← На главную

Многие коммерческие организации по условиям коллективного договора выплачивают сотрудникам, находящимся в декрете, дополнительную материальную помощь (например, в размере 4 000 рублей ежемесячно). Бухгалтеры часто сталкиваются с технической проблемой: если вводить эту выплату каждый месяц вручную через документ Материальная помощь, это отнимает много времени. Если же назначить её как плановое начисление, программа 1С:ЗУП 3.1 либо отказывается её рассчитывать, либо «ломает» табель учета рабочего времени (исчезает код «ОЖ») и некорректно заполняет стаж в отчетности ЕФС-1 (ранее СЗВ-СТАЖ).

В этой статье мы подробно разберем, как настроить автоматический расчет ежемесячной материальной помощи штатными средствами программы, не прибегая к ручным корректировкам регистров и табелей.

Важное предостережение о законодательстве и налогах

Перед тем как перейти к настройкам программы, разберем два критически важных момента, в которых расчетчики часто допускают методологические ошибки:

1. Отмена компенсации 50 рублей. В старых инструкциях часто советуют «обнулить» законодательное значение пособия до 3-х лет (50 рублей по Указу Президента № 1110). Обратите внимание: с 1 января 2020 года эта выплата официально отменена Указом Президента РФ № 570. В современных базах 1С:ЗУП 3.1 этот функционал по умолчанию скрыт и не требует ручных корректировок.
2. Лимит налогового вычета по материальной помощи. Некоторые бухгалтеры ошибочно полагают, что вычет по коду 503 (к коду дохода 2760) в размере 4 000 рублей можно применять ежемесячно. Согласно пункту 28 статьи 217 НК РФ, данный вычет предоставляется строго один раз за налоговый период (календарный год). Это значит, что необлагаемой будет только первая выплата в году, а все последующие ежемесячные начисления в течение этого же года будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме. Программа 1С:ЗУП контролирует этот лимит автоматически.

Шаг 1. Создание и настройка нового вида начисления

Для реализации нашей задачи создадим новое начисление, которое система сможет рассчитывать автоматически в период отпуска по уходу за ребенком.

Перейдем в раздел Настройка — Начисления и создадим новый элемент:

1. На вкладке Основное укажем наименование: Ежемесячная материальная помощь до 3-х лет.
2. В поле Назначение начисления выберем значение Прочие начисления и выплаты.
3. В поле Начисление выполняется установим Ежемесячно.
4. Ключевая настройка: ниже на этой же вкладке обязательно установим флажок Начисляется в отпуске по уходу за ребенком. Без этого флажка программа будет игнорировать плановое начисление, пока сотрудник находится в декрете.
5. В блоке Расчет и показатели выберем переключатель Результат рассчитывается по формуле.

Для того чтобы программа автоматически и без ручного вмешательства пересчитывала сумму в первый и последний (неполные) месяцы нахождения сотрудника в отпуске, настроим формулу расчета. Нажмем ссылку Редактировать формулу и введем следующее выражение:

ТарифнаяСтавкаМатериальнойПомощи * ВремяВКалендарныхДнях / КалендарныеДни

Здесь показатель ТарифнаяСтавкаМатериальнойПомощи — это созданный нами показатель (числовой, постоянный, для сотрудника), в который мы будем вносить сумму ежемесячной выплаты (например, 4 000 рублей). Показатели ВремяВКалендарныхДнях и КалендарныеДни являются предопределенными и определяются системой автоматически исходя из периода действия отпуска в конкретном месяце.

На вкладке Учет времени:

• Поскольку время сотрудника уже регулируется отпуском по уходу, поле Вид времени оставляем пустым.

На вкладке Налоги, взносы, бухучет:

• НДФЛ: установим переключатель в положение Облагается, код дохода — 2760 (Материальная помощь).
• Страховые взносы: вид дохода — Материальная помощь, облагаемая страховыми взносами частично.
• Бухучет: укажем способ отражения, соответствующий учетной политике организации (например, по счету 91.02 как расходы, не принимаемые к налоговому учету по налогу на прибыль, при этом страховые взносы с нее могут приниматься к НУ).

Сохраним начисление, нажав кнопку Записать и закрыть.

Шаг 2. Назначение выплаты в документе «Отпуск по уходу за ребенком»

Теперь рассмотрим, как правильно назначить данную материальную помощь сотруднику, чтобы не нарушить кадровый учет.

При оформлении или редактировании документа Отпуск по уходу за ребенком выполним следующие действия:

1. Заполним основные вкладки документа (период отпуска, данные о детях и пособиях). Обратите внимание: флажок Не начислять зарплату и не выплачивать аванс во время отпуска снимать не нужно. Он должен оставаться включенным, чтобы программа приостановила начисление оклада и других стандартных надбавок.
2. Перейдем на вкладку Начисления.
3. Установим флажок Изменить начисления.
4. В табличную часть добавим наше созданное начисление Ежемесячная материальная помощь до 3-х лет и укажем ее размер (например, 4 000 рублей) в колонке показателей.

Проведем документ. Благодаря установленной ранее опции «Начисляется в отпуске по уходу», это начисление станет активным плановым начислением сотрудника на весь период отпуска.

Шаг 3. Ежемесячный расчет и контроль результатов

При ежемесячном заполнении документа Начисление зарплаты и взносов программа автоматически добавит сотрудника в табличную часть на вкладку Начисления.

Проанализируем пример расчета за неполный месяц:

• Сотрудница уходит в отпуск по уходу за ребенком с 16 октября.
• Календарных дней в октябре — 31. Фактически в отпуске по уходу сотрудница находится 16 дней.
• Программа автоматически рассчитает сумму за октябрь по формуле:
  4000 руб. * 16 дней / 31 день = 2064,52 руб.

При этом вычет по НДФЛ в размере 4 000 рублей применится к первой выплате. Как только общая сумма выплат с начала года превысит лимит в 4 000 рублей, программа начнет исчислять НДФЛ и страховые взносы с суммы превышения в стандартном порядке.

Шаг 4. Проверка табеля и отчетности ЕФС-1

Давайте проверим, как данная настройка отразилась на учете рабочего времени. Откроем документ Табель учета рабочего времени за расчетный месяц.

Поскольку мы использовали штатную схему и не снимали флаг приостановки начислений в документе отпуска, программа безошибочно заполнит все дни периода отпуска кодом «ОЖ» (или «ОЗ» в зависимости от возраста ребенка). Никаких «Явок» или пустых строк из-за начисления матпомощи не появится.

В отчетности по стажу ЕФС-1 (подраздел 1.2) данный период также отразится корректно с кодом ДЛДЕТИ (или другими соответствующими кодами отпуска по уходу за ребенком), что полностью исключит необходимость ручной правки стажа перед отправкой отчета в Социальный фонд РФ.