При оформлении дистанционных сотрудников с неполной занятостью (например, совместителей на 0.5 ставки с гибким графиком) пользователи программы 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 часто сталкиваются с трудностями. В интерфейсе настройки графиков работы присутствует множество переключателей и флажков, влияние которых на последующий расчет заработной платы и регламентированную отчетность не всегда очевидно.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно настроить график работы для такого сотрудника, за что отвечает каждый флаг в настройках программы, как избежать плавающего оклада и как корректно подать сведения в Социальный фонд России (СФР).
Рассмотрим типичную ситуацию: дистанционный совместитель работает 20 часов в неделю по свободному (гибкому) графику. Нам необходимо решить несколько задач:
Давайте пошагово разберем назначение всех ключевых настроек в карточке настройки графика работы в 1С:ЗУП 3.1.
Флаг «Неполное рабочее время» является системным индикатором того, что данный график не соответствует стандартной 40-часовой рабочей неделе. При его установке становятся доступными два важных переключателя: «Неполный рабочий день» и «Неполная рабочая неделя».
Вопреки распространенному мнению, эти переключатели созданы не «для наглядности». Начиная с 2024 года, выбор этой настройки напрямую влияет на заполнение подраздела 1.1 формы ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД):
НЕПД при приеме или переводе сотрудника.НЕПН.Если проигнорировать эту настройку или настроить график некорректно, отчетность ЕФС-1 будет заполнена с ошибками, что может привести к штрафным санкциям со стороны контролирующих органов.
Это одна из самых важных настроек, определяющая математику расчета оклада сотрудника. Проанализируем два сценария работы программы в зависимости от состояния этого флага.
Сценарий 1. Флаг установлен (выбран график полной нормы, например, «Пятидневка 40 ч.»)
В этом случае программа рассчитывает начисление по следующему алгоритму:
Результат = Оклад * ДоляНеполногоВремени * (ВремяВЧасах / НормаВЧасах)
Здесь показатель ДоляНеполногоВремени рассчитывается автоматически как отношение еженедельных часов по графику сотрудника к часам по графику нормы (например, 20 часов / 40 часов = 0.5). Кадровое количество ставок (0.5), указанное в документе приема на работу, в расчете оклада непосредственно не участвует (оно нужно лишь для штатного расписания).
Важная особенность: при такой настройке сумма начисленного оклада в разные месяцы может незначительно колебаться. Это связано с тем, что соотношение рабочих дней и часов в конкретном месяце по графику сотрудника и по графику полной нормы может не совпадать идеально. Из-за этого сотрудник может получать в одном месяце чуть больше половины оклада, а в другом — чуть меньше.
Сценарий 2. Флаг НЕ установлен (норма определяется по собственному графику сотрудника)
В данном сценарии собственный график сотрудника принимается программой за 100% его индивидуальной нормы времени. Расчет оклада производится по формуле:
Результат = Оклад * Ставка * (ОтработанноеВремя / НормаПоСобственномуГрафику)
Если сотрудник полностью отработал все запланированные по его графику часы (пусть даже их всего 20 в неделю), то показатель в скобках будет равен единице. Результат всегда будет равен строго произведению оклада на долю ставки (например, ровно 50% оклада). Для совместителей с фиксированным окладом этот вариант является наиболее предпочтительным, так как исключает возникновение «плавающей» зарплаты.
В настройках графика в таблице видов времени по умолчанию используется «Явка». Зачем же тогда нужен вид времени «Работа в режиме неполного рабочего времени» (код НС или РН)?
Выясним разницу между ними:
Если вы укажете вид времени НС для обычного совместителя, программа некорректно заполнит статистическую отчетность (в частности, форму П-4 или П-4 (НЗ)), показав Росстату, что предприятие находится в кризисном состоянии и вынужденно сокращает рабочее время сотрудникам.
Флаг «Суммированный учет рабочего времени» сообщает программе, что учетным периодом для контроля нормы времени сотрудника является не неделя, а более длительный срок (месяц, квартал или год). Это необходимо для автоматического расчета сверхурочных часов (переработок) по окончании учетного периода с помощью документа «Регистрация переработок».
Если у вашего дистанционщика установлена жесткая еженедельная норма (20 часов), и переработки не предполагаются, устанавливать данный флаг не нужно. Если же специфика работы подразумевает, что в одну неделю сотрудник может отработать 10 часов, а в другую 30, но в целом за месяц или квартал должен выйти на норму — суммированный учет необходим.
Поскольку при полностью свободном графике сотрудник сам распределяет рабочее время, программа 1С:ЗУП 3.1 технически не может угадать реальные дни его работы. Попытки настроить график с циклом в 1 день без выходных методически неверны.
Рекомендуем применить следующий проверенный на практике алгоритм:
Создайте график, который будет служить базовым ориентиром для программы (номинальный график):
При приеме сотрудника на работу или при его переводе на этот график в кадровом документе (например, «Прием на работу»):
0.5.Так как сотрудник работает по свободному графику, в конце каждого месяца он должен предоставлять отчет об отработанном времени. На основании этого отчета в программу вносятся фактические данные:
Данные, введенные в документ Табель, имеют наивысший приоритет в программе 1С:ЗУП 3.1. При расчете заработной платы в документе «Начисление зарплаты и взносов» программа возьмет время непосредственно из табеля. При этом оклад сотрудника будет рассчитан корректно, а праздничные и выходные дни не будут ошибочно оплачены в двойном размере, если сотрудник сам не зафиксировал их как рабочие.