Переход с программы «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5 на современную версию 3.1 часто преподносит сюрпризы практикующим бухгалтерам. Один из самых частых вопросов на форумах поддержки звучит так: «Почему в своде начислений я не вижу договоров ГПХ (гражданско-правового характера) и выплат по прочим физическим лицам?». В старой редакции все начисления привычно собирались в один отчет, а в новой версии логика программы изменилась.
В этой статье мы подробно разберем, почему так происходит, как правильно настроить отчеты и какие обходные пути существуют в программе, чтобы контролировать абсолютно все выплаты и удержания в едином окне.
Давайте проанализируем ситуацию, когда в базе оформлен полноценный документ Договор (работы, услуги), начисление по нему выполнено, но в отчете Полный свод начислений, удержаний и выплат эта сумма не отражается.
Выясним причину этого поведения программы. По умолчанию во многих зарплатных отчетах 1С:ЗУП 3.1 в панели быстрых настроек установлен отбор по полю Подразделение на конец периода. Это поле жестко завязано на кадровый учет штатных сотрудников, работающих по трудовым договорам. У исполнителей по договорам ГПХ («чистых» договорников, которые не состоят в штате) нет кадровой истории. Для них понятие «Подразделение на конец периода» является пустым значением. Как только вы устанавливаете в шапке отчета конкретный отдел, программа автоматически отсекает все пустые значения, и договорники ГПХ бесследно исчезают из свода.
Рассмотрим по шагам, как исправить эту настройку в отчете:
Полный свод начислений, удержаний и выплат (раздел Выплаты — Отчеты по выплатам).Настройки... в верхней части формы отчета.Простой или Расширенный (внизу окна настроек). Нам понадобится вкладка Фильтры (или Отборы).Подразделение на конец периода и снимите с нее флажок (отключите этот отбор).Подразделение. Это поле программа берет непосредственно из самого документа Договор (работы, услуги), в котором вы указывали аналитику затрат.Закрыть и сформировать.После этих несложных манипуляций все начисленные суммы по договорам ГПХ займут свои законные места в общем своде начислений.
Другая распространенная ситуация — в программе зарегистрирована аренда автомобиля у физического лица, выплата приза или дивидендов с помощью документа Начисление прочих доходов. Бухгалтер ожидает увидеть эти суммы в общем своде, чтобы сверить НДФЛ, но отчет упорно их игнорирует.
Проанализируем методологию программы. В 1С:ЗУП 3.1 реализовано четкое разделение между сотрудниками (с которыми заключены трудовые договоры или договоры ГПХ) и физическими лицами (получателями незарплатных доходов). Документ Начисление прочих доходов предназначен исключительно для учета доходов сторонних лиц. Он делает движения по регистрам учета НДФЛ и страховых взносов (чтобы данные попали в регламентированную отчетность 6-НДФЛ, ЕФС-1 и РСВ), но **не создает записей в регистрах взаиморасчетов с сотрудниками**.
Поскольку отчет Полный свод строится на основе регистров взаиморасчетов по заработной плате, эти суммы туда не попадут никогда. Это принципиальная логика разработчиков 1С, и перенастроить стандартный свод для вывода таких данных невозможно.
Как же контролировать такие доходы и НДФЛ с них? Для этого в программе предусмотрены специализированные инструменты:
Незарплатные доходы (находится в разделе Выплаты — Отчеты по выплатам).Анализ НДФЛ по месяцам.Начисление прочих доходов не проводятся через платежные ведомости. Все выплаты и бухгалтерские проводки по 76 счету оформляются вручную непосредственно в программе «1С:Бухгалтерия» после синхронизации данных. Возможность выплачивать прочие доходы через ведомости доступна только в версии КОРП.Если на вашем предприятии критически важно видеть все начисления (например, ту же аренду транспорта у стороннего лица) в едином своде и выплачивать их через общую ведомость в версии ПРОФ, можно использовать легальный обходной путь.
Разберем по шагам, как «обмануть» логику программы:
Договор (работы, услуги) с нулевой суммой. Срок договора укажите, например, прошлым годом. Этот шаг необходим программе исключительно для того, чтобы в базе создалась карточка Сотрудника (договорника), и система начала воспринимать его как субъект взаиморасчетов по оплате труда.Прочие начисления и выплаты, а способ выполнения — По отдельному документу (документом Разовое начисление). На вкладке «Налоги и взносы» укажите корректное обложение НДФЛ (код дохода 2400) и страховыми взносами (для аренды — не облагается).Разовое начисление. При подборе получателя снимите флажок «Работавшие в периоде», чтобы программа показала нашего фиктивного договорника-сотрудника. Введите сумму начисления.Результат: программа начислит сумму, рассчитает НДФЛ, выведет данные в Полный свод, сформирует расчетный листок и позволит без проблем выплатить деньги через стандартную Ведомость в банк или Ведомость в кассу.
Рассмотрим ситуацию из практики: Председатель совета директоров не является штатным сотрудником организации. Он получает периодическое вознаграждение через прочие доходы, и из этой суммы необходимо ежемесячно удерживать материальную выгоду и платежи по займу. Как оформить это в 1С:ЗУП 3.1?
Стандартный функционал удержаний (документы Удержание по прочим операциям, расчет удержаний в документе Начисление зарплаты и взносов) в программе жестко привязан к справочнику Сотрудники. По физлицам, получающим прочие доходы, программа не умеет рассчитывать удержания автоматически. Здесь перед нами открываются два пути решения.
Вариант А. Методологически верный раздельный учет.
Мы начисляем вознаграждение председателю документом Начисление прочих доходов. Материальную выгоду (которая является доходом в натуральной форме, а не денежной выплатой) и исчисленный с нее НДФЛ по ставке 35% регистрируем с помощью документа Операция учета НДФЛ (раздел Налоги и взносы) на последний день месяца. Удержание самого налога происходит при выплате денежного вознаграждения. А вот расчеты по погашению тела займа, начислению процентов и все проводки по счетам 76 и 58 ведутся бухгалтером вручную на стороне программы «1С:Бухгалтерия» при проведении банковских или кассовых документов выплат.
Вариант Б. Автоматический расчет внутри ЗУП через фиктивный ГПХ.
Если вы хотите, чтобы вся цепочка — начисление вознаграждения, расчет материальной выгоды по займу, расчет НДФЛ 35% и удержание платежа — рассчитывалась в ЗУП автоматически, примените уже знакомый нам лайфхак с договором ГПХ:
Сотрудника.Начисление по договорам (в т.ч. авторским) или Разовое начисление.Договор займа сотруднику.Начисление зарплаты и взносов программа будет автоматически рассчитывать материальную выгоду, исчислять с нее НДФЛ и производить удержание в счет погашения долга. Все данные корректно попадут в общий свод начислений и удержаний и перенесутся в бухгалтерскую программу при синхронизации.Используйте предложенные настройки и решения, чтобы сделать учет в 1С:ЗУП 3.1 прозрачным, удобным и полностью контролируемым!