Должна ли квартальная премия входить в расчет отпускных, если она начислена в месяце ухода в отпуск

Нередко бухгалтеры и специалисты по расчету заработной платы сталкиваются с вопросом: сотруднику начисляют премию за второй квартал в июле, и в этом же месяце он уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск. Должна ли указанная сумма попасть в расчет среднего заработка для отпускных выплат в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом? Разберем методологические нормы законодательства, поведение типовых механизмов 1С и практические способы решения этой задачи.

Законодательные и методологические основания

Для понимания логики программы обратимся к трудовому законодательству РФ. Порядок расчета средней заработной платы регламентирован статьей 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ № 922.

Проанализируем ключевые правила, влияющие на расчет:

1. Правило расчетного периода. Для отпуска, дата начала которого приходится на июль текущего года, расчетный период составляет 12 предшествующих календарных месяцев: с 1 июля предыдущего года по 30 июня текущего года. Сам месяц наступления отпуска (июль) в расчетный период не входит.
2. Учет квартальных премий по дате начисления. В соответствии с пунктом 15 Положения № 922 квартальные премии учитываются при расчете среднего заработка исключительно по месяцу их фактического начисления, а не по периоду, за который они начислены. Если премия начислена в июле, она считается начисленной за пределами расчетного периода, поэтому в расчет июльского отпуска входить не должна.
3. Принципиальное отличие квартальной премии от годовой. Особое исключение в законодательстве предусмотрено только для единовременного вознаграждения по итогам работы за предшествующий календарный год: такая премия учитывается независимо от времени ее начисления (и при начислении годовой премии после отпуска отпускные подлежат перерасчету). Для квартальных, полугодовых или ежемесячных премий подобного исключения нет — законодательство не предусматривает перерасчет среднего заработка при их более позднем начислении.
4. Смещение расчетной базы. Если премия за второй квартал начислена в июле, сотрудник не теряет выплату в долгосрочной перспективе: данное начисление войдет в расчет любого среднего заработка (отпуска, командировки), начинающегося в период с 1 августа текущего года по 30 июня следующего года. В свою очередь, в расчет текущего июльского отпуска войдет квартальная премия, начисленная в июле прошлого года (при соблюдении условия: не более четырех квартальных премий за одни и те же показатели в пределах 12 месяцев расчетного периода).

Поведение типовой конфигурации 1С:ЗУП 2.5

Выясним, как типовая конфигурация обрабатывает подобные начисления. В 1С:ЗУП 2.5 включение премий в расчет среднего заработка жестко привязано к реквизиту Месяц начисления документа Премии работников организаций или Начисление зарплаты работникам организаций.

Алгоритм расчета среднего заработка отбирает данные исключительно по периоду регистрации. Если документ начисления премии зарегистрирован месяцем «Июль», программа правомерно отсекает эту сумму от расчетного периода «Июль прошлого года — Июнь текущего года». В программе 1С:Зарплата и кадры 7.7 существовала возможность настраивать учет премий по базовому периоду, однако в линейке конфигураций ЗУП расчет полностью приведен к нормам Положения № 922.

Варианты действий в программе

Рассмотрим возможные варианты отражения ситуации в учетной системе.

Вариант 1. Регистрация премии концом отчетного квартала (методологически корректный вариант)

Если локальные нормативные акты организации и сроки издания приказа о премировании позволяют зафиксировать начисление в рамках отчетного квартала, выполним следующие шаги:

1. Откроем документ начисления премии (Премии работников организаций).
2. Установим реквизит Месяц начисления — «Июнь», а дату документа укажем как 30 июня текущего года.
3. Проведем документ начисления. Фактическую выплату денежных средств сотрудникам при этом допустимо произвести в июле вместе с выплатой заработной платы или межрасчетной выплатой.
4. В документе Начисление отпуска сотрудникам организаций выполним пересчет среднего заработка. Сумма премии за второй квартал войдет в расчетную базу июня и будет учтена при определении среднего дневного заработка.

Важно: убедимся, что при таком подходе в расчетный период из 12 месяцев не попадут две премии за один и тот же отчетный квартал (например, если премия за второй квартал прошлого года также проводилась июнем).

Вариант 2. Оставить типовой расчет без изменений (соответствует нормам ТК РФ)

Если приказ о премировании издан строго в июле и начисление нельзя провести июнем, не вносим изменений в программу. Типовой расчет документа Начисление отпуска сотрудникам организаций не включит июльскую премию в средний заработок, что полностью соответствует законодательству. Премия автоматически учтется при последующих расчетах среднего заработка начиная с августа.

Вариант 3. Ручная корректировка среднего заработка

Если руководство компании приняло решение включить данную премию в средний заработок вопреки типовому алгоритму, в программе предусмотрена ручная корректировка:

1. Откроем документ Начисление отпуска сотрудникам организаций.
2. Нажмем кнопку изменения данных расчета среднего заработка (кнопка с изображением лупы или карандаша рядом с полем расчета среднего заработка).
3. В открывшейся форме расчета среднего заработка вручную скорректируем поле учитываемых квартальных премий за нужный месяц или общую сумму премии.
4. Рассчитаем и проведем документ.

Обратите внимание: искусственное включение премии текущего месяца в предшествующий расчетный период завышает сумму отпускных выплат. Это несет налоговые риски, так как контролирующие органы при проверке могут расценить включение начислений вне расчетного периода как необоснованное завышение расходов на оплату труда при исчислении налога на прибыль.