← На главную

При подготовке отчетности по персонифицированному учету (ранее — форма СЗВ-СТАЖ, сейчас — Подраздел 1.2 Раздела 1 формы ЕФС-1) бухгалтеры и специалисты по кадрам часто сталкиваются с неприятной ситуацией. У сотрудников, работающих во вредных или тяжелых условиях труда (например, по списку 27-1, 27-2), в сформированном отчете не заполняются коды особых условий труда (ОУТ) и коды позиций списков. Периоды работы отражаются как обычный стаж, а поля «Характер выполняемых работ» и «Первичные документы» остаются пустыми.

В этой статье мы подробно разберем причины возникновения таких ошибок в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и рассмотрим пошаговые инструкции по их устранению.

---

Причина 1. Путаница между «сокращенным» и «неполным» рабочим временем

Проанализируем самую частую причину, по которой программа очищает коды особых условий труда в отчете. Согласно пенсионному законодательству (п. 5 Разъяснения Минтруда РФ от 22.05.1996 № 5), право на досрочное пенсионное обеспечение имеют сотрудники, которые были заняты на «вредных» работах не менее 80% рабочего времени (полный рабочий день). Если сотрудник занят меньше этого объема, данный период не включается в стаж для досрочной пенсии.

В программном коде 1С заложен жесткий алгоритм проверки этого правила. При заполнении стажа система анализирует настройки графика работы сотрудника. Если в графике установлен флаг «Неполное рабочее время», программа автоматически считает, что сотрудник трудится менее 80% от нормы, и очищает коды особых условий труда в ЕФС-1 (СЗВ-СТАЖ).

Выясним, где здесь кроется методологическая ошибка пользователя. Рассмотрим пример с сотрудником, у которого установлен рабочий день 7,2 часа (при 36-часовой рабочей неделе):

1. Для вредников (3 и 4 степени вредности) Трудовым кодексом РФ (ст. 92) предусмотрена сокращенная продолжительность рабочего времени — не более 36 часов в неделю.
2. Сокращенное рабочее время — это полная норма для данной категории персонала. Они отрабатывают 100% установленного для них рабочего времени.
3. Если при настройке такого графика в 1С:ЗУП вы установите флаг «Неполное рабочее время», то совершите ошибку. Программа решит, что сотрудник работает на неполную ставку, и уберет льготный стаж из отчета.

Как правильно настроить сокращенный график в 1С:ЗУП

Решим проблему с графиком работы 7,2 часа (36 часов в неделю) без ущерба для учета и отчетности. Выполним следующие действия по шагам:

1. Перейдем в раздел Настройка — Графики работы сотрудников.
2. Откроем график работы сотрудника-вредника и нажмем ссылку «Изменить свойства графика».
3. В открывшемся окне настроек убедимся, что флаг «Неполное рабочее время» (а также флаг «Неполный рабочий день») выключен.
4. В разделе «Расписание работы» укажем для рабочих дней продолжительность 7.2 (или настроим через 7 часов 12 минут, если используется формат в часах и минутах).
5. Установим переключатель «При расчете нормы времени использовать» в положение «Данный график».
6. Сохраним настройки графика.

При такой настройке программа будет понимать, что 7,2 часа — это полная смена сотрудника (100% его нормы). При заполнении ЕФС-1 (СЗВ-СТАЖ) коды особых условий труда заполнятся автоматически.

Важное примечание: Если сотрудник действительно работает на полставки (например, 4 часа при 8-часовой норме), то незаполнение кодов ОУТ программой является абсолютно корректным поведением. В этом случае льготный стаж ему не положен по закону, хотя страховые взносы по дополнительным тарифам за него уплачиваться должны.

---

Причина 2. Отсутствие данных о характере работ и первичных документах в штатном расписании

Еще одна распространенная проблема — пустые поля «Характер выполняемых работ» и «Первичные документы». Даже если в справочнике Должности все данные внесены, при формировании отчета по стажу эти графы могут оставаться пустыми.

Выясним причину. Если в программе ведется штатное расписание, то сведения для отчета о стаже берутся не напрямую из справочника Должности, а из конкретной Позиции штатного расписания. При изменении штатного расписания или обновлении базы эти данные могли «слететь» или не перенестись в регистры сведений.

Рассмотрим два варианта решения этой проблемы.

Вариант А. Дозаполнение через «Изменение штатного расписания» (рекомендуемый)

Чтобы не перепроводить всю историю утверждения штатного расписания с начала года (что может привести к нежелательным перерасчетам зарплаты), создадим корректирующий документ на конец отчетного года.

1. Перейдем в раздел Кадры — Изменения штатного расписания.
2. Создадим документ «Изменение штатного расписания». Дата документа и дата изменений — 31.12.2023 (или последний день отчетного периода).
3. Нажмем кнопку «Изменить позицию» и выберем все льготные (вредные) позиции штатного расписания.
4. В каждой добавленной позиции перейдем на вкладку «Досрочная пенсия» и заполним поля:
   • Особые условия труда (код ПФР);
   • Код позиции списка;
   • Характер выполняемых работ;
   • Первичные документы.
5. Проведем документ.

После проведения этого документа сведения запишутся в актуальные регистры ПФР, и при заполнении отчета ЕФС-1 (СЗВ-СТАЖ) все поля будут заполнены автоматически.

Вариант Б. Настройка рабочих мест (для версии ЗУП КОРП)

Если вы используете версию 1С:ЗУП КОРП, то для автоматического заполнения параметров СОУТ, характера работ и первичных документов предназначен более удобный справочник — «Рабочие места». В нем можно централизованно настроить все параметры для конкретных рабочих мест (включая индивидуальный номер рабочего места по результатам спецоценки), что избавит от необходимости корректировать штатное расписание.

---

Почему нельзя временно менять графики работы ради сдачи отчета?

В качестве быстрого решения некоторые пользователи предлагают временно снять флаг «Неполное рабочее время» в графике, перезаполнить отчет и вернуть флаг обратно. Рассмотрим, почему этот метод крайне опасен:

• Риск перерасчета зарплаты: Изменение настроек графика за прошлые периоды немедленно регистрируется программой. При проведении любых расчетов программа зафиксирует изменение нормы времени и автоматически потребует перерасчета зарплаты, отпусков и больничных для всех сотрудников, привязанных к этому графику. Вы увидите огромное количество записей в сервисе «Перерасчеты».
• Недостоверность учета: Любое временное изменение настроек ломает последовательность проведения документов и может привести к ошибкам в расчете страховых взносов по доптарифам в текущем периоде.

Если вам нужно точечно скорректировать данные стажа, которые программа не хочет заполнять из-за реальных настроек неполного времени у конкретного сотрудника, лучше внесите изменения вручную непосредственно в самом документе ЕФС-1 (СЗВ-СТАЖ) перед отправкой, либо воспользуйтесь встроенной обработкой Групповое изменение реквизитов для точечной корректировки соответствующих регистров.

---

Чек-лист для проверки перед заполнением ЕФС-1 (СЗВ-СТАЖ)

Для того чтобы отчетность по льготному стажу формировалась без ошибок, рекомендуем проверить следующие настройки в базе:

1. В карточке Организации (на вкладке «Учетная политика и другие настройки» — «Учетная политика») включены флаги Есть сотрудники с правом досрочного выхода на пенсию и Применяются результаты специальной оценки условий труда.
2. Для вредных позиций в Штатном расписании заполнены коды особых условий труда и коды позиций списков.
3. У сотрудников с сокращенным рабочим днем в настройках графика работы не стоит флаг неполного рабочего времени.
4. Начислены и рассчитаны страховые взносы по дополнительным тарифам (без уплаты допвзносов периоды вредной работы не будут засчитаны СФР в стаж для досрочной пенсии).