Разберем ситуацию, когда сотрудник работал в организации как внешний совместитель, а затем увольняется с основного места работы у другого работодателя и начинает работать в текущей организации по основному месту работы. Одновременно могут измениться вид занятости, график, количество ставок, продолжительность рабочего дня и размер оплаты труда. Дополнительно ситуация усложняется тем, что трудовой договор остается срочным и действует до заранее установленной даты.
В такой ситуации отчет СЗВ-ТД не подается. Начиная с 2023 года сведения о кадровых мероприятиях представляют в Социальный фонд России по форме ЕФС-1. Для изменения вида занятости с внешнего совместительства на основное место работы необходимо представить титульный лист и подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием ПЕРЕВОД.
Рассмотрим подробнее, почему в отчете указывают именно перевод, как оформить кадровые документы, какие действия выполнить в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, в какой срок передать сведения в СФР и какие ошибки чаще всего допускают при смене статуса сотрудника.
СЗВ-ТД являлся отчетом для передачи сведений о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд России. После создания Социального фонда России порядок отчетности изменился. Сведения, которые ранее передавались в составе СЗВ-ТД, включили в подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1.
Поэтому при кадровом событии, произошедшем после 1 января 2023 года, не нужно формировать СЗВ-ТД. Даже если в программе, инструкциях, старых шаблонах или в привычной терминологии продолжает использоваться название «СЗВ-ТД», фактически для передачи сведений используется подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
Не будем смешивать два разных документа:
ЕФС-1, подраздел 1.1 — отчет работодателя в СФР о приеме, переводе, увольнении и других кадровых мероприятиях.СТД-Р — сведения о трудовой деятельности, которые работодатель выдает работнику в предусмотренных случаях или по его заявлению.В рассматриваемой ситуации работодателю нужно подготовить именно отчет в СФР. Выдача работнику формы СТД-Р при переводе не заменяет ЕФС-1 и не освобождает организацию от обязанности представить сведения в фонд.
Внешний совместитель работает у работодателя по трудовому договору в свободное от основной работы время. Когда работа у другого работодателя прекращается, текущая работа по совместительству может стать для сотрудника основной.
При таком изменении меняются существенные условия трудового договора. Прежнее условие о том, что работа выполняется по совместительству, становится неактуальным. Одновременно обычно изменяются режим рабочего времени, продолжительность рабочего дня, количество ставок, условия оплаты труда, график работы, норма часов и иные условия.
Для целей кадрового учета и передачи сведений в СФР такое изменение отражается кадровым мероприятием ПЕРЕВОД. Это правило применяется, если трудовые отношения с работником продолжаются и организация не расторгает действующий трудовой договор.
Не будем считать, что смена вида занятости является только технической правкой карточки сотрудника. Изменение с внешнего совместительства на основное место работы влияет на трудовой договор, кадровую историю, норму рабочего времени, расчет зарплаты, сведения о трудовой деятельности и отчетность в СФР. Поэтому оформим его отдельным кадровым документом.
Смена вида занятости с внешнего совместительства на основное место работы без увольнения обычно отражается в ЕФС-1 как кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД».
Первый и наиболее удобный вариант — не прекращать действующий трудовой договор, а изменить его условия дополнительным соглашением. Такой способ подходит, когда сотрудник продолжает работать у того же работодателя, по той же или иной должности, а основное изменение состоит в том, что работа по совместительству становится основной.
Для этого оформим дополнительное соглашение к срочному трудовому договору. В соглашении укажем, что с определенной даты работа перестает быть работой по совместительству и становится основной работой. При необходимости одновременно изменим график, норму рабочего времени, размер ставки, оклад, подразделение, должность и иные условия.
Если сотрудник до перехода работал внешним совместителем на 0,5 ставки, а после перехода работает на полную ставку, в дополнительном соглашении зафиксируем новый размер ставки и новый режим рабочего времени. Не будем ограничиваться формулировкой «перевести на основное место работы», если фактически меняются также часы работы и условия оплаты.
Например, дополнительное соглашение может содержать следующие изменения:
После заключения дополнительного соглашения издадим приказ или иной кадровый документ, подтверждающий изменение условий работы. Внутренний приказ полезен для кадрового учета, расчета зарплаты, ведения табеля и формирования сведений в 1С.
Не будем оформлять новый прием на работу, если трудовой договор не прекращается. При продолжающихся трудовых отношениях повторный прием будет неверно отражать кадровую историю, может создать два параллельных договора в программе и привести к ошибкам в отчетности.
В некоторых организациях переход внешнего совместителя на основное место работы оформляют через увольнение и последующий прием. Такой способ возможен, но его нужно применять осознанно, а не только ради удобства заполнения программы.
При этом варианте сначала прекращается трудовой договор по совместительству. Затем заключается новый трудовой договор по основному месту работы. В кадровой истории появляются два самостоятельных события: увольнение и прием.
Этот вариант может потребоваться, если стороны решили прекратить прежний срочный договор, изменить большинство условий трудовых отношений, заключить новый договор с другой должностью, новым сроком, новым подразделением или иным основанием срочности. Также такой порядок иногда выбирают, если в организации принята строгая кадровая практика оформления нового договора при переходе на основное место работы.
Однако рассмотрим последствия такого решения. При увольнении потребуется провести окончательный расчет, выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск при ее наличии, закрыть прежний период работы и оформить новую кадровую историю. После нового приема начнется новый рабочий год для отпусков, а предыдущая непрерывность работы у работодателя будет прервана.
Для отчетности в СФР при варианте увольнения и нового приема нужно представить две записи:
УВОЛЬНЕНИЕ по прежнему договору по совместительству.ПРИЕМ по новому трудовому договору по основному месту работы.Сведения об увольнении и приеме передаются в более короткий срок — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего кадрового документа. Поэтому не будем выбирать оформление через увольнение и прием только для того, чтобы избежать документа Кадровый перевод.
Если трудовые отношения продолжаются и нужно лишь изменить статус работы с совместительства на основное место, обычно рациональнее оформить дополнительное соглашение и кадровый перевод.
Срочный характер трудового договора не отменяет обязанность представить сведения о переводе. Если сотрудник остается работать по тому же срочному договору, но меняется вид занятости, в СФР все равно передается кадровое мероприятие ПЕРЕВОД.
Не будем автоматически делать договор бессрочным только потому, что совместительство стало основной работой. Срочность и вид занятости — это разные условия трудового договора. Можно изменить условие о совместительстве, но оставить прежнюю дату окончания договора.
Например, если договор был заключен до 31 декабря, а с 1 октября сотрудник начинает работать по основному месту работы, в дополнительном соглашении можно оставить дату окончания договора 31 декабря. В этом случае с 1 октября по 31 декабря сотрудник работает по основному месту работы, но продолжает работать по срочному трудовому договору.
После окончания срока срочного договора необходимо отдельно оформить прекращение трудового договора. Такое увольнение также является кадровым мероприятием, по которому понадобится представить подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с мероприятием УВОЛЬНЕНИЕ.
Не будем забывать, что перевод на основное место работы и последующее увольнение в связи с истечением срока договора — это два самостоятельных кадровых события. Одно не заменяет другое.
Для кадрового мероприятия ПЕРЕВОД применяется срок не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ, распоряжение или иной документ, подтверждающий перевод.
В рассматриваемой ситуации важно различать дату фактического изменения условий работы и дату документа-основания. Если приказ или дополнительное соглашение оформлены 1 октября 2023 года, сведения о переводе нужно было представить не позднее 25 ноября 2023 года.
Поскольку 25 ноября 2023 года приходилось на выходной день, предельный срок переносился на ближайший рабочий день. В такой ситуации крайним сроком становился 27 ноября 2023 года.
Рассмотрим другой пример. Если дата начала работы по основному месту установлена 1 октября, но приказ о переводе издан 30 сентября, срок подачи сведений следует рассчитывать по месяцу издания приказа. Тогда сведения необходимо было представить не позднее 25 октября.
Срок представления ЕФС-1 зависит от даты документа, подтверждающего кадровое событие, а не только от даты, с которой сотрудник начал работать в новых условиях.
Не будем использовать срок «до следующего рабочего дня» для кадрового перевода. Такой короткий срок действует для приема и увольнения. Для перевода действует иной срок — до 25-го числа следующего месяца.
При переходе внешнего совместителя на основное место работы без прекращения трудового договора представим форму ЕФС-1, включающую титульный лист и подраздел 1.1 раздела 1.
Не нужно одновременно включать в отчет подраздел 1.2, подраздел 1.3, раздел 2 или другие части ЕФС-1, если для них нет самостоятельного основания. Форма ЕФС-1 является комплексной, но при кадровом переводе заполняется только та часть, которая нужна для отражения сведений о трудовой деятельности.
В подразделе 1.1 проверим следующие сведения:
ПЕРЕВОД.Если должность и подразделение не изменялись, не будем искусственно менять их в отчетности. В подразделе 1.1 должны отражаться фактические сведения о работе сотрудника, а не технические действия, которые были выполнены в программе для формирования отчета.
Если сотрудник переводится с работы по совместительству на основное место работы и одновременно меняется график с неполного на полный, это усиливает основание для отражения кадрового мероприятия ПЕРЕВОД. При этом в отчете нужно проверить, как программа заполнила сведения о режиме рабочего времени и коде выполняемой функции.
Внешний совместитель обычно работает на условиях неполного рабочего времени. После перехода на основное место работы сотруднику может быть установлен полный рабочий день, полная рабочая неделя и полная ставка.
Не будем смешивать понятия «полная ставка» и «полное рабочее время». Полная ставка означает, что сотрудник занимает одну штатную единицу или иную согласованную долю штатной единицы. Полное рабочее время означает соблюдение установленной нормы рабочего времени по графику.
Например, сотрудник может работать на 1,0 ставки по пятидневной рабочей неделе с восьмичасовым рабочим днем. Это типичная полная занятость. Однако возможны и другие варианты, например сокращенная продолжительность рабочего времени по трудовому законодательству, при которой сотрудник формально работает не сорок часов в неделю, но занимает полную ставку.
При оформлении перевода проверим одновременно:
Не будем менять только количество ставок, оставляя прежний график внешнего совместителя. Если сотрудник стал основным работником и должен работать полный день, необходимо установить соответствующий график. Иначе программа может неверно рассчитать оклад, норму часов, оплату по табелю, переработки, отпускные и другие начисления.
В конфигурации Зарплата и управление персоналом редакции 3.1 изменение статуса сотрудника с внешнего совместительства на основное место работы оформим документом Кадровый перевод.
Не будем изменять вид занятости напрямую в карточке сотрудника без кадрового документа. Такое изменение может не попасть в кадровую историю, не сформировать мероприятие для ЕФС-1 и привести к ошибкам при расчете заработной платы.
Разберем по шагам порядок работы в программе.
Кадры.Приемы, переводы, увольнения.Кадровый перевод.Изменить вид занятости.Основное место работы.Перевести на другой график.В некоторых релизах программы для отражения мероприятия в сведениях о трудовой деятельности потребуется установить флажок Перевести в другое подразделение или на другую должность. После этого становится доступным флажок Отразить в трудовой книжке.
Такое поведение программы связано с механизмом формирования кадрового мероприятия. Если фактически должность и подразделение не меняются, не будем вносить ложные сведения о переводе на другую должность. Используем настройки документа только для формирования корректного мероприятия в электронной трудовой деятельности, а в реквизитах отражаем реальные условия работы сотрудника.
После проведения документа проверим кадровую историю работника. В ней должно быть видно, что до даты перевода сотрудник работал как внешний совместитель, а после даты перевода работает по основному месту работы.
Если договор остается срочным до 31 декабря, не будем снимать признак срочности только из-за изменения вида занятости. В документе Кадровый перевод проверим раздел или вкладку, где отражаются условия трудового договора.
Нужно убедиться, что после проведения перевода в программе сохранены:
Если в результате случайно убрать признак срочности, программа может считать договор бессрочным. Это повлияет на кадровые документы, напоминания об окончании договора, отчеты и оформление последующего увольнения.
Если стороны продлевают договор, не будем ограничиваться изменением даты окончания в карточке сотрудника. Продление срока также требует документального оформления. В зависимости от периода, версии формы ЕФС-1 и способа изменения договора может потребоваться корректировка ранее переданных сведений о виде договора или представление новой записи. Поэтому сначала оформим дополнительное соглашение, затем проверим требования действующей формы ЕФС-1 и только после этого внесем изменения в программу.
После проведения документа Кадровый перевод сформируем сведения о трудовой деятельности. В разных релизах путь к документу может незначительно отличаться, но обычно используем раздел Кадры или раздел Отчетность, справки, далее открываем журнал Электронные трудовые книжки или документ Сведения о трудовой деятельности работников, ЕФС-1.
Разберем последовательность действий.
Кадры или Отчетность, справки.Электронные трудовые книжки.Сведения о трудовой деятельности работников, ЕФС-1.ПЕРЕВОД.1С-Отчетность или выгрузим файл для отправки через оператора электронного документооборота.Не будем отправлять отчет без проверки мероприятия. Иногда программа может не подобрать кадровый перевод автоматически, если в документе не установлен флажок отражения в трудовой книжке, кадровое мероприятие ранее уже было зарегистрировано, документ проведен позже отчетного периода или изменена история сотрудника.
Если программа не включила сотрудника в ЕФС-1, сначала откроем документ Кадровый перевод и проверим дату, вид занятости, наличие флажка отражения в трудовой книжке и реквизиты кадрового основания. Затем повторно сформируем сведения о трудовой деятельности.
В подразделе 1.1 формы ЕФС-1 для кадрового мероприятия ПЕРЕВОД указывается код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий. Этот код должен соответствовать фактически выполняемой работником трудовой функции.
Не будем выбирать код ОКЗ только по названию должности. Сначала проанализируем должностные обязанности, уровень квалификации, характер работы и содержание трудовой функции. У одной и той же должности в разных организациях может быть разный код ОКЗ, если обязанности существенно отличаются.
Например, должность «менеджер» сама по себе не всегда позволяет определить правильный код. Нужно понять, занимается ли сотрудник продажами, закупками, управлением подразделением, маркетингом, проектной деятельностью, административной работой или иной функцией.
Если при переходе внешнего совместителя на основное место работы трудовая функция не меняется, код ОКЗ обычно остается прежним. Если одновременно меняется должность или набор обязанностей, проверим код ОКЗ заново.
Не будем оставлять пустой код выполняемой функции, если программа требует его заполнения для мероприятия ПЕРЕВОД. Ошибка в коде ОКЗ может привести к отказу в приеме отчета или к необходимости представлять корректирующие сведения.
Для перевода, произошедшего 1 октября 2023 года, применялись правила, действовавшие в 2023 году. В тот период уже использовалась форма ЕФС-1, но форма и электронный формат отличались от последующих редакций.
Не будем пытаться заполнить событие 2023 года по памяти, ориентируясь на современный интерфейс программы. Если сведения не были поданы своевременно и их нужно отправить позднее, используем актуальный релиз программы и проверяем, какую форму и формат для подачи исторических сведений поддерживает текущая версия 1С:ЗУП.
При подготовке исторических данных важно сохранить фактическую дату кадрового мероприятия. Если перевод произошел 1 октября 2023 года, в сведениях должна быть указана именно фактическая дата перевода, а не текущая дата создания отчета.
Не будем задним числом менять дату дополнительного соглашения, приказа или кадрового перевода только для того, чтобы отчет попал в другой период. В СФР должны передаваться реальные сведения о трудовой деятельности сотрудника.
В более поздних редакциях формы ЕФС-1 появились дополнительные требования к отражению вида трудового договора. Для приема и перевода программа может указывать код вида договора: бессрочный, срочный на срок до шести месяцев, срочный на срок более шести месяцев, договор по совместительству и другие предусмотренные значения.
Если сотрудник переводится с внешнего совместительства на основное место работы, после перевода он уже не должен отражаться как совместитель. При этом срочный договор остается срочным, если его срок не изменялся.
Например, если срочный договор был заключен на срок до шести месяцев, после перехода на основное место работы программа должна отразить тип договора как срочный, а не как совместительство. Если договор был первоначально заключен на срок более шести месяцев, используется код, соответствующий срочному договору на срок более шести месяцев.
Не будем определять срок договора по количеству месяцев, оставшихся до его окончания на дату перевода. Для определения вида договора анализируем срок, на который договор был заключен изначально, и условия дополнительного соглашения. Если срок договора не менялся, не нужно искусственно пересчитывать его категорию только потому, что до даты окончания осталось меньше шести месяцев.
Если сотрудник до перевода работал как внешний совместитель на неполном рабочем времени, а после перевода установлена полная занятость, нужно проверить правила заполнения подраздела 1.1, действующие на дату подачи отчета.
В актуальных форматах ЕФС-1 для приема или перевода на неполное рабочее время могут использоваться специальные признаки, например НЕПД для неполного рабочего дня и НЕПН для неполной рабочей недели. При отмене режима неполного рабочего времени представляется кадровое мероприятие ПЕРЕВОД без указания таких кодов.
В рассматриваемой ситуации сотрудник переходит на полный график. Поэтому не будем оставлять в сведениях признак неполного рабочего времени, если после перевода он больше не установлен трудовым договором.
Одновременно проверим сам график работы в программе. Если в документе Кадровый перевод установлен полный график, а в мероприятии ЕФС-1 отображается признак неполной занятости, нужно проверить настройки графика, долю ставки, дату изменения графика и кадровую историю сотрудника.
Не будем начинать с программы. Сначала подготовим кадровые основания, а уже затем внесем сведения в 1С. Это поможет избежать ситуации, когда программа отражает перевод, но документально изменение трудового договора не оформлено.
Минимальный комплект документов обычно включает:
Кадровый перевод в 1С.1.1 формы ЕФС-1.В дополнительном соглашении укажем дату вступления изменений в силу. Эта дата должна совпадать с датой кадрового перевода в 1С, если нет особых причин для различия.
Если приказ датирован одним числом, а перевод начинает действовать с другого числа, в программе нужно корректно заполнить обе даты: дату документа и дату кадрового события. Не будем путать дату оформления приказа с датой начала работы в новых условиях.
Посмотрим на типовую ситуацию. Сотрудник работает в ООО внешним совместителем по срочному договору до 31 декабря. До 30 сентября основным местом работы является другая организация. С 1 октября трудовой договор в другой организации прекращается, а работник продолжает работать в текущем ООО уже как основной сотрудник.
Организация и работник подписывают дополнительное соглашение. В нем фиксируют, что с 1 октября работа перестает быть внешним совместительством, становится основной, сотруднику устанавливается полная ставка и график полного рабочего времени. Срок действия договора остается до 31 декабря.
Затем организация издает приказ об изменении условий трудового договора. В программе создается документ Кадровый перевод датой 1 октября. В документе меняется вид занятости на Основное место работы, устанавливается график полного рабочего времени и количество ставок 1,0.
После проведения документа формируется подраздел 1.1 формы ЕФС-1. В отчете указывается мероприятие ПЕРЕВОД с датой 1 октября. Если приказ также издан 1 октября, отчет представляется не позднее 25 ноября, с учетом переноса срока при совпадении с выходным днем.
31 декабря срочный договор прекращается по истечении срока. На эту дату оформляется документ Увольнение, рассчитываются выплаты, а в СФР передается отдельное мероприятие УВОЛЬНЕНИЕ.
Иногда кадровый специалист считает, что внешний совместитель обязательно должен быть уволен, а затем принят на основное место работы. Такой подход не всегда необходим.
Если работодатель и сотрудник хотят сохранить трудовые отношения по одному договору, изменить условие о совместительстве можно дополнительным соглашением. Это позволяет сохранить непрерывность работы, не производить окончательный расчет и не начинать новый рабочий год для отпуска.
Не будем подменять изменение условий трудового договора увольнением, если фактически увольнения не было. Это может повлиять на отпускной стаж, расчет компенсаций, кадровую статистику, внутренние показатели, сведения в электронных трудовых книжках и расчеты в программе.
Однако если стороны действительно прекращают прежний договор и заключают новый, оформим именно увольнение и прием. Важно, чтобы кадровое оформление, бухгалтерский учет, расчет зарплаты и отчетность в СФР соответствовали фактическим документам.
После проведения документа Кадровый перевод проверим кадровую историю сотрудника. В ней не должно быть двух одновременно действующих записей: внешнего совместительства и основного места работы по одному и тому же договору.
Если после перевода в программе продолжают отображаться оба вида занятости, проверим, не создан ли второй элемент сотрудника, не оформлен ли отдельный прием, не осталось ли незакрытого трудового договора по совместительству и не введен ли перевод другой датой.
Внешний совместитель и основной сотрудник могут быть заведены в программе как разные сотрудники, если ранее кадровый учет велся некорректно. В такой ситуации не будем просто удалять одну из карточек. Сначала проверим, по какой карточке начислялась зарплата, какие сведения были отправлены в СФР, как сформированы документы приема и перевода, есть ли выплаты, отпуска, больничные и кадровые мероприятия.
Если требуется объединение данных, исправление следует выполнять аккуратно, желательно на копии базы. В сложных случаях нужно проверить все связанные документы: Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение, Начисление зарплаты и взносов, документы отпусков, больничных и сведения о трудовой деятельности.
Карточка сотрудника содержит персональные данные и часть кадровой информации, но не заменяет кадровые документы. Если изменить вид занятости только в карточке, программа может не зафиксировать дату изменения, не сформировать правильное кадровое мероприятие, не пересчитать график и не включить сотрудника в ЕФС-1.
Кроме того, простое редактирование карточки может исказить историю. Например, программа может начать воспринимать сотрудника как основного работника с даты первоначального приема, хотя фактически до 1 октября он был внешним совместителем.
Поэтому используем документ Кадровый перевод. Он позволяет сохранить историю условий труда, корректно изменить расчеты, сформировать мероприятие для ЕФС-1 и оставить возможность проверить, когда именно сотрудник стал основным работником.
Первая ошибка — формировать СЗВ-ТД вместо ЕФС-1. Для кадровых событий 2023 года и более поздних периодов используется подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
Вторая ошибка — отражать переход внешнего совместителя на основное место работы как новый прием, хотя трудовой договор не прекращался. В такой ситуации нужно использовать кадровое мероприятие ПЕРЕВОД.
Третья ошибка — не оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору. Изменение вида занятости, графика, ставки и оплаты должно быть подтверждено документами.
Четвертая ошибка — убрать признак срочного договора при изменении вида занятости. Если срок договора не изменялся, срочность должна остаться в программе.
Пятая ошибка — оставить сотруднику прежний график внешнего совместителя после перевода на основное место работы. Это может привести к неверному расчету зарплаты и нормы рабочего времени.
Шестая ошибка — неверно определить срок подачи сведений. Для перевода действует срок до 25-го числа следующего месяца, а не следующий рабочий день.
Седьмая ошибка — указать в ЕФС-1 дату формирования отчета вместо фактической даты перевода.
Восьмая ошибка — оставить код совместительства после перехода на основное место работы в версиях формы, где используется код вида трудового договора.
Девятая ошибка — создать нового сотрудника в программе и не закрыть прежнюю запись по внешнему совместительству. В результате появляются дубли, задвоение начислений и ошибки при передаче сведений в СФР.
Десятая ошибка — менять историю кадровых документов после того, как сведения уже были приняты СФР. Если нужно исправить переданные данные, используем механизм корректировки или отмены сведений о трудовой деятельности, а не переписываем исходные документы без анализа последствий.
Если организация уже представила подраздел 1.1, но указала неверное мероприятие, неправильную дату, ошибочный вид занятости, неверную должность, неверный код ОКЗ или ошибочные реквизиты документа-основания, необходимо представить корректирующие сведения.
Не будем создавать вторую одинаковую строку без отмены первой. Обычно сначала отменяется ошибочно переданное мероприятие, затем подается новая строка с правильными сведениями.
В 1С:ЗУП для этого используем документ корректировки или отмены сведений о трудовой деятельности. В зависимости от версии программы в журнале Электронные трудовые книжки можно создать документ, который отменяет ранее переданную запись и формирует исправленное мероприятие.
При отмене нужно воспроизвести сведения ранее переданной строки: дату, мероприятие, должность, документ-основание и другие реквизиты. Затем формируем новую строку с правильными данными.
Например, если вместо мероприятия ПЕРЕВОД ошибочно указали ПРИЕМ, не будем просто добавлять перевод отдельной строкой. Сначала отменим неправильный прием, затем представим корректное мероприятие перевода.
Если кадровый перевод был оформлен, но подраздел 1.1 формы ЕФС-1 своевременно не направили, не нужно создавать фиктивный новый перевод текущей датой. Необходимо подать сведения с фактической датой кадрового мероприятия и фактическими реквизитами приказа или дополнительного соглашения.
Сначала проверим кадровую историю сотрудника. Убедимся, что документ Кадровый перевод проведен правильной датой, вид занятости изменен корректно, срочность договора сохранена и мероприятие не было ранее отправлено в СФР.
Затем сформируем сведения о трудовой деятельности и включим в них фактическое кадровое событие. Если после перевода сотрудник был уволен по окончании срочного договора, проверим также, отражено ли увольнение и представлены ли сведения по нему.
Не будем менять дату перевода на текущую дату только ради упрощения отчета. Это создаст недостоверные сведения о трудовой деятельности работника.
После оформления кадрового перевода и подготовки ЕФС-1 выполним контрольную проверку. Рассмотрим перечень действий, который поможет убедиться в правильности учета.
Кадровый перевод.Основное место работы.ПЕРЕВОД.Если после перевода сотруднику начисляется зарплата как внешнему совместителю, проверим вид занятости в кадровых данных, график, штатную позицию, количество ставок и дату вступления изменений в силу. Ошибка может находиться не в отчете ЕФС-1, а в самом документе кадрового перевода.
Переход на основное место работы влияет не только на кадровую отчетность. После изменения вида занятости необходимо проверить расчет зарплаты, право на стандартные налоговые вычеты, график, норму времени, оплату по окладу, надбавки, районные коэффициенты, отпускные и больничные.
Если сотрудник становится основным работником, у работодателя может появиться обязанность предоставлять стандартные вычеты по НДФЛ при наличии заявления и подтверждающих документов. Не будем автоматически применять вычеты без заявления работника, но проверим, не нужно ли оформить его заново после смены места работы.
Если сотрудник до перевода работал на 0,5 ставки, а после перевода занимает 1,0 ставку, проверим, как изменился оклад. В некоторых организациях оклад в штатном расписании указывается за полную ставку, а программа рассчитывает фактическую оплату пропорционально доле ставки. В других случаях используют отдельные начисления или тарифы.
Не будем вручную корректировать начисленную зарплату, пока не проверим кадровые данные. В большинстве случаев ошибка расчета устраняется правильным заполнением документа Кадровый перевод, графика и количества ставок.
Организационно-правовая форма компании и применяемая система налогообложения не влияют на обязанность представить подраздел 1.1 формы ЕФС-1. ООО на общей системе налогообложения, УСН, ЕСХН или иной системе налогообложения подает сведения о трудовой деятельности работников по общим правилам.
Для ЕФС-1 важен статус работодателя как страхователя, наличие трудового договора и факт кадрового мероприятия. Поэтому переход внешнего совместителя на основное место работы отражается в отчетности одинаково независимо от того, применяет организация ОСНО или иной налоговый режим.
Если внешний совместитель с 1 октября 2023 года становится основным работником, а срочный трудовой договор действует до 31 декабря, рассмотрим следующий порядок оформления:
1С:ЗУП документ Кадровый перевод.Основное место работы.1.1 формы ЕФС-1.ПЕРЕВОД.Итоговое решение: при переходе внешнего совместителя на основное место работы без прекращения трудового договора нужно оформить кадровый перевод, изменить вид занятости в 1С и представить в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с мероприятием «ПЕРЕВОД». Срочный характер договора до 31 декабря не отменяет отчетность и не требует автоматически оформлять новый прием на работу.
Информация носит справочный характер