В процессе подготовки регламентированной отчетности по страховым взносам (РСВ) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда программа 1С:Бухгалтерия 3 не включает в Раздел 3 сотрудников, которые уволились в предыдущих отчетных периодах (например, уволен в первом квартале, а отчет готовится за полугодие или девять месяцев). При этом налоговые органы нередко присылают требования о представлении пояснений, утверждая, что в Разделе 3 должны быть указаны все лица, имевшие трудовые отношения с начала года. В этой статье мы подробно разберем, как работает алгоритм заполнения отчета, что говорит закон и как правильно реагировать на требования ИФНС.
Для того чтобы понять логику работы программы, обратимся к первоисточнику — порядку заполнения формы расчета по страховым взносам. Рассмотрим правила, которые действовали в 2019 году и сохраняют свою актуальность в современных редакциях формы (с учетом обновлений приказов ФНС).
Согласно пункту 22.1 Порядка заполнения (Приложение № 2 к приказу ФНС России), Раздел 3 заполняется плательщиками на всех застрахованных лиц за последние три месяца расчетного (отчетного) периода. Это ключевой момент, который нам необходимо проанализировать. К застрахованным лицам относятся те, в пользу которых в отчетном периоде (а именно в его последние три месяца) начислялись выплаты в рамках:
Важно подчеркнуть, что Раздел 3 формируется не за весь год «нарастающим итогом» по каждому человеку, а именно за последние три месяца. Если сотрудник уволился, например, в марте, то в отчете за полугодие (апрель, май, июнь) он уже не является застрахованным лицом в данном конкретном квартале, так как трудовой договор с ним расторгнут и начислений не производится.
Путаница у бухгалтеров и инспекторов часто возникает из-за разницы в принципах формирования различных разделов одного и того же отчета. Давайте разберем эту ситуацию подробнее:
Раздел 1 (Подраздел 1.1 и 1.2) содержит сводные данные. В строке 010 (количество застрахованных лиц) указывается общее число людей с начала расчетного периода. В эту строку уволенный в марте сотрудник войдет при сдаче отчета за полугодие, так как он был застрахован в январе-марте текущего года.
Раздел 3 является персонифицированным. Он предназначен для отражения сведений о каждом застрахованном лице именно за последний квартал. Если в отчетном квартале (например, в третьем) у сотрудника не было ни действующего договора, ни начислений, программа 1С абсолютно корректно не включает его в список Раздела 3.
Проанализируем ситуации, при которых сотрудник, уволенный в прошлых кварталах, обязан появиться в текущем отчете в Разделе 3. Программа 1С:Бухгалтерия отслеживает эти события автоматически:
В программе 1С заполнение отчета РСВ опирается на данные регистров накопления и сведения о кадровых изменениях. Рассмотрим, какие механизмы задействованы:
Программа анализирует записи регистра ЗастрахованныеЛица и данные о начислениях в регистрах УчетДоходовДляИсчисленияСтраховыхВзносов и СтраховыеВзносыКУплате. Если на дату начала отчетного квартала сотрудник уже уволен (есть документ Увольнение) и по нему отсутствуют записи в регистрах начислений за последние три месяца, алгоритм построения отчета игнорирует данное физлицо при формировании Раздела 3.
Посмотрим на пример логики, которую использует система (упрощенно):
// Псевдокод алгоритма заполнения Раздела 3
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = "ВЫБРАТЬ РАЗЛИЧНЫЕ ФизЛицо
ИЗ РегистрНакопления.СтраховыеВзносыКУплате
ГДЕ Период МЕЖДУ &НачалоКвартала И &КонецКвартала
ОБЪЕДИНИТЬ
ВЫБРАТЬ РАЗЛИЧНЫЕ Сотрудник
ИЗ РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников
ГДЕ (ПериодЗавершения >= &НачалоКвартала ИЛИ Состояние = &Работает)";
Если вы обнаружили, что сотрудник не попал в отчет, хотя должен был, проверим следующие настройки:
Увольнение правильной датой.Если налоговая требует включить всех уволенных в Раздел 3, ссылаясь на то, что «данные не сходятся с количеством в Разделе 1», выясним причину их претензии. Обычно это происходит из-за автоматизированных камеральных проверок, которые сравнивают общую численность застрахованных лиц с начала года из Раздела 1 с количеством листов Раздела 3.
Важно понимать: это требование инспекции часто ошибочно. В официальных письмах ФНС (например, от 17.03.2017 № БС-4-11/4859@) четко указано, что Раздел 3 представляется только за последние три месяца.
Рекомендуем подготовить следующий алгоритм ответа на требование:
Попытка «насильно» добавить уволенных в Раздел 3 в 1С (через ручное добавление строк) приведет к тому, что в отчете появятся листы с нулевыми показателями начислений. Согласно правилам, пустые подразделы 3.2 подавать не нужно, если лицо не застраховано в отчетном периоде. Это может вызвать еще больше вопросов у проверяющих органов или привести к нарушению контрольных соотношений самого файла выгрузки.
Мы проанализировали ситуацию и выяснили, что отсутствие сотрудников, уволенных в прошлых кварталах, в Разделе 3 РСВ — это не ошибка программы, а прямое следование законодательству. 1С:Бухгалтерия 3 автоматически фильтрует список физических лиц, оставляя только тех, кто действительно является застрахованным в последние три месяца отчетного периода. При возникновении вопросов со стороны налоговой, следует апеллировать к пунктам 22.1 и 22.2 Порядка заполнения формы и разъяснять разницу в методологии подсчета численности в Разделе 1 и Разделе 3.