← На главную

При увольнении работника нередко возникают ситуации, когда в результате перерасчетов (например, при удержании за излишне использованный отпуск авансом или сторнировании доходов) образуется излишне удержанный НДФЛ. Проанализируем, как правильно с точки зрения законодательства и программы 1С:ЗУП 3.1 оформить возврат налога сотруднику и урегулировать взаиморасчеты с бюджетом.

Нормативное регулирование: обязанность налогового агента

Согласно ст. 231 Налогового кодекса РФ, при обнаружении факта излишне удержанного налога налоговый агент обязан сообщить об этом налогоплательщику в течение 10 дней. Возврат суммы производится на основании письменного заявления сотрудника за счет предстоящих платежей по НДФЛ — причем как по данному физлицу, так и по другим сотрудникам организации.

Рассмотрим пример: если организация должна перечислить в бюджет НДФЛ по сотруднику Иванову в размере 1000 рублей, но при этом обязана вернуть излишне удержанный налог сотруднику Петрову в размере 200 рублей, то общая сумма НДФЛ к уплате в бюджет уменьшается и составит 800 рублей. Таким образом, удержание и возврат переплаты проводятся централизованно в рамках общего НДФЛ организации.

Шаг 1. Оформление документа «Возврат НДФЛ»

Если в программе зафиксирован излишне удержанный налог (например, документом Увольнение или Перерасчет НДФЛ), сам по себе этот факт еще не выплачивает деньги сотруднику и не закрывает взаиморасчеты по налогу.

Разберем по шагам порядок действий:

1. Перейдем в раздел Налоги и взносы — Возвраты НДФЛ.
2. Создадим новый документ Возврат НДФЛ. Излишне удержанный налог заполнится автоматически по кнопке заполнения.
3. Проведем документ. На этом этапе регистрируется обязательство компании вернуть налог физическому лицу.

Шаг 2. Выплата возврата через ведомость

Критически важно понимать: регистры удержанного налога и расчетов с сотрудником окончательно закрываются только в момент фактической выплаты средств. Если оформить только документ Возврат НДФЛ, но не провести выплату, в учете возникнут перекосы.

1. Сформируем ведомость на выплату (в банк, кассу или на счета) в разделе Выплаты.
2. Убедимся, что в ведомости выбран способ выплаты Возврат НДФЛ или привязан соответствующий документ возврата.
3. Проведем ведомость. После этого деньги перечисляются сотруднику, а регистры НДФЛ принимают корректные значения.

Шаг 3. Корректировка зависших сумм в регистрах

Если в программе возникли технические расхождения по исчисленному или удержанному налогу из-за ручных правок или прошлых перерасчетов, проанализируем способ их исправления без прямого изменения регистров через Перенос данных.

Для корректного исправления учета используется специализированный документ Операция учета НДФЛ (раздел Налоги и взносы):

1. Создадим документ Операция учета НДФЛ на дату корректировки.
2. Для правильного отражения исчисленного налога заполним вкладку Доходы и Исчислено по 13% (30%) со знаками «плюс» или «минус».
3. Для корректировки удержанного налога заполним вкладку Удержано по 13% (30%). Это позволит выровнять налог без нарушения целостности структуры данных программы.

Изменения в учете перечисленного НДФЛ в актуальных версиях 1С:ЗУП 3.1

Обратим внимание на важную особенность современных версий 1С:ЗУП 3.1. В связи с введением Единого налогового платежа (ЕНП) и изменениями в ст. 230 НК РФ учет *перечисленного* НДФЛ в разрезе конкретных сотрудников полностью отменен. Документы типа «Перечисление НДФЛ в бюджет» больше не используются, а отчетность (включая справки о доходах и форму 6-НДФЛ) больше не содержит сведений о перечисленном налоге по каждому физлицу.

Все перечисления фиксируются единой суммой в бухгалтерской программе (1С:Бухгалтерия предприятием). Соответственно, проблема «перечислено в бюджет больше, чем удержано» по отдельному сотруднику в актуальной конфигурации 1С:ЗУП 3.1 технически отсутствуют — контролируется только соотношение исчисленного и удержанного налога.

Отражение возврата НДФЛ в отчетности 6-НДФЛ

Проанализируем, как проведенные операции отразятся в регламентированном отчете 6-НДФЛ:

1. Пока излишне удержанный налог не возвращен сотруднику, его сумма находится в **строке 180** Раздела 2 (Излишне удержанный налог).
2. После проведения документов Возврат НДФЛ и ведомости на выплату сумма переходит из строки 180 в **строки 190–196** Раздела 2 (Сумма налога, возвращенная налоговым агентом).
3. При этом строка 160 (Удержанный налог) не уменьшается на сумму возврата, а текущие уведомления об исчисленных суммах налогов уменьшаются на сумму сделанного возврата на уровне всей организации.