← На главную

При переходе с устаревшей конфигурации «1С:Зарплата и Управление Персоналом» редакции 2.5 на современную версию 3.1 пользователи часто сталкиваются с изменением привычных алгоритмов работы. Один из наиболее популярных вопросов касается выплаты аванса. В старой версии программы при заполнении документа Зарплата к выплате с видом «Плановый аванс» система автоматически анализировала зарегистрированные отклонения (больничные, отпуска, прогулы) и выводила предупреждение: «Внимание! У этих сотрудников первая половина месяца отработана не полностью...». Это позволяло бухгалтеру оперативно скорректировать суммы выплат вручную.

В этой статье мы подробно разберем, почему разработчики 1С отказались от этого предупреждения в ЗУП 3.1, какие глобальные изменения в законодательстве на это повлияли, как настроить программу для автоматического и безошибочного учета невыходов при расчете аванса, а также какие альтернативные пути решения существуют для тех, кто все же хочет сохранить прежний формат работы.

Причины архитектурных изменений: почему в ЗУП 3.1 убрали предупреждение

Для того чтобы понять логику разработчиков 1С, проанализируем разницу в подходах к расчету аванса между двумя редакциями программы:

1. Подход в ЗУП 2.5 (Устаревший): Аванс в основном выплачивался «плановым» методом — фиксированной суммой или процентом от оклада. Документ выплаты формировался напрямую без предварительного расчета начислений. Так как программа не производила полноценный расчет за первую половину месяца, ей приходилось использовать вспомогательные алгоритмы проверки невыходов, чтобы просто предупредить пользователя о возможных переплатах.
2. Подход в ЗУП 3.1 (Современный): Программа ориентирована на отказ от «слепых» выплат. Вместо предупреждений о невыходах ЗУП 3.1 предлагает использовать полноценный промежуточный расчет. Если сотрудник отработал половину месяца не полностью, программа сама уменьшит сумму его аванса пропорционально отработанным дням. Предупреждать бухгалтера больше нет необходимости, так как расчет сразу происходит на основании фактически отработанного времени.

Кроме того, ключевым стимулом для изменения этой логики послужила реформа налогового законодательства. С 1 января 2023 года вступили в силу изменения в Налоговом кодексе РФ (в рамках перехода на Единый налоговый платеж):

• НДФЛ теперь необходимо исчислять и удерживать при каждой выплате дохода, включая аванс (день выплаты аванса теперь официально признается датой получения дохода).
• Использование фиксированного аванса без предварительного расчета налога стало методологически некорректным, так как удержать НДФЛ «вслепую» с фиксированной суммы без расчета базы невозможно.

Именно поэтому в ЗУП 3.1 приоритетным и фактически единственным законным способом стал аванс с признаком Расчетом за первую половину месяца.

Решаем проблему штатно: настройка расчета аванса за первую половину месяца

Рассмотрим по шагам, как перевести сотрудников на современный и безопасный метод расчета аванса, при котором невыходы будут учитываться автоматически, исключая риск переплат и штрафов от налоговой инспекции.

Шаг 1. Проверка настроек карточки сотрудника

Прежде всего, убедимся, что для сотрудников установлен корректный способ расчета аванса. Откроем карточку сотрудника или воспользуемся групповым изменением данных:

1. Перейдем в раздел Кадры — Сотрудники.
2. Откроем карточку нужного работника и перейдем по ссылке Оплата труда.
3. В поле Аванс должен быть выбран вариант Расчетом за первую половину месяца.

Если в вашей базе до сих пор массово используется вариант «Фиксированной суммой» или «Процентом от тарифа», мы настоятельно рекомендуем изменить его. Сделать это можно массово с помощью документов Изменение аванса (раздел Зарплата — Изменение авансов) или через кадровые документы (Прием на работу, Кадровый перевод).

Шаг 2. Обязательная регистрация отклонений перед расчетом аванса

Главное правило успешного и точного расчета аванса в ЗУП 3.1 — своевременный ввод документов неявок. Перед тем как рассчитывать первую половину месяца, в программе должны быть проведены все отклонения за период с 1 по 15 число текущего месяца:

• Больничный лист;
• Отпуск;
• Отпуск без сохранения оплаты;
• Командировка;
• Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).

Если документ отклонения еще не оформлен окончательно (например, сотрудник не принес оригинал больничного листа), обязательно зафиксируйте факт его отсутствия временным документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). Это исключит данные дни из расчета.

Шаг 3. Создание и заполнение документа «Начисление за первую половину месяца»

Для автоматического расчета сумм аванса и исчисления НДФЛ выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел Зарплата — Все начисления.
2. Нажмем кнопку Создать и выберем документ Начисление за первую половину месяца.
3. Укажем месяц расчета и дату (обычно это 15-е число текущего месяца). В поле Расчет первой половины месяца до автоматически установится дата 15.XX.XXXX.
4. Нажмем кнопку Заполнить.

Проанализируем результаты заполнения табличной части. Программа автоматически рассчитает плановые начисления сотрудников (оклад, надбавки, премии, рассчитываемые ежемесячно), но только за фактически отработанные дни в периоде с 1 по 15 число. Все невыходы, зарегистрированные ранее, автоматически уменьшат количество рабочих дней и, соответственно, итоговую сумму к выплате.

В этом же документе на вкладке НДФЛ программа сразу исчислит налог, который будет удержан при последующей выплате аванса. Это ключевое отличие от ЗУП 2.5, которое гарантирует полное соответствие требованиям законодательства.

Шаг 4. Выплата аванса через ведомости

После проведения расчета перейдем к выплате денег:

1. Перейдем в раздел Выплаты и создадим соответствующий документ (Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета).
2. В поле Выплачивать обязательно выберем значение Аванс.
3. Нажмем кнопку Заполнить.

Программа автоматически подтянет в ведомость суммы, рассчитанные в документе Начисление за первую половину месяца, за вычетом исчисленного НДФЛ. Таким образом, сотрудники, которые полностью отсутствовали в первой половине месяца, вообще не попадут в ведомость, а частично работавшие получат сумму, строго пропорциональную их труду.

Что произойдет, если продолжать использовать фиксированный аванс?

Некоторые организации вопреки рекомендациям продолжают использовать устаревший функционал выплаты аванса фиксированной суммой. Выясним причины, почему это крайне нежелательно делать в ЗУП 3.1:

• Риск переплаты и отрицательного сальдо: Если сотрудник отработал всего один день, а затем ушел на больничный, при фиксированном авансе программа выплатит ему всю сумму без учета отсутствия. В конце месяца при расчете окончательной зарплаты окажется, что начисленная сумма меньше, чем уже выплаченный аванс. Возникает долг сотрудника перед организацией.
• Проблемы с НДФЛ: Если сумма выплаченного аванса превысит итоговое начисление за месяц, в программе возникнет техническая ошибка учета НДФЛ. Образуется излишне удержанный налог, который придется корректировать вручную специальными документами сторнирования или возврата налога.
• Отсутствие контроля со стороны программы: Так как штатного предупреждения о невыходах (как в ЗУП 2.5) для фиксированных авансов больше нет, расчетчик вынужден вручную сверять табель и списки ведомостей, что значительно увеличивает трудозатраты и вероятность человеческой ошибки.

Альтернативные решения: как вернуть предупреждения в ЗУП 3.1

Если специфика вашего предприятия все же требует использования фиксированных авансов, но при этом вам жизненно необходим автоматический контроль невыходов, рассмотрим два альтернативных варианта решения этой задачи.

Вариант 1. Использование внешних расширений конфигурации (без снятия с поддержки)

Современная платформа «1С:Предприятие 8.3» позволяет изменять логику работы программы без изменения типового кода конфигурации с помощью механизма расширений. Это позволяет без проблем обновлять программу в будущем.

На профессиональных порталах (например, Инфостарт) программистами 1С разработаны готовые внешние расширения. Работают они следующим образом:

1. Расширение добавляет специальную кнопку (например, «Проверить неявки») непосредственно в документ Ведомость в банк или Ведомость в кассу.
2. При нажатии этой кнопки (или автоматически при заполнении ведомости) алгоритм обращается к регистрам сведений программы и проверяет, были ли у сотрудников в списке зарегистрированы отклонения за период с 1 по 15 число.
3. Если такие сотрудники найдены, система выводит на экран удобное диалоговое окно со списком этих людей и периодами их отсутствия (точно так же, как это было реализовано в ЗУП 2.5), предлагая пользователю скорректировать сумму выплаты.

Вариант 2. Настройка особого начисления с вытеснением

Для опытных пользователей существует способ обойти ограничение через тонкую настройку плановых начислений. Разберем эту схему по шагам:

1. Создадим новое начисление (Настройка — Начисления — Создать).
2. Назовем его, например, «Аванс фиксированный (с учетом невыходов)».
3. На вкладке Основное укажем, что начисление выполняется Ежемесячно, но установим признак Начисляется только при расчете первой половины месяца.
4. Формулу расчета настроим таким образом, чтобы она возвращала фиксированную сумму, но учитывала долю отработанного времени: Результат = ФиксированнаяСуммаАванса * (ДоляВремени) Или настроим вытеснение этого начисления на вкладке Приоритет, указав в списке вытесняющих видов расчета все невыходы (больничные, отпуска и т.д.).
5. Назначим это начисление сотрудникам в качестве планового. При расчете первой половины месяца программа сама скорректирует или полностью отменит это начисление на основании зарегистрированных невыходов.

Резюме

Мы подробно проанализировали проблему отсутствия предупреждений о невыходах в 1С:ЗУП 3.1. Переход от информационных предупреждений к жесткому расчету — это не упущение разработчиков, а планомерное развитие программы в соответствии с требованиями законодательства РФ.

Наиболее правильным, простым и методически верным решением является полный переход на способ расчета аванса «Расчетом за первую половину месяца». Это избавит вас от необходимости ручной сверки списков, исключит переплаты сотрудникам и гарантирует отсутствие ошибок при проверках налоговой инспекции по НДФЛ.