Переход на редакцию 1С:ЗУП 3.1 принес бухгалтерам множество удобных инструментов, но вместе с тем и новые вопросы. Один из наиболее частых вопросов на форумах — как правильно оформить договор аренды транспортного средства (автомобиля) без экипажа. Основная сложность заключается в том, что по законодательству такой договор не должен облагаться страховыми взносами (ни ОПС, ни ОМС, ни ФСС/на травматизм), но при этом с него необходимо удерживать НДФЛ.
В этой статье мы подробно разберем, как решить эту задачу в программе 1С:Зурплата и управление персоналом 3.1. Мы проанализируем ситуацию, выясним причины возникающих ошибок (таких как неверное обложение взносами или некорректная дата удержания НДФЛ) и рассмотрим по шагам два основных сценария: когда арендодателем выступает штатный сотрудник и когда машину арендуют у стороннего физического лица.
Перед тем как перейти к настройкам в программе, вспомним методологию учета. Согласно Гражданскому кодексу РФ, договор аренды транспортного средства без экипажа относится к договорам, связанным с передачей в пользование имущества (ст. 642 ГК РФ). Согласно Налоговому кодексу РФ (ст. 420 НК РФ), выплаты по таким договорам не являются объектом обложения страховыми взносами. В то же время, арендная плата признается доходом физического лица и облагается НДФЛ по ставке 13% (или 15%).
Если мы попытаемся оформить эту операцию в «1С:ЗУП» через стандартный документ Договор (работы, услуги) (ГПХ), программа автоматически начислит страховые взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование, что является грубой ошибкой. Нам потребуются другие, более гибкие механизмы.
Давайте разберем два основных варианта оформления этой операции в зависимости от статуса получателя дохода.
---
Если арендодателем является сотрудник, который уже устроен в вашей компании по трудовому договору, то наиболее удобным, прозрачным и точным способом будет использование механизма Разового начисления. Этот подход решает главные проблемы: суммы корректно отражаются в расчетном листке и общем своде начислений, выплата производится по стандартной ведомости, а НДФЛ исчисляется и удерживается строго на дату выплаты.
Рассмотрим по шагам, как настроить и применить этот способ:
Перейдем в раздел Настройка — Начисления и нажмем кнопку «Создать».
На вкладке Основное укажем наименование, например: «Аренда автомобиля без экипажа (сотрудник)».
В поле Назначение начисления выберем значение Прочие начисления и выплаты.
В поле Начисление выполняется установим флаг По отдельному документу и выберем документ-основание — Разовое начисление.
Перейдем на вкладку Налоги, взносы, бухучет.
В блоке НДФЛ установим переключатель в положение Облагается и выберем специальный код дохода — 2400 («Доходы от предоставления в аренду или иного использования транспортных средств...»). Категория дохода автоматически определится программой как «Прочие доходы».
В блоке Страховые взносы в поле Вид дохода обязательно укажем: Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами. Именно эта настройка предотвратит ошибочное начисление ОПС, ОМС и ФСС.
В поле Учитывать как выберем способ отражения в бухгалтерском учете. Поскольку расчеты по аренде с сотрудниками ведутся на счете 73.03 («Расчеты с персоналом по прочим операциям»), укажем вид расчетов Прочие расчеты с персоналом. Это обеспечит корректные проводки при синхронизации с «1С:Бухгалтерией».
Ежемесячно для начисления арендной платы будем создавать документ Разовое начисление (раздел Зарплата — Разовые начисления).
В документе выберем сотрудника, укажем наше созданное начисление и введем сумму арендной платы согласно договору. Программа сама исчислит НДФЛ.
Выплату арендной платы произведем через стандартные документы: Ведомость в банк или Ведомость в кассу. НДФЛ будет окончательно удержан ровно в день выплаты, указанный в ведомости, что полностью исключает расхождения в учете.
Схема бухгалтерских проводок, которая сформируется в результате синхронизации с бухгалтерской программой, выглядит следующим образом:
// Отражение аренды автомобиля у сотрудника в бухгалтерском учете:
Дт 20 (26, 44) - Кт 73.03 -- Начислена арендная плата сотруднику
Дт 73.03 - Кт 68.01.1 -- Удержан НДФЛ при выплате дохода
Дт 73.03 - Кт 51 (50) -- Выплачена сумма аренды (за вычетом НДФЛ) по ведомости
---
Если арендодатель не состоит в штате вашей компании, использовать «Разовое начисление» нельзя, так как этого человека нет в списке сотрудников. В этом случае мы должны использовать типовой документ Начисление прочих доходов (в некоторых версиях он называется «Регистрация прочих доходов»).
Давайте проанализируем особенности и ограничения этого документа в версии 1С:ЗУП ПРОФ:
Чтобы избежать расхождений в учете НДФЛ, когда начисление аренды происходит в одном месяце, а реальная выплата — в другом, мы рекомендуем использовать следующий проверенный алгоритм совместной работы двух программ:
В течение месяца (или на последнее число месяца) непосредственно в бухгалтерской программе отражаем задолженность перед арендодателем с помощью ручной операции или документа Поступление услуг (аренда). Проводка выглядит как Дт 20 (26, 44) — Кт 76.10 на полную сумму по договору.
В день, когда средства фактически переводятся физическому лицу на карту или выдаются из кассы, в 1С:БП проводится документ Списание с расчетного счета или Расходный кассовый ордер на сумму за вычетом НДФЛ.
Строго в день фактической выплаты денег создаем в 1С:ЗУП документ Начисление прочих доходов (раздел Выплаты — Незарплатные доходы).
В поле «Дата выплаты» обязательно указываем фактическую дату перечисления денег. В поле «Вид дохода» выбираем (или создаем) вид дохода с кодом 2400 и настраиваем его так, чтобы он не облагался страховыми взносами.
Благодаря этому НДФЛ попадет в правильный отчетный период в форме 6-НДФЛ, а при синхронизации данные корректно сопоставятся.
Посмотрим на схему проводок для стороннего лица:
// Отражение аренды у стороннего физического лица:
Дт 26 (20, 44) - Кт 76.10 -- Начислена арендная плата стороннему лицу в БП
Дт 76.10 - Кт 68.01.1 -- Отражено удержание НДФЛ (передается из ЗУП при синхронизации)
Дт 76.10 - Кт 51 -- Фактическая выплата арендодателю за вычетом налога в БП
---
Проанализируем разницу в возможностях версий программы. Пользователи версии 1С:ЗУП КОРП находятся в более выигрышном положении. В КОРП-версии реализован полноценный механизм ведения взаиморасчетов по прочим доходам.
Для активации этого функционала в КОРП необходимо включить настройку Выплата прочих доходов регистрируется ведомостью. В этом случае схема работы выглядит максимально логично:
Начисление прочих доходов фиксируется только начисление и исчисление налога.Ведомость прочих доходов.В версии ПРОФ, к сожалению, такой автоматизации нет, поэтому пользователям ПРОФ необходимо строго придерживаться алгоритма совпадения даты проведения документа с датой реальной выплаты денег.
---
Бухгалтеры часто сталкиваются с проблемой, когда при начислении аренды программа «ЗУП» автоматически применяет к этой сумме стандартные налоговые вычеты сотрудника (например, вычеты на детей). Это происходит, если документ начисления аренды (разовое начисление или прочий доход) рассчитывается в программе раньше, чем проводится основной документ Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц.
Программа видит это начисление как первый доход сотрудника в месяце и сразу уменьшает налоговую базу на сумму вычета. Когда в конце месяца рассчитывается основная зарплата, вычеты могут задвоиться или рассчитаться некорректно, что приведет к ошибкам в расчете НДФЛ.
Рекомендация для успешного расчета: соблюдайте строгую последовательность проведения документов. Проводите любые документы межрасчетных или прочих доходов после того, как за соответствующий месяц рассчитана и проведена основная заработная плата сотрудника. Если же доход приходится регистрировать в середине месяца, обязательно контролируйте вкладку «НДФЛ» и при необходимости корректируйте применившиеся вычеты вручную.
---
Мы подробно разобрали особенности отражения аренды автомобиля без экипажа в 1С:ЗУП 3.1. Подведем краткие итоги: