Рассмотрим ситуацию подробно. В организации уже есть сотрудник, который работает по основному месту работы по трудовому договору. С этой же организацией он дополнительно заключает договор гражданско-правового характера, например договор подряда или договор оказания услуг. Возникает вопрос: нужно ли снова подавать в СФР сведения о застрахованном лице, если физическое лицо уже числится в организации как основной работник?
Короткий ответ такой: если речь именно о форме «Сведения о застрахованном лице» для выплаты пособий, повторно подавать ее не нужно, если по этому физлицу такие сведения уже были направлены в СФР и данные не изменились. Но сведения о самом факте заключения договора ГПХ в составе ЕФС-1 подать нужно обязательно, даже если человек уже работает у этого же работодателя по трудовому договору.
Разберем по шагам, потому что в этой теме легко спутать два разных вида сведений:
«Сведения о застрахованном лице» — это сведения для назначения и выплаты пособий по обязательному социальному страхованию. Они связаны с данными физического лица: Ф. И. О., СНИЛС, ИНН при наличии, документом, удостоверяющим личность, адресными данными и другими сведениями, которые нужны СФР для выплаты пособий.
ЕФС-1 по договору ГПХ — это отчетность о трудовой или иной деятельности, где отражается событие «начало договора ГПХ» или «окончание договора ГПХ». Она связана не просто с персональными данными человека, а с фактом заключения или прекращения конкретного гражданско-правового договора.
Именно поэтому ответы на два вопроса будут разными. Повторную форму «Сведения о застрахованном лице» можно не подавать, если сведения уже есть и не изменились. А вот подраздел 1.1 формы ЕФС-1 по новому договору ГПХ подайте обязательно.
Проанализируем ситуацию из вопроса. Автор спрашивает: «Нужно ли на него подавать сведения о застрахованном лице в СФР?» Один участник обсуждения обращает внимание на договор ГПХ и говорит, что сведения о заключении договора ГПХ нужно представить независимо от наличия трудового договора. Другой участник уточняет, что автор мог иметь в виду не ЕФС-1, а именно форму «Сведения о застрахованном лице» по правилам обязательного социального страхования.
Обе позиции полезны, но они относятся к разным отчетным обязанностям. Поэтому сначала выясним причину расхождения.
Когда организация заключает с физическим лицом договор ГПХ на выполнение работ или оказание услуг, для СФР появляется новое событие: начало договора ГПХ. Такое событие отражается в форме ЕФС-1. При прекращении договора появляется второе событие: окончание договора ГПХ. Эти сведения нужно подать даже тогда, когда физическое лицо уже работает в организации по трудовому договору. Для СФР это не дублирование, а отдельное основание занятости.
Но форма «Сведения о застрахованном лице» имеет другую цель. Она нужна не для отражения факта заключения договора, а для передачи персональных данных, необходимых для назначения и выплаты пособий. Если эти данные по человеку уже были переданы работодателем и не изменились, новый договор ГПХ сам по себе не требует повторной отправки этой формы.
Главное правило: разделяйте сведения о человеке и сведения о договоре. Сведения о человеке повторяйте только при необходимости, а сведения о новом договоре ГПХ подавайте как отдельное отчетное событие.
Рассмотрим подробнее первую форму. «Сведения о застрахованном лице» применяются для взаимодействия работодателя с СФР по выплате страхового обеспечения. Эти сведения нужны фонду, чтобы корректно назначать и выплачивать пособия, например пособие по временной нетрудоспособности, пособие по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком и другие выплаты, относящиеся к обязательному социальному страхованию.
В этих сведениях отражаются персональные данные физического лица. Обычно в форме указываются:
фамилия, имя, отчество при наличии;
дата рождения;
пол;
СНИЛС;
ИНН при наличии;
сведения о документе, удостоверяющем личность;
сведения о документах, подтверждающих проживание или пребывание в России, если это актуально для иностранного гражданина или лица без гражданства;
адресные сведения;
иные сведения, предусмотренные действующей формой.
Разберем по шагам, когда такие сведения нужно подавать. Застрахованное лицо представляет сведения страхователю при трудоустройстве, в период работы или иной деятельности, а также при изменении данных. Страхователь передает полученные сведения в территориальный орган СФР в установленный срок.
Из этого следует важный практический вывод: обязанность работодателя передать форму в СФР возникает тогда, когда работодатель получил от физического лица сведения, которые нужно передать фонду. Если данные уже были получены и направлены ранее, а затем с этим же человеком просто заключили дополнительный договор ГПХ, сами персональные сведения от этого не меняются.
Поэтому, если работник уже числится в организации, по нему ранее была отправлена форма «Сведения о застрахованном лице», паспортные данные, СНИЛС, адрес и другие сведения не изменились, то повторно отправлять эту же форму только из-за заключения договора ГПХ обычно не нужно.
Теперь рассмотрим случаи, когда повторная подача понадобится. Не привязывайте обязанность только к факту заключения договора ГПХ. Проверяйте, появились ли новые или измененные сведения о физическом лице.
Повторно подготовьте и направьте в СФР «Сведения о застрахованном лице», если:
по этому человеку сведения ранее вообще не подавались;
работник сменил фамилию, имя или отчество;
изменились паспортные данные;
изменился СНИЛС или выявлена ошибка в СНИЛС;
изменился ИНН, если он был указан и требуется корректировка;
изменились сведения о проживании, пребывании или регистрации;
изменились данные, которые используются фондом для назначения и выплаты пособий;
СФР направил запрос или обнаружена ошибка в ранее переданных сведениях;
в 1С или в отправленном файле были указаны неверные реквизиты физического лица.
Посмотрим на пример. Сотрудник Иванов И. И. работает по трудовому договору с 2022 года. В 2024 году организация направила по нему «Сведения о застрахованном лице». В 2026 году с этим же Ивановым заключили договор ГПХ на разовую консультационную услугу. Паспортные данные, СНИЛС, адрес и иные сведения не изменились. В такой ситуации повторно отправлять «Сведения о застрахованном лице» только из-за договора ГПХ не нужно.
Теперь изменим пример. Сотрудница Петрова А. А. работает по трудовому договору, а затем с ней заключают договор ГПХ. Одновременно выясняется, что она сменила паспорт после достижения возраста замены или после смены фамилии. В этом случае подайте актуальные «Сведения о застрахованном лице», но не потому, что заключен договор ГПХ, а потому что изменились данные застрахованного лица.
Вывод: новый договор ГПХ не равен автоматической повторной отправке формы «Сведения о застрахованном лице». Повторная отправка нужна при отсутствии ранее поданных сведений, изменении данных или исправлении ошибки.
Теперь разберем вторую обязанность — отчетность по самому договору ГПХ. Здесь логика другая.
Страхователь обязан представлять в СФР сведения о работающих у него лицах, включая лиц, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера на выполнение работ или оказание услуг. В отчетность включаются дата заключения, дата прекращения и иные реквизиты договора ГПХ.
Такие сведения представляются не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения договора ГПХ. При прекращении договора сведения подаются не позднее рабочего дня, следующего за днем его прекращения.
Поэтому, если организация заключила договор ГПХ с человеком, который уже работает у нее по трудовому договору, подайте ЕФС-1 с мероприятием по договору ГПХ. Наличие основного трудового договора не отменяет обязанность сообщить СФР о новом гражданско-правовом договоре.
Разберем по шагам:
Физическое лицо уже работает в организации по трудовому договору.
Организация заключает с ним отдельный договор ГПХ.
Для СФР это новое событие по иной деятельности.
Организация отражает начало договора ГПХ в подразделе 1.1 формы ЕФС-1.
Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после даты заключения договора.
После прекращения договора организация отражает окончание договора ГПХ также в подразделе 1.1 формы ЕФС-1.
Посмотрим на пример. Работник состоит в штате с 15 января 2024 года. 10 июня 2026 года организация заключила с ним договор ГПХ на разработку внутренней инструкции. Даже если трудовой договор продолжает действовать, по договору ГПХ нужно подать ЕФС-1 с мероприятием «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» не позднее 11 июня 2026 года, если это рабочий день. Когда договор ГПХ закончится, нужно будет подать мероприятие «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ» в установленный срок.
Не заменяйте ЕФС-1 по договору ГПХ формой «Сведения о застрахованном лице». Это разные формы и разные основания для подачи.
Сформулируем решение применительно к исходной ситуации.
Если автор спрашивает именно о форме «Сведения о застрахованном лице» для СФР, то действуйте так:
Проверьте, подавались ли ранее сведения по этому человеку как по основному работнику.
Проверьте, изменились ли у него персональные данные.
Если сведения уже подавались и данные не изменились, повторно форму не отправляйте.
Если сведения ранее не подавались или данные изменились, получите актуальные сведения от физического лица и передайте их в СФР.
Если же речь идет о сведениях по договору ГПХ, то действуйте иначе:
Отразите заключение договора ГПХ в подразделе 1.1 формы ЕФС-1.
Не учитывайте тот факт, что человек уже работает по трудовому договору, как основание для освобождения от подачи ЕФС-1.
Подайте сведения не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения договора ГПХ.
После окончания договора ГПХ подайте сведения о его прекращении.
Итоговый ответ: форму «Сведения о застрахованном лице» повторно не подавайте, если она уже была отправлена и данные не изменились. Но ЕФС-1 по факту заключения договора ГПХ подайте обязательно.
Рассмотрим подробнее различия, чтобы не ошибиться в 1С и в отчетности.
«Сведения о застрахованном лице» отвечают на вопрос: «Какие персональные данные физического лица нужны СФР для назначения и выплаты пособий?» Эта форма не предназначена для регистрации каждого нового договора, кадрового события или факта выполнения работ.
ЕФС-1, подраздел 1.1 отвечает на вопрос: «Какие события произошли в трудовой или иной деятельности физического лица?» В этот подраздел попадают прием, увольнение, перевод, начало договора ГПХ, окончание договора ГПХ и другие предусмотренные мероприятия.
Разберем это через простую таблицу в текстовом виде:
Если изменился паспорт работника — работайте с формой Сведения о застрахованном лице.
Если заключили договор ГПХ — подавайте ЕФС-1 с мероприятием НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ.
Если договор ГПХ закончился — подавайте ЕФС-1 с мероприятием ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.
Если у работника не изменились персональные данные, но появился договор ГПХ — форму Сведения о застрахованном лице не дублируйте, но ЕФС-1 подайте.
Если работник впервые появился в организации и сразу оформлен по ГПХ — проверьте обе обязанности: сведения для пособий и ЕФС-1 по началу договора ГПХ.
Такой подход позволяет избежать двух крайностей: не пропустить обязательный ЕФС-1 по договору ГПХ и одновременно не отправлять лишние дубли «Сведений о застрахованном лице» без необходимости.
Теперь посмотрим, как решить задачу в 1С. Конкретные названия разделов могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и версии программы, но в типовой логике 1С:ЗУП используйте документы и объекты, связанные с договорами ГПХ и отчетностью в СФР.
Если с работником заключен договор ГПХ, используйте документ Договор (работы, услуги). Для авторских договоров применяется документ Договор авторского заказа. В документе проверьте даты договора, период выполнения работ, сумму, способ оплаты и реквизиты, влияющие на отчетность.
Важный реквизит для ЕФС-1 — флаг Отразить трудовую деятельность. Если он предусмотрен в вашей версии 1С, установите его, чтобы сведения о начале или окончании договора ГПХ попали в мероприятия трудовой деятельности и затем в форму ЕФС-1.
Также проверьте реквизит Код по ОКЗ. Для мероприятий по договорам ГПХ в ЕФС-1 код выполняемой функции имеет значение. Если код не заполнен, отчет может сформироваться некорректно или потребовать ручного уточнения.
Разберем порядок действий в 1С:ЗУП:
Откройте раздел, где оформляются договоры с сотрудниками или физическими лицами.
Создайте документ Договор (работы, услуги) на нужное физическое лицо.
Убедитесь, что выбран тот же сотрудник или физическое лицо, которое уже работает по трудовому договору.
Заполните дату договора, дату начала работ и дату окончания работ, если она определена.
Установите флаг Отразить трудовую деятельность, если он доступен.
Заполните Код по ОКЗ и при необходимости трудовую функцию.
Проведите документ.
Сформируйте сведения о трудовой деятельности или ЕФС-1 через рабочее место отчетности.
Проверьте, что в подраздел 1.1 попало мероприятие НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ.
После завершения договора проверьте формирование мероприятия ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.
В некоторых версиях 1С для формирования файла используется документ Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД, при этом печатная форма и выгрузка формируются уже в формате ЕФС-1. В более новых вариантах интерфейса отчет может формироваться из раздела отчетности в СФР. Смысл остается один: в подразделе 1.1 ЕФС-1 должно быть отражено начало или окончание договора ГПХ.
Проверяйте не только наличие самого договора в 1С, но и попадание события по договору ГПХ в ЕФС-1. Само создание договора в программе еще не гарантирует, что отчетность сформирована и отправлена.
Теперь рассмотрим второй сценарий: сведения о застрахованном лице ранее не подавались или данные изменились. Тогда в 1С используйте документ или рабочее место, связанное с СЭДО и сведениями для СФР.
В типовой 1С:ЗУП обычно применяется объект Сведения о застрахованном лице или список Сведения о застрахованных лицах. В интерфейсе он может находиться в разделе кадровых данных или в блоке СЭДО. Также может использоваться рабочее место Социальный электронный документооборот.
Разберем порядок действий:
Откройте карточку сотрудника или физического лица.
Проверьте заполнение СНИЛС, паспортных данных, даты рождения, адреса и других персональных сведений.
Откройте раздел Сведения о застрахованных лицах или соответствующее рабочее место СЭДО.
Создайте документ Сведения о застрахованном лице на нужного человека.
Заполните форму автоматически по данным кадрового учета, если программа поддерживает автозаполнение.
Проверьте сведения вручную, особенно СНИЛС и паспорт.
Проведите документ.
Отправьте сведения в СФР через 1С-Отчетность или другой используемый оператор электронного документооборота.
Получите подтверждение отправки и результат приема.
Если сведения уже были отправлены ранее, не создавайте новый документ без причины. Сначала проверьте историю отправки и статус обмена с СФР. Повторная отправка одинаковых сведений может не привести к нарушению, но создает лишние документы, усложняет контроль и может запутать пользователя при сверке.
В 1С разделяйте два действия: документ Договор (работы, услуги) нужен для договора ГПХ и ЕФС-1, а документ Сведения о застрахованном лице нужен для персональных данных по пособиям.
Посмотрим на пример. В организации работает бухгалтер по трудовому договору. По нему ранее были направлены «Сведения о застрахованном лице». Затем организация заключает с ним договор ГПХ на подготовку методических материалов.
Разберем, что делаем:
Повторно форму Сведения о застрахованном лице не отправляем, если персональные данные не изменились.
В 1С оформляем документ Договор (работы, услуги).
Устанавливаем флаг Отразить трудовую деятельность, если он есть в форме документа.
Заполняем Код по ОКЗ.
Формируем ЕФС-1 с мероприятием НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ.
Отправляем ЕФС-1 в СФР не позднее следующего рабочего дня после заключения договора.
После окончания договора формируем ЕФС-1 с мероприятием ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.
В этом примере форма сведений о застрахованном лице не нужна повторно, а ЕФС-1 нужен обязательно.
Рассмотрим другую ситуацию. Сотрудник давно работает в организации, но по нему по какой-то причине не были отправлены «Сведения о застрахованном лице». Затем с ним заключают договор ГПХ.
В этом случае не ограничивайтесь только ЕФС-1. Разберем действия:
Оформите договор ГПХ в 1С и подайте ЕФС-1 по мероприятию НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ.
Получите или уточните у работника сведения, необходимые для формы Сведения о застрахованном лице.
Сформируйте и отправьте «Сведения о застрахованном лице» в СФР.
Проверьте подтверждение приема по обоим направлениям: по ЕФС-1 и по сведениям для пособий.
Здесь форма «Сведения о застрахованном лице» подается не из-за договора ГПХ как такового, а потому что ранее она не была представлена.
Посмотрим еще один пример. Работник уже состоит в штате, и по нему ранее были отправлены сведения. После этого он получил новый паспорт. Затем организация заключила с ним договор ГПХ.
Разберем, что нужно сделать:
В карточке физического лица или сотрудника в 1С обновите паспортные данные.
Сформируйте новый документ Сведения о застрахованном лице с актуальными данными.
Отправьте обновленные сведения в СФР.
Отдельно оформите договор ГПХ документом Договор (работы, услуги).
Сформируйте и отправьте ЕФС-1 по началу договора ГПХ.
В этом примере нужны оба действия: и обновление персональных сведений, и отчетность по договору ГПХ. Но важно понимать, что это две разные причины и две разные отчетные обязанности.
Проанализируем типовые ошибки, чтобы сразу их избежать.
Ошибка 1. Не подают ЕФС-1 по договору ГПХ, потому что человек уже является штатным работником. Это неверно. Трудовой договор и договор ГПХ — разные основания деятельности. По договору ГПХ нужно отражать начало и окончание договора в ЕФС-1.
Ошибка 2. Повторно отправляют «Сведения о застрахованном лице» при каждом новом договоре ГПХ. Это лишнее, если данные физического лица уже переданы и не изменились. Договор ГПХ сам по себе не меняет СНИЛС, паспорт, дату рождения или адрес человека.
Ошибка 3. Путают срок подачи сведений. По договору ГПХ в ЕФС-1 ориентируйтесь на следующий рабочий день после заключения или прекращения договора. По «Сведениям о застрахованном лице» срок считается от даты получения таких сведений страхователем.
Ошибка 4. Не устанавливают в 1С флаг Отразить трудовую деятельность. В результате договор ГПХ может не попасть в сведения для ЕФС-1. После оформления договора обязательно проверяйте, сформировалось ли мероприятие по трудовой деятельности.
Ошибка 5. Не заполняют Код по ОКЗ. Для договоров ГПХ этот реквизит может быть важен для корректного заполнения ЕФС-1. Если программа требует код, подберите его из классификатора.
Ошибка 6. Создают отдельное физическое лицо в 1С для договора ГПХ. Если человек уже есть в базе как сотрудник, не дублируйте физическое лицо. Используйте существующую карточку, иначе появятся проблемы со СНИЛС, отчетностью, НДФЛ, страховыми взносами и сверкой данных.
Ошибка 7. Считают, что договор ГПХ с работником можно не показывать в отчетности, если выплаты проходят как зарплата. Выплаты по трудовому договору и вознаграждение по ГПХ имеют разную правовую природу. Если есть отдельный договор ГПХ, событие по нему отражайте отдельно.
Перед отправкой сведений рассмотрим контрольный список по карточке человека. Это особенно важно, если один и тот же человек одновременно является штатным сотрудником и исполнителем по ГПХ.
Проверьте, что в базе нет дублей физического лица.
Проверьте корректность СНИЛС.
Проверьте Ф. И. О. в соответствии с документом, удостоверяющим личность.
Проверьте дату рождения.
Проверьте паспортные данные.
Проверьте ИНН при наличии.
Проверьте адресные сведения, если они используются для формы.
Проверьте, что договор ГПХ создан на правильное физическое лицо.
Проверьте, что в договоре заполнен период выполнения работ.
Проверьте, что в договоре ГПХ заполнены реквизиты для ЕФС-1.
Если в базе 1С один человек случайно заведен дважды, сначала устраните дубли или корректно объедините данные по правилам вашей конфигурации. Иначе отчетность может уйти с ошибками.
Разберем сроки отдельно, потому что они разные.
Для ЕФС-1 по договору ГПХ применяйте правило: сведения о заключении договора подавайте не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения договора. Сведения о прекращении договора подавайте не позднее рабочего дня, следующего за днем его прекращения.
Для формы «Сведения о застрахованном лице» применяйте другое правило: страхователь передает полученные от застрахованного лица сведения в СФР в установленный срок после их получения. На практике ориентируйтесь на срок передачи таких сведений в течение трех рабочих дней со дня получения от физического лица.
Посмотрим на пример по срокам:
Договор ГПХ заключен 10 июня. ЕФС-1 по началу договора подайте не позднее следующего рабочего дня.
Работник 10 июня также сообщил о смене паспорта. Обновленные «Сведения о застрахованном лице» передайте в СФР в срок, установленный для передачи таких сведений после их получения.
Если паспорт не менялся и сведения уже были поданы ранее, отправляйте только ЕФС-1 по договору ГПХ.
Не применяйте срок по ЕФС-1 к форме «Сведения о застрахованном лице» и наоборот. Это разные формы, поэтому контролируйте сроки отдельно.
Теперь соберем практический алгоритм для бухгалтера или кадровика.
Откройте карточку работника в 1С и убедитесь, что это уже существующее физическое лицо, а не новый дубль.
Проверьте, подавались ли ранее Сведения о застрахованном лице.
Спросите или проверьте, изменились ли персональные данные работника.
Если сведения не изменились и ранее были отправлены, повторно форму Сведения о застрахованном лице не создавайте.
Если сведения не подавались или изменились, сформируйте и отправьте новую форму.
Оформите договор ГПХ документом Договор (работы, услуги) или другим подходящим документом вашей конфигурации.
Проверьте флаг Отразить трудовую деятельность.
Заполните Код по ОКЗ.
Сформируйте ЕФС-1 по мероприятию НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ.
Отправьте ЕФС-1 в СФР в установленный срок.
После завершения договора сформируйте ЕФС-1 по мероприятию ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.
Этот алгоритм позволяет корректно закрыть обе стороны вопроса: не продублировать лишнюю форму по персональным данным и не пропустить обязательную отчетность по договору ГПХ.
Посмотрим, какие сведения обычно важны при отражении договора ГПХ в подразделе 1.1 ЕФС-1. В форме отражается мероприятие по началу или окончанию договора. Для договора ГПХ используются специальные мероприятия, например НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ и ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.
Проверьте следующие данные:
СНИЛС физического лица;
Ф. И. О. физического лица;
дату начала периода работы по договору ГПХ;
дату окончания периода работы по договору ГПХ, если отражаете окончание;
дату договора или документа-основания;
номер договора или реквизиты документа-основания;
код выполняемой функции или Код по ОКЗ, если он требуется для заполнения;
признак территории или особых условий, если они применимы;
корректность мероприятия: начало или окончание договора ГПХ.
Если в 1С мероприятие не появилось автоматически, проверьте документ договора. Часто причина в том, что не установлен флаг Отразить трудовую деятельность, не заполнен Код по ОКЗ или договор создан не тем видом документа.
Рассмотрим практическую ситуацию: договор ГПХ с основным работником заключили, работы выполняются, но ЕФС-1 не отправили. В этом случае не пытайтесь заменить ЕФС-1 формой «Сведения о застрахованном лице». Это не исправит пропуск.
Разберем порядок действий:
Проверьте дату заключения договора ГПХ.
Проверьте, был ли фактически отправлен ЕФС-1 по мероприятию НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ.
Если отчет не отправлен, сформируйте ЕФС-1 как можно быстрее.
Проверьте правильность реквизитов договора и физического лица.
Отправьте отчет в СФР.
Сохраните подтверждение отправки и приема.
При необходимости подготовьте пояснения по причине нарушения срока.
Если ошибка обнаружена до окончания договора, подайте сведения о начале договора. После окончания договора отдельно подайте сведения об окончании договора. Не объединяйте разные события в одну логическую операцию без проверки правил заполнения формы.
Еще один частый вопрос: если по работнику уже был подан прием на работу в ЕФС-1, нужно ли отражать договор ГПХ? Да, нужно. Прием на работу по трудовому договору и начало договора ГПХ — это разные мероприятия.
Рассмотрим пример. Работник принят в организацию на должность менеджера. По приему уже был подан ЕФС-1. Через несколько месяцев с ним заключили договор ГПХ на разработку презентации. В ЕФС-1 уже есть мероприятие ПРИЕМ, но это не заменяет мероприятие НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ. Поэтому по договору ГПХ подайте отдельное мероприятие.
После завершения работ по договору ГПХ подайте ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ. При этом трудовой договор может продолжать действовать. Окончание ГПХ не означает увольнение работника и не заменяет кадровое мероприятие по трудовому договору.
Не смешивайте кадровую историю по трудовому договору и события по договору ГПХ. Для СФР они отражаются отдельно.
Используйте простой контрольный вопрос: «Что изменилось?»
Если изменился только юридический факт — появился дополнительный договор ГПХ, — подавайте ЕФС-1. Если изменились персональные сведения человека — подавайте или корректируйте «Сведения о застрахованном лице».
Разберем контрольные варианты:
Появился договор ГПХ, данные человека прежние — подайте ЕФС-1, сведения о застрахованном лице не дублируйте.
Появился договор ГПХ и изменился паспорт — подайте ЕФС-1 и обновленные сведения о застрахованном лице.
Договор ГПХ закончился, данные человека прежние — подайте ЕФС-1 по окончанию договора ГПХ, сведения о застрахованном лице не дублируйте.
Работник сменил фамилию без нового договора ГПХ — подайте обновленные сведения о застрахованном лице, а ЕФС-1 формируйте только при наличии соответствующего кадрового или договорного события.
Работник принят впервые и сразу заключен договор ГПХ — оформите сведения по человеку и подайте ЕФС-1 по договору ГПХ.
Такой подход удобен для внутреннего контроля и помогает объяснить решение руководителю, кадровику или бухгалтеру.
Если нужно закрепить порядок в учетной или кадровой инструкции, используйте такую логику:
При заключении с работником, уже состоящим в трудовых отношениях с организацией, дополнительного договора ГПХ организация отражает начало договора ГПХ в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 в общем порядке. Наличие действующего трудового договора с этим же физическим лицом не освобождает страхователя от представления сведений о заключении договора ГПХ.
Форма «Сведения о застрахованном лице» повторно направляется в СФР только при отсутствии ранее представленных сведений, изменении данных застрахованного лица или необходимости исправления ранее переданных сведений. Сам факт заключения договора ГПХ с уже работающим сотрудником не является самостоятельным основанием для повторной отправки неизменных сведений о застрахованном лице.
Такая формулировка помогает разделить обязанности и избежать споров между кадровой службой и бухгалтерией.
Сделаем итоговый вывод. Если основной работник организации дополнительно заключил с этой же организацией договор ГПХ, не считайте это обычным продолжением трудовых отношений. Для отчетности в СФР договор ГПХ является отдельным событием, которое нужно показать в ЕФС-1.
Поэтому обязательно подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с мероприятием НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения договора. После завершения договора подайте ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.
А вот форму Сведения о застрахованном лице повторно направляйте только при необходимости. Если по работнику она уже была отправлена ранее, а его персональные данные не изменились, повторная подача только из-за заключения договора ГПХ не требуется.
Коротко: по договору ГПХ сдайте ЕФС-1 обязательно, а «Сведения о застрахованном лице» повторяйте только при изменении данных или если они ранее не подавались.
Информация носит справочный характер