Да, расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года нужно представить. В рассматриваемой ситуации организация в сентябре выплатила физическому лицу доход — заработную плату за первую половину месяца, которую обычно называют авансом. С 1 января 2023 года дата фактического получения дохода в виде оплаты труда определяется по дате выплаты. Поэтому выплата аванса 25 сентября 2023 года признается доходом сентября, с которого работодатель должен исчислить и удержать НДФЛ.
При этом важно правильно разделить показатели между разделами расчета. Доход, выплаченный 25 сентября, а также исчисленный и удержанный с него налог отражаются в разделе 2 расчета за 9 месяцев 2023 года. В разделе 1 этого расчета налог с выплаты от 25 сентября не отражается, поскольку он удержан после 22 сентября и относится уже к следующему установленному периоду перечисления НДФЛ.
Рассмотрим подробнее, почему дата приема работника сама по себе не определяет обязанность сдавать расчет, какие строки необходимо заполнить и почему сумма НДФЛ может присутствовать в строке 160 раздела 2, но отсутствовать в разделе 1.
Сначала выясним причину возникновения обязанности по сдаче расчета. Для 6-НДФЛ имеет значение не только наличие работников в штате, но и факт выплаты дохода физическому лицу.
Организация становится налоговым агентом по НДФЛ, когда выплачивает физическому лицу доход, с которого должна исчислить, удержать и перечислить налог. Поэтому рассмотрим две разные ситуации:
Если организация не имеет работников и в течение отчетного периода вообще не выплачивала доходы физическим лицам, обязанности представлять нулевой расчет 6-НДФЛ обычно не возникает.
Если организация выплатила хотя бы одному физическому лицу доход, который необходимо учитывать при налогообложении, она должна представить 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период.
В нашем случае сотрудника приняли в сентябре и 25 сентября выплатили ему аванс. Следовательно, до окончания отчетного периода, то есть до 30 сентября включительно, организация произвела выплату дохода физическому лицу. Поэтому расчет за 9 месяцев необходимо сдать.
Не ориентируйтесь только на дату приема сотрудника. Даже если работник принят 29 или 30 сентября, обязанность по сдаче расчета зависит от того, был ли ему фактически выплачен доход до конца сентября. И наоборот: сам факт оформления сотрудника без начисления и выплаты дохода не всегда означает, что в расчете появятся показатели.
Разберем по шагам правила, действовавшие в 2023 году. До 2023 года для заработной платы применялось специальное правило: датой получения дохода считался последний день месяца, за который начислена зарплата. Из-за этого при выплате заработной платы за первую половину месяца НДФЛ, как правило, отдельно не удерживали.
С 1 января 2023 года порядок изменился. Датой фактического получения денежного дохода в виде оплаты труда стал день выплаты работнику либо день перечисления денежных средств на его банковский счет. Поэтому НДФЛ необходимо было исчислять и удерживать при каждой выплате заработной платы, включая оплату за первую половину месяца. ФНС отдельно разъясняла, что налог удерживается и с аванса, и с окончательного расчета за месяц.
Следовательно, аванс, выплаченный 25 сентября 2023 года, — это не предварительная сумма, которую можно не учитывать до окончательного расчета. Для целей НДФЛ это фактически выплаченный доход работника.
Организации необходимо:
Определить налоговую базу на дату выплаты аванса.
Учесть положенные работнику налоговые вычеты, если для их применения имеются основания и документы.
Исчислить НДФЛ.
Удержать налог непосредственно при выплате дохода.
Отразить доход, исчисленный налог и удержанный налог в 6-НДФЛ.
Включить удержанный налог в соответствующий период перечисления в бюджет.
Термин «аванс» не отменяет налогообложение выплаты. Для заполнения 6-НДФЛ смотрим прежде всего на дату фактической выплаты и вид дохода, а не на используемое в кадровых или расчетных документах бытовое название выплаты.
Поскольку выплата произведена 25 сентября 2023 года, она относится к отчетному периоду «9 месяцев 2023 года». В него входят операции с 1 января по 30 сентября 2023 года с учетом особенностей заполнения каждого раздела формы.
Расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года необходимо было представить не позднее 25 октября 2023 года. Для отчетности за 2023 год применялась форма, утвержденная приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ в редакции приказа от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@.
Обратите внимание, что рассматриваемая ситуация относится именно к форме и правилам 2023 года. Начиная с отчетности за первый квартал 2024 года форма 6-НДФЛ и порядок заполнения изменились. Поэтому не переносите механически номера строк и порядок распределения сумм из этого примера на более поздние отчетные периоды.
Главная сложность этой ситуации заключается в том, что разделы 1 и 2 формируются по разным принципам. Проанализируем их отдельно.
Раздел 2 отражает обобщенные показатели доходов и НДФЛ нарастающим итогом с начала года. При подготовке расчета за 9 месяцев в него включаем доходы, фактически полученные с 1 января по 30 сентября, а также соответствующие суммы исчисленного и удержанного налога.
Раздел 1 в форме 2023 года показывает удержанный НДФЛ, подлежащий перечислению по установленным срокам, относящимся к последним трем периодам соответствующего отчетного интервала. Для расчета за 9 месяцев граница раздела 1 заканчивается 22 сентября, а не 30 сентября.
Именно поэтому может возникнуть ситуация, которая на первый взгляд кажется противоречивой:
Выплата 25 сентября входит в раздел 2 расчета за 9 месяцев, поскольку доход фактически получен до 30 сентября.
НДФЛ, удержанный 25 сентября, не входит в раздел 1 расчета за 9 месяцев, поскольку удержание произошло после 22 сентября.
Это не ошибка и не расхождение. Разделы просто используют разные временные границы.
Рассмотрим подробнее периоды удержания НДФЛ, которые формируют раздел 1 расчета за 9 месяцев 2023 года.
В первый показатель включается НДФЛ, удержанный с 23 июня по 22 июля 2023 года.
Во второй показатель включается НДФЛ, удержанный с 23 июля по 22 августа 2023 года.
В третий показатель включается НДФЛ, удержанный с 23 августа по 22 сентября 2023 года.
В поле 020 показывается общая сумма НДФЛ, подлежащая перечислению по этим трем срокам. В полях 021–023 суммы распределяются по соответствующим периодам. Поле 024 в расчетах за первый квартал, полугодие и 9 месяцев не используется для обычных сумм и заполняется в соответствии с установленным порядком. ФНС разъясняла, что поле 024 предназначалось для специального годового периода удержания налога с 23 по 31 декабря.
Выплата 25 сентября находится за пределами последнего периода раздела 1, потому что последний учитываемый день — 22 сентября.
Следовательно, если до 22 сентября организация не удерживала НДФЛ по другим выплатам, в разделе 1 расчета за 9 месяцев суммы налога отсутствуют. При этом сам раздел является частью формы: речь идет не об удалении раздела из расчета, а об отсутствии в нем суммы НДФЛ с выплаты от 25 сентября.
Теперь определим, где в дальнейшем появится налог, удержанный с сентябрьского аванса.
НДФЛ, удержанный 25 сентября 2023 года, относится к периоду с 23 сентября по 22 октября 2023 года. По правилам 2023 года налог за этот период следовало перечислить не позднее 28 октября. Поскольку 28 октября 2023 года приходилось на субботу, срок переносился на следующий рабочий день — 30 октября 2023 года.
В разделе 1 расчета за 9 месяцев этот налог не отражается. Он должен был попасть в раздел 1 годового расчета 6-НДФЛ за 2023 год как налог, относящийся к первому сроку перечисления четвертого квартала.
При этом в разделе 2 расчета за 9 месяцев налог уже отражается как удержанный, поскольку фактическое удержание произошло 25 сентября. Таким образом, строка 160 раздела 2 и строка 020 раздела 1 за один отчетный период не обязаны совпадать.
Разберем по шагам заполнение раздела 2 для ситуации, когда организация начала выплачивать доходы только в сентябре и 25 сентября выдала аванс одному работнику.
В расчете за 9 месяцев 2023 года необходимо заполнить раздел 2 по соответствующей ставке НДФЛ. Для обычного дохода налогового резидента, не превышающего установленный порог применения повышенной ставки, используется ставка 13 процентов.
Строка 100 «Ставка налога». Укажите применяемую ставку, например 13.
Строка 110. Отразите общую сумму дохода, фактически полученного физическими лицами с начала года по 30 сентября включительно. Если единственной выплатой был сентябрьский аванс, укажите сумму этого дохода.
Строка 112. Покажите часть дохода из строки 110, полученную по трудовым договорам. Аванс штатному сотруднику относится к доходам по трудовому договору, поэтому его сумма включается и в строку 110, и в строку 112.
Строка 120. Укажите количество физических лиц, получивших доход. Если доход выплачен одному сотруднику, укажите 1.
Строка 130. Отразите предоставленные налоговые вычеты. Если вычеты не применялись, показатель будет нулевым.
Строка 140. Укажите сумму НДФЛ, исчисленную с начала года. В рассматриваемой ситуации это налог, рассчитанный с сентябрьского аванса, с учетом примененных вычетов.
Строка 160. Укажите сумму налога, фактически удержанную с начала года. Если НДФЛ удержан непосредственно при выплате аванса 25 сентября, он включается в строку 160.
Строка 170. Отражайте налог, который организация не смогла удержать. При обычной денежной выплате аванса, из которой налог удержан, эта строка не заполняется.
ФНС указывала, что в строке 110 отражается доход нарастающим итогом с начала налогового периода, в строке 140 — исчисленный налог, а в строке 160 — удержанный налог. Для расчета за 9 месяцев эти показатели формируются по операциям с начала года по 30 сентября включительно.
Посмотрим на пример. Предположим, сотрудника приняли на работу в сентябре 2023 года. За первую половину сентября ему рассчитали доход в размере 20 000 рублей. Стандартные, социальные и имущественные вычеты работнику не предоставлялись. Работник является налоговым резидентом РФ, поэтому применяется ставка 13 процентов.
НДФЛ составит 2 600 рублей. Работнику перечислят 17 400 рублей, а 2 600 рублей будут удержаны как НДФЛ.
Если других выплат физическим лицам с 1 января по 30 сентября не было, раздел 2 расчета за 9 месяцев заполним следующим образом:
Строка 100 — 13.
Строка 110 — 20 000 рублей.
Строка 112 — 20 000 рублей.
Строка 120 — 1 человек.
Строка 130 — 0 рублей.
Строка 140 — 2 600 рублей.
Строка 160 — 2 600 рублей.
Строка 170 — 0 рублей.
В разделе 1 расчета за 9 месяцев сумма 2 600 рублей не показывается, поскольку налог удержан 25 сентября, то есть после 22 сентября.
Если до 22 сентября организация не производила других облагаемых выплат и не удерживала НДФЛ, строки 020–023 раздела 1 не содержат сумм налога.
Обратите внимание: в строках 110 и 112 показываем начисленный и фактически полученный облагаемый доход до удержания НДФЛ, а не сумму, фактически перечисленную работнику после удержания налога. В нашем примере необходимо отразить 20 000 рублей, а не 17 400 рублей.
Это основной вопрос, который возник в обсуждаемой ситуации. Разберем его еще раз на уровне контрольной логики.
Строка 160 раздела 2 отвечает на вопрос: сколько НДФЛ организация фактически удержала с начала года по конец отчетного периода?
Для расчета за 9 месяцев концом отчетного периода является 30 сентября. Налог удержан 25 сентября, следовательно, он входит в строку 160.
Раздел 1 отвечает на другой вопрос: какой удержанный налог относится к срокам перечисления, включаемым в данный раздел расчета?
Для раздела 1 расчета за 9 месяцев последний учитываемый интервал удержания заканчивается 22 сентября. Налог удержан 25 сентября, следовательно, он в раздел 1 не входит.
Получаем правильное сочетание:
Доход в строке 110 — есть.
Доход по трудовым договорам в строке 112 — есть.
Исчисленный налог в строке 140 — есть.
Удержанный налог в строке 160 — есть.
Налог с выплаты 25 сентября в разделе 1 — отсутствует.
Не пытайтесь искусственно добиться равенства строки 160 и строки 020. В форме 2023 года эти показатели формируются за разные интервалы и могут законно отличаться.
Рассмотрим другой вариант. Если ту же сумму выплатили не 25 сентября, а 22 сентября 2023 года, результат будет иным.
Доход и налог по-прежнему войдут в строки 110, 112, 140 и 160 раздела 2 расчета за 9 месяцев. Но дата удержания 22 сентября входит в интервал с 23 августа по 22 сентября.
Следовательно, удержанный налог необходимо будет включить:
В общую сумму по строке 020 раздела 1.
В строку 023, соответствующую третьему сроку перечисления налога в рассматриваемом отчетном периоде.
Именно один день меняет распределение налога между отчетными периодами раздела 1. Поэтому при проверке отчета всегда анализируйте точную дату выплаты и удержания налога.
Если выплата произведена 23 сентября, применяется тот же подход, что и при выплате 25 сентября.
Доход и НДФЛ включаем в раздел 2 расчета за 9 месяцев, поскольку выплата произошла до 30 сентября. В раздел 1 расчета за 9 месяцев налог не включаем, поскольку дата удержания уже относится к новому интервалу — с 23 сентября по 22 октября.
Таким образом, граница проходит между 22 и 23 сентября:
Удержание 22 сентября относится к разделу 1 расчета за 9 месяцев.
Удержание 23 сентября относится к разделу 1 годового расчета.
Рассмотрим ситуацию, когда сотрудника приняли в сентябре, зарплату за сентябрь начислили, но до 30 сентября ничего не выплатили.
Для заработной платы по правилам 2023 года дата получения дохода определяется по дате фактической выплаты. Поэтому одной операции начисления недостаточно для отражения зарплатного дохода в разделе 2 расчета.
Например, если зарплата за сентябрь начислена 30 сентября, но выплачена 5 октября, ее необходимо отражать в разделе 2 годового расчета за 2023 год, а не в разделе 2 расчета за 9 месяцев. ФНС разъясняла аналогичный принцип: заработная плата, начисленная за месяц, но выплаченная в следующем отчетном периоде, отражается по периоду фактической выплаты.
При этом необходимо отдельно проверить, не было ли в отчетном периоде других выплат физическим лицам. Организация могла не выплачивать зарплату сотруднику, но перечислить:
Вознаграждение исполнителю по гражданско-правовому договору.
Арендную плату физическому лицу.
Материальную помощь, облагаемую НДФЛ.
Отпускные или пособие по временной нетрудоспособности в части, облагаемой НДФЛ.
Дивиденды учредителю.
Иной облагаемый доход.
Если хотя бы одна такая выплата была произведена, обязанность представить расчет может возникнуть независимо от даты приема нового сотрудника.
Еще одна возможная ситуация — доход выплачен, но исчисленный НДФЛ оказался равен нулю из-за применения налоговых вычетов.
Например, сотруднику выплачено 10 000 рублей, а сумма доступного стандартного вычета полностью перекрыла налоговую базу. В этом случае организация все равно выплатила физическому лицу доход и выступила налоговым агентом.
В расчете необходимо отразить:
Сумму дохода в строках 110 и 112.
Количество получателей дохода в строке 120.
Сумму примененного вычета в строке 130.
Нулевую сумму исчисленного налога в строке 140.
Нулевую сумму удержанного налога в строке 160.
Раздел 1 в отношении этой выплаты не содержит налога, потому что перечислять в бюджет нечего. Однако сам расчет необходимо представить, поскольку доход физическому лицу выплачен.
Теперь посмотрим, как проверить ситуацию в программе «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0. Названия отдельных команд могут немного отличаться в зависимости от версии программы и выбранного интерфейса, но общий порядок остается одинаковым.
Проверьте, что кадровое оформление сотрудника зарегистрировано документом Прием на работу с правильной датой приема.
Проверьте начисление заработной платы документом Начисление зарплаты. Убедитесь, что выбран правильный месяц начисления, организация и сотрудник.
Проверьте документ выплаты. В зависимости от способа расчетов это может быть Ведомость в банк или Ведомость в кассу.
Убедитесь, что в ведомости указана дата выплаты 25.09.2023 и рассчитана сумма НДФЛ к удержанию.
Проверьте фактическое перечисление или выдачу денежных средств. Для безналичной выплаты должна быть корректно отражена банковская операция, а для наличной выплаты — кассовый документ.
Проведите все документы в хронологическом порядке.
Откройте раздел 1С-Отчетность и перейдите к регламентированным отчетам.
Создайте отчет 6-НДФЛ за период «9 месяцев 2023 года».
Выберите правильную организацию, налоговый орган, КПП и ОКТМО.
Нажмите команду автоматического заполнения отчета.
Расшифруйте показатели строк 110, 112, 140 и 160 и сопоставьте их с документами начисления и выплаты.
Проверьте раздел 1. Не добавляйте туда вручную НДФЛ с выплаты 25 сентября, если других удержаний до 22 сентября не было.
В простом интерфейсе «1С:Бухгалтерии 8» регламентированные отчеты доступны через меню Бухгалтерия — 1С-Отчетность — Регламентированные отчеты. В программах 1С форма 6-НДФЛ создается как регламентированный отчет и заполняется по данным налогового учета информационной базы.
Если в 1С отчет остается пустым, не начинайте сразу вводить суммы вручную. Сначала выясним причину отсутствия данных. Автоматическое заполнение зависит не от бухгалтерских проводок как таковых, а от корректных записей налогового учета НДФЛ, сформированных документами начисления и выплаты.
Разберем по шагам наиболее распространенные причины.
Документ начисления не проведен. Откройте Начисление зарплаты, проверьте результаты расчета и проведите документ.
Не зарегистрирована выплата дохода. Если зарплата только начислена, но ведомость на выплату не создана либо не проведена, программа может не определить дату фактического получения дохода и удержания НДФЛ.
В ведомости указана неправильная дата. Например, документ создан за сентябрь, но дата выплаты установлена октябрем. В таком случае доход может попасть уже в годовой расчет, а не в расчет за 9 месяцев.
Выбрана неправильная организация. При ведении нескольких организаций отчет может быть сформирован не по той организации, которая выплатила доход.
Указана неправильная регистрация в налоговом органе. Проверьте КПП и ОКТМО. При наличии обособленных подразделений данные могут распределяться между отдельными расчетами.
Документы оформлены задним числом после формирования отчета. Повторно заполните отчет после проведения документов. Не ограничивайтесь открытием ранее сохраненного варианта с устаревшими показателями.
Используется устаревший релиз конфигурации. Обновите программу и комплект регламентированной отчетности до версии, поддерживающей форму 6-НДФЛ за 2023 год.
Данные по зарплате загружаются из другой информационной базы. Если расчет выполняется в «1С:Зарплата и управление персоналом», а отчет формируется в «1С:Бухгалтерии», проверьте синхронизацию и полноту переноса данных.
Выплата отражена только банковским документом. Одного списания денежных средств со счета может быть недостаточно, если не сформирована ведомость, содержащая сведения о получателе дохода и удержанном НДФЛ.
Ручные корректировки нарушили налоговый учет. Проверьте операции, которыми вручную изменялись доходы, исчисленный или удержанный налог.
Не корректируйте строку 020 раздела 1 вручную только потому, что строка 160 заполнена. В рассматриваемой ситуации отсутствие суммы в разделе 1 является правильным результатом, а не ошибкой программы.
Для поиска причины используйте аналитические отчеты по НДФЛ. Они позволяют увидеть доход, дату его получения, исчисленный налог, удержание и документ-регистратор.
В зависимости от используемой конфигурации и версии программы проверьте отчеты Подробный анализ НДФЛ по сотруднику и Анализ НДФЛ по датам получения доходов. В решениях 1С такие отчеты предназначены для анализа доходов, исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по сотрудникам и датам получения дохода.
Сформируйте анализ за период с 1 января по 30 сентября 2023 года и установите отбор по нужному сотруднику.
Проверьте следующие показатели:
Дата получения дохода должна быть 25.09.2023.
Вид дохода должен соответствовать оплате труда.
Сумма дохода должна совпадать с расчетной суммой до удержания НДФЛ.
Исчисленный налог должен быть зарегистрирован на дату выплаты.
Удержанный налог должен быть отражен 25.09.2023.
Документом-основанием должна выступать корректная ведомость или связанный с ней документ выплаты.
Регистрация в налоговом органе, КПП и ОКТМО должны соответствовать отчету.
Если доход и налог присутствуют в аналитическом отчете, но не попадают в 6-НДФЛ, проверьте отборы и реквизиты самого регламентированного отчета. Если записей нет уже в анализе НДФЛ, исправьте первичные документы начисления и выплаты.
Строка 110 должна содержать общую сумму доходов, учитываемых в разделе 2 по соответствующей ставке, нарастающим итогом с начала года.
При проверке не используйте только обороты по счету 70. Бухгалтерский счет расчетов с персоналом не всегда позволяет правильно определить дату получения дохода для НДФЛ. Ориентируйтесь на данные налогового учета и фактические даты выплат.
Если сотруднику начислено 20 000 рублей, а после удержания НДФЛ перечислено 17 400 рублей, в строке 110 указываем 20 000 рублей.
Если в сентябре сначала выплатили аванс 20 000 рублей, а окончательный расчет за сентябрь перечислили в октябре, в расчете за 9 месяцев отражаем только сентябрьскую выплату 20 000 рублей. Октябрьскую выплату включаем в годовой расчет.
Строка 112 является частью строки 110 и предназначена для доходов, выплаченных по трудовым договорам.
Если получатель аванса является штатным сотрудником, выплата включается в строку 112. При этом сумма одновременно остается в строке 110, поскольку строка 110 содержит общий доход.
Не следует вычитать строку 112 из строки 110. Эти строки не складываются между собой. Строка 112 расшифровывает часть общей суммы строки 110.
Если организация выплатила 20 000 рублей сотруднику и 10 000 рублей исполнителю по гражданско-правовому договору, строка 110 может составить 30 000 рублей, а строка 112 — 20 000 рублей. Доход по гражданско-правовому договору анализируем отдельно с учетом назначения соответствующих строк формы.
Строка 140 показывает исчисленный НДФЛ нарастающим итогом с начала года. Рассчитывайте ее исходя из налоговой базы, ставки и примененных вычетов.
Если доход составляет 20 000 рублей, вычетов нет и применяется ставка 13 процентов, налог равен 2 600 рублям.
Если работнику предоставлен стандартный вычет 1 400 рублей, при условии соблюдения требований для его применения налоговая база составит 18 600 рублей, а НДФЛ — 2 418 рублей.
При сравнении строки 140 с документами программы учитывайте, что налог может корректироваться из-за округлений, перерасчетов, изменения статуса налогоплательщика и предоставления вычетов.
Строка 160 показывает фактически удержанный налог с начала года. Для денежной заработной платы налог обычно удерживается в момент выплаты.
Если аванс выплачен 25 сентября и НДФЛ удержан из этой выплаты, налог включается в строку 160 расчета за 9 месяцев.
Если доход начислен, но не выплачен, налог может быть исчислен программой, однако фактического удержания еще нет. В такой ситуации строка 140 и строка 160 могут различаться.
Также различие может возникнуть, если выплачен доход в натуральной форме и у организации отсутствует денежная выплата, из которой можно удержать налог. Тогда необходимо отдельно анализировать правила удержания и заполнения строки 170.
При автоматическом заполнении раздела 1 программа должна анализировать дату удержания НДФЛ и относить налог к соответствующему сроку перечисления.
В рассматриваемом примере проверьте, что налог удержан именно 25.09.2023. Если дата указана правильно, сумма не должна попадать в строки 020–023 расчета за 9 месяцев.
Если программа ошибочно включает ее в раздел 1, проанализируйте:
Не указана ли в ведомости дата выплаты 22 сентября вместо 25 сентября.
Не зарегистрировано ли удержание отдельной операцией с более ранней датой.
Не осталась ли в информационной базе старая версия документа выплаты.
Не выполнялись ли ручные корректировки учета НДФЛ.
Не сформирован ли отчет по неправильному периоду.
Если программа не заполняет раздел 1, но раздел 2 содержит правильные суммы, сначала сопоставьте даты. Для выплаты 25 сентября такой результат соответствует правилам 2023 года.
Фраза «НДФЛ к выплате» может означать разные показатели, поэтому уточним терминологию.
НДФЛ не выплачивается работнику. Работодатель:
Начисляет работнику доход.
Исчисляет НДФЛ.
Удерживает НДФЛ из денежного дохода.
Перечисляет удержанный налог в бюджет.
В разделе 2 отражаем исчисленный и удержанный налог. В разделе 1 отражаем налог, подлежащий перечислению по соответствующим срокам.
Поэтому для выплаты 25 сентября формулируем вывод так:
НДФЛ исчислите при расчете аванса.
НДФЛ удержите 25 сентября при выплате аванса.
Отразите налог в строках 140 и 160 раздела 2 расчета за 9 месяцев.
Не включайте этот налог в раздел 1 расчета за 9 месяцев.
Отразите его в разделе 1 годового расчета за 2023 год.
Обязанность представить 6-НДФЛ может возникнуть и без трудовых отношений. Если организация выплатила доход обычному физическому лицу, необходимо проверить, признается ли она налоговым агентом по этой выплате.
Например, расчет может потребоваться при выплате физическому лицу:
Вознаграждения за работы или услуги по гражданско-правовому договору.
Арендной платы за помещение, автомобиль или другое имущество.
Процентов по договору займа.
Иного дохода, при выплате которого организация должна удержать НДФЛ.
Следовательно, ответ на первоначальный вопрос не меняется, даже если до приема сотрудника организация выплачивала доход другому физическому лицу. В таком случае 6-НДФЛ необходимо формировать с учетом всех выплат с начала года, а не только сентябрьского аванса.
Если в период с 1 января по август организация выплачивала доходы другим физическим лицам, раздел 2 за 9 месяцев заполняется нарастающим итогом по всем таким выплатам.
Например, в мае физическому лицу выплатили 50 000 рублей по договору оказания услуг, а в сентябре сотруднику начислили и выплатили аванс 20 000 рублей. Тогда в строке 110 необходимо учесть общую сумму соответствующих доходов — 70 000 рублей, распределив их по требуемым строкам формы.
Раздел 1 также может оказаться заполненным, если организация удерживала НДФЛ с 23 июня по 22 сентября. В таком случае нельзя оставлять весь раздел пустым только потому, что налог с аванса 25 сентября в него не входит.
Вывод о незаполнении раздела 1 относится только к ситуации, когда в период с 23 июня по 22 сентября не было других удержаний НДФЛ.
Если организация в течение отчетного периода не выплачивала доходы физическим лицам и не являлась налоговым агентом, обязанности представлять нулевой 6-НДФЛ обычно не возникает. ФНС разъясняла, что при отсутствии работников и выплат физическим лицам расчет не представляется.
Однако рассматриваемый случай не является нулевым. Выплата аванса одному сотруднику означает наличие:
Получателя дохода.
Налоговой базы.
Исчисленного НДФЛ.
Удержанного НДФЛ.
Поэтому не заменяйте расчет письмом об отсутствии деятельности и не сдавайте полностью нулевую форму. Представьте расчет с фактическими показателями раздела 2.
Рассмотрим подробнее ошибки, которые чаще всего возникают в аналогичной ситуации.
Организация не сдает расчет, поскольку сотрудник принят только в сентябре. Дата приема не освобождает от отчетности, если доход выплачен до 30 сентября.
Аванс не признают доходом. В 2023 году НДФЛ удерживается при выплате заработной платы за каждую половину месяца.
В строке 110 отражают сумму после удержания НДФЛ. Необходимо показывать облагаемый доход до удержания налога.
Заполняют строку 110, но не заполняют строку 112. Доход штатного работника по трудовому договору включается в обе строки.
Не заполняют строку 160. Если налог удержан 25 сентября, его необходимо включить в строку 160.
Переносят налог с выплаты 25 сентября в раздел 1 расчета за 9 месяцев. Эта дата относится к следующему периоду перечисления.
Считают отсутствие суммы в разделе 1 ошибкой программы. При отсутствии других удержаний это правильный результат.
Вручную уравнивают строку 020 раздела 1 и строку 160 раздела 2. Такие показатели могут отличаться из-за разных временных границ.
Формируют отчет без проведения ведомости на выплату. Программа не получает корректную дату дохода и удержания налога.
Используют неправильный период отчета. Для выплаты сентября выберите «9 месяцев 2023 года», а не третий квартал как отдельный ненарастающий период.
Не учитывают выплаты другим физическим лицам. Расчет формируется по всем получателям доходов, а не только по новому сотруднику.
Используют правила новой формы для старого периода. Номера строк и порядок заполнения необходимо определять по форме, применявшейся в 2023 году.
Соберем решение в единый алгоритм.
Определите дату фактической выплаты дохода. В нашем случае это 25.09.2023.
Убедитесь, что выплата является доходом физического лица, с которого организация выступает налоговым агентом.
Исчислите НДФЛ на дату выплаты с учетом ставки и налоговых вычетов.
Удержите НДФЛ непосредственно из выплачиваемой суммы.
Представьте 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года, поскольку доход выплачен до 30 сентября.
В разделе 2 отразите доход по строкам 110 и 112.
Укажите количество получателей дохода в строке 120.
Отразите вычеты в строке 130, если они предоставлялись.
Отразите исчисленный НДФЛ в строке 140.
Отразите удержанный НДФЛ в строке 160.
Не включайте налог с выплаты 25 сентября в раздел 1 расчета за 9 месяцев.
Включите этот налог в раздел 1 расчета за 2023 год.
В 1С проверьте документы Начисление зарплаты, Ведомость в банк или Ведомость в кассу.
Сформируйте Подробный анализ НДФЛ по сотруднику и проверьте дату дохода и удержания.
Повторно заполните регламентированный отчет после исправления и проведения документов.
Выполните встроенную проверку контрольных соотношений перед отправкой.
Проанализируем итоговую картину при следующих условиях:
Организация до сентября не выплачивала доходы физическим лицам.
Сотрудник принят в сентябре 2023 года.
Аванс выплачен 25 сентября.
Сумма облагаемого дохода составляет 20 000 рублей.
Вычеты не предоставлялись.
НДФЛ по ставке 13 процентов составляет 2 600 рублей.
В разделе 2 расчета за 9 месяцев укажите:
Строка 110 — 20 000 рублей.
Строка 112 — 20 000 рублей.
Строка 120 — 1.
Строка 130 — 0 рублей.
Строка 140 — 2 600 рублей.
Строка 160 — 2 600 рублей.
В разделе 1 расчета за 9 месяцев не отражайте 2 600 рублей, удержанные 25 сентября. Если других удержаний с 23 июня по 22 сентября не было, суммы по строкам 020–023 отсутствуют.
В разделе 1 годового расчета за 2023 год отразите эти 2 600 рублей как налог, удержанный в период с 23 сентября по 22 октября и подлежащий перечислению по соответствующему сроку.
При подготовке расчета учитывайте следующие положения и разъяснения:
Статья 223 НК РФ определяет дату фактического получения дохода. Для денежной заработной платы в 2023 году применялась дата фактической выплаты.
Пункты 3 и 4 статьи 226 НК РФ регулируют исчисление и удержание НДФЛ налоговым агентом.
Пункт 2 статьи 230 НК РФ устанавливает обязанность налогового агента представлять расчет 6-НДФЛ.
Форма и порядок заполнения расчета за 9 месяцев 2023 года утверждены приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ в редакции приказа от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@.
Письмо ФНС России от 11.04.2023 № БС-4-11/4420@ разъясняет временные границы разделов 1 и 2 расчета за отчетные периоды 2023 года.
Разъяснения ФНС по порядку удержания НДФЛ в 2023 году подтверждают необходимость удерживать налог как при выплате аванса, так и при окончательной выплате заработной платы.
Если сотрудник принят в сентябре и 25 сентября 2023 года ему выплачен аванс, организация обязана представить 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года.
В разделе 2 отразите выплаченный доход, доход по трудовому договору, количество получателей, вычеты, исчисленный и удержанный налог. В частности, заполните строки 110, 112, 120, 140 и 160, а при наличии вычетов — строку 130.
НДФЛ с аванса, удержанный 25 сентября, не включайте в раздел 1 расчета за 9 месяцев, поскольку раздел 1 заканчивается удержаниями по 22 сентября включительно. Эту сумму отразите в разделе 1 годового расчета за 2023 год.
Если 1С не заполняет раздел 1, но корректно показывает выплату в строках 110, 112, 140 и 160, не считайте это автоматической ошибкой. Сначала проверьте дату выплаты. Для аванса от 25 сентября такое заполнение соответствует порядку, действовавшему в 2023 году.
Информация носит справочный характер