Разберем ситуацию, в которой в 2023 году запутались очень многие бухгалтеры: к 25 октября нужно было определить, надо ли подавать уведомление по НДФЛ и страховым взносам, и если надо, то за какой именно период. Вопрос возникал не случайно. В 2023 году правила по ЕНП и уведомлениям были новыми, сроки по налогам и взносам изменились, а сами формулировки «НДФЛ за октябрь», «НДФЛ за сентябрь», «взносы за сентябрь» часто использовались по привычке, хотя для уведомления они не всегда подходят.
Сразу сформулируем главный вывод, чтобы задать правильную логику дальнейшего разбора. По сроку не позднее 25.10.2023 нужно было подать уведомление по НДФЛ, если в период с 23.09.2023 по 22.10.2023 были выплаты и удержан налог. А вот уведомление по страховым взносам за сентябрь 2023 года подавать не требовалось, потому что на ту же дату — 25.10.2023 — приходился срок сдачи расчета по страховым взносам за 9 месяцев 2023 года, и налоговый орган должен был взять данные именно из РСВ.
Именно это и было правильным практическим ответом на вопрос из темы. Теперь разберем подробнее, почему так происходит, как не перепутать периоды, почему ничего не должно «задвоиться», и как правильно организовать работу в 1С, чтобы не переживать из-за уведомлений.
Проанализируем ситуацию по шагам. В 2023 году начал действовать новый порядок уплаты налогов через единый налоговый платеж и единый налоговый счет. Вместе с этим появился обязательный механизм уведомления об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей, сборов и страховых взносов. Это уведомление нужно налоговому органу для того, чтобы правильно распределить поступивший единый платеж по конкретным обязанностям.
Но здесь есть важная особенность: уведомление подается не всегда. Оно требуется только в тех случаях, когда срок уплаты наступает раньше, чем срок представления декларации или расчета, либо когда декларация вообще не предусмотрена. Если же налоговая инспекция и так получит сумму из декларации или расчета до наступления срока распределения платежа, отдельное уведомление не нужно.
Именно на этом правиле и строится разница между НДФЛ и страховыми взносами в рассматриваемой ситуации:
по НДФЛ уведомление подается, потому что налог нужно распределять по специальным периодам удержания, и инспекции нужна сумма до представления отчетности 6-НДФЛ;
по страховым взносам за сентябрь 2023 года уведомление не подавалось, потому что данные инспекция получала из расчета по страховым взносам за 9 месяцев 2023 года, который сдавался в тот же срок — не позднее 25 октября.
Это правило следовало из пункта 9 статьи 58 НК РФ, а ФНС отдельно разъясняла, что за третий месяц квартала уведомление по страховым взносам не представляется, поскольку срок представления уведомления совпадает со сроком представления расчета по страховым взносам. Именно такую позицию ФНС подтверждала в своих разъяснениях и памятках по уведомлениям.
Теперь разберем вопрос строго по существу и без бытовых сокращений.
До 25.10.2023 включительно нужно было:
подать уведомление по НДФЛ — если налог был исчислен и удержан в период с 23.09.2023 по 22.10.2023;
сдать РСВ за 9 месяцев 2023 года;
не подавать отдельное уведомление по страховым взносам за сентябрь 2023 года.
Это ключевой набор действий по состоянию на тот срок.
ФНС прямо указывала, что не позднее 25.10.2023 представляется уведомление по НДФЛ за период с 23.09.2023 по 22.10.2023. Одновременно налоговые органы разъясняли, что по страховым взносам уведомление не представляется, так как начисление производится по данным, отраженным в расчете по страховым взносам. Таким образом, в вопросе из темы правильная логика была именно такой: НДФЛ — да, взносы за сентябрь — нет.
Рассмотрим подробнее формулировку, из-за которой обычно и начинается путаница. Бухгалтеры часто говорят «НДФЛ за октябрь», «НДФЛ за сентябрь», «НДФЛ за месяц», но для уведомлений по НДФЛ в 2023 году правильнее ориентироваться не на календарный месяц начисления зарплаты, а на период удержания налога.
По правилам 2023 года в уведомлении, подаваемом до 25-го числа месяца, нужно было показывать НДФЛ, который исчислен и удержан за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца. Это следовало из пункта 9 статьи 58 НК РФ. Поэтому выражение «НДФЛ за октябрь» могло ввести в заблуждение.
Для срока 25 октября 2023 года правильный период был такой:
начало периода — 23 сентября 2023 года;
конец периода — 22 октября 2023 года.
Следовательно, в уведомление попадал не весь «октябрьский НДФЛ», а только тот налог, который был удержан в указанном интервале. Если в этот период не было выплат, с которых удерживался НДФЛ, уведомление по НДФЛ не подавалось. Если выплаты были — уведомление становилось обязательным.
Теперь разберем это максимально прикладно, потому что именно на периодах бухгалтеры чаще всего ошибались.
Для уведомления по сроку 25.10.2023 нужно было указать НДФЛ, удержанный за период с 23.09.2023 по 22.10.2023.
Это означает, что в сумму уведомления могли попасть, например:
НДФЛ с заработной платы, выплаченной 23 сентября 2023 года;
НДФЛ с отпускных или больничных, выплаченных в октябре до 22 числа включительно;
НДФЛ с аванса, если на дату выплаты аванса уже возникало удержание налога по действовавшим тогда правилам;
НДФЛ с иных доходов работников или физлиц, удержанный в этот промежуток времени.
И напротив, в это уведомление не нужно было включать:
НДФЛ, удержанный после 22.10.2023;
НДФЛ, который был только исчислен, но не удержан;
суммы, относящиеся к другим периодам уведомления.
ФНС приводила аналогичные примеры: если в рассматриваемом периоде были несколько выплат, не нужно было подавать несколько отдельных уведомлений по каждой выплате. Следовало сформировать одно уведомление с общей суммой НДФЛ за весь период с 23.09.2023 по 22.10.2023.
Теперь перейдем ко второй части вопроса, которая и вызывала наибольшее беспокойство: нужно ли было сдавать до 25 октября уведомление по страховым взносам за сентябрь 2023 года?
Нет, не нужно.
Разберем причину подробно. По страховым взносам действует общий принцип: уведомление нужно только тогда, когда инспекция не получит сумму из расчета раньше наступления срока уплаты или распределения платежа. Для страховых взносов за третий месяц квартала ситуация иная: на дату 25 октября 2023 года одновременно приходился срок сдачи расчета по страховым взносам за 9 месяцев 2023 года. Значит, инспекция должна была получить сведения о начисленных суммах именно из РСВ.
ФНС отдельно поясняла, что за последние месяцы кварталов уведомление по страховым взносам подавать не нужно, поскольку налоговый орган возьмет суммы из расчета по страховым взносам. В разъяснениях, опубликованных в октябре 2023 года, налоговые органы прямо указывали: по страховым взносам уведомление не представляется, так как начисление производится по данным, отраженным в расчете по страховым взносам.
Следовательно, если говорить совсем прикладно, на 25.10.2023 бухгалтер должен был сделать так:
по НДФЛ — сформировать уведомление при наличии удержанного налога за период 23.09–22.10;
по страховым взносам — подать РСВ за 9 месяцев 2023 года;
отдельное уведомление по взносам за сентябрь — не формировать.
Посмотрим на логику сопоставления этих двух обязанностей, потому что именно это помогает перестать путаться.
По НДФЛ уведомление нужно, потому что:
НДФЛ в 2023 году распределялся по специальным периодам удержания;
налоговый агент обязан был сообщить инспекции, сколько НДФЛ удержано в установленный промежуток времени;
к 25 октября 2023 года нужно было показать сумму НДФЛ за период с 23 сентября по 22 октября.
По страховым взносам за сентябрь уведомление не нужно, потому что:
сентябрь — это третий месяц квартала;
на 25 октября приходится срок сдачи расчета по страховым взносам за 9 месяцев;
инспекция получает необходимые суммы из самого РСВ;
отдельное уведомление создало бы лишнее дублирование информации.
Именно поэтому в теме форума участники правильно развели два обязательства: по НДФЛ уведомление сдаем, по страховым взносам за сентябрь — нет.
Отдельный практический страх бухгалтера в теме — задвоение сумм, особенно после негативного опыта с УСН. Это очень понятное опасение. Давайте разберем, почему в рассматриваемой ситуации правильное заполнение не должно приводить к задвоению.
Когда мы подаем уведомление, мы не «повторно сдаем налог», а сообщаем инспекции, какую сумму нужно зачесть по конкретному сроку и конкретному обязательству. Для этого в уведомлении указывается соответствующий код отчетного периода и сумма обязательства.
По НДФЛ на 25.10.2023 в уведомлении отражалась сумма налога за установленный период удержания. Это нормальная обязанность налогового агента. Если затем этот же налог отражается в отчетности по НДФЛ, это не означает автоматическое задвоение, потому что:
уведомление служит для распределения ЕНП по сроку;
отчетность служит для контроля и окончательной сверки налоговых обязательств;
эти документы имеют разное назначение.
По страховым взносам ситуация еще проще: именно чтобы не дублировать сведения, уведомление за сентябрь 2023 года и не подавалось. Вместо него сдавался РСВ.
Следовательно, если бухгалтер действовал правильно, то схема была такой:
НДФЛ в уведомлении — отражаем;
страховые взносы за сентябрь в уведомлении — не отражаем;
страховые взносы показываем в РСВ за 9 месяцев 2023 года.
При таком подходе «задвоение» возникать не должно.
Рассмотрим это как универсальное правило, которое полезно не только для октября 2023 года, но и для понимания логики 2023 года в целом.
Чтобы определить, нужно ли подавать уведомление по НДФЛ, последовательно проверим три вопроса:
Были ли выплаты физлицам в рассматриваемом периоде?
Был ли по этим выплатам исчислен и удержан НДФЛ?
Подпадает ли этот удержанный налог под период уведомления, срок которого наступает 25-го числа?
Если на все вопросы ответ положительный, уведомление нужно. Если же в периоде с 23.09.2023 по 22.10.2023 не было ни одной выплаты, при которой налог был удержан, уведомление по НДФЛ за этот срок не подавалось. Налоговые органы прямо разъясняли, что при отсутствии выплат и отсутствии налога к уплате уведомление не требуется.
Таким образом, уведомление по НДФЛ — не «ежемесячная пустая форма на всякий случай», а документ, который подают при наличии соответствующего удержанного налога.
Это тоже частый вопрос. Разберем его отдельно, потому что он логически связан с опасением «лучше сдать на всякий случай».
Нет, если в периоде не было сумм к отражению, нулевое уведомление подавать не нужно.
Например, если в период с 23.09.2023 по 22.10.2023 организация или ИП не выплачивали доходы физлицам и НДФЛ не удерживали, основания для подачи уведомления по НДФЛ не возникало. Аналогично по страховым взносам за сентябрь 2023 года отдельное уведомление не требовалось в принципе, потому что действовал механизм передачи сумм через расчет по страховым взносам.
Практический вывод здесь такой: не нужно подавать уведомления «про запас». Подавать следует только те уведомления, для которых есть обязанность и есть сумма к отражению.
Рассмотрим и технический момент заполнения. ФНС указывала, что в уведомлении по НДФЛ, представляемом не позднее 25.10.2023, в поле «Отчетный (налоговый) период (код) / Номер месяца (квартала)» следовало указать 34/01.
Почему это важно? Потому что именно код периода позволяет налоговому органу понять, к какому сроку и какому обязательству относится сумма. Если ошибиться с кодом, можно получить неправильное распределение платежа, некорректное сальдо на ЕНС и дальнейшие вопросы по сверке.
Поэтому при работе в учетной системе всегда нужно отдельно проверять:
период удержания налога;
дату подачи уведомления;
корректность кода периода.
Для рассматриваемой ситуации это был код 34/01.
Разберем подробнее еще один источник путаницы. Бухгалтеры часто опасались: если НДФЛ уже показали в уведомлении, не получится ли, что в 6-НДФЛ он повторится и инспекция увидит двойную сумму? Чтобы не бояться этого, нужно четко понимать назначение документов.
Уведомление по НДФЛ — это документ для распределения суммы на ЕНС по конкретному сроку уплаты.
6-НДФЛ — это налоговая отчетность, с помощью которой инспекция контролирует правильность исчисления, удержания и перечисления налога.
То есть уведомление и 6-НДФЛ выполняют разные функции. По сути, уведомление — это оперативный платежный ориентир, а 6-НДФЛ — итоговый отчетный документ. Поэтому одно не исключает другое и не образует задвоение само по себе.
Путаница обычно появляется только тогда, когда:
ошибочно указывают не тот период;
дублируют уведомление по одному и тому же обязательству;
неверно выбирают код отчетного периода;
пытаются включить в уведомление суммы, которые уже должны поступать в инспекцию из расчета, как это бывает по страховым взносам за третий месяц квартала.
Если действовать по правилам, задвоения быть не должно.
Рассмотрим этот вопрос на уровне общего правила, чтобы дальше не путаться и в других месяцах. Для страховых взносов действует следующая логика:
за первый месяц квартала уведомление обычно подается;
за второй месяц квартала уведомление обычно подается;
за третий месяц квартала уведомление, как правило, не подается, потому что на этот срок уже приходится представление РСВ.
Для 3 квартала 2023 года это выглядело так:
июль 2023 года — первый месяц квартала;
август 2023 года — второй месяц квартала;
сентябрь 2023 года — третий месяц квартала.
Следовательно, по сентябрю отдельное уведомление уже не требовалось, потому что 25 октября сдавался РСВ за 9 месяцев 2023 года. Именно из него налоговый орган и должен был взять данные по взносам.
Это правило ФНС отдельно подтверждала в памятках и разъяснениях: за третий месяц квартала уведомление по страховым взносам не представляется, поскольку срок представления уведомления совпадает со сроком представления расчета по страховым взносам.
Теперь вернемся к формулировке из темы. Она звучала так: «по НДФЛ сдаем в любом случае ежемесячно?»
Правильный ответ нужно сформулировать аккуратно.
По НДФЛ уведомление подаем не просто «ежемесячно в любом случае», а тогда, когда в соответствующем периоде есть удержанный налог. В 2023 году для сроков до 25-го числа ориентиром был период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца. Если в этом интервале были выплаты и НДФЛ удержан — уведомление подаем. Если выплат не было и удержанного налога нет — уведомление не требуется.
То есть здесь важен не сам календарный факт наступления 25 числа, а наличие суммы удержанного НДФЛ за установленный период.
Поэтому фраза «сдаем ежемесячно в любом случае» не совсем точна. Точнее будет так: по НДФЛ уведомление подаем регулярно по установленным срокам, если в соответствующем периоде есть удержанный налог.
Это, пожалуй, самый полезный методический вывод из всей темы. Чтобы не ошибаться в уведомлениях по НДФЛ, лучше вообще перестроить мышление и не задавать вопрос «за какой месяц НДФЛ сдаем». Вместо этого зададим другой вопрос: за какой период удержания НДФЛ нужно подать уведомление на эту дату?
Для срока 25.10.2023 правильный вопрос звучал бы так:
Какой НДФЛ был исчислен и удержан с 23.09.2023 по 22.10.2023?
Именно такая формулировка сразу снимает половину путаницы.
Аналогично по страховым взносам правильный вопрос был бы не «взносы за сентябрь надо включать?», а нужно ли по страховым взносам отдельное уведомление на эту дату, если 25.10.2023 уже сдаем РСВ? Ответ — нет.
Посмотрим на пример, чтобы логика закрепилась практически.
Предположим, в организации были такие выплаты:
29 сентября 2023 года выплачена зарплата за первую половину месяца;
10 октября 2023 года выплачены отпускные;
20 октября 2023 года выплачена часть премии;
25 октября 2023 года выплачена зарплата за вторую половину месяца.
Разберем по шагам:
выплаты 29.09, 10.10 и 20.10 попадают в период с 23.09 по 22.10;
НДФЛ, удержанный с этих выплат, нужно было включить в уведомление по сроку 25.10.2023;
выплата 25.10.2023 уже не попадала в этот период и должна была относиться к следующему уведомлению по правилам того времени;
страховые взносы за сентябрь 2023 года в отдельное уведомление включать не нужно, потому что по ним сдавался РСВ за 9 месяцев.
Такой пошаговый анализ помогает не путаться между «месяцем начисления» и «периодом удержания».
Теперь разберем прикладную часть именно с точки зрения 1С, потому что вопрос из темы явно практический, а не только теоретический. В 1С важно не просто знать срок, но и понимать, какие объекты помогают правильно заполнить уведомление и не получить лишние суммы.
Для этой задачи полезны следующие объекты и формы 1С:
Уведомление об исчисленных суммах налогов — регламентированный отчет или документ для передачи суммы в налоговый орган;
Расчет по страховым взносам — отчет, который заменяет уведомление по взносам за третий месяц квартала;
6-НДФЛ — форма налоговой отчетности, с которой нужно сверять логику периодов удержания;
Операции учета НДФЛ, Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Начисление зарплаты — документы, по которым в системе формируется удержание НДФЛ и которые влияют на суммы для уведомления;
Справка-расчет по НДФЛ и регистры налогового учета — инструменты для сверки удержанных сумм перед формированием уведомления.
Если говорить практически, то перед формированием уведомления в 1С нужно сделать следующее:
проверить, какие выплаты прошли в период с 23.09.2023 по 22.10.2023;
убедиться, что по ним в системе корректно зарегистрировано удержание НДФЛ;
сформировать уведомление по НДФЛ;
проверить код периода и итоговую сумму;
по страховым взносам за сентябрь не пытаться создавать отдельную строку уведомления, а вместо этого подготовить и сдать РСВ за 9 месяцев 2023 года.
То есть ключевая методика в 1С такая: НДФЛ берем в уведомление, страховые взносы за сентябрь — в РСВ.
Разберем по шагам, как действовать осторожно, если уже был негативный опыт с задвоением по другим налогам.
Не создавайте уведомление вручную «на память». Сначала сверим период и основание для подачи.
Проверьте, не относится ли обязательство к случаю, когда инспекция возьмет сумму из декларации или расчета. Для страховых взносов за сентябрь 2023 года как раз был именно такой случай.
Сверьте дату удержания НДФЛ, а не только месяц начисления зарплаты. Это особенно важно при переходных датах.
Проверьте код отчетного периода. Ошибка в коде может создать впечатление задвоения или несоответствия.
Не подавайте уведомление по взносам за третий месяц квартала, если срок совпадает со сдачей РСВ. Это главный защитный механизм от лишнего дублирования.
Таким образом, правильная профилактика задвоения — это не «ничего не сдавать из осторожности», а сдавать только то, что действительно требуется по правилам.
Это тоже важный практический момент. В теме упомянут страх после ситуации с УСН. Разберем, почему нельзя автоматически переносить этот опыт на НДФЛ.
По УСН уведомление связано с авансовыми платежами и периодами, которые не совпадают по логике с НДФЛ. По НДФЛ в 2023 году действовал особый порядок: ориентиром являлся период удержания налога, а не просто квартальный или месячный налоговый период в бытовом понимании.
Поэтому если по УСН ранее возникло задвоение из-за неверного уведомления, это не означает, что по НДФЛ нужно избегать подачи уведомления вообще. Наоборот, по НДФЛ на 25.10.2023 уведомление при наличии удержанного налога было обязательным. Ошибкой было бы как раз не подать уведомление по НДФЛ или, наоборот, подать лишнее уведомление по страховым взносам за сентябрь.
Именно поэтому каждый налог нужно анализировать отдельно, по своим правилам, а не по аналогии «раз по УСН однажды задвоилось, лучше теперь не подавать ничего».
Рассмотрим более спокойный сценарий. Допустим, в период с 23.09.2023 по 22.10.2023 выплат физлицам не было, НДФЛ не удерживался, но бухгалтер видит приближающееся 25 октября и переживает, что нужно что-то подать.
В таком случае действуем так:
по НДФЛ уведомление не подаем, потому что нет удержанного налога;
по страховым взносам за сентябрь отдельное уведомление все равно не подаем, потому что оно не требуется по самой конструкции срока;
если организация является плательщиком страховых взносов и обязана сдавать расчет, представляем РСВ за 9 месяцев 2023 года в установленный срок.
То есть отсутствие выплат не создает обязанности подавать «нулевое» уведомление по НДФЛ.
Да, если эти выплаты были произведены в период с 23.09.2023 по 22.10.2023 и с них был удержан НДФЛ, сумму нужно было включить в уведомление по НДФЛ. Для уведомления не имеет значения, является ли выплата зарплатой, отпускными, больничными или иной облагаемой выплатой. Значение имеет то, что налоговый агент исчислил и удержал НДФЛ в соответствующий период.
Поэтому правильный вопрос здесь всегда такой: был ли удержан НДФЛ в периоде уведомления? Если был — отражаем.
Нет, не попадала. Для срока 25.10.2023 период заканчивался 22.10.2023 включительно. Все удержания после этой даты уже относились к следующему периоду уведомления по правилам того года.
Это очень важная граница. Именно из-за таких переходных дат бухгалтеры часто ошибались, особенно когда выплата приходилась на 23, 24 или 25 число месяца. Поэтому при сверке всегда нужно опираться не на интуитивное «это же октябрь», а на конкретный интервал дат.
Теперь соберем все в один четкий и профессиональный ответ.
До 25 октября 2023 года нужно было подать уведомление только по НДФЛ — если в период с 23.09.2023 по 22.10.2023 были выплаты, с которых налог был исчислен и удержан. Уведомление по страховым взносам за сентябрь 2023 года подавать не требовалось, потому что на ту же дату сдавался расчет по страховым взносам за 9 месяцев 2023 года, и налоговый орган должен был взять суммы из РСВ. Никакого отдельного дублирующего уведомления по взносам на 25.10.2023 делать не нужно было.
Если сказать еще проще:
НДФЛ — смотрим период удержания 23.09–22.10, при наличии налога подаем уведомление;
взносы за сентябрь — отдельное уведомление не подаем;
РСВ за 9 месяцев — сдаем в установленный срок;
задвоения при таком подходе быть не должно.
Закрепим решение проблемы в виде понятного алгоритма, которым можно пользоваться и в похожих ситуациях.
Определим срок, к которому нужно проверить уведомления.
Разберем отдельно каждый налог или взнос, не смешивая НДФЛ, УСН, взносы и другие обязательства.
По НДФЛ определим период удержания, который относится к этой дате.
Проверим, были ли в этом периоде выплаты и удержанный налог.
Если НДФЛ есть — сформируем уведомление с правильным кодом периода.
По страховым взносам проверим, не совпадает ли срок уведомления со сроком сдачи РСВ.
Если совпадает и речь идет о третьем месяце квартала — отдельное уведомление по взносам не подаем.
Сдаем соответствующий расчет, из которого инспекция получит сумму.
Этот алгоритм и позволяет избежать и паники, и лишних уведомлений, и ошибок с задвоением.
Подведем окончательный итог всей ситуации.
На срок 25.10.2023 бухгалтеру нужно было ориентироваться не на бытовые формулировки «НДФЛ за октябрь» и «взносы за сентябрь», а на специальные правила уведомлений.
По НДФЛ нужно было подать уведомление, если в период с 23.09.2023 по 22.10.2023 налог был исчислен и удержан.
По страховым взносам за сентябрь 2023 года отдельное уведомление подавать было не нужно, потому что на ту же дату сдавался РСВ за 9 месяцев 2023 года, и инспекция должна была взять суммы именно из него.
Опасаться задвоения в этой ситуации не нужно, если действовать по правилам: НДФЛ отразить в уведомлении, а взносы за сентябрь — только в расчете по страховым взносам.
Именно такой подход был правильным, безопасным и соответствовал логике НК РФ и разъяснениям ФНС по состоянию на октябрь 2023 года.
Информация носит справочный характер