Рассмотрим ситуацию, когда сотрудница фактически переходит «из декрета в декрет»: первый отпуск по беременности и родам начался в 2023 году, затем был больничный, затем отпуск по уходу за ребенком до 3 лет, а новый отпуск по беременности и родам начинается в 2026 году. Разберем по шагам, какие годы брать для расчета пособия, какие годы можно заменить и можно ли использовать вариант 2023 и 2024 годов, если он дает более высокий средний заработок.
Исходные данные такие:
Главный вопрос: можно ли для расчета нового пособия по беременности и родам взять 2023 и 2024 годы, если средний заработок получится выше, чем при вариантах 2021 и 2022 или 2022 и 2023?
Разберем базовое правило. Пособие по беременности и родам рассчитывается исходя из среднего заработка за два календарных года, которые предшествуют году наступления страхового случая. В нашем случае новый отпуск по беременности и родам начинается 24.04.2026. Значит, по общему правилу расчетным периодом являются:
То есть без замены лет пособие по беременности и родам за 2026 год нужно было бы считать по заработку за 2024 и 2025 годы.
Но в рассматриваемой ситуации в 2024 и 2025 годах сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком. Это важное обстоятельство. Именно оно дает право рассмотреть замену лет расчетного периода.
Посмотрим на правило подробнее. Замена лет возможна, если в одном или обоих годах расчетного периода сотрудница находилась:
В нашей ситуации оба стандартных расчетных года — 2024 и 2025 — приходятся на отпуск по уходу за ребенком. Следовательно, право на замену лет есть.
Но важно учитывать несколько условий:
Таким образом, мы не просто выбираем любые два года, где заработок выше. Мы сначала определяем стандартный расчетный период, затем смотрим, какие годы можно заменить, и только после этого сравниваем суммы пособия.
Теперь разберем главный практический вопрос. Для отпуска по беременности и родам, который начинается в 2026 году, стандартный расчетный период — 2024 и 2025 годы. Сотрудница в обоих годах была в отпуске по уходу за ребенком. Значит, теоретически можно рассматривать замену одного или двух лет.
Если заменить только 2025 год на предшествующий год, а 2024 год оставить в расчетном периоде, получится расчетный период:
Такой вариант в рассматриваемой ситуации может быть применен, если одновременно выполняются условия:
Поэтому ответ на вопрос автора можно сформулировать так: да, вариант 2023 и 2024 годов возможен, если заменяется только 2025 год, а 2024 год остается в расчетном периоде, и такой расчет увеличивает пособие.
Здесь важно не путать две разные ситуации. Если мы заменяем оба стандартных года 2024 и 2025, то получаем один вариант. Если заменяем только один год, то получаем другой вариант. Вопрос автора как раз касается варианта, когда один год заменили, а второй оставили.
Проанализируем ситуацию глубже. Может возникнуть вопрос: если в 2024 году сотрудница весь год была в отпуске по уходу, зачем оставлять этот год в расчете?
Причина в том, что при расчете пособия по беременности и родам из количества календарных дней расчетного периода исключаются определенные периоды. К таким исключаемым периодам относятся, в частности:
Если в 2024 году сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком, дни такого отпуска при расчете среднего дневного заработка для пособия по беременности и родам исключаются. Поэтому сам по себе факт отсутствия заработка в 2024 году не всегда делает вариант невыгодным. В расчет может попасть заработок за часть 2023 года, а дни декрета, больничного и ухода будут исключены из знаменателя.
Рассмотрим подробнее 2023 год. В нем у сотрудницы были:
При расчете пособия по беременности и родам заработок за рабочие дни 2023 года может быть включен в расчет, если на эти выплаты начислялись страховые взносы. А дни отпуска по беременности и родам, временной нетрудоспособности и отпуска по уходу за ребенком должны быть исключены из количества дней расчетного периода.
Именно поэтому вариант 2023 и 2024 иногда дает высокий средний дневной заработок: заработок есть за короткий рабочий период, а значительная часть календарных дней исключается.
Разберем по шагам, какие варианты имеет смысл проверить бухгалтеру.
Вариант 1. Без замены лет: 2024 и 2025 годы.
Это стандартный расчетный период для больничного по беременности и родам, начавшегося в 2026 году. Но в рассматриваемой ситуации оба года приходятся на отпуск по уходу за ребенком. Заработка, скорее всего, нет, а дни отпуска по уходу исключаются. Такой расчет может привести к минимальному пособию или к необходимости сравнения с расчетом из МРОТ.
Вариант 2. Замена только 2025 года: 2023 и 2024 годы.
Это тот вариант, о котором спрашивает автор. Он возможен, потому что 2025 год был годом отпуска по уходу за ребенком. При таком варианте 2024 год остается расчетным годом, а 2025 год заменяется на 2023 год. Этот вариант нужно проверить расчетом. Если сумма пособия увеличивается, его можно применить на основании заявления сотрудницы.
Вариант 3. Замена только 2024 года: 2023 и 2025 годы.
Технически можно рассматривать и замену одного другого года, но на практике этот вариант часто менее интересен, потому что 2025 год также полностью или почти полностью приходится на отпуск по уходу за ребенком. Тем не менее при проверке права на максимальное пособие бухгалтер может рассчитать и этот вариант, если программа позволяет сравнить несколько сценариев.
Вариант 4. Замена обоих лет: 2022 и 2023 годы.
Если заменяем оба стандартных расчетных года 2024 и 2025, то логичным вариантом становятся предшествующие годы — 2022 и 2023. Такой вариант тоже нужно проверить. Он может быть выгоден, если в 2022 году был хороший заработок, а в 2023 году часть дней исключается из расчета из-за отпуска по беременности и родам, больничного и отпуска по уходу.
Вариант 5. Использование 2021 и 2022 годов.
С этим вариантом нужно быть осторожнее. Нельзя просто взять 2021 и 2022 годы только потому, что так удобнее или привычнее. Замена лет не является свободным выбором любых двух лет из прошлого. Такой вариант может быть обоснован только при наличии отдельного основания для дальнейшей замены, например если выбранный для замены год также содержит отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком и его замена приводит к увеличению пособия. Поэтому перед применением варианта 2021 и 2022 годов нужно отдельно проверить правовое основание и корректность такой цепочки замены.
В рассматриваемой ситуации вывод следующий:
Поэтому на вопрос «можно ли взять 2023 и 2024 годы для расчета больничного по беременности и родам» отвечаем так: да, можно рассмотреть и применить вариант 2023 и 2024 годов, если это именно замена одного расчетного года, если сотрудница написала заявление и если расчет с такой заменой увеличивает пособие.
Рассмотрим подробнее документальное оформление. Замена лет выполняется не по инициативе бухгалтера, а по заявлению застрахованного лица. Поэтому сотрудница должна подать работодателю заявление о замене года или лет расчетного периода.
В заявлении желательно указать:
Например, формулировка может быть такой:
«Прошу при расчете пособия по беременности и родам по листку нетрудоспособности с 24.04.2026 заменить 2025 календарный год расчетного периода на 2023 календарный год, так как в 2025 году я находилась в отпуске по уходу за ребенком. Прошу применить замену при условии, что она приведет к увеличению размера пособия».
Если бухгалтер проверяет несколько вариантов, можно попросить сотрудницу написать заявление на конкретный вариант после предварительного расчета. Но итоговый расчет должен соответствовать заявлению. Если в заявлении указана замена 2025 года на 2023 год, то расчетный период будет 2023 и 2024 годы. Если указана замена обоих лет, нужно четко указать, какие именно годы заменяются и на какие годы.
Теперь разберем сам расчет. Для пособия по беременности и родам средний дневной заработок рассчитывается по общей логике:
Средний дневной заработок = выплаты за расчетный период / количество календарных дней расчетного периода за минусом исключаемых дней.
В выплаты включаем суммы, на которые начислялись страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. При этом учитываем ограничения по предельной базе за соответствующие годы.
Из количества дней расчетного периода исключаем дни:
В нашей ситуации для варианта 2023 и 2024 годов нужно особенно внимательно обработать 2023 год. В нем есть несколько исключаемых периодов:
Также в 2024 году, если сотрудница весь год была в отпуске по уходу за ребенком, все дни такого отпуска должны быть исключены из знаменателя. Поэтому при варианте 2023 и 2024 годов в знаменателе могут остаться в основном дни до начала первого отпуска по беременности и родам в 2023 году.
Это может привести к тому, что средний дневной заработок получится выше, чем при варианте 2022 и 2023 годов или 2021 и 2022 годов. Но применять нужно не тот вариант, который просто кажется выгодным, а тот, который допустим по правилам замены и подтвержден заявлением сотрудницы.
Выясним причину частой ошибки. Иногда при расчете пособий после декрета бухгалтеры считают, что если сотрудница была в отпуске по беременности и родам или отпуске по уходу, то можно выбрать любые два года до декрета. Это неверный подход.
Правильная логика такая:
То есть замена — это не «свободный выбор лучших лет», а специальное правило для защиты сотрудницы, у которой из-за декрета или ухода в расчетном периоде отсутствовал заработок или уменьшился средний заработок.
Главный принцип: заменяем не любые годы, а конкретные годы расчетного периода, которые пришлись на отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком.
Теперь посмотрим, как такую ситуацию обычно отражают в 1С. Конкретные названия полей могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и релиза, но общая логика для 1С:Зарплата и управление персоналом такая.
Для расчета пособия по беременности и родам используется документ больничного листа или специализированный документ для пособия. В типовой работе бухгалтер открывает документ Больничный лист, указывает вид нетрудоспособности, период освобождения от работы и проверяет расчет среднего заработка.
Разберем по шагам:
Больничный лист по сотруднице.В 1С полезно обратить внимание на такие объекты и разделы:
Больничный лист — основной документ для регистрации листка нетрудоспособности и расчета пособия.Средний заработок — форма или расшифровка, где проверяются выплаты и дни расчетного периода.Расчетный период — годы, по которым рассчитывается средний заработок.Замена лет — настройка или ссылка в документе, где указываются заменяемые годы.Исключаемые периоды — периоды, которые уменьшают количество календарных дней в знаменателе.Отпуск по уходу за ребенком — кадровый документ, который должен быть корректно введен, чтобы программа видела исключаемые дни.Отпуск по беременности и родам — период, который также должен попасть в исключаемые дни.Если программа автоматически предлагает 2024 и 2025 годы, это нормально. Это стандартный расчетный период. После этого вручную или через специальную команду укажите замену лет на основании заявления сотрудницы.
Особое внимание уделите расшифровке среднего заработка. В ней нужно проверить не только сумму выплат, но и количество дней. Ошибка в исключаемых днях может существенно исказить средний дневной заработок.
Перед отправкой сведений по пособию в СФР разберем контрольный список. Он поможет избежать ошибок в расчете и возможных запросов от фонда.
Если в 1С не подтягиваются исключаемые периоды, сначала проверьте кадровые документы. Часто причина не в самом больничном листе, а в том, что отпуск по уходу или предыдущий больничный отражены неполно, с неправильной датой или не проведены.
Посмотрим на практический порядок сравнения. Чтобы выбрать корректный и выгодный вариант, бухгалтеру нужно не просто предположить, а рассчитать несколько сценариев.
Рекомендуем проверить минимум три варианта:
Если есть основания для дополнительных замен, можно отдельно проверить и другие варианты, но только после анализа правомерности такой замены. Например, если в одном из выбранных годов тоже был отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу, может возникнуть вопрос о дальнейшей замене этого года. Но такую замену нужно обосновывать отдельно.
При сравнении вариантов смотрите не только на заработок за годы, но и на количество учитываемых дней. Иногда год с небольшим заработком может дать высокий средний дневной заработок, если большая часть дней исключается из расчета. И наоборот, год с большим заработком может оказаться менее выгодным, если в знаменателе много календарных дней.
Посмотрим на пример без числовых данных, потому что в вопросе не указаны суммы заработка.
Допустим, мы проверяем вариант 2023 и 2024 годов. В 2023 году у сотрудницы был заработок за период с 01.01.2023 по 26.02.2023. С 27.02.2023 начался отпуск по беременности и родам, затем больничный, затем отпуск по уходу. В 2024 году сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком.
Тогда в расчете:
Если после такого расчета средний дневной заработок получается выше, чем при других допустимых вариантах, и сотрудница подала заявление именно на такую замену, вариант 2023 и 2024 можно использовать.
Разберем типичные ошибки, чтобы не повторить их в расчете.
Ошибка 1. Автоматически брать 2021 и 2022 годы.
Так часто делают по привычке, считая, что для «декрета после декрета» всегда берутся два года до первого декрета. Это неверно. Сначала определяем стандартный расчетный период по году нового страхового случая. Для 2026 года это 2024 и 2025 годы. Только потом решаем вопрос о замене.
Ошибка 2. Считать, что 2023 и 2024 годы брать нельзя, потому что 2024 год полностью декретный.
Это тоже неверно. Декретный год можно оставить в расчетном периоде. Если год не заменяется, он остается. При этом дни отпуска по уходу за ребенком должны быть исключены из расчета среднего дневного заработка.
Ошибка 3. Не брать заявление сотрудницы.
Даже если расчет очевидно выгоднее, замена лет без заявления сотрудницы неправомерна. Заявление — обязательное основание для замены.
Ошибка 4. Не проверять увеличение пособия.
Замена применяется только если она увеличивает пособие. Поэтому нужно сравнить расчет без замены и расчет с заменой. Если замена не увеличивает сумму, применять ее нельзя.
Ошибка 5. Неверно учитывать исключаемые дни.
В рассматриваемой ситуации это особенно критично. Если программа не исключит дни отпуска по беременности и родам, больничного или отпуска по уходу, средний дневной заработок будет рассчитан неверно.
Ошибка 6. Путать отпуск по уходу до 1,5 лет и до 3 лет.
Для права на замену лет важно нахождение в отпуске по уходу за ребенком. В рассматриваемой ситуации сотрудница была в отпуске по уходу до 3 лет. Такой период также важен для анализа расчетного периода и исключаемых дней.
Сформулируем практическое решение задачи.
Для нового больничного по беременности и родам с 24.04.2026 стандартный расчетный период — 2024 и 2025 годы. Так как в эти годы сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком, она имеет право подать заявление о замене расчетных лет.
Если сотруднице выгоднее использовать 2023 и 2024 годы, оформите замену только одного года: замените 2025 год на 2023 год, а 2024 год оставьте в расчетном периоде. Проверьте, что такой расчет увеличивает пособие по сравнению с расчетом без замены. Если увеличивает, применяйте этот вариант.
Если рассматриваете замену обоих лет, проверьте вариант 2022 и 2023 годов. Сравните его с вариантом 2023 и 2024 годов. Применяйте тот допустимый вариант, который указан в заявлении сотрудницы и приводит к увеличению пособия.
Итог: вариант 2023 и 2024 годов допустим не как произвольный выбор двух выгодных лет, а как результат замены одного расчетного года — 2025 года — на 2023 год.
Если нужно подготовить внутреннее пояснение для проверки, используйте такую логику:
«Пособие по беременности и родам назначается по страховому случаю, наступившему в 2026 году. Расчетный период по общему правилу — 2024 и 2025 годы. В указанных годах сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком. На основании заявления сотрудницы произведена замена 2025 года расчетного периода на 2023 год, поскольку такая замена приводит к увеличению размера пособия. Расчетный период после замены — 2023 и 2024 годы. При расчете среднего дневного заработка исключены периоды отпуска по беременности и родам, временной нетрудоспособности и отпуска по уходу за ребенком».
Такое пояснение показывает, что бухгалтер не произвольно выбрал годы, а последовательно применил правило замены.
Разберем финальный алгоритм, который можно использовать в работе:
В описанной ситуации для больничного по беременности и родам с 24.04.2026 по 10.09.2026 стандартный расчетный период — 2024 и 2025 годы. Поскольку в эти годы сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком, она имеет право на замену лет.
Взять для расчета 2023 и 2024 годы можно, если оформляется замена только одного года: 2025 год заменяется на 2023 год, а 2024 год остается в расчетном периоде.
Перед применением такого варианта обязательно сравните расчет с заменой и без замены. Если вариант 2023 и 2024 годов дает большее пособие, сотрудница подала заявление, а исключаемые периоды отражены корректно, применяйте этот расчет.
При этом не выбирайте годы произвольно. Если рассматриваете варианты 2021 и 2022 или 2022 и 2023, отдельно проверьте, есть ли правовое основание именно для такой замены. Основная рабочая логика для данной ситуации: стандартный период 2024 и 2025, допустимая замена одного года — 2023 и 2024, допустимая замена двух лет — с дополнительной проверкой по предшествующим годам и увеличению пособия.
Информация носит справочный характер