← На главную

При оформлении недостач товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и их списании на виновных лиц в конфигурации «1С:Управление производственным предприятием» (УПП) пользователи часто сталкиваются с проблемой искажения себестоимости и перекоса партийных/затратных регистров. В этой статье мы подробно проанализируем технические причины этой проблемы и разберем корректную методику отражения таких операций.

Выясним причину проблемы: почему нельзя использовать ручную операцию для первичного выбытия ТМЦ

Основой ошибки является попытка списать материалы или готовую продукцию со склада напрямую документом Операция (бухгалтерский и налоговый учет) в середине месяца. Ручная операция делает записи исключительно в регистры бухгалтерии (проводки) и не формирует движения по специализированным накопительным регистрам конфигурации 1С:УПП:

1. При партионном учете: регистры Партии товаров на складах и Товары на складах.
2. При использовании РАУЗ (Расширенной аналитики учета затрат): регистры Учет затрат и Учет затрат (регламентированный учет).

Из-за отсутствия движения по регистрам списанное количество ТМЦ продолжает виртуально числиться на складе. В конце месяца при выполнении регламентного документа Расчет себестоимости возникает расхождение между данными бухгалтерского и оперативного учета, что приводит к суммовым зависаниям при нулевом остатке количества и некорректному расчету средней себестоимости.

Разберем типовые ограничения документа «Списание товаров»

Стандартный документ Списание товаров в 1С:УПП правильно списывает ценности из складских и затратных регистров, однако его функционал не содержит реквизитов для выбора конкретного физического лица (виновного) и прямого выбора счета 73.02 («Расчеты по возмещению материального ущерба»). В документе доступны только операции списания со склада на счета учета потерь.

Поэтому в 1С:УПП используется проверенная двухэтапная схема решения.

Пошаговый алгоритм правильного оформления недостачи в 1С:УПП

Рассмотрим по шагам, как организовать процесс списания недостачи и удержания сумм с сотрудника без нарушения работы партийного и затратного учета.

Шаг 1. Настройка использования плановой себестоимости

Для того чтобы списывать ТМЦ в течение месяца до выполнения итогового расчета себестоимости, проанализируем учетные настройки программы:

1. Проверим настройки параметров учета и убедимся, что для выбытия партий выбран способ оценки стоимости «По плановой себестоимости».
2. В настройках укажем вид цен, используемый для плановой себестоимости (например, «Плановая цена»).
3. Документом Установка цен номенклатуры внесем плановые расценки для списываемых позиций ТМЦ (материалов на счете 10 или продукции на счете 43).

Шаг 2. Выбытие ТМЦ со склада на счет 94

В течение месяца при обнаружении недостачи (например, бензина или продукции) формируем документ Списание товаров (или создаем его на основании документа Инвентаризация товаров на складе):

1. В шапке документа указываем склад и подразделение.
2. В табличной части выбираем номенклатуру, указываем количество и плановую стоимость.
3. В качестве счета учета указываем 10 (или 43).
4. В качестве счета списания выбираем счет 94 («Недостачи и потери от порчи ценностей»).

Этот документ корректно спишет количество и учетную стоимость по всем накопительным регистрам склада и партий/затрат.

Шаг 3. Перенос недостачи на виновное лицо

Для отнесения задолженности на конкретного сотрудника оформим документ Операция (бухгалтерский и налоговый учет):

1. Указываем проводку: Дебет 73.02 — Кредит 94.
2. В качестве субконто дебета выбираем конкретного сотрудника из справочника Физические лица.
3. Указываем сумму ущерба, подлежащую взысканию с виновного лица.

Так как товарно-материальные ценности уже списаны с оперативных регистров на втором шаге, эта ручная операция корректно меняет балансовые счета расчетов, не нарушая складской учет.

Шаг 4. Расчет фактической себестоимости в конце месяца

В конце отчетного периода выполняем регламентный документ Расчет себестоимости. Программа автоматически проанализирует фактические затраты за месяц и сформирует корректирующие движения на разницу между плановой и фактической средней стоимостью проводкой:

Дт 94 — Кт 10 (43) (количественно-суммовая корректировка себестоимости списанных ТМЦ).

Шаг 5. Закрытие разницы на счете 94 и налоговый учет

После проведения расчета себестоимости на счете 94 образуется разница между суммой, первоначально удержанной с сотрудника, и фактической себестоимостью. Проанализируем способы закрытия этой разницы:

1. Если с сотрудника удерживается фиксированная (плановая или рыночная) сумма:
   • Если фактическая себестоимость оказалась выше удержанной суммы: списываем возникший остаток на прочие расходы документом Операция (бухгалтерский и налоговый учет) проводкой Дт 91.02 — Кт 94 (расходы, не принимаемые к НУ).
   • Если фактическая себестоимость оказалась ниже удержанной суммы: относим разницу на прочие доходы проводкой Дт 94 — Кт 91.01.
2. Если сотрудник обязан возместить фактическую себестоимость: Документом Операция (бухгалтерский и налоговый учет) делаем корректирующую запись Дт 73.02 — Кт 94 на сумму возникшей разницы, доначисляя или уменьшая долг сотрудника.

Учет НДС при недостачах: Списание недостач за счет виновных лиц или за счет собственных средств не приравнивается к реализации ТМЦ. В случае если организация принимает решение восстановить ранее принятый к вычету НДС по списанным ценностям, в программе оформляется документ Восстановление НДС (проводка Дт 19 — Кт 68.02) с последующим отнесением восстановленной суммы НДС на счет 91.02 (не учитываемые для налога на прибыль расходы).

Шаг 6. Погашение задолженности виновным лицом

Погашение ущерба работником отражается стандартными документами системы:

1. При удержании из заработной платы: документом Удержание из зарплаты (проводка Дт 70 — Кт 73.02).
2. При внесении денежных средств в кассу или на расчетный счет: документами Приходный кассовый ордер или Поступление на расчетный счет (проводки Дт 50 (51) — Кт 73.02).