← На главную

Приветствуем вас, уважаемые коллеги! Сегодня мы детально и подробно разберем один из самых частых и вызывающих споры вопросов в кадровом учете и расчете заработной платы — правильное оформление отсутствия сотрудника в связи с вызовом в суд по повестке в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1).

На форумах часто можно встретить экспресс-решение: «Просто откройте документ Табель, замените явку на букву "Г" и проводите документ». На первый взгляд это кажется простым и логичным выходом. Однако, как показывает практика профессиональных расчетчиков и методологов 1С, этот путь ведет к серьезным ошибкам в учете. В рамках этой статьи мы разберем, почему ручная правка табеля — это мина замедленного действия, выясним юридические нюансы оплаты таких дней и пошагово настроим систему для автоматического и безошибочного учета.

Почему ручная правка документа «Табель» в «1С:ЗУП 3.1» — это ошибка?

Давайте проанализируем ситуацию и разберем по шагам, к каким скрытым проблемам приводит ручное исправление буквенного кода непосредственно в документе Табель:

1. Начисление лишней заработной платы. Сам по себе документ Табель в программе 1С:ЗУП 3.1 предназначен в основном для фиксации фактически отработанного времени и вывода на печать формы Т-13. Он не является первичным документом, изменяющим плановые начисления сотрудника. Если вы просто замените «Я» на «Г» в табеле, но предварительно не зарегистрируете специализированный документ-отклонение, программа при расчете документа Начисление зарплаты и взносов все равно начислит сотруднику полный оклад за этот день. Бухгалтеру придется вручную корректировать суммы начислений, что повышает риск человеческой ошибки.
2. Искажение расчета среднего заработка. Вся история работы и отсутствия сотрудников фиксируется в специальных регистрах накопления и сведений (например, в регистре Данные о времени для расчета среднего заработка). Ручные корректировки в документе Табель эти регистры не заполняют. В результате при последующем расчете отпускных, командировочных или больничных система не увидит, что сотрудник фактически отсутствовал по государственным обязанностям. Средний заработок сотрудника будет рассчитан неверно.
3. Проблемы с регламентированной отчетностью для СФР. Период выполнения государственных обязанностей должен отражаться в подразделе 1.2 отчета ЕФС-1 (бывший СЗВ-СТАЖ) со специальным кодом стажа ОБЩЕСТ. Если вы ограничитесь ручной правкой табеля, программа заполнит этот период как обычную работу, что приведет к представлению недостоверных сведений в Социальный фонд РФ.

Чтобы избежать этих проблем, мы должны настроить программу так, чтобы она работала автоматически. Но сначала давайте разберем юридическую сторону вопроса.

Юридический аспект: кто и когда должен оплачивать повестку?

Прежде чем отражать отсутствие сотрудника в программе, нам необходимо выяснить его процессуальный статус в суде. От этого напрямую зависит порядок оплаты пропущенного дня:

• Сценарий А. Сотрудник вызван как свидетель, потерпевший, эксперт, переводчик или присяжный заседатель. В соответствии со статьей 170 Трудового кодекса РФ, это классифицируется как исполнение государственных или общественных обязанностей. Работодатель обязан беспрепятственно освободить сотрудника от работы с сохранением за ним рабочего места. Важный момент: работодатель не должен оплачивать этот день из своих средств! Компенсацию за потерянное рабочее время выплачивает государственный орган (суд) за счет средств федерального бюджета. Для получения этой выплаты работодатель обязан выдать сотруднику справку о его среднем заработке за пропущенное время. В табеле этот день кодируется буквой «Г».
• Сценарий Б. Сотрудник вызван как подсудимый, истец или ответчик. В данном случае гражданин представляет в суде свои личные интересы, поэтому участие в судебном процессе не считается исполнением государственных обязанностей. Работодатель не обязан оплачивать это время и даже не имеет права применять код «Г» в табеле. Обычно такие дни оформляются по согласованию сторон как отпуск без сохранения заработной платы (код в табеле «ДО») или как прочие невыходы с разрешения работодателя (код в табеле «НВ»).

Ниже мы подробно рассмотрим, как правильно настроить и отразить в программе «1С:ЗУП 3.1» оба этих сценария.

Сценарий А. Настройка и оформление неоплачиваемой повестки (код «Г»)

Рассмотрим подробнее, как один раз настроить специальный вид начисления для неоплачиваемой повестки и в дальнейшем быстро регистрировать такие невыходы.

Шаг 1. Создание нового начисления (настраивается один раз)

1. Перейдем в раздел Настройка — далее выберем пункт Начисления и нажмем кнопку Создать.
2. В поле «Наименование» укажем понятное рабочее название, например: Выполнение гособязанностей (без оплаты).
3. На вкладке Основное выполним следующие настройки:
   • В поле «Назначение начисления» выберем из списка: Оплата времени сохраняемого среднего заработка.
   • В поле «Начисление выполняется» укажем: По отдельному документу (программа автоматически предложит использовать специализированный документ Отсутствие с сохранением оплаты).
4. Редактирование формулы расчета: Нам нужно, чтобы программа рассчитала средний заработок сотрудника (это необходимо для автоматического формирования справки в суд), но при этом фактическая сумма начисления к выплате от работодателя была равна нулю. Для этого нажмем ссылку «Редактировать формулу» и в самом конце стандартной формулы допишем: * 0 (умножить на ноль). Формула примет вид: Результат = СреднийЗаработокОбщий * ВремяВКалендарныхДнях * 0 После этого нажмем кнопку Проверить формулу, чтобы убедиться в отсутствии синтаксических ошибок, и сохраним изменения.
5. На вкладке Учет времени укажем:
   • В поле «Вид времени» выберем из классификатора: Выполнение государственных обязанностей (это гарантирует, что программа автоматически проставит код «Г» в табеле).
   • В поле «Вид стажа ПФР» укажем: Исполнение государственных или общественных обязанностей (это обеспечит корректную выгрузку стажа в ЕФС-1 с кодом ОБЩЕСТ).
6. На вкладке Налоги, взносы, бухучет проверим, что ввиду нулевого результата начисления налоги и взносы рассчитываться не будут.
7. Нажмем кнопку Записать и закрыть. Начисление успешно создано!

Шаг 2. Регистрация отсутствия сотрудника по повестке

Когда сотрудник приносит судебную повестку, подтверждающую его статус свидетеля или присяжного, мы регистрируем невыход следующим образом:

1. Перейдем в раздел Кадры — найдем журнал Все отсутствия сотрудников и нажмем кнопку Создать — выберем документ Отсутствие с сохранением оплаты.
2. В поле «Сотрудник» выберем нашего работника.
3. На вкладке Главное укажем даты отсутствия сотрудника согласно представленной повестке. В поле «Вид отсутствия» выберем значение Выполнение государственных обязанностей.
4. Перейдем на вкладку Оплата. В поле «Начисление» выберем созданное нами ранее начисление Выполнение гособязанностей (без оплаты).
5. Программа автоматически рассчитает средний заработок сотрудника за указанный период отсутствия (мы увидим расчет на вкладке), но итоговая сумма начисления будет равна 0,00 руб. благодаря нашей формуле со множителем 0.
6. Нажмем кнопку Провести.

Шаг 3. Печать справки о среднем заработке для представления в суд

Поскольку программа рассчитала средний заработок, мы можем легко выдать сотруднику необходимый документ для суда:

1. Прямо из проведенного документа Отсутствие с сохранением оплаты нажмем кнопку Печать.
2. Выберем пункт Расчет среднего заработка. Программа сформирует подробную печатную форму с расчетом среднедневного заработка сотрудника.
3. На основании этих данных мы можем выдать сотруднику справку в свободной форме на бланке организации, заверенную подписью руководителя и печатью, в которой будет указан размер его среднедневного заработка для предъявления в бухгалтерию суда.

Шаг 4. Проверка результатов в табеле учета рабочего времени

Давайте проверим правильность наших настроек. Для этого перейдем в раздел Зарплата — выберем отчеты по зарплате и откроем отчет Табель учета рабочего времени (Т-13) за текущий месяц. Мы увидим, что за дни отсутствия сотрудника программа автоматически вывела буквенный код «Г». При этом при расчете заработной платы в конце месяца оклад сотрудника будет автоматически пропорционально уменьшен на эти дни невыхода.

Сценарий Б. Оформление повестки по личным делам (сотрудник — подсудимый, истец, ответчик)

Если сотрудник предоставил повестку, где он указан в качестве подсудимого, истца или ответчика, то оформлять выполнение гособязанностей (код «Г») нельзя. Рассмотрим, как правильно зарегистрировать такое отсутствие.

В этой ситуации у нас есть два законных варианта оформления:

Вариант 1. Оформление отпуска без сохранения заработной платы (код «ДО»)

Это самый распространенный и безопасный способ, требующий согласия работодателя:

1. Сотрудник пишет заявление на отпуск без сохранения заработной платы в связи с вызовом в суд по личным вопросам.
2. В программе переходим в раздел Кадры — Отпуска без сохранения оплаты и нажимаем кнопку Создать.
3. Указываем сотрудника, период отсутствия и проводим документ. В табеле автоматически отразится код «ДО» (или «ОД», если отпуск предоставляется по закону).

Вариант 2. Регистрация отсутствия по прочим причинам (код «НВ»)

Если отпуск без оплаты оформлять не планируется, но руководство официально разрешило сотруднику отсутствовать на рабочем месте:

1. Перейдем в раздел Кадры — откроем журнал Все отсутствия сотрудников — нажмем Создать и выберем документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).
2. В поле «Причина отсутствия» выберем значение Отсутствие по прочим причинам (в табеле автоматически проставится код «НВ» — неявки с разрешения работодателя).
3. Укажем дату судебного заседания и проведем документ. Этот день также автоматически исключится из расчета планового оклада и не приведет к начислению лишних сумм.

Проверка движений по регистрам для опытных пользователей

Давайте проанализируем, как проведение документа Отсутствие с сохранением оплаты влияет на базу данных программы. Если мы откроем движения документа, то увидим важные записи:

• В регистре накопления Данные о времени для расчета среднего заработка ФСС программа делает запись о днях отсутствия, что гарантирует правильное исключение этого периода при расчете будущих больничных листов.
• В регистре сведений Параметры периодов стажа ПФР создается запись с кодом ОБЩЕСТ, что обеспечит корректное заполнение отчетности для Социального фонда.

Таким образом, мы полностью исключили ручной труд, застраховали себя от ошибок при расчете среднего заработка в будущем и гарантировали безупречную сдачу регламентированной отчетности. Если же из-за прежних ошибок дни невыходов уже исказили регистры, для корректировки показателей отработанного времени прошлых периодов подойдёт обработка для редактирования данных расчета среднего заработка в ЗУП 3.1.

Используйте правильные механизмы программы «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» и пусть ваш учет всегда будет легким и безошибочным!