Разберем ситуацию, которая на практике возникает очень часто: по итогам года или уже по итогам нескольких месяцев доход руководителя превышает установленный лимит, и бухгалтеру нужно понять, какие выплаты входят в налоговую базу по НДФЛ. Особенно много вопросов вызывают разовые премии к праздникам, юбилейным датам и памятным событиям, потому что такие выплаты нередко оформляют отдельно от обычной системы оплаты труда и иногда отражают в бухгалтерском учете через прочие расходы, например через счет 91.02.
Сразу сформулируем основной вывод. Разовые премии к 23 февраля, профессиональному празднику и другим аналогичным событиям входят в налоговую базу по НДФЛ, если для них нет специального освобождения в статье 217 НК РФ. Премии к праздникам в перечне необлагаемых доходов не названы, поэтому их нужно учитывать при расчете НДФЛ на общих основаниях. Следовательно, если доход генерального директора превысил 5 млн рублей, такие премии также участвуют в расчете суммы превышения и влияют на применение повышенной ставки к части налоговой базы сверх установленного лимита.
Теперь рассмотрим подробнее, почему это так, как отличить премию от подарка или материальной помощи, влияет ли проводка через 91.02 на НДФЛ, и как правильно отразить такую выплату в 1С.
Проанализируем ситуацию по существу. Когда бухгалтер видит разовую премию к празднику, сразу возникает несколько сомнений:
является ли такая выплата частью оплаты труда или это отдельная стимулирующая выплата;
облагается ли она НДФЛ вообще;
нужно ли включать ее в общую налоговую базу при контроле лимита 5 млн рублей;
влияет ли на налоговый режим тот факт, что ранее премию проводили через 91.02;
нужно ли что-то исправлять, если предыдущий главный бухгалтер уже удерживал и перечислял НДФЛ с таких сумм.
Основная трудность здесь в том, что на практике слово «премия» используется очень широко. Иногда под ним понимают производственную премию за результаты труда, иногда — выплату к празднику, иногда — разовое материальное поощрение за счет прибыли. Для целей НДФЛ важно не бытовое название выплаты, а ее правовая природа и наличие либо отсутствие освобождения в Налоговом кодексе.
Рассмотрим базовое правило. Для НДФЛ действует общий принцип: при определении налоговой базы учитываются все доходы физического лица, полученные в денежной или натуральной форме, а также доходы в виде материальной выгоды, если иное прямо не предусмотрено Налоговым кодексом.
Это означает, что сначала нужно не искать основание «почему облагать», а наоборот — проверить, нет ли в законе специального освобождения от налогообложения. Если такого освобождения нет, выплата включается в налоговую базу.
Для разовых премий к 23 февраля, к профессиональному празднику, к юбилею компании или к иной памятной дате специального освобождения от НДФЛ не установлено. Следовательно, такие суммы облагаются НДФЛ в общем порядке.
Разберем по шагам, откуда берется этот вывод. В статье 217 НК РФ приведен перечень доходов, которые не облагаются НДФЛ полностью или в определенных пределах. На практике бухгалтеры чаще всего проверяют именно эту статью, когда пытаются понять, можно ли не включать какую-либо выплату в налоговую базу.
Если посмотреть на логику этой статьи, можно увидеть, что освобождение предусмотрено, например, для отдельных видов государственных пособий, некоторых компенсационных выплат, части материальной помощи в специально оговоренных случаях, а также отдельных подарков и призов в пределах установленных лимитов. Однако разовые премии к праздникам как самостоятельный вид необлагаемого дохода там не названы.
Это очень важный момент. Иногда пытаются рассуждать так: премия разовая, значит, она не относится к регулярной оплате труда; если она не относится к регулярной зарплате, возможно, ее можно не включать в налоговую базу. Такой подход неверен. Для НДФЛ не имеет значения, является выплата ежемесячной или разовой. Имеет значение только одно: есть ли для нее освобождение в законе. Для премии к празднику такого освобождения нет.
Теперь разберем второй ключевой вопрос — влияние разовой премии на порог 5 млн рублей. Этот вопрос особенно важен в ситуации с генеральным директором, потому что у руководителей часто бывает высокий оклад, годовые бонусы и дополнительные поощрения, из-за чего лимит превышается еще до конца года.
Здесь действует следующий принцип: если выплата входит в облагаемую налоговую базу по НДФЛ, то она участвует и в расчете соответствующей налоговой базы для применения ставки. Поскольку премия к празднику облагается НДФЛ, она включается в ту налоговую базу, которая учитывается при определении, превышен ли лимит.
Следовательно, если по итогам сентября доход генерального директора уже превысил 5 млн рублей, то разовые премии, выплаченные ранее к 23 февраля и к профессиональному празднику, тоже нужно учитывать при подсчете этого порога, при условии что это именно облагаемые выплаты, а не освобожденные доходы.
Иными словами, такие премии не исключаются из расчета только потому, что они разовые или потому, что они выплачены не за производственный результат.
Рассмотрим подробнее сам механизм, потому что здесь часто путают две вещи: включение дохода в налоговую базу и применение ставки к сумме превышения.
Если облагаемая налоговая база по соответствующим доходам превысила установленный предел, повышенная ставка применяется не ко всей сумме дохода, а только к части превышения. Это означает, что бухгалтеру нужно:
собрать все доходы, которые входят в соответствующую налоговую базу;
исключить только те выплаты, которые не облагаются НДФЛ либо не относятся к данной налоговой базе;
определить момент, когда общая сумма превысила лимит;
применить повышенную ставку только к сумме сверх лимита.
Поэтому в рассматриваемой ситуации правильный вопрос звучит не так: «Можно ли не брать праздничные премии, потому что они разовые?» Правильный вопрос должен звучать так: «Есть ли у этих премий освобождение от НДФЛ или основание не включать их в соответствующую налоговую базу?» Ответ — нет, такого основания нет. Значит, премии включаются в расчет.
Это один из самых важных практических моментов. Разберем его отдельно, потому что именно он часто сбивает с толку.
Проводка через 91.02 означает, что выплата отражена в бухгалтерском учете как прочий расход, а не, например, как расход по обычным видам деятельности. Но для целей НДФЛ это само по себе не решает вопрос о налогообложении. НДФЛ определяется не по счету бухгалтерского учета, а по характеру дохода физического лица и нормам налогового законодательства.
Иначе говоря, одна и та же выплата может:
по бухгалтерскому учету проходить через прочие расходы;
для налога на прибыль учитываться или не учитываться по своим правилам;
для НДФЛ оставаться облагаемым доходом физического лица.
Поэтому тот факт, что премии к 23 февраля и к профессиональному празднику проводились через 91.02, не исключает их из налоговой базы по НДФЛ. Наоборот, если предыдущий бухгалтер удерживал и перечислял НДФЛ, то в этой части его действия, скорее всего, были правильными.
Посмотрим на практическое следствие. Если предыдущий главный бухгалтер уже удерживал и перечислял НДФЛ с разовых премий к праздникам, то сам по себе этот факт не свидетельствует об ошибке. Напротив, в большинстве случаев это соответствует требованиям законодательства.
Исправлять такие удержания только потому, что премия была разовой, не нужно. Оснований для сторнирования НДФЛ здесь нет. Проверять нужно другое:
верно ли определена дата получения дохода;
правильно ли выбран код дохода для отчетности;
корректно ли распределены суммы по налоговым периодам;
правильно ли применена ставка к сумме, превысившей лимит.
Если эти элементы отражены корректно, то удержанный НДФЛ пересматривать не требуется.
Выясним причину, по которой у бухгалтеров нередко возникает желание применить льготу. Дело в том, что в Налоговом кодексе действительно есть правило о необложении стоимости подарков от организаций в пределах установленного лимита за год. Из-за этого иногда пытаются рассматривать любую праздничную выплату как «подарок».
Но здесь нужно быть очень аккуратными. Денежная премия к празднику и подарок — это не одно и то же. Если организация оформляет именно премию, начисляет ее как доход работника, удерживает с нее НДФЛ и отражает в зарплатной отчетности, то это не подарок в смысле льготы по статье 217 НК РФ.
Чтобы говорить о подарке, нужно надлежащее оформление именно как подарка. И даже тогда речь идет не о «премии, освобожденной от налога», а о другом виде дохода с отдельными правилами налогообложения. Подмена одного вида выплаты другим только для уменьшения НДФЛ может вызвать претензии при проверке.
Поэтому если в документах выплата названа премией к 23 февраля или премией к профессиональному празднику, безопасный и корректный вывод такой: это облагаемый доход, входящий в налоговую базу по НДФЛ.
Разберем еще один близкий случай. Иногда праздничные выплаты называют материальной помощью. Но и здесь нельзя ориентироваться только на наименование документа. Если по смыслу выплата представляет собой поощрение к праздничной дате и не подпадает под специальные основания материальной помощи, предусмотренные Налоговым кодексом, то автоматически льгота не возникает.
Материальная помощь для целей НДФЛ имеет свои правила и лимиты, а некоторые случаи освобождения прямо перечислены в законе. Премия к празднику — это другой вид дохода. Если организация хочет оформить именно материальную помощь, нужно, чтобы содержание выплаты, основания и документы действительно соответствовали этому виду дохода. Иначе при проверке такую выплату могут переквалифицировать.
Поэтому в типовой ситуации с разовой премией к 23 февраля или к профессиональному празднику рассматривать ее как необлагаемую материальную помощь нельзя.
Рассмотрим подробнее вопрос отражения в отчетности, потому что он важен и для 1С, и для 6-НДФЛ. Для разовых премий, не связанных с выполнением трудовых обязанностей, например к праздникам, юбилейным датам или памятным событиям, обычно используют код дохода 2003. Этот код применяется для сумм вознаграждений, выплачиваемых за счет прибыли организации, средств специального назначения или целевых поступлений.
Это особенно важно для настройки вида начисления в 1С. Если в программе использовать неподходящий код дохода, можно получить некорректное заполнение регистров НДФЛ, отчетности и аналитики по доходам.
При этом нужно понимать, что код дохода нужен для правильного отражения в отчетности, но сам по себе он не создает и не отменяет обязанность по удержанию налога. То есть сначала определяем, облагается ли выплата, а затем уже выбираем подходящий код дохода для отражения в учете.
Разберем ситуацию на понятном примере. Допустим, генеральный директор получает:
ежемесячный оклад;
ежеквартальные премии за производственные результаты;
разовую премию к 23 февраля;
разовую премию к профессиональному празднику.
По итогам сентября общая сумма облагаемых доходов превысила 5 млн рублей. Возникает вопрос: брать ли в расчет только оклад и производственные премии или включать также праздничные выплаты?
Правильный подход такой:
оклад включаем в налоговую базу;
производственные премии включаем в налоговую базу;
разовую премию к 23 февраля включаем в налоговую базу;
разовую премию к профессиональному празднику также включаем в налоговую базу.
Потому что все эти выплаты являются облагаемыми доходами, если иное прямо не предусмотрено законом. Следовательно, разовые праздничные премии участвуют в определении суммы превышения над лимитом.
Рассмотрим подробнее логику НДФЛ. Для целей налогообложения физического лица не требуется, чтобы выплата обязательно была премией за производственный результат. Налог возникает не только по вознаграждению за труд, но и по иным доходам, если они не освобождены от налога.
Поэтому аргумент «эта премия не за трудовые достижения, значит, ее можно не включать» не работает. Наоборот, как раз для праздничных премий и иных разовых поощрений обычно применяется отдельный код дохода, что подтверждает: такие выплаты признаются доходом физического лица и облагаются НДФЛ, просто отражаются иначе, чем премии за производственные показатели.
Посмотрим на суть ответа из обсуждения и развернем его в полноценное решение. Формулировка о том, что перечень необлагаемых выплат приведен в статье 217 НК РФ, — это правильная отправная точка. Но для рабочей статьи ее нужно раскрыть глубже.
Корректный профессиональный вывод будет таким:
разовые премии к праздникам в статье 217 НК РФ не названы среди освобождаемых доходов;
поэтому такие премии облагаются НДФЛ на общих основаниях;
они входят в налоговую базу по НДФЛ и учитываются при определении суммы доходов, превысивших лимит;
отражение выплаты через 91.02 не меняет ее налоговую природу для целей НДФЛ;
если НДФЛ уже удержан и перечислен, это, как правило, сделано правильно.
Разберем по шагам, что делать в подобной ситуации на практике.
Определите вид выплаты. Посмотрите, как она оформлена: как премия, как подарок или как материальная помощь. Не ориентируйтесь только на неформальное название, изучите приказ, положение о премировании и способ отражения в зарплатном учете.
Проверьте наличие льготы. Если выплата оформлена именно как премия к празднику, не ищите для нее автоматическое освобождение — его нет.
Включите сумму в налоговую базу по НДФЛ. Если выплата облагается, она должна участвовать в расчете налога.
Учитывайте сумму при контроле порога. Если общая облагаемая база уже превысила лимит, часть суммы может попасть под повышенную ставку.
Проверьте настройки в 1С. Убедитесь, что вид начисления настроен как облагаемый НДФЛ и что для него указан корректный код дохода.
Не ориентируйтесь на счет учета расходов. Проводка по бухгалтерскому учету не отменяет обязанности удержать НДФЛ.
Теперь рассмотрим практическую сторону в 1С, потому что для пользователей программ 1С это один из самых важных вопросов. В зависимости от конфигурации, например 1С:Зарплата и управление персоналом или 1С:Бухгалтерия, механизм может немного отличаться, но общая логика одинаковая.
Для премии к празднику обычно создают отдельный вид начисления или используют документ Премия, если он предусмотрен конфигурацией. Далее важно правильно настроить параметры налогообложения.
Как правило, стоит проверить следующие элементы:
вид начисления;
признак, что доход облагается НДФЛ;
код дохода НДФЛ;
категорию дохода;
порядок включения в бухгалтерский учет;
отражение в регистрах НДФЛ и в расчете 6-НДФЛ.
Для праздничной премии обычно используют код дохода 2003. В программе также важно, чтобы начисление было настроено как облагаемое НДФЛ. Если вид начисления ошибочно настроен как необлагаемый, программа не включит сумму в регистры налогового учета и вы получите искажение по отчетности и по расчету лимита.
Посмотрим, на какие объекты и разделы 1С полезно обратить внимание, если вы проверяете настройки или исправляете старую схему учета:
Премия — если используется отдельный документ для начисления разовой премии;
Начисление зарплаты и взносов — если премия попадает в общий документ расчета;
Все начисления — для проверки настроек вида начисления;
НДФЛ в настройках начисления — для проверки признака налогообложения;
Код дохода — для выбора корректного кода, обычно 2003 для праздничных и иных непроизводственных премий;
Категория дохода — для корректного отражения даты получения дохода и заполнения отчетности;
6-НДФЛ — для итоговой проверки, что премия попала в отчетность правильно.
Если в вашей организации премии к праздникам раньше проводили вручную, полезно сверить, не создано ли несколько похожих видов начисления с разными налоговыми настройками. Это частая причина расхождений, когда одна праздничная премия облагается правильно, а другая — нет.
Проанализируем еще одно распространенное заблуждение. Иногда бухгалтеры смешивают правила НДФЛ с правилами учета расходов по налогу на прибыль. Например, если премия выплачена за счет чистой прибыли или отражена как прочий расход, из этого делают вывод, что для НДФЛ ее тоже можно исключить из базы. Это неверно.
Нужно четко разделять три блока:
бухгалтерский учет — отвечает на вопрос, на каком счете отражать расход;
налог на прибыль — отвечает на вопрос, можно ли учесть выплату в расходах организации;
НДФЛ — отвечает на вопрос, является ли выплата доходом физического лица и надо ли удерживать налог.
Эти правила взаимосвязаны, но не совпадают. Поэтому даже если для целей налога на прибыль есть особый порядок учета премии или она не уменьшает налоговую базу по прибыли, для НДФЛ это все равно может быть обычный облагаемый доход работника.
Рассмотрим удобный алгоритм проверки, который можно применять не только к премии к празднику, но и к любым спорным выплатам работникам.
Посмотрим, как выплата оформлена документально.
Проанализируем, есть ли для нее прямое освобождение в статье 217 НК РФ.
Если освобождения нет, включим выплату в налоговую базу по НДФЛ.
Проверим, к какой налоговой базе относится доход для применения ставки.
Сверим код дохода и настройки в 1С.
Проверим, не искажена ли отчетность по 6-НДФЛ.
Этот алгоритм помогает не подменять юридический анализ догадками вроде «разовая — значит, не облагается» или «через 91.02 — значит, в базу не входит».
Разберем типичные ошибки, которые встречаются в подобных ситуациях.
Не включают праздничную премию в налоговую базу, потому что она разовая. Это неверно, если нет прямого освобождения по закону.
Считают, что проводка через 91.02 автоматически исключает доход из НДФЛ. Это тоже неверно.
Путают премию с подарком. Для подарков действует отдельный режим, но денежная премия, оформленная как премия, не превращается в подарок автоматически.
Используют неправильный код дохода в 1С. Это ведет к ошибкам в отчетности и в аналитике по НДФЛ.
Неправильно считают порог 5 млн рублей, исключая из него разовые облагаемые выплаты. В результате налог может быть исчислен неверно.
Если избежать этих пяти ошибок, вопрос с разовыми премиями обычно решается без споров.
Разберем ситуацию в обучающем формате. Допустим, у генерального директора за январь–сентябрь были следующие облагаемые выплаты:
оклад;
ежемесячные премии за результаты работы;
разовая премия к 23 февраля;
разовая премия к профессиональному празднику.
Чтобы определить, превысил ли доход 5 млн рублей, мы не должны исключать праздничные премии только из-за того, что они не входят в обычную систему оплаты труда. Разберем по шагам:
соберем все облагаемые доходы работника за период;
исключим только необлагаемые выплаты и вычеты, если они есть;
проверим момент превышения лимита;
сумму превышения обложим по повышенной ставке.
Именно так работает правильный расчет. Разовая премия в этой логике — не исключение, а обычный облагаемый доход.
Рассмотрим еще один практический сценарий. Иногда организация не использует типовой документ Премия, а вводит разовую выплату вручную через произвольное начисление или через упрощенную схему отражения. В такой ситуации особенно важно проверить, попала ли сумма в регистры НДФЛ правильно.
Разберем по шагам:
откроем вид начисления и проверим признак налогообложения;
сверим код дохода НДФЛ;
проверим дату фактического получения дохода;
убедимся, что сумма вошла в удержание налога;
посмотрим, как она отражена в 6-НДФЛ и в справочных регистрах.
Если сумма начислена, но в налоговый учет не попала, исправлять нужно именно настройку начисления или документ, а не пытаться обосновать, что премия якобы не облагается.
Выясним, какая позиция является наименее рискованной и наиболее обоснованной. Безопасный подход для работодателя и налогового агента состоит в следующем:
рассматривать праздничные премии как облагаемый доход;
удерживать с них НДФЛ;
включать их в расчет облагаемой налоговой базы;
учитывать их при определении суммы дохода сверх лимита;
корректно отражать их в 1С и в отчетности.
Именно такая позиция соответствует общему правилу НДФЛ и минимизирует риск претензий со стороны налогового органа.
Подведем итог и сформулируем ответ максимально четко.
Разовые премии к 23 февраля и к профессиональному празднику входят в налоговую базу по НДФЛ. Они не названы среди необлагаемых доходов в статье 217 НК РФ, поэтому облагаются налогом на общих основаниях. Следовательно, если доход генерального директора по итогам сентября превысил 5 млн рублей, такие премии также нужно учитывать при расчете суммы превышения.
Проводка через 91.02 не меняет порядок обложения НДФЛ. Для целей НДФЛ важен не бухгалтерский счет, а то, что работник получил облагаемый доход. Поэтому действия предыдущего главного бухгалтера, который удерживал и перечислял НДФЛ с этих премий, в рассматриваемой части являются правильными.
Если вы ведете учет в 1С, проверьте вид начисления, настройку раздела НДФЛ, код дохода 2003 для праздничной премии, категорию дохода и отражение суммы в 6-НДФЛ. Такой подход позволит корректно посчитать налог, правильно определить момент превышения лимита и избежать ошибок в отчетности.
Информация носит справочный характер.