновый контроль лимита ставок при проведении кадровых документов. Предупреждения исчезнут, однако вся ответственность за соответствие реального количества сотрудников штатному расписанию ляжет исключительно на плечи кадровиков.

Автоматизация рутинных действий для крупных компаний

Для организаций с большим документооборотом ручное проставление галочек «Освободить ставку» превращается в трудоемкую рутину. Чтобы облегчить жизнь кадровой службе, целесообразно использовать механизм расширений конфигурации. Программист 1С может написать простое расширение, которое будет автоматически устанавливать признак Освободить ставку на период отсутствия при создании любых документов отсутствия (отпусков, командировок, отсутствий по невыясненным причинам). Это позволит сохранить жесткий контроль штатного расписания и избавит пользователей от лишних кликов мышкой.

Подведем итоги

Мы подробно разобрали проблему контроля штатных единиц в 1С:ЗУП 3.1. Подводя итог, можно дать следующие рекомендации:

• Если вы хотите вести учет в строгом соответствии с трудовым законодательством и методологией фирмы 1С, используйте Способ №1. Приучите кадры ставить галочку освобождения ставки в документах отпуска или создавайте документы отсутствия для больничных.
• Если объем документов слишком велик, а контроль штатки отключать нельзя — обратитесь к программисту для написания расширения, автоматизирующего проставление этой галочки.
• Если для вашей компании контроль штатного расписания внутри программы не критичен (или ведется параллельно в сторонних файлах), вы можете применить Способ №2 (через плановые начисления) или полностью отключить проверку с помощью Способа №3.