Разберем ситуацию, которая на практике возникает очень часто: сотрудник работает у одного работодателя по основному месту работы, а у другого — по совместительству, после чего меняет фамилию. Первый вопрос, который сразу появляется у кадровика и бухгалтера: нужно ли подавать форму АДВ-2 у каждого работодателя отдельно. Второй вопрос не менее важен: требуется ли из-за смены фамилии дополнительно сдавать ЕФС-1 или другие формы в Социальный фонд России.
Сразу зафиксируем основной вывод, а затем подробно его обоснуем. Если анкетные данные работника уже изменены в системе индивидуального учета через одного работодателя или самим работником, повторно подавать АДВ-2 второму работодателю обычно не нужно. Причина в том, что у человека один индивидуальный лицевой счет, один СНИЛС и единые сведения о застрахованном лице в системе СФР. Изменение фамилии вносится не отдельно по каждому месту работы, а в данные конкретного физического лица.
Но на этом вопрос не заканчивается. Хотя второй работодатель не обязан повторно менять фамилию работника через АДВ-2, ему все равно необходимо обновить внутренние кадровые и расчетные данные, чтобы у организации не возникли расхождения в отчетности, в электронных больничных, в пособиях и в текущем кадровом документообороте.
Рассмотрим подробнее, как правильно действовать и где именно проходит граница между обязанностью подать АДВ-2 и обязанностью просто обновить документы работодателя.
Для начала проанализируем сам смысл формы АДВ-2. Это заявление об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете. То есть форма работает не с данными конкретной организации, а с данными человека в системе персонифицированного учета.
Когда у работника меняется фамилия, в СФР необходимо актуализировать сведения, которые привязаны к его индивидуальному лицевому счету. Такой счет у человека один, даже если трудовых договоров несколько: основной, внутреннее совместительство, внешнее совместительство, срочная работа и так далее.
Именно поэтому повторная подача АДВ-2 от второго работодателя обычно не дает нового правового результата. Если новый паспорт и новая фамилия уже отражены в индивидуальном лицевом счете, второму работодателю остается использовать уже обновленные данные.
Иначе говоря, рассмотрим логику по шагам:
У работника меняется фамилия, например после заключения брака.
Работник получает новый паспорт.
Работник сам либо через одного из работодателей подает заявление об изменении анкетных данных.
СФР обновляет сведения на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица.
После этого все работодатели должны использовать уже новые данные при дальнейшей работе и отчетности.
Из этой цепочки видно, что ключевое действие — обновить данные самого физического лица в СФР. Когда это уже сделано, дублировать процедуру второму работодателю не требуется.
Чтобы не допустить путаницы, разделим ситуацию на несколько практических вариантов.
Вариант 1. Работник еще нигде не подал АДВ-2. Тогда заявление можно подать либо самостоятельно, либо через любого работодателя. Закон допускает оба варианта. На практике чаще всего работник обращается к работодателю по основному месту работы, но это не жесткое требование. Важен сам факт актуализации данных в системе СФР.
Вариант 2. АДВ-2 уже подал основной работодатель. Это как раз тот случай, который обсуждался на форуме. Тогда второй работодатель по совместительству повторно АДВ-2 не подает, если фамилия уже обновлена в СФР.
Вариант 3. Работник сам обратился в СФР или МФЦ и поменял сведения без участия работодателя. Тогда ни основной работодатель, ни совместитель не должны заново подавать АДВ-2. Им нужно лишь получить от работника подтверждающие документы и внести изменения в свои базы.
Вариант 4. Первый работодатель подал АДВ-2, но изменения еще не прошли и в системе СФР сохраняются старые сведения. Здесь повторно отправлять АДВ-2 от второго работодателя обычно не нужно. Правильнее дождаться завершения обработки или проверить статус изменения. Повторная отправка чаще создает лишнюю техническую нагрузку, чем помогает.
Отдельно разберем, почему наличие совместительства не превращает смену фамилии в отдельное событие для каждого работодателя.
Совместительство влияет на кадровое оформление, расчет заработной платы, отпусков, больничных и отдельных сведений по трудовой деятельности. Но смена фамилии — это не кадровое мероприятие работодателя. Это изменение персональных данных работника как физического лица.
Поэтому не нужно смешивать два разных блока сведений:
Персональные данные застрахованного лица — фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, пол, паспортные данные и иные анкетные сведения.
Кадровые события — прием, перевод, увольнение, переименование работодателя, установление или отмена отдельных условий труда и другие события, которые отражаются в трудовой деятельности.
Смена фамилии относится к первому блоку. А подраздел 1.1 формы ЕФС-1, который обычно первым вспоминают бухгалтеры и кадровики, работает со вторым блоком — с трудовой деятельностью и кадровыми мероприятиями. Именно отсюда и вытекает практический вывод: из-за одной только смены фамилии подраздел 1.1 ЕФС-1 не подают.
Теперь рассмотрим самый частый сопутствующий вопрос. После того как фамилия изменилась, многие опасаются, что нужно срочно отправлять корректировку ЕФС-1. На практике в обычной ситуации этого делать не нужно.
Выясним причину. Подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1 подают при наличии кадрового мероприятия: приема, перевода, увольнения, приостановления, возобновления, заключения и прекращения отдельных договоров ГПХ и других случаев, прямо предусмотренных порядком заполнения. Смена фамилии работника не является таким мероприятием.
Это означает следующее:
не нужно сдавать подраздел 1.1 ЕФС-1 только потому, что работник поменял фамилию;
не нужно подавать отменяющую или корректирующую запись по старой фамилии, если ранее сведения были поданы верно на тот момент;
при следующем реальном кадровом мероприятии нужно просто указывать уже новые данные работника.
Рассмотрим подробнее на примере. Допустим, сотрудница принята на работу в январе под старой фамилией, в марте она сменила фамилию, а в июне ее переводят на другую должность. Тогда отдельный ЕФС-1 в марте из-за смены фамилии не подаем. Но когда в июне возникнет кадровое мероприятие «перевод», в подразделе 1.1 уже укажем новую фамилию.
Это важный практический момент. Работодатели иногда пытаются подать ЕФС-1 «на всякий случай», чтобы синхронизировать данные. Но такая подача не основана на событии, которое должно попадать в подраздел 1.1, и потому только создает риск технических вопросов и лишних уточнений.
Теперь разберем ответ на вопрос в формулировке «какую еще отчетность необходимо отправить в соцфонд». В обычной ситуации ответ будет таким: никаких специальных дополнительных форм только из-за смены фамилии подавать не нужно, кроме актуализации анкетных данных по АДВ-2, если она еще не сделана.
То есть базовый вариант выглядит так:
если фамилия еще не обновлена в системе СФР — подаем АДВ-2 один раз;
если фамилия уже обновлена — никаких дополнительных специальных отчетов из-за самой смены фамилии не подаем;
очередную отчетность сдаем в обычном порядке, но уже с актуальными данными работника.
К «обычной очередной отчетности» относятся те формы и разделы, обязанность по которым возникает не из-за смены фамилии, а по общим правилам: ежеквартальные разделы ЕФС-1, сведения по взносам, расчетная отчетность, персональные сведения и другие установленные формы. В них при наступлении срока сдачи нужно использовать уже действующие на дату сдачи данные.
Здесь есть важное практическое исключение, которое полезно сразу отразить в статье, чтобы решение было не формальным, а действительно рабочим. Если работник является получателем пособий, и работодатель взаимодействует с СФР через систему социального электронного документооборота, смена фамилии может потребовать направления обновленных сведений о застрахованном лице.
Рассмотрим подробнее, в каких случаях это актуально:
работник получает пособие по временной нетрудоспособности и в СФР уже запущен проактивный процесс;
работник является получателем ежемесячного пособия по уходу за ребенком;
по сотруднику ранее уже передавались сведения в рамках СЭДО, и после смены фамилии нужно синхронизировать персональные данные.
В такой ситуации работодателю может понадобиться направить обновленные сведения о застрахованном лице. Если сотрудник получает ежемесячное пособие по уходу за ребенком, на практике дополнительно направляют повторные сведения с актуальными ФИО и паспортными данными в рамках используемого электронного взаимодействия с СФР.
Это не отменяет общего правила о том, что ЕФС-1 из-за смены фамилии не подают. Просто нужно понимать: вопрос «что отправлять в СФР» не всегда исчерпывается только персонифицированным учетом. Если по сотруднику идет пособийный процесс, надо проверить, не возникла ли обязанность обновить данные именно в контуре СЭДО по пособиям.
Поэтому практический вывод будет таким: если речь идет только о кадровом учете и стандартной отчетности — дополнительных форм не нужно; если сотрудник участвует в текущем пособийном процессе, дополнительно актуализируйте сведения в СЭДО.
Теперь перейдем к действиям второй организации, где работник оформлен совместителем. Даже если АДВ-2 повторно подавать не нужно, работодателю все равно необходимо документально зафиксировать изменение фамилии внутри своего кадрового контура.
Разберем по шагам, что лучше запросить у работника:
заявление о внесении изменений в учетные и кадровые документы в связи со сменой фамилии;
новый паспорт или его копию для сверки данных;
документ, подтверждающий актуализацию данных в системе индивидуального учета, если он уже получен работником;
при необходимости — обновленные банковские реквизиты, если счет, карта или данные получателя тоже изменялись.
Многие кадровики спрашивают, обязательно ли требовать именно подтверждение из СФР. На практике безопаснее иметь у себя документальное подтверждение того, что данные по СНИЛС уже актуализированы, особенно если у организации активно идет обмен с фондом по пособиям и электронным листкам нетрудоспособности. Но ключевой документ для внесения изменений в кадровые данные — это все-таки новый паспорт и заявление работника.
Теперь рассмотрим, что именно обязан сделать работодатель по совместительству после получения заявления и нового паспорта. На этом этапе многие ошибочно ограничиваются только изменением ФИО в карточке сотрудника в программе. На практике лучше пройти задачу полностью.
Перечень внутренних документов зависит от того, как именно организован кадровый и бухгалтерский учет в компании, но обычно проверяют и обновляют следующее:
личную карточку сотрудника;
трудовой договор и дополнительные соглашения к нему, если внутри компании принято оформлять изменение персональных данных таким способом;
приказ или иной внутренний распорядительный документ о внесении изменений в учетные данные;
сведения в зарплатной базе;
табельный и кадровый учет;
доверенности, если они выдавались работнику на старую фамилию;
документы по материальной ответственности, если такие есть;
локальные учетные формы, в которых фигурируют паспортные данные и ФИО;
банковские и зарплатные реестры, если требуется обновление данных получателя;
архив личного дела сотрудника.
Рассмотрим подробнее, почему это важно. Если работодатель ограничится только сменой фамилии в одном месте, очень быстро возникнут расхождения: в расчетных ведомостях будет новая фамилия, в соглашении к трудовому договору — старая, в ответах на запросы СФР — еще одна версия, а в банке платеж может не пройти из-за несовпадения данных получателя. Поэтому задачу лучше решать комплексно.
На практике многие организации оформляют отдельный приказ. Строго говоря, смена фамилии — это не кадровое мероприятие в смысле ЕФС-1, но внутри работодателя это изменение данных сотрудника, которое удобно фиксировать распорядительным документом.
Обычно приказом подтверждают, что:
работник представил заявление и новый документ, удостоверяющий личность;
с определенной даты в учетных и кадровых документах используется новая фамилия;
ответственные лица обязаны внести изменения в соответствующие регистры, карточки и программы.
Такой подход удобен для внутреннего контроля. Он помогает кадровой службе, бухгалтерии и специалисту по зарплате работать синхронно и не спорить потом, с какой даты должны были измениться сведения в документах.
Если в организации принят иной порядок и вся процедура строится на заявлении работника и отметках в личной карточке, это тоже возможно. Но с точки зрения практики кадрового документооборота отдельный приказ чаще всего удобен.
Разберем ситуацию, которая часто вызывает технические ошибки. Работник уже принес новый паспорт, кадровик внес новую фамилию в базу, а в СФР индивидуальный лицевой счет еще не обновлен. В результате могут возникать несоответствия в обмене данными.
Здесь важно действовать аккуратно.
Сначала убедимся, что АДВ-2 действительно подан.
Затем дождемся, пока изменение пройдет в системе СФР.
После этого будем использовать новую фамилию в тех сведениях, где требуется идентификация через СНИЛС и анкетные данные, особенно если речь идет о взаимодействии по пособиям.
Если отправить в отдельные сервисы новые данные раньше, чем они обновятся в учетных системах фонда, можно получить сообщения о несоответствии сведений о застрахованном лице. Именно поэтому кадровику и бухгалтеру важно не просто «поменять фамилию в базе», а проверить синхронизацию данных.
На практике помогает такой алгоритм:
получаем от работника заявление и новый паспорт;
убеждаемся, что АДВ-2 уже подан или подаем его, если этого еще не сделали;
дожидаемся подтверждения, что сведения в СФР актуализированы;
после этого контролируем отправку последующих сведений уже с новой фамилией.
Теперь соберем практическое решение в единую инструкцию. Этот блок удобно использовать как готовый ответ кадровику или бухгалтеру.
Попросите у работника заявление о смене фамилии и о внесении изменений в кадровые и учетные документы.
Получите новый паспорт для сверки новой фамилии и новых паспортных данных.
Уточните, подан ли АДВ-2. Если основной работодатель уже сделал это или работник сам актуализировал данные через СФР, повторно подавать форму от организации-совместителя не нужно.
Проверьте, обновлены ли данные СНИЛС и нет ли расхождений между данными работника и данными, которые используются в обмене с СФР.
Издайте внутренний приказ или оформите другой распорядительный документ по принятому в организации порядку.
Обновите кадровую базу, расчет зарплаты, личную карточку, внутренние учетные формы, шаблоны документов и иные регистры.
Не подавайте подраздел 1.1 ЕФС-1 только из-за смены фамилии, поскольку это не кадровое мероприятие.
Проверьте пособийные процессы. Если работник является получателем пособий и по нему идет обмен с СФР, актуализируйте сведения в соответствующем контуре СЭДО.
Следующую отчетность сдавайте в обычном порядке, используя уже актуальные данные работника.
Рассмотрим еще один частый вопрос. Например, трудовой договор, соглашения, заявления и приказы были оформлены на старую фамилию. Нужно ли переподписывать все документы задним числом? Нет, этого делать не нужно.
Документы, которые были оформлены на дату, когда у работника была старая фамилия, остаются действительными, если на момент подписания содержали корректные данные. Изменение фамилии в будущем не делает их недействительными автоматически.
Но для удобства последующей работы и исключения споров обычно:
фиксируют факт смены фамилии отдельным документом;
вносят изменения в текущие учетные формы;
при необходимости оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору, где отражают новые персональные данные.
То есть переписывать старые документы не нужно, а вот обеспечить связку «старая фамилия — новая фамилия — дата изменения — основание изменения» желательно.
Разберем практический набор документов, который часто упоминают в кадровой работе.
Личная карточка. Здесь сведения о работнике обязательно актуализируют, поскольку карточка содержит основные персональные и кадровые данные.
Табель учета рабочего времени. Если в организации в табеле отражают ФИО, со следующего периода используем новую фамилию. Исправлять уже закрытые прошлые периоды только из-за смены фамилии обычно не требуется, если на соответствующую дату данные были верны.
Штатная расстановка и внутренние списки. Если в них фигурирует конкретный работник по фамилии, сведения обновляем, чтобы не было расхождений с текущим кадровым составом.
Графики отпусков, реестры, доверенности, пропуска. Здесь смотрим по фактическому наличию и сроку действия документа. Все текущие документы, которыми работник продолжает пользоваться, лучше привести в соответствие с новой фамилией.
Теперь рассмотрим прикладную сторону вопроса в программах 1С, поскольку многим читателям важно не только понять правовой смысл, но и быстро выполнить изменения в учетной системе.
Если кадровый учет ведется в 1С:Зарплата и управление персоналом, форму АДВ-2 обычно формируют через блок отчетности и документов персонифицированного учета. На практике используют создание пачки документов АДВ-2 и соответствующего документа для передачи в СФР.
Если учет ведется в 1С:Бухгалтерия, изменение фамилии сотрудника обычно проводят через карточку сотрудника и историю изменения личных данных. В пользовательском интерфейсе это связано со справочником Сотрудники и механизмом хранения истории ФИО.
Рассмотрим, что важно сделать в 1С независимо от конфигурации:
обновить личные данные сотрудника в карточке;
проверить, с какой даты должна применяться новая фамилия;
убедиться, что в печатных формах и отчетах используется актуальное ФИО;
при необходимости сформировать АДВ-2, если организация выступает тем работодателем, который подает заявление в СФР;
проверить формирование дальнейшей отчетности с уже новыми данными.
Важно понимать, что сама программа 1С не отменяет правовое правило: если АДВ-2 уже подан и данные работника в СФР обновлены, второй работодатель не должен формировать еще одну такую же форму только потому, что сотрудник у него работает по совместительству.
Иначе говоря, в 1С можно технически подготовить документ, но вопрос в том, нужен ли он юридически и практически. В рассматриваемой ситуации обычно не нужен.
Поскольку тема пришла с форума и касается в первую очередь кадровой и отчетной практики, специальных прикладных функций 1С для решения именно правового вопроса здесь немного. Но полезно понимать, какие объекты обычно участвуют в процессе:
Сотрудники — для изменения ФИО и паспортных данных в карточке работника;
История в личных данных сотрудника — для корректного отражения изменения фамилии с нужной даты;
Документы перс. учета — для подготовки АДВ-2, если именно ваша организация подает заявление;
Пачка документов АДВ-2 — для формирования комплекта сведений на отправку;
1С-Отчетность — для передачи подготовленных сведений в контролирующие органы.
При этом рассмотрим принципиальный момент: вопрос не решается какой-то одной «волшебной» функцией 1С. Нужно одновременно правильно оформить документы у работодателя, синхронизировать персональные данные и не отправить лишнюю отчетность.
Теперь проанализируем типичные ошибки, из-за которых простая смена фамилии превращается в череду уточнений и исправлений.
Ошибка 1. Подают АДВ-2 от всех работодателей подряд.
Это лишнее, если данные уже изменены в индивидуальном лицевом счете.
Ошибка 2. Подают ЕФС-1 только из-за смены фамилии.
Смена фамилии сама по себе не образует кадрового мероприятия для подраздела 1.1.
Ошибка 3. Меняют фамилию в 1С, но не собирают подтверждающие документы.
В результате в личном деле нет основания для изменения данных.
Ошибка 4. Забывают про пособийный контур.
Если работник получает пособие, а персональные данные в обмене с СФР не обновлены, возможны возвраты, несоответствия и задержки.
Ошибка 5. Исправляют все старые документы задним числом.
Этого делать не нужно. Нужно корректно оформить изменение на текущую дату и обеспечить преемственность данных.
Ошибка 6. Не синхронизируют данные между кадровой службой, бухгалтерией и банком.
Тогда в одном месте уже новая фамилия, а в другом — старая, что приводит к техническим проблемам.
Посмотрим на пример, близкий к вопросу с форума.
Сотрудница Иванова А.А. работает:
в компании А — по основному месту работы;
в компании Б — по внешнему совместительству.
После регистрации брака она получила новый паспорт и стала Петровой А.А. Компания А подала в СФР заявление об изменении анкетных данных. Через некоторое время сведения в системе СФР обновились.
Что должна сделать компания Б?
получить от сотрудницы заявление о смене фамилии;
сверить новый паспорт;
убедиться, что данные СНИЛС уже актуализированы;
внести изменения в кадровые и расчетные документы;
не подавать повторно АДВ-2;
не подавать ЕФС-1 только из-за смены фамилии;
если по сотруднице идет пособийный процесс — актуализировать сведения в СЭДО.
Это и будет правильным решением.
Рассмотрим еще одну ситуацию. Бывает, что основной работодатель ничего не подал, а сотрудник принес документы работодателю по совместительству и просит оформить изменения через него. Формально это возможно, потому что подать АДВ-2 работник может через работодателя, а не только по основному месту работы.
То есть само по себе совместительство не лишает работодателя возможности подать АДВ-2. Важен не статус основного места, а то, был ли уже выполнен факт актуализации данных в СФР.
Поэтому правило лучше формулировать именно так:
АДВ-2 подается один раз для изменения данных конкретного застрахованного лица. Подать его может сам работник или любой работодатель, через которого работник обратился. Но после уже проведенного изменения повторная подача у другого работодателя не требуется.
Если нужно объяснить ситуацию самому работнику без юридических деталей, можно использовать такую логику.
У вас один СНИЛС и один лицевой счет в СФР. Поэтому менять фамилию в СФР достаточно один раз. Если это уже сделал основной работодатель, работодателю по совместительству повторно отправлять АДВ-2 не нужно. Но работодателю по совместительству все равно надо показать новый паспорт и заявление, чтобы он обновил ваши внутренние документы. Дополнительный ЕФС-1 из-за смены фамилии не подают. Исключение — если по вам идут выплаты или пособия, и тогда могут потребоваться обновленные сведения в электронном обмене с СФР.
Подведем итог и зафиксируем окончательный ответ на вопрос.
Если основной работодатель уже подал АДВ-2 и фамилия работника обновлена в системе СФР, работодателю по совместительству повторно подавать АДВ-2 не нужно.
Подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 из-за одной только смены фамилии не подают, потому что это не кадровое мероприятие, а изменение персональных данных работника.
Работодателю по совместительству нужно:
получить заявление работника;
сверить новый паспорт и иные подтверждающие документы;
обновить кадровые, расчетные и учетные данные внутри организации;
проверить, не требуется ли актуализация сведений по пособиям в СЭДО, если работник получает выплаты через СФР.
Таким образом, проблему решаем не дублированием форм, а правильным распределением действий: один раз актуализируем анкетные данные в СФР и отдельно приводим в порядок документы каждого работодателя.
Информация носит справочный характер