Переход с устаревшей конфигурации «Зарплата и Управление Персоналом» редакции 2.5 на современную версию 3.1 часто вызывает у пользователей множество вопросов. Новые интерфейсные решения, измененная логика работы регистров и строгие требования к заполнению аналитики могут сбить с толку даже опытных бухгалтеров. В этой статье мы подробно разберем практические ситуации, с которыми сталкиваются пользователи на этапе начала работы в программе 1С:ЗУП 3.1, и предоставим пошаговые инструкции по их решению.
При оформлении сотрудника на работу в документе ПриемНаРаботу начинающие пользователи часто не могут найти, где указать вид занятости, ошибочно пытаясь внести эти данные в поле «Условия приема» на вкладке «Трудовой договор». Рассмотрим подробнее, как устроена эта логика в программе.
Поле «Условия приема» на вкладке «Трудовой договор» представляет собой текстовую строку, предназначенную для вывода произвольной информации в печатную форму приказа. Оно не влияет на расчеты и внутренний учет программы. Чтобы указать, что сотрудник является внешним совместителем, выполним следующие шаги:
ПриемНаРаботу.Помимо выбора вида занятости, при приеме внешнего совместителя в 1С:ЗУП 3.1 критически важно соблюдать два правила, которые уберегут вас от ошибок в учете НДФЛ и регламентированной отчетности:
1. Связь «Сотрудник — Физическое лицо». В редакции 3.1 справочники Сотрудники и ФизическиеЛица строго разделены. Если принимаемый внешний совместитель уже работает или ранее работал в вашей организации (например, по основному месту или по договору ГПХ), ни в коем случае не создавайте для него новую карточку в справочнике ФизическиеЛица. Создайте новую карточку в справочнике Сотрудники, но в поле «Физическое лицо» выберите уже существующего человека. Это позволит избежать задвоения персональных данных (ИНН, СНИЛС), из-за которого программа некорректно рассчитает вычеты по НДФЛ и выдаст ошибки при сдаче ЕФС-1, РСВ и Персонифицированных сведений.
2. Настройка графика работы и ставки. Для корректного начисления зарплаты совместителю укажите в приеме на работу правильное количество занимаемых ставок (например, 0.5). Назначьте сотруднику специальный график неполного рабочего времени. Создать его можно в разделе «Настройки» — «Графики работы сотрудников»:
Распространенная ситуация: после переноса данных или ручного ввода остатков начисленной зарплаты (например, на 31.12.2019) бухгалтер пытается сформировать документ ВедомостьВБанк. Табличная часть документа успешно заполняется сотрудниками и суммами к выплате, однако колонки с номерами лицевых счетов остаются пустыми, несмотря на то, что в карточках сотрудников счета заполнены. Выясним причину этой проблемы.
В программе 1С:ЗУП 3.1 автоматическое заполнение лицевых счетов в ведомостях зависит от нескольких ключевых условий, которые обязательно должны соблюдаться одновременно:
Причина 1: Не выбран «Зарплатный проект» в шапке ведомости. В отличие от старых версий программы, 1С:ЗУП 3.1 требует жесткого разделения выплат по конкретным зарплатным проектам. Если поле «Зарплатный проект» в шапке документа ВедомостьВБанк осталось незаполненным, система не сможет определить, по какому именно соглашению выгружаются данные, и заблокирует автозаполнение номеров счетов.
Причина 2: Неверная дата открытия лицевого счета. Это самая частая ошибка при переносе остатков. Лицевой счет в программе имеет периодический характер и привязан к конкретной дате открытия. Если вы ввели остатки на 31.12.2019, а дата открытия счета в системе по умолчанию установилась более поздней (например, текущей рабочей датой компьютера в 2020 году), программа «не увидит» этот счет на дату проведения декабрьской ведомости. Чтобы исправить это, перейдите в карточку сотрудника или воспользуйтесь специальной формой «Ввод лицевых счетов» в разделе «Выплаты» и установите дату открытия счета не позднее декабря 2019 года (или даты начала ведения учета в новой базе).
Причина 3: Способ выплаты в личной карточке. Проанализируем настройки выплаты в карточке сотрудника. Перейдите по ссылке «Выплаты, учет затрат» в карточке сотрудника и убедитесь, что там установлен переключатель в положение «Зачислением на карточку» и выбран соответствующий зарплатный проект. Если там указан иной способ (например, «Через кассу»), ведомость в банк не подтянет данные автоматически.
При работе в 1С:ЗУП 2.5 бухгалтеры привыкли самостоятельно управлять номерами файлов выгрузки непосредственно при формировании реестра. В 1С:ЗУП 3.1 механизм генерации номеров устроен иначе. Программа определяет номер очередного реестра автоматически на основании записей регистра сведений СостоянияДокументовЗачисленияЗарплаты.
Система находит последний проведенный документ по конкретному зарплатному проекту, считывает его номер и увеличивает его на единицу (+1). Примерный алгоритм работы системы можно представить следующим кодом:
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| МАКСИМУМ(СостоянияДокументовЗачисленияЗарплаты.НомерРеестра) КАК МаксимальныйНомер
|ИЗ
| РегистрСведений.СостоянияДокументовЗачисленияЗарплаты КАК СостоянияДокументовЗачисленияЗарплаты
|ГДЕ
| СостоянияДокументовЗачисленияЗарплаты.ЗарплатныйПроект = &ЗарплатныйПроект";
Если вам необходимо скорректировать нумерацию файлов выгрузки (например, продолжить сквозную нумерацию после перехода из старой программы или настроить раздельные номера для разных организаций), выполним следующие действия по шагам:
ВедомостьВБанк по нужному зарплатному проекту.ВедомостьВБанк.После проведения этого документа система зафиксирует новое значение в регистре сведений. При создании следующей ведомости по данному зарплатному проекту программа автоматически предложит последующий номер (в нашем примере — 16).
При выгрузке реестров из 1С:ЗУП 3.1 пользователи часто замечают появление в XML-файле строки с кодом валюты (например, <КодВалюты>643</КодВалюты> или 810), которой не было в старой конфигурации 2.5. Выясним причину этого изменения и определим, насколько оно критично.
В старой версии программы обмен с банками часто производился в устаревших форматах (например, DBF или простые текстовые файлы TXT), где жестко прописывались только базовые реквизиты. В 1С:ЗУП 3.1 обмен по умолчанию настроен по современным стандартам XML-стандартов электронного обмена информацией (стандарты ЭОИ версий 3.6 или 3.7).
Банковские приемные шлюзы работают по строгим XSD-схемам валидации данных. Если XSD-схема банка предусматривает обязательное наличие тега с указанием кода валюты (даже если операции проводятся исключительно в рублях), отсутствие этого тега приведет к тому, что банковский сервер просто отвергнет весь файл импорта как некорректный. Появление строки с кодом валюты — это стандартное требование современных форматов обмена, оно абсолютно естественно и гарантирует успешное прохождение автоматического контроля на стороне банка.