Разберем ситуацию, когда приближается единый срок сдачи налоговой отчетности и организация планирует сначала отправить расчет 6-НДФЛ, а на следующий день — уведомление об исчисленных суммах налогов. Например, расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года планируется отправить 23 октября, а уведомление по НДФЛ — 24 октября. Возникает логичный вопрос: не возникнет ли у налоговой инспекции задвоения обязательств, если часть НДФЛ уже отражена в 6-НДФЛ, а затем суммы будут указаны еще и в уведомлении?
В описанной ситуации порядок отправки документов принципиального значения не имеет. Можно сначала представить 6-НДФЛ, а затем уведомление, либо сделать наоборот. Главное — правильно определить период НДФЛ, который должен попасть в каждый документ, корректно указать сумму и представить каждый документ в установленный срок.
Однако рассмотрим подробнее, почему это так. Здесь важно не воспринимать 6-НДФЛ и уведомление как два документа, которые полностью дублируют друг друга. У них разные задачи. Кроме того, правила представления уведомлений по НДФЛ после 2023 года изменились, поэтому отдельно разберем ситуацию, описанную в вопросе по правилам 2023 года, и действующий порядок.
Сначала проанализируем именно исходную ситуацию. За 9 месяцев 2023 года расчет 6-НДФЛ необходимо было представить не позднее 25 октября 2023 года. На эту же дату приходился срок обязательного уведомления об исчисленных суммах НДФЛ, удержанного в период с 23 сентября по 22 октября 2023 года.
Поэтому вариант, при котором организация отправляла 6-НДФЛ 23 октября, а уведомление 24 октября, был допустим. Оба документа представлялись до установленного срока.
Никакого обязательного правила «сначала уведомление, затем 6-НДФЛ» или «сначала 6-НДФЛ, затем уведомление» для этой ситуации не было.
Выясним причину. В разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года отражался НДФЛ, подлежащий перечислению за периоды, относящиеся к последним трем месяцам соответствующего отчетного периода. ФНС отдельно разъясняла распределение НДФЛ для формы 2023 года:
в расчете за I квартал отражался НДФЛ за период с 1 января по 22 марта;
в расчете за полугодие — за период с 23 марта по 22 июня;
в расчете за 9 месяцев — за период с 23 июня по 22 сентября;
в годовом расчете — за период с 23 сентября по 31 декабря.
Следовательно, раздел 1 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года заканчивался НДФЛ, удержанным по 22 сентября включительно.
Уведомление, которое необходимо было представить не позднее 25 октября 2023 года, формировалось уже по следующему периоду — по НДФЛ, удержанному с 23 сентября по 22 октября 2023 года. Для такого уведомления применялся код отчетного периода 34/01.
Таким образом, если сравнивать именно данные раздела 1 расчета 6-НДФЛ и обязательного октябрьского уведомления, получаем два соседних, но не совпадающих периода:
6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года, раздел 1 — с 23 июня по 22 сентября;
уведомление со сроком представления 25 октября — с 23 сентября по 22 октября.
Именно поэтому отправка сначала расчета, а затем уведомления не приводила к задвоению одного и того же обязательства.
Отдельно разберем важный нюанс. Иногда применяется правило: если информация о сумме обязательства уже поступает в налоговую инспекцию из декларации или расчета до момента, когда налоговому органу необходимо распределить ЕНП, отдельное уведомление может не потребоваться.
Но механически применять это правило к ситуации с 6-НДФЛ нельзя.
В октябре 2023 года расчет за 9 месяцев и уведомление действительно имели один предельный срок — 25 октября. Однако они сообщали налоговому органу сведения о разных платежных периодах НДФЛ.
Расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев не сообщал в разделе 1 сумму обязательства по всему НДФЛ, удержанному с 23 сентября по 22 октября. Поэтому представление расчета за 9 месяцев не отменяло необходимость отправить октябрьское уведомление.
Это подтверждалось и практическими разъяснениями ФНС за октябрь 2023 года: налоговым агентам одновременно напоминали о необходимости представить расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев и отдельное уведомление по НДФЛ, удержанному с 23 сентября по 22 октября.
Поэтому действуем так: не ориентируемся только на совпадение календарных сроков сдачи документов. Сначала определяем, какую именно налоговую обязанность и какой период сообщает каждый документ.
Рассмотрим подробнее структуру расчета, действовавшую в рассматриваемой ситуации.
В форме 6-НДФЛ 2023 года строка 020 раздела 1 предназначалась для отражения общей суммы НДФЛ, подлежащей перечислению за последние три месяца отчетного периода.
Далее эта сумма распределялась по строкам 021–024 в зависимости от соответствующих сроков перечисления НДФЛ. Для расчета за 9 месяцев фактически имели значение периоды удержания налога, заканчивающиеся 22 сентября.
Поэтому при анализе расчета за 9 месяцев 2023 года смотрим не просто на календарную дату его отправки, а на период, который должен быть отражен в разделе 1.
Например, организация могла 23 октября 2023 года отправить расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев. Сам факт отправки документа 23 октября не означал, что в раздел 1 автоматически должны попасть операции по НДФЛ, выполненные до 23 октября. Отчетный период расчета и правила заполнения его строк определялись законодательством, а не датой фактической отправки отчета.
Дата сдачи отчета и период, сведения о котором включаются в отчет, — это разные понятия.
Именно это часто становится причиной сомнений. Бухгалтер видит, что отчет формируется в октябре, и предполагает, что налоговая инспекция получит из него все октябрьские обязательства. Но 6-НДФЛ за 9 месяцев остается расчетом за установленный отчетный период независимо от того, отправили мы его 20, 23 или 25 октября.
Здесь необходимо сделать важное уточнение к ответам из обсуждения.
Если говорить только о разделе 1 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года, НДФЛ периода с 23 сентября по 22 октября действительно не отражался там как октябрьское обязательство. Раздел 1 расчета за 9 месяцев заканчивался периодом по 22 сентября.
Но форма 6-НДФЛ содержит еще и раздел 2. В 2023 году в разделе 2 показывались обобщенные показатели доходов, исчисленного и удержанного НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода.
Поэтому, например, НДФЛ, фактически удержанный 25 сентября 2023 года, мог участвовать в показателях раздела 2 расчета за 9 месяцев, поскольку удержание произошло до окончания сентября. Одновременно эта сумма относилась к платежному периоду с 23 сентября по 22 октября и поэтому учитывалась при определении суммы октябрьского уведомления.
Такое совпадение отдельных сумм не означает задвоение обязанности.
Разберем логику:
раздел 2 расчета сообщает налоговому органу обобщенные показатели по доходам и НДФЛ за отчетный период;
раздел 1 связывает удержанный налог с установленными периодами его перечисления;
уведомление используется для формирования на ЕНС конкретной совокупной обязанности по соответствующему платежному периоду до того, как необходимые сведения могут быть полностью определены из очередной отчетности.
Поэтому не следует рассматривать любое числовое совпадение между показателями 6-НДФЛ и уведомления как ошибочное дублирование.
Правильнее сравнивать документы по их назначению, периоду, КБК, ОКТМО и другим идентифицирующим показателям налоговой обязанности.
Предположим, организация удержала НДФЛ:
с 23 июня по 22 июля — 120 000 рублей;
с 23 июля по 22 августа — 130 000 рублей;
с 23 августа по 22 сентября — 140 000 рублей;
с 23 сентября по 22 октября — 150 000 рублей.
В разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев будут учитываться первые три периода. Общая сумма по рассматриваемому примеру составит 390 000 рублей.
А в уведомлении со сроком представления 25 октября необходимо было указать уже 150 000 рублей — НДФЛ за период с 23 сентября по 22 октября.
Если отправить 6-НДФЛ 23 октября, а уведомление 24 октября, налоговая инспекция получит:
23 октября — расчет за 9 месяцев с данными соответствующего отчетного периода;
24 октября — информацию об обязательстве по следующему периоду удержания НДФЛ.
Обязанность в размере 150 000 рублей не должна превращаться в 300 000 рублей только потому, что налоговый орган получил два разных документа.
И наоборот, если сначала 24 октября отправить уведомление, а затем расчет 6-НДФЛ, принципиальный результат будет тем же.
По правилам формы 2023 года сумма НДФЛ, удержанного начиная с 23 сентября, относилась уже к периоду, который отражался в разделе 1 годового расчета 6-НДФЛ.
Поэтому правильный вывод из обсуждаемой ситуации следующий: сумма обязательного уведомления за период с 23 сентября по 22 октября не должна была отражаться в разделе 1 расчета за 9 месяцев как тот же самый платежный период. Она попадала в соответствующие показатели раздела 1 годового расчета.
При этом, как мы уже разобрали выше, отдельные суммы удержанного в конце сентября налога могли присутствовать в накопительных показателях раздела 2 девятимесячного расчета. Это нормальная особенность формы, а не основание отказаться от уведомления.
Чтобы окончательно разобраться с последовательностью документов, посмотрим на назначение уведомления.
После перехода на единый налоговый счет налогоплательщик перечисляет денежные средства посредством единого налогового платежа. Однако налоговой инспекции необходимо понимать, какую часть денег следует отнести к конкретному налогу, бюджету и сроку обязанности.
Если необходимые сведения появляются в декларации или расчете позже момента, когда требуется определить соответствующую налоговую обязанность, налогоплательщик представляет уведомление об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей, сборов и страховых взносов.
В уведомлении, в частности, используются данные, позволяющие идентифицировать обязанность: КБК, ОКТМО, сумма, отчетный период и отчетный год.
Следовательно, уведомление — это не дополнительная копия 6-НДФЛ. Оно выполняет отдельную функцию в механизме ЕНС.
Именно поэтому ключевым является не порядок отправки документов, а правильность периода и суммы каждой обязанности.
Разберем порядок действий по шагам.
Определим отчетный период 6-НДФЛ. Если речь идет о ситуации из вопроса, это расчет за 9 месяцев 2023 года.
Проверим раздел 1 расчета. Для 9 месяцев 2023 года в нем учитывался НДФЛ за период с 23 июня по 22 сентября 2023 года.
Определим период обязательного октябрьского уведомления. В него включался НДФЛ, удержанный с 23 сентября по 22 октября 2023 года.
Не будем исключать уведомление только потому, что уже отправили 6-НДФЛ. Расчет за 9 месяцев не заменял уведомление по этому следующему периоду НДФЛ.
Представим оба документа не позднее установленного срока. В рассматриваемой ситуации можно было отправить расчет 23 октября, а уведомление 24 октября.
Проверим реквизиты уведомления. Для обязательного уведомления по НДФЛ за период с 23 сентября по 22 октября 2023 года использовался код отчетного периода 34/01.
Проверим сумму удержанного НДФЛ. В уведомление должна попадать сумма соответствующего периода удержания, а не произвольная сумма начисленного налога из расчета.
После отправки проконтролируем прием документов. Убедимся, что расчет и уведомление приняты налоговым органом и не содержат ошибок в идентифицирующих реквизитах.
При подготовке уведомления обратим особое внимание на терминологию. Документ называется уведомлением об исчисленных суммах налогов, однако при работе налогового агента с НДФЛ ориентируемся на установленный для соответствующего периода порядок исчисления и удержания налога.
Нельзя автоматически брать для уведомления всю сумму НДФЛ, которая начислена программой за месяц, если налог фактически относится к другим периодам удержания.
Например, если доход был рассчитан бухгалтерией, но выплата физическому лицу произошла позднее, необходимо учитывать правила определения даты получения дохода, исчисления и удержания налога.
Поэтому перед формированием уведомления проверим не только начисления заработной платы, но и фактические выплаты физическим лицам и удержание НДФЛ.
Такой подход особенно важен при наличии отпускных, больничных, премий, расчетов при увольнении, межрасчетных выплат и других доходов, которые выплачиваются не одновременно с обычной заработной платой.
Если отчетность готовится в 1С, важно отделять дату создания или отправки документа от налогового периода, сведения за который программа формирует.
Например, мы можем открыть информационную базу 23 октября и сформировать 6-НДФЛ за 9 месяцев. Это не означает, что программа должна включить в соответствующие строки раздела 1 весь НДФЛ, удержанный по 23 октября.
Отчет формируется по установленным правилам соответствующего отчетного периода.
То же относится к уведомлению. При его создании необходимо выбрать и проверить именно тот период налоговой обязанности, для которого уведомление представляется.
Поэтому в 1С в рассматриваемой задаче важны прежде всего корректный учет зарплаты и выплат, результаты удержания НДФЛ, выбранный отчетный период и реквизиты формируемой регламентированной отчетности. Специальный программный код 1С, методы встроенного языка или дополнительные обработки для решения вопроса о последовательности отправки документов не требуются.
Правила из форумной темы относятся к 2023 году, поэтому применять указанные там интервалы к современной отчетности без проверки нельзя.
С 2024 года порядок уведомлений по НДФЛ изменился. Сейчас налоговые агенты в общем случае представляют уведомления по НДФЛ два раза в месяц.
Действующий общий порядок предусматривает:
по НДФЛ, исчисленному и удержанному с 1-го по 22-е число текущего месяца, уведомление представляется не позднее 25-го числа текущего месяца;
по НДФЛ, исчисленному и удержанному с 23-го числа по последнее число текущего месяца, уведомление представляется не позднее 3-го числа следующего месяца;
для периода с 23 по 31 декабря действует специальный срок — уведомление представляется не позднее последнего рабочего дня календарного года.
При отсутствии выплат физическим лицам и отсутствии НДФЛ к уплате за соответствующий период нулевое уведомление по такому периоду, как правило, не требуется.
Сроки уплаты НДФЛ также привязаны к этим периодам: по налогу за период с 1-го по 22-е число применяется общий срок уплаты не позднее 28-го числа текущего месяца, а по налогу за период с 23-го числа до конца месяца — не позднее 5-го числа следующего месяца. Для конца декабря предусмотрено отдельное правило.
Поэтому современный бухгалтерский алгоритм отличается от алгоритма 2023 года, когда обязательное уведомление по НДФЛ обычно охватывало интервал с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца.
Сам принцип сохранился: налоговый агент должен представить уведомление по НДФЛ независимо от того, что одновременно наступает срок представления очередного 6-НДФЛ, если уведомление относится к установленному для него периоду.
ФНС в разъяснениях 2026 года прямо указывает, что уведомления по НДФЛ представляются два раза в месяц независимо от представления 6-НДФЛ.
Практические налоговые календари ФНС также подтверждают эту логику. Например, в июле 2026 года на одну дату приходились и расчет 6-НДФЛ за полугодие, и уведомление по НДФЛ, удержанному с 1 по 22 июля. Налогоплательщикам необходимо было представить оба документа.
Это хороший современный пример, показывающий тот же принцип, который важен для исходного вопроса: само представление 6-НДФЛ не означает автоматической отмены уведомления по НДФЛ за другой установленный период.
Поэтому сейчас также не нужно специально задерживать один документ до приема другого. Если оба документа сформированы правильно, отправляем их в удобной последовательности до соответствующих сроков.
Проанализируем типичную ошибку. Бухгалтер находит старое обсуждение, где указано, что октябрьское уведомление содержит НДФЛ с 23 сентября по 22 октября, и пытается использовать этот же интервал в современной работе.
Так делать нельзя.
Интервал с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца относится к порядку, действовавшему в 2023 году. В современном порядке месяц разбивается на два самостоятельных периода: с 1-го по 22-е число и с 23-го числа до конца месяца.
Поэтому при использовании старых консультаций всегда сначала определим, за какой год рассматривается операция.
Особенно внимательно проверим старые статьи по следующим вопросам:
период удержания НДФЛ для уведомления;
срок подачи уведомления;
срок перечисления НДФЛ;
код отчетного периода в уведомлении;
структура и номера строк формы 6-НДФЛ.
Форма 6-НДФЛ с I квартала 2024 года также была изменена, поэтому номера строк и алгоритм проверки отчета нельзя полностью переносить из формы 2023 года.
В современной форме 6-НДФЛ значительно усилена детализация удержанного налога по периодам. В частности, используются строки 020–026 раздела 1 и соответствующие показатели удержанного НДФЛ в разделе 2.
ФНС обращает внимание на контрольное соответствие итоговых показателей. Например, строка 020 раздела 1 должна соответствовать показателю удержанного налога строки 160 раздела 2, а детализация осуществляется по предусмотренным формой периодам.
Для практической работы это означает, что при подготовке современной отчетности необходимо использовать актуальную форму 6-НДФЛ и актуальный релиз учетной программы.
Не пытайтесь вручную переносить алгоритм строк 021–024 из формы 2023 года в современный расчет. Назначение и детализация строк формы изменялись.
Если при подготовке документов возникает ощущение, что одна сумма дважды передается налоговой инспекции, не удаляем ее из уведомления автоматически. Разберем ситуацию по шагам.
Определим дату фактического удержания НДФЛ. Именно она является одним из ключевых ориентиров для распределения удержанного налога по соответствующим периодам.
Определим, за какой период сдаем 6-НДФЛ. Не ориентируемся на дату фактической отправки расчета.
Определим назначение строки 6-НДФЛ, в которой видим сумму. Накопительный показатель раздела 2 и сумма конкретного платежного периода раздела 1 — не одно и то же.
Определим период уведомления. Сопоставим его с действующими для соответствующего года правилами.
Проверим КБК и ОКТМО. Особенно внимательно работаем при наличии обособленных подразделений или разных видов доходов, для которых применяются отдельные бюджетные реквизиты.
Проверим код отчетного периода. Ошибочный код способен привести к неверному формированию совокупной обязанности на ЕНС даже при правильной сумме.
Только после этого сравним суммы. Простого визуального совпадения цифр недостаточно, чтобы сделать вывод о задвоении.
Если после отправки обнаружили ошибку в уведомлении, не пытайтесь исправлять ситуацию изменением 6-НДФЛ, если сам расчет сформирован правильно. Уведомление корректируется по установленным для него правилам.
Если ошиблись только в сумме обязанности, представляем новое уведомление с теми же идентифицирующими реквизитами, но указываем правильную сумму.
Если ошиблись в других реквизитах обязанности, например в КБК, ОКТМО или периоде, порядок исправления другой: по ошибочным реквизитам указывается нулевая сумма, после чего формируется обязанность с правильными реквизитами и правильной суммой.
Не отправляйте второе уведомление как новую дополнительную сумму только потому, что первое оказалось неправильным. Формируйте корректировку по правилам исправления уведомлений.
Перед корректировкой обязательно проверьте актуальные требования для соответствующего периода, особенно если ошибка обнаружена уже после представления налоговой декларации или расчета.
В действующем порядке ФНС указывает, что если в соответствующем периоде отсутствовали выплаты и отсутствует налог к уплате, представлять уведомление по нулевой сумме не требуется.
Поэтому не создаем уведомления только ради самого факта подачи документа. Сначала проверим наличие налоговой обязанности.
При этом отличаем ситуацию «нет НДФЛ к уплате» от ситуации, когда налог есть, но бухгалтер считает, что налоговая инспекция уже увидела его в 6-НДФЛ. Во втором случае отказываться от обязательного уведомления нельзя только на основании такого предположения.
Да. Если уведомление уже правильно рассчитано и сформировано, а расчет 6-НДФЛ еще проходит внутреннюю проверку, допустимо сначала отправить уведомление.
Например, если установленный срок подачи обоих документов близок, нет необходимости искусственно ждать завершения отправки 6-НДФЛ только ради соблюдения некоторой несуществующей очередности.
Проверим каждый документ независимо и направим его в пределах установленного срока.
При этом желательно соблюдать обычную бухгалтерскую дисциплину: до отправки уведомления должны быть завершены необходимые операции по начислению доходов, отражению выплат и удержанию НДФЛ, от которых зависит сумма уведомления.
Да. Именно такой вариант был предложен в исходном вопросе: 6-НДФЛ — 23 октября, уведомление — 24 октября.
Для ситуации 2023 года такой порядок был нормальным, поскольку оба документа представлялись в срок, а обязательное уведомление охватывало следующий период удержания НДФЛ относительно раздела 1 расчета за 9 месяцев.
Современные правила также не устанавливают универсального требования ждать отправки уведомления перед отправкой 6-НДФЛ или наоборот.
Главное — не пропустим срок каждого документа.
Чтобы избежать ошибок, не будем применять следующие подходы:
Не будем удалять сумму из уведомления только потому, что похожая сумма есть в 6-НДФЛ. Сначала сравним периоды и назначение показателей.
Не будем считать датой отчетного периода дату отправки 6-НДФЛ. Отчетный период определяется законодательством.
Не будем использовать правила 2023 года для текущих уведомлений. С 2024 года обязательные уведомления по НДФЛ представляются дважды в месяц.
Не будем считать совпадение предельных сроков основанием не подавать уведомление. Проверим, содержит ли расчет сведения именно о той обязанности, для которой требуется уведомление.
Не будем корректировать правильный 6-НДФЛ из-за ошибки только в уведомлении. Каждый документ исправляем по правилам, установленным именно для него.
Не будем отправлять уведомление без проверки периода, КБК, ОКТМО и суммы. Эти реквизиты используются для идентификации налоговой обязанности на ЕНС.
Подведем итог.
Если речь идет о ситуации октября 2023 года, расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев можно было отправить 23 октября, а уведомление об исчисленных суммах НДФЛ — 24 октября. Менять документы местами также не требовалось.
Разница в последовательности отсутствовала, поскольку главное значение имели содержание документов и соблюдение срока представления.
В разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года отражался НДФЛ за период с 23 июня по 22 сентября 2023 года. Обязательное уведомление со сроком представления 25 октября содержало НДФЛ, удержанный за следующий период — с 23 сентября по 22 октября 2023 года.
Поэтому представление расчета за 9 месяцев не отменяло октябрьское уведомление и не создавало автоматического задвоения налоговой обязанности.
При этом уточним важный нюанс: часть НДФЛ, удержанная с 23 по 30 сентября, действительно могла уже участвовать в накопительных показателях раздела 2 расчета за 9 месяцев. Это не являлось ошибкой и не освобождало от представления уведомления. Сравнивать необходимо не просто одинаковые цифры в разных документах, а назначение соответствующих показателей и платежные периоды.
Для текущей работы не переносим интервалы 2023 года на современные уведомления. В действующем порядке уведомления по НДФЛ представляются дважды в месяц: за период с 1-го по 22-е число и за период с 23-го числа до конца месяца. ФНС отдельно разъясняет, что обязанность по представлению таких уведомлений сохраняется независимо от представления 6-НДФЛ.
Таким образом, используем простой принцип: сначала правильно определим период удержания НДФЛ, затем сформируем 6-НДФЛ и уведомление каждый по своим правилам и отправим оба документа в установленные сроки. Специально выстраивать их отправку в определенной последовательности не требуется.
Информация носит справочный характер