Как сформировать отчет по доходам в разрезе территорий и регистраций в ИФНС в 1С:ЗУП 3.1?

При подготовке регламентированной отчетности по форме 6-НДФЛ часто возникает необходимость сверить общие суммы начисленного дохода и удержанного налога раздельно по каждой налоговой инспекции (КПП и ОКТМО). Ситуация усложняется, если в организации сотрудники работают на разных территориях выполнения работ со своими регистрациями в ФНС. Попробуем сформировать зарплатный отчет «Полный свод», разберем его технические ограничения и рассмотрим правильные варианты сверки данных через подсистему учета НДФЛ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1».

Ограничения использования отчета «Полный свод» при учете территорий

На первый взгляд самым очевидным решением кажется настройка типового отчета «Полный свод начислений, удержаний и выплат» с добавлением группировки по регистрациям в ИФНС или справочнику Территории. Однако при детальном анализе выясним причину, почему для подготовки 6-НДФЛ этот подход не подходит:

1. Отчет «Полный свод» формируется по данным зарплатных регистров накопления (в частности, НачисленияУдержанияПоСотрудникам), где аналитика территории выполнения работ не является полноценным измерением.
2. Если в структуру отчета вывести поле Территория или Подразделение.Регистрация, программа сможет подтянуть только постоянную территорию сотрудника, назначенную плановым кадровым документом (ПриемНаРаботу или КадровыйПеревод).
3. Временные перемещения сотрудников между объектами (оформленные документами ПеремещениеМеждуТерриториями или через табель учета рабочего времени) в своде зарплаты не распределят начисления корректно: суммы либо задвоятся, либо ошибочно отнесутся к основной территории.
4. Фактическое пропорциональное распределение сумм фиксируется программой в служебном регистре РаспределениеПоТерриториямИУсловиямТруда только в виде коэффициентов и долей, без детальной аналитики видов начислений и удержаний.

Связь справочника «Территории» с налоговыми инспекциями

Рассмотрим, как устроена привязка налогового органа к рабочему месту. В справочнике Территории для каждого обособленного объекта можно указать индивидуальное значение реквизита «Регистрация в налоговом органе». При расчете зарплаты и межрасчетных выплат программа автоматически фиксирует доходы и исчисляет налог с привязкой именно к той ИФНС, на территории которой фактически выполнялись работы в соответствующий период.

Поскольку целью является подготовка и сверка формы 6-НДФЛ, данные необходимо анализировать не через зарплатные своды, а через подсистему налогового учета.

Решение 1. Штатные отчеты по НДФЛ для сверки с 6-НДФЛ

Для корректного сопоставления начисленных доходов и исчисленного/удержанного налога в разрезе налоговых регистраций перейдем в раздел «Налоги и взносы» — «Отчеты по налогам и взносам». Разберем основные типовые отчеты:

1. «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода» — основной инструмент для сверки с расчетом 6-НДФЛ. По умолчанию отчет уже содержит итоговую группировку по полю РегистрацияВНалоговомОргане. В нем отображаются начисленный доход, налоговая база, вычеты и суммы налога, точно соответствующие движениям по регистрам с учетом всех территорий.
2. «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» — позволяет детализировать суммы до конкретных расчетных ведомостей и межрасчетных документов (отпусков, больничных, премий) внутри каждой налоговой инспекции.
3. «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» — помогает быстро проверить хронологию дат получения дохода и удержания налога по физическому лицу, переходившему между разными территориями.

Решение 2. Настройка Универсального отчета по регистру учета доходов

Если требуется получить сводную таблицу в собственном формате (например, с группировкой по сотрудникам, видам дохода и налоговым регистрациям), воспользуемся встроенным инструментом «Универсальный отчет» (раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Универсальный отчет»).

Разберем по шагам настройку отчета:

1. В шапке отчета выберем тип объекта: «Регистр накопления».
2. Укажем имя регистра: УчетДоходовДляИсчисленияНДФЛ, тип таблицы: «Остатки и обороты» или «Основные данные».
3. Нажмем кнопку «Настройки» и перейдем в расширенный режим.
4. На вкладке «Структура» добавим следующие уровни группировок:
   1. РегистрацияВНалоговомОргане (или РегистрацияВНалоговомОргане.КПП);
   2. КодДоходаНДФЛ или ВидДоходаИсполнительногоПроизводства;
   3. ФизическоеЛицо (или Сотрудник).
5. На вкладке «Поля и сортировки» оставим необходимые числовые показатели: СуммаДохода, СуммаВычета.
6. На вкладке «Отборы» зададим период (налоговый период или конкретный квартал) и при необходимости отбор по организации.

Сформированный отчет предоставит точную картину распределения доходов по каждой регистрации в ФНС с учетом фактических перемещений между территориями.

Проверка и исправление расхождений по регистрациям

Проанализируем ситуацию, когда регистрация в ИФНС была привязана к территории с опозданием (уже после проведения расчетных документов):

1. Доходы сотрудников в таком случае останутся на старой налоговой регистрации. Для автоматического выявления подобных ошибок воспользуемся служебной обработкой «Проверка регистрации в ИФНС» (раздел «Налоги и взносы» — «Сервис»).
2. Если требуется перенести доходы и исчисленный налог между налоговыми инспекциями без отмены проведения и полного перерасчета документов зарплаты, применим документ ОперацияУчетаНДФЛ. В нем на соответствующих вкладках фиксируются сторнирующие записи со старой регистрацией и новые приходные строки с правильной регистрацией в ИФНС.

Альтернатива для бухгалтерского анализа

Если задача заключается не в проверке 6-НДФЛ, а в анализе затрат на оплату труда по территориям в бухгалтерском учете, для каждой территории настраивают собственный «Способ отражения в бухучете» (счет и субконто). В этом случае итоговые суммы зарплаты по объектам контролируются через документ и отчет «Отражение зарплаты в бухучете».