← На главную

Переход на новую информационную базу всегда сопровождается множеством вопросов, особенно когда организация уже ведет активную деятельность не первый год. Типичный пример: компания успешно работает с 2014 года, но с 1 января 2019 года руководство принимает решение перенести весь учет в программу «1С:Бухгалтерия предприятия» (ред. 3.0).

В этот момент перед бухгалтером встает серьезная дилемма: нужно ли восстанавливать всю кадровую историю за прошедшие пять лет, заводить сотни документов приема и перемещения или можно обойтись упрощенным вводом? И как при этом сделать так, чтобы программа корректно рассчитывала стаж для больничных, средний заработок для отпусков и правильно вела взаиморасчеты?

В этой статье мы подробно разберем, как правильно организовать ввод сотрудников и начальных данных в конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0, избежав двойной работы и методологических ошибок.

Главная ошибка при переносе: различие между ЗУП и БП 3.0

Прежде чем перейти к пошаговому алгоритму, проясним важное различие в функционале программ. Часто бухгалтеры и кадровики ищут в 1С:Бухгалтерия 3.0 специализированный документ Начальная штатная расстановка, который активно используется для запуска учета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП 3.1).

Важно помнить: в «1С:Бухгалтерии 3.0» документа Начальная штатная расстановка нет. Учет кадров здесь реализован по упрощенной схеме. Поэтому методика ввода начальных данных в БП 3.0 будет отличаться от методологии ЗУП. Нам предстоит использовать стандартные кадровые документы, но с правильным заполнением ключевых реквизитов.

Разберем по шагам, как завести сотрудников без лишней рутины и сохранить всю необходимую для расчетов информацию.

Шаг 1. Оформление приема на работу с исторической датой

Рассмотрим ситуацию: сотрудник работает в компании с 15 мая 2014 года. Мы начинаем вести учет в новой базе с 1 января 2019 года. Наша задача — ввести актуальные сведения о сотруднике на дату начала ведения учета, сохранив его реальный стаж.

Для этого выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел «Зарплата и кадры», откроем справочник «Сотрудники» и создадим карточку нового сотрудника, заполнив его ФИО, личные и паспортные данные.
2. В карточке сотрудника нажмем на кнопку «Принять на работу» (или перейдем в список документов Прием на работу и создадим новый документ).
3. Обратим особое внимание на даты в документе:
   • В поле «Дата» (в шапке документа) укажем дату начала ведения учета в новой базе — например, 01.01.2019. Это дата регистрации самого кадрового события в новой системе.
   • В поле «Дата приема» (в табличной части или строке кадровых данных) укажем фактическую (историческую) дату, когда сотрудник был реально принят в организацию — 15.05.2014.
4. В полях «Подразделение», «Должность» и «Оклад» укажем те значения, которые актуальны на момент запуска базы (на 01.01.2019). Нам не нужно вносить документы по всем прошлым изменениям окладов и переводы на другие должности за прошедшие 5 лет. Достаточно зафиксировать актуальное кадровое состояние.

Почему критически важно указывать фактическую историческую дату приема? Если мы укажем дату приема 01.01.2019, программа начнет отсчитывать стаж работы сотрудника в нашей организации с этой даты. Это приведет к неверному расчету стажа для больничных листов, а также к потере информации для расчета остатков отпусков.

Шаг 2. Настройка расчета стажа для больничных листов

Для корректного начисления пособий по временной нетрудоспособности программе необходима информация о страховом стаже сотрудника. Поскольку в новой базе нет истории работы сотрудника у предыдущих работодателей (и в нашей организации за прошлые годы), эти данные нужно внести вручную в карточку сотрудника.

Проанализируем порядок действий:

1. Откроем карточку сотрудника в справочнике «Сотрудники».
2. Перейдем по ссылке «Трудовая деятельность».
3. В открывшемся окне найдем группу полей «Стажи».
4. Для поля «Страховой стаж для оплаты больничных листов» введем количество лет, месяцев и дней стажа, рассчитанное на дату приема сотрудника в нашу организацию (или на дату начала ведения учета).

После этого программа будет автоматически увеличивать стаж сотрудника с каждым днем его работы в новой базе, и при расчете больничного процент оплаты (60%, 80% или 100%) определится абсолютно корректно.

Шаг 3. Ввод данных для расчета среднего заработка

При оформлении первого отпуска или больничного листа в новой базе в 2019 году мы столкнемся с проблемой: у программы нет данных о начислениях за предшествующие периоды (12 месяцев для отпуска и 2 года для больничного). Из-за этого средний заработок автоматически рассчитается как нулевой.

Выясним, как решить эту проблему без ручного ввода всех документов начисления зарплаты за прошлые годы:

Для расчета отпусков и командировок:

1. При создании документа Отпуск обратим внимание на строку «Средний заработок».
2. Нажмем на зеленую иконку с изображением карандаша или на ссылку «Изменить» рядом с суммой среднего заработка.
3. В открывшейся форме «Ввод данных для расчета среднего заработка» мы увидим таблицу по месяцам за предшествующий год.
4. Внесем в эту таблицу суммы фактически начисленного заработка и количество отработанных дней за каждый месяц вручную.
5. Нажмем кнопку «ОК». Программа запишет эти сведения. При расчете следующих отпусков для этого сотрудника внесенные исторические данные будут подтягиваться автоматически.

Для расчета больничных листов:

1. В документе Больничный лист точно так же нажмем на кнопку редактирования рядом с полем расчета среднего заработка.
2. В открывшейся форме внесем общие суммы облагаемого дохода сотрудника за два предшествующих календарных года (например, за 2017 и 2018 годы). Эти данные можно взять из справок по форме 182н или архивных расчетных ведомостей.

Шаг 4. Ввод доходов для отслеживания вычетов по НДФЛ

Если мы начинаем вести учет не с начала года, а в середине налогового периода, или если к нам приходит новый сотрудник со стандартными вычетами на детей, программе необходимо знать сумму его доходов с начала текущего года. Это нужно для того, чтобы контролировать лимит доходов (350 000 рублей), по достижении которого вычеты больше не предоставляются.

Разберем, как зафиксировать эти доходы:

1. В карточке сотрудника перейдем по ссылке «Налог на доходы».
2. В нижней части экрана найдем синюю ссылку «Доходы с предыдущего места работы».
3. Помесячно внесем суммы облагаемого дохода сотрудника, полученные им с января текущего года до момента начала учета в нашей базе.

После сохранения этих данных расчет НДФЛ в программе будет производиться в строгом соответствии с налоговым законодательством.

Шаг 5. Ввод начальных остатков по взаиморасчетам (Счет 70)

Если на дату запуска базы (31.12.2018) у организации осталась невыплаченная зарплата за декабрь или переплата по сотрудникам, эти остатки необходимо внести в систему.

Рассмотрим по шагам, как правильно разнести долги по персоналу:

1. Прежде всего проверим настройки аналитики. Перейдем в меню «Главное» — «План счетов» и откроем ссылку «Настройка плана счетов».
2. В разделе «Учет расчетов с персоналом» обязательно должно быть установлено значение «По каждому сотруднику». Если там стоит «Сводно по всем сотрудникам», мы не сможем детализировать остатки.
3. Перейдем в раздел «Главное» — «Помощник ввода начальных остатков».
4. Найдем в списке счетов счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дважды кликнем по нему.
5. Создадим документ ввода остатков. В табличной части выберем каждого сотрудника персонально и укажем сумму задолженности (кредит счета 70 — если должны мы, дебет — если сотрудник должен нам).

Правильный ввод остатков по счету 70 гарантирует, что при первой же выплате зарплаты через банк или кассу в январе 2019 года ведомости заполнятся автоматически и корректно закроют прошлые долги.

Резюме

Мы проанализировали процесс переноса кадровых данных в 1С:Бухгалтерия 3.0 и выяснили, что вносить всю многолетнюю историю документов не нужно. Достаточно ввести один документ Прием на работу с реальной исторической датой приема и актуальными на начало года условиями труда, зафиксировать стаж для больничных в карточке сотрудника и при необходимости внести данные о прошлых доходах для расчета среднего заработка. Такой подход сэкономит время бухгалтера и обеспечит идеальный порядок в учете.