← На главную

При переходе на ведение учета в конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» с начала календарного года нередко встает задача запуска простого кадрового учета и начисления заработной платы непосредственно в рабочей базе. Выясним, какие настройки необходимо выполнить, как зарегистрировать сотрудников, работавших в компании до момента запуска информационной базы, а также разберем порядок ввода входящих остатков по расчетам с персоналом и фондами.

Шаг 1. Настройка варианта кадрового учета

Прежде чем приступать к внесению персональных данных, проанализируем настройки зарплатной подсистемы. Перейдем в раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Порядок учета зарплаты» (или блок общих настроек кадрового учета). В программе предусмотрено два режима работы:

1. Упрощенный кадровый учет. В данном режиме кадровые приказы не формируются. Должность, подразделение, дата начала работы и размер оклада вводятся непосредственно в карточке элемента справочника Сотрудники. В этом случае создавать отдельный документ Прием на работу задним числом не требуется.
2. Полный кадровый учет. Предоставляет возможность формирования кадровых документов (приказов о приеме, переводе, увольнении по унифицированным формам). Если выбран данный вариант, на каждого сотрудника создается документ Прием на работу.

Разберем важный нюанс: нужно ли проводить прием на работу задним числом? Да, документ Прием на работу создается с указанием реальной даты трудоустройства сотрудника в организацию (даже если дата относится к прошлым годам). При этом дату самого документа или дату его проведения можно указать в периоде запуска базы. Проведение этого документа не формирует проводок бухгалтерского учета по плану счетов, а фиксирует данные о плановых начислениях и кадровой истории в специальных регистрах сведений.

Шаг 2. Ввод начальных остатков по взаиморасчетам с персоналом и налогам

Если на дату начала ведения учета (например, на 31 декабря) у организации числится невыплаченная заработная плата за декабрь или переплата по начислениям, зафиксируем эту задолженность. Рассмотрим порядок действий:

1. Открываем обработку «Помощник ввода начальных остатков» (раздел «Главное» → «Помощник ввода остатков»).
2. Устанавливаем дату ввода остатков (31 декабря предшествующего года).
3. Находим счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и вводим остатки в разрезе каждого сотрудника. Введенные суммы отразятся в начальном сальдо расчетных листков и зарплатных ведомостей первого месяца работы в новой базе.
4. Аналогичным образом вводим сальдо по расчетам с бюджетом по НДФЛ (счет 68.01 или единый налоговый счет 68.90) и страховым взносам (счет 69).

Шаг 3. Ввод сведений для расчета НДФЛ, отпусков и пособий

Для корректного расчета удержаний и среднего заработка в течение года подготовим дополнительную информацию:

1. Стандартные вычеты на детей и заявителя. Перейдем в карточку сотрудника по ссылке «Налог на доходы». Создадим документ «Заявление на вычеты», указав месяц начала применения вычетов в текущей базе.
2. Данные для расчета больничных листов. В конфигурации «1С:Бухгалтерия 3.0» отсутствует специальный документ ввода входящего заработка за два предыдущих года. Суммы заработка заполняются непосредственно в документе Больничный лист при первом наступлении страхового случая (по ссылке редактирования данных для расчета среднего заработка) либо подтягиваются автоматически при получении входящего запроса СФР через систему социального электронного документооборота (СЭДО).
3. Данные для расчета отпускных. Поскольку расчетный период для отпуска составляет 12 календарных месяцев, при первом начислении отпуска в документе Отпуск программа не найдет историю начислений за прошлые месяцы. Разберем, как поступить: перейдем по ссылке редактирования расчета среднего заработка внутри самого документа и вручную внесем сумму начисленной зарплаты и количество отработанных дней за месяцы предшествующего периода.
4. Способы выплаты и банковские реквизиты. В карточке каждого работника настроим порядок выплаты (через кассу, на индивидуальный банковский счет или в рамках зарплатного проекта с заполнением лицевого счета), чтобы без задержек формировать ведомости в банк.

Ограничения кадрового функционала в 1С:Бухгалтерии

Проанализируем технические возможности встроенной зарплатной подсистемы. Функционал рассчитан на небольшие организации (рекомендуемая численность — до 60 человек) со стандартной системой оплаты. В программе присутствуют следующие конструктивные ограничения:

1. Графики работы: расчет поддерживается исключительно по стандартному производственному календарю с пятидневной рабочей неделей. Сменные графики, графики «два через два» и суммированный учет рабочего времени не автоматизированы.
2. Штатное расписание: ведение штатного расписания, вилок окладов и контроль свободных ставок отсутствуют.
3. Учет рабочего времени: документ Табель учета рабочего времени по форме Т-13 не предусмотрен; регистрация неявок производится отдельными документами отклонений (больничные, отпуска).
4. Остатки отпусков: учет заработанных и неизрасходованных дней ежегодного отпуска программой автоматически не рассчитывается.

Если для деятельности организации требуются сложные виды надбавок, ночные смены, скользящие графики или детальный кадровый учет, целесообразно вести расчет зарплаты в специализированной программе «1С:Зарплата и управление персоналом», настроив регулярную типовую синхронизацию с «1С:Бухгалтерией 3.0» посредством документа Отражение зарплаты в бухучете.