← На главную

При составлении Расчета по страховым взносам (РСВ) бухгалтеры регулярно сталкиваются с ситуацией, когда налоговая инспекция запрашивает корректировки или требует включить в Раздел 3 сотрудников, уволенных в предыдущих отчетных периодах и не имевших никаких начислений за последние три месяца. Проанализируем законодательную базу, выясним логику заполнения отчета в программах 1С и разберем правильный порядок действий при получении требований из ИФНС.

Нормативное обоснование: правила заполнения Раздела 3

Обратимся к Порядку заполнения формы РСВ (утвержденному Приказом ФНС). Согласно нормативным требованиям, Раздел 3 расчета заполняется плательщиками на всех застрахованных лиц за последние три месяца отчетного (расчетного) периода.

Застрахованными лицами у конкретного работодателя признаются граждане:

1. В пользу которых в отчетном периоде начислены выплаты и иные вознаграждения в рамках трудовых отношений или гражданско-правовых договоров (ГПД).
2. С которыми в течение этих трех месяцев действовали трудовые договоры или договоры ГПХ.

Вывод: Если сотрудник уволился в предыдущем квартале, в текущих трех месяцах у него отсутствуют действующий трудовой договор и любые начисления, он больше не признается застрахованным лицом для вашей организации. Следовательно, персональные данные этого сотрудника в Раздел 3 текущего отчета не включаются.

Отражение численности в Разделе 1 и Разделе 3

Разберем частую причину путаницы, возникающую из-за особенностей подсчета показателей. В форме РСВ данные приводятся в двух срезах:

1. Раздел 1: Показывает общие данные нарастающим итогом с начала года. В строке «Всего с начала расчетного периода» уволенный ранее сотрудник учитывается в общем числе застрахованных лиц. Однако в графах за последние три месяца отчетного периода он уже не фигурирует.
2. Раздел 3: Сформирован строго персонифицированно за последние три месяца отчетного периода. В него попадают только те физические лица, которые являлись застрахованными именно в этом трехмесячном отрезке.

Важные различия: уволенные работники и сотрудники без выплат

Проанализируем принципиальную разницу между сотрудником, уволенным в прошлом квартале, и сотрудником, находящимся в длительном отпуске без сохранения оплаты, декрете или на больничном:

1. Сотрудник в декрете / на больничном / в отпуске за свой счет: Трудовой договор с ним продолжается, он остается застрахованным лицом. В Разделе 3 на него заполняется Подраздел 3.1 с персональными данными, а Подраздел 3.2 остается пустым (или содержащим только информацию о доходах, если они были). Порядок заполнения РСВ прямо указывает: если в сведениях отсутствуют данные о суммах выплат за последние три месяца, Подраздел 3.2 не заполняется, но сама карточка из Раздела 3 не исключается.
2. Уволенный в предыдущем квартале работник: Трудовые отношения с ним прекращены до начала текущего отчетного квартала. При отсутствии новых выплат (например, годовых премий или перерасчетов) он полностью исключается из Раздела 3.

Заполнение отчета в программах 1С

В типовых конфигурациях (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP) алгоритм автоматического заполнения отчета ориентируется на наличие действующих договоров и начислений в трехмесячном периоде:

1. Программа автоматически исключает бывших работников из Раздела 3, если за последние три месяца по ним не проходило выплат или перерасчетов.
2. Если по уволенному сотруднику в текущем квартале зарегистрирована премия по итогам прошлого года, доплата или сторнирование выплат/взносов, он автоматически попадает в Раздел 3 текущего периода.
3. Штатных настроек для насильственного включения уволенных лиц без доходов в Раздел 3 в 1С нет. Подобные ручные изменения приводят к ошибкам при проверке контрольных соотношений.

Почему налоговая инспекция требует включить уволенных сотрудников?

Выясним причину таких требований от инспекторов. Чаще всего они обусловлены срабатыванием автоматических контрольных соотношений в программном обеспечении ФНС. Программа инспекции сверяет общее количество застрахованных лиц с начала года из Раздела 1 с количеством заведенных карточек в Разделе 3 или данные кадровой отчетности (ЕФС-1 / СЗВ-М).

Подача «попрошенных» инспектором сведений на уволенных лиц без доходов влечет за собой передачу ошибочных данных в Социальный фонд России (СФР) и может исказить информацию на индивидуальных лицевых счетах граждан.

Пошаговый алгоритм действий бухгалтера

Если из ИФНС поступило требование предоставить уточенный расчет или пояснения по уволенным сотрудникам, рекомендуем придерживаться следующего порядка действий:

1. Подготовить официальное мотивированное пояснение: Не следует спешить сдавать корректирующий отчет. Направьте через ТКС официальный ответ на требование. В тексте укажите дату увольнения сотрудника, подтвердите факт отсутствия действующих трудовых или ГПХ договоров за последние три месяца, а также отсутствие начисленных выплат. Приведите ссылку на Порядок заполнения РСВ (утвержденный Приказом ФНС).
2. Проверить начисления в 1С: Убедитесь, что по данному сотруднику действительно не было перерасчетов, копеечных округлений или прошлых премий, случайно проведенных текущим документом.
3. Исправление ошибочно представленных сведений: Если ранее уволенный сотрудник без выплат был случайно включен в Раздел 3 текущего периода, для исправления подается уточненный РСВ. В нем на данного гражданина заполняется Подраздел 3.1 с указанием признака аннулирования (код «1»), а Подраздел 3.2 остается пустым.