Как изменить серии и сроки годности по имеющимся остаткам в 1С:УТ, КА и ERP?

Переход на серийный учет (особенно по срокам годности в рамках политики FEFO) на работающем складе — это нетривиальная задача, с которой сталкиваются многие компании. Часто пользователи совершают типичную ошибку: включают политику учета серий «на лету», после чего обнаруживают, что старые остатки «зависли» без серий, а документы пересортицы или списания не позволяют скорректировать серии по имеющимся товарам. В этой статье мы подробно разберем, почему так происходит, как устроена архитектура учета серий в 1С и какими способами можно исправить остатки серий на ордерном складе.

Архитектура учета: почему в финансовых документах не видны серии при FEFO?

Для начала проанализируем, почему при использовании политики «Управление по FEFO остатками серий» в документах Пересортица товаров или Списание недостач товаров колонки с сериями могут отсутствовать или быть заблокированными для изменения.

В конфигурациях «1С:Управление торговлей» (начиная с редакций 11.1/11.2), «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP Управление предприятием» реализовано четкое разделение складского и финансового контуров учета:

1. Разделение учета: При политике FEFO серии регистрируются и контролируются исключительно в складском контуре (в регистре накопления Товары на складах). Для финансового учета и расчета себестоимости (регистр Товары организаций) конкретная серия не имеет значения, так как себестоимость усредняется по номенклатурной позиции (или партионному учету без детализации до серий).
2. Поведение интерфейса: Так как серии при политике FEFO не влияют на финансовые показатели, система скрывает или блокирует колонку «Серия» в товарно-финансовых документах. Все движения по сериям должны отражаться только складскими ордерами.
3. Исключение: Серии становятся обязательными в финансовых документах только в том случае, если в виде номенклатуры настроена политика с типом «Учет себестоимости по сериям». При такой настройке каждая серия представляет собой отдельную партию со своей стоимостью, и система обязана требовать указание серии при любых финансовых операциях.

Ниже приведен пример запроса к регистру накопления ТоварыНаСкладах, который наглядно показывает, как система видит остатки в разрезе серий на складе:

ВЫБРАТЬ
    ТоварыНаСкладахОстатки.Номенклатура КАК Номенклатура,
    ТоварыНаСкладахОстатки.Серия КАК Серия,
    ТоварыНаСкладахОстатки.ВНаличииОстаток КАК КоличествоОстаток
ИЗ
    РегистрНакопления.ТоварыНаСкладах.Остатки(&Период, Склад = &Склад) КАК ТоварыНаСкладахОстатки

Пошаговый алгоритм исправления пересортицы серий на ордерном складе

Если пользователи ошиблись и отгрузили товар не той серии, которая была фактически проведена в программе, на складе возникает пересортица по сериям (срокам годности). Рассмотрим, как правильно исправить эту ситуацию на ордерном складе по шагам.

Шаг 1. Проведение инвентаризации (Пересчет товаров)

Для выявления и фиксации реального положения дел создаем документ Пересчет товаров. В этом документе мы указываем фактическое количество товара по каждой серии. В результате проведения документа система зафиксирует отклонения (излишки по одной серии и недостачи по другой).

Шаг 2. Отражение изменений на складе (Складские ордера)

На основании проведенного Пересчета товаров необходимо запустить «Помощник оформления складских актов» или вручную создать следующие документы:

• Ордер на отражение излишков товаров — для оприходования серии, которая фактически есть на полке, но отсутствовала в программе.
• Ордер на отражение недостач товаров — для списания ошибочной серии, которая числилась в программе, но физически уже ушла клиенту.

Эти складские документы скорректируют регистр Товары на складах, и остатки серий на ордерном складе станут корректными.

Шаг 3. Финансовое выравнивание

Чтобы закрыть возникшие расхождения в рамках организации (финансовый учет), на основании складских ордеров оформляется документ Пересортица товаров или связка документов Списание недостач и Оприходование излишков. Обратите внимание: в этих документах серии указываться не будут (так как при политике FEFO финансовый контур не требует детализации до серий). Они скорректируют лишь общее количество и себестоимость номенклатуры по организации.

Как правильно перейти на серийный учет, если уже есть остатки?

Просто включить учет серий в существующем виде номенклатуры, по которой уже есть движения и остатки, — критическая ошибка. В системе возникнет ситуация, когда на складе зависнет товар без серий, который невозможно будет корректно списать стандартными документами. Выясним, какими методически верными способами можно решить эту задачу.

Способ 1. Перенос остатков через новый склад (Рекомендуемый)

Этот способ является наиболее безопасным и прозрачным с точки зрения партионного учета и расчета себестоимости. Разберем его по шагам:

1. Создаем в справочнике новый склад (или новое помещение на существующем складе) и настраиваем для него ордерную схему и требуемую политику учета серий (FEFO).
2. Оформляем документ Перемещение товаров со старого (бессерийного) склада на новый склад.
3. При проведении перемещения в табличной части получателя система принудительно потребует заполнить серии для всего поступающего объема товаров. На этом этапе мы вручную или с помощью ТСД указываем актуальные сроки годности.
4. В результате остатки на старом складе полностью обнуляются, а на новом складе появляются корректные остатки с заполненными сериями.

Способ 2. Использование нового вида номенклатуры

Если перемещение между складами невозможно, можно пойти путем создания новых карточек товаров:

1. Создаем новый Вид номенклатуры с включенным серийным учетом.
2. Создаем новые карточки товаров (дубликаты старых, но привязанные к новому виду номенклатуры с сериями).
3. Переносим остатки со старых карточек на новые с помощью документа Сборка (разборка) товаров (где в качестве комплектующего выступает старый товар без серии, а в качестве комплекта — новый товар с серией) либо через связку документов списания старого товара и оприходования нового с указанием серий.

Способ 3. Заполнение технической (фиктивной) серии

Если вы решили включить серии для текущих карточек на текущем складе и вам нужно быстро решить проблему с «бессерийными» остатками:

1. Создаем в справочнике серий одну техническую серию с условным наименованием (например, «Остатки до ввода серий» или «0000»).
2. С помощью документа Корректировка регистров (или через запуск специальной групповой обработки) присваиваем эту техническую серию всем складским остаткам, которые числились на момент включения серийного учета.
3. При последующих продажах старых остатков менеджеры и кладовщики выбирают в документах именно эту техническую серию, а новые поступления оформляют уже с реальными сроками годности и сериями производителей.

Важные особенности контроля остатков по FEFO

Проанализируем важный нюанс: при политиках семейства «Управление остатками серий» (FEFO) система может позволить провести расходный документ, даже если конкретной серии нет на свободном остатке. Это сделано специально, чтобы не блокировать оперативную работу склада из-за мелких ошибок ввода. Однако это приводит к возникновению «минусов» по одним сериям и «плюсов» по другим в регистре Товары на складах.

Для предотвращения подобных ситуаций рекомендуем придерживаться следующих правил:

• Регулярно анализировать складские остатки с помощью отчета Ведомость по сериям номенклатуры. Любые расхождения и отрицательные остатки по сериям необходимо оперативно закрывать через документы инвентаризации.
• Внедрять терминалы сбора данных (ТСД). При интеграции ТСД с 1С кладовщик физически не сможет провести документ Расходный ордер на товары, пока не отсканирует штрихкод именно той серии (с тем сроком годности), которую он фактически взял с ячейки хранения. Это полностью исключает человеческий фактор при подборе серийных товаров.