При работе в связке «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» и «1С:Бухгалтерия предприятия 8.3» бухгалтеры часто сталкиваются с проблемой: после синхронизации данных расходы на оплату труда не попадают в Книгу учета доходов и расходов (КУДиР). Ситуация осложняется, когда компания хочет вести учет в бухгалтерии «сводно», но при этом обязана соблюдать требования законодательства по упрощенной системе налогообложения (УСН). Разберем по шагам, почему возникает эта проблема и как ее решить, используя различные подходы, включая метод «фиктивного сотрудника».
Для того чтобы разобраться в ситуации, проанализируем алгоритм работы программы 1С:Бухгалтерия при УСН. Расход признается только тогда, когда выполнены два условия: затрата начислена и затрата оплачена. В контексте зарплаты это означает, что программа должна сопоставить данные двух документов:
Отражение зарплаты в бухучете (начисление).Списание с расчетного счета или Выдача наличных (выплата).Сопоставление происходит по аналитическим разрезам (субконто) счета 70. Если в параметрах учета бухгалтерии стоит настройка «С детализацией по сотрудникам», программа ожидает, что на счете 70 будет указана конкретная фамилия как в начислении, так и в выплате. Если же из ЗУП данные приходят «Сводно по сотрудникам», поле «Сотрудник» в документе начисления оказывается пустым или заполняется системным значением. В итоге программа не может связать выплату Иванову с «пустым» начислением, и расход в КУДиР не попадает.
Самый простой и логичный способ — синхронизировать настройки в обеих базах. Рассмотрим, как это сделать правильно. Если вам необходимо, чтобы КУДиР заполнялся автоматически без лишних манипуляций, рекомендуется установить детальный учет.
В программе 1С:Бухгалтерия перейдем в раздел Администрирование — Параметры учета — Настройки зарплаты. В подразделе Общие настройки выберем вариант «В этой программе» (если учет ведется в БП) или проверим настройки синхронизации, если данные идут из ЗУП. В пункте Учет расчетов по зарплате и кадровый учет должно быть выбрано «Раздельно по каждому работнику».
В программе 1С:ЗУП в настройках синхронизации данных необходимо также указать «С детализацией по сотрудникам». В этом случае связка «начисление-выплата» будет проходить по каждой фамилии, и КУДиР сформируется корректно.
Если по каким-то причинам вы категорически не хотите видеть список всех сотрудников в бухгалтерской базе (например, для соблюдения конфиденциальности или упрощения оборотно-сальдовой ведомости), можно применить методику с единым контрагентом. Разберем этот алгоритм.
Шаг 1. Создание объекта. В справочнике Сотрудники базы 1С:Бухгалтерия создадим новую карточку с наименованием «Все сотрудники». Рекомендуем также создать соответствующее физическое лицо. Важный нюанс: для корректной работы некоторых проверок желательно заполнить ИНН (можно использовать корректный, но не принадлежащий реальному лицу номер).
Шаг 2. Выгрузка данных. Из ЗУП данные продолжают выгружаться в детальном виде (это важно для последующей автоматизации). Если выгружать сводно, то в документе Отражение зарплаты в бухучете поле сотрудника будет недоступно для редактирования стандартными средствами без ручной корректировки.
Шаг 3. Групповая замена. После загрузки документов в Бухгалтерию, мы можем воспользоваться стандартной обработкой Групповое изменение реквизитов (раздел Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных).
Проанализируем последовательность действий в обработке:
Отражение зарплаты в бухучете.Начисления находим реквизит Сотрудник.Ведомость на выплату зарплаты (в банк или в кассу).После того как в обоих документах (начислении и выплате) будет стоять один и тот же «сотрудник», программа сможет «схлопнуть» расчеты по счету 70 и признать расходы для УСН.
Рассмотрим ситуацию, когда вы не хотите менять данные в документах и предпочитаете оставить сводную выгрузку «как есть». В этом случае автоматического заполнения Книги не будет, но мы можем воспользоваться механизмом ручного ввода.
Выясним, как это реализовать. В 1С:Бухгалтерии существует специальный документ Записи книги доходов и расходов УСН (раздел Операции). Раз в месяц, после выплаты зарплаты и налогов, бухгалтер может создать одну запись, куда вручную впишет общую сумму выплаченной зарплаты на основании данных из ЗУП.
Плюсы этого метода:
70 без лишней аналитики.Минусы:
Проанализируем, как ведут себя налоги и взносы. Для КУДиР важно помнить, что страховые взносы признаются в расходах по факту их уплаты (платежное поручение) при условии, что они были начислены. В отличие от 70 счета, по счету 69 детализация по сотрудникам обычно не требуется для КУДиР. Взносы попадают в книгу по субсчетам (ПФР, ФСС, ФОМС).
Если вы решите дорабатывать обмен (Решение №9 из обсуждения), то программисту потребуется внести изменения в правила конвертации данных (ПВД/ПКО). Код должен принудительно подставлять ссылку на предопределенного или найденного по наименованию сотрудника «Все сотрудники» в момент загрузки коллекции Зарплата документа ОтражениеЗарплатыВБухучете. Пример логики кода (схематично):
// Пример логики при загрузке данных
Если ИмяОбъекта = "ОтражениеЗарплатыВБухучете" Тогда
Для Каждого СтрокаНачисления Из Объект.Начисления Цикл
СтрокаНачисления.Сотрудник = Справочники.Сотрудники.НайтиПоНаименованию("Все сотрудники");
КонецЦикла;
КонецЕсли;
Однако помните, что любое вмешательство в код типовой синхронизации потребует поддержки при обновлениях конфигураций обеих баз.
Подводя итог, можно сказать, что выбор метода зависит от объема данных и готовности к ручной работе. Самый надежный способ — использовать детальную синхронизацию. Если же требуется конфиденциальность, использование «Группового изменения реквизитов» для замены реальных фамилий на объект «Все сотрудники» является наиболее сбалансированным решением, не требующим программирования.
Важно: Всегда проверяйте результат в отчете Анализ состояния налогового учета по УСН. Если после всех манипуляций блок «Оплата труда» остается пустым, проверьте, совпадают ли суммы и даты в документах начисления и фактического списания денежных средств.