← На главную

Форма СЗВ-К предназначена для передачи в Социальный фонд России (ранее Пенсионный фонд РФ) сведений о трудовом стаже застрахованных лиц, накопленном до 1 января 2002 года. При подготовке отчета на крупном предприятии пользователи программ 1С сталкиваются со сложностями: документ кажется ориентированным на ручной построчный ввод, а ручное заполнение данных на сотни или тысячи человек отнимает огромное количество времени. Разберем по шагам, как автоматизировать этот процесс, правильно отобрать сотрудников и сформировать корректный файл выгрузки.

Кого необходимо включать в отчет СЗВ-К

Прежде чем приступать к заполнению документов в базе 1С, проанализируем круг лиц, на которых требуется сформировать сведения. СЗВ-К не является регулярной отчетностью предприятия — она подается исключительно по запросу территориального отделения фонда.

К запросу фонда всегда прикладывается реестр работников с указанием их ФИО и СНИЛС, по которым в пенсионной системе отсутствуют или требуют уточнения периоды стажа до пенсионной реформы 2002 года. Сдавать отчет по всей организации «на всех двух тысячах человек» категорически не требуется.

При анализе списка сотрудников учитываем следующие ключевые правила:

1. Исключаются работники без стажа до 31.12.2001 года: если гражданин впервые начал трудовую или приравненную к ней деятельность (включая службу в армии, уход за детьми) после 1 января 2002 года, форма СЗВ-К на него не составляется.
2. Исключаются пенсионеры: если сотруднику уже назначена государственная пенсия, все сведения о его стаже уже зафиксированы в пенсионном деле, повторно передавать их не нужно.
3. Служба в армии: периоды прохождения срочной или контрактной службы обязательно вносятся в стаж. В качестве должности или профессии указывается СОЛДАТ или МАТРОС на основании военного билета.
4. Отсутствие данных: если человек числится в требовании фонда, но у него нет стажа до 2002 года, либо документы утеряны и стаж не подтвержден, пустая форма СЗВ-К не подается. В этом случае в фонд направляется официальное пояснительное письмо в свободной форме с перечнем таких сотрудников и обоснованием причин.

Подготовка данных: раздел «Трудовая деятельность» физлица

Главная ошибка, приводящая к необходимости построчного ручного ввода в самом документе СЗВ-К — попытка заполнять данные с нуля в табличной части отчета. Выясним, где программа берет исходные сведения.

Автоматическое заполнение периодов работы в форме СЗВ-К опирается на справочник ФизическиеЛица. Чтобы периоды попали в отчет автоматически, проделаем предварительную работу:

1. Переходим в карточку сотрудника и открываем соответствующий элемент справочника ФизическиеЛица.
2. Находим раздел или ссылку Трудовая деятельность (в зависимости от конфигурации — в карточке физлица либо по гиперссылке стажа).
3. В табличной части предыдущих мест работы подробно вносим записи из трудовой книжки за периоды до 01.01.2002: даты начала и окончания каждого периода, наименование организации-работодателя, должность.
4. Если у сотрудника были льготные условия труда (территориальные условия Крайнего Севера, вредные или тяжелые условия), обязательно фиксируем соответствующие коды особых условий труда. Если льготный стаж документально не подтвержден справками, устанавливается признак обычного стажа.
5. Сохраняем изменения по кнопке Записать и закрыть.

Групповой подбор сотрудников в документ СЗВ-К

Рассмотрим, как быстро добавить список работников в табличную часть отчета, не выбирая каждого человека по отдельности:

1. Создаем новый документ персонифицированного учета СведенияОТрудовомСтажеСЗВК (раздел учета ПФР).
2. Нажимаем кнопку Подбор над табличной частью списка сотрудников.
3. В открывшемся окне справочника выделяем нужных сотрудников списком. Для этого удерживаем клавишу Shift и перемещаемся стрелками вверх/вниз на клавиатуре (или используем комбинацию Ctrl + A, если требуется выделить всех отображаемых сотрудников).
4. Нажимаем правой кнопкой мыши на выделенном списке и в контекстном меню выбираем команду Выбрать (либо нажимаем клавишу Enter).
5. Все выделенные сотрудники одновременно перенесутся в табличную часть документа.

Важное ограничение: согласно техническому формату пенсионного фонда, одна пачка документов СЗВ-К не может содержать более 200 застрахованных лиц. Если реестр фонда содержит большее число работников, необходимо формировать несколько отдельных документов, разбивая общий список на пачки по 200 человек максимум.

Автоматическое заполнение сведений о стаже внутри формы

После добавления сотрудников в пачку стаж изначально не отображается в строке. Разберем по шагам, как задействовать встроенные механизмы автозаполнения:

1. В табличной части документа выделяем строку сотрудника.
2. Рядом с кнопкой подбора нажимаем значок редактирования (зеленый карандаш) либо кнопку СЗВ-К / Редактировать форму СЗВ-К. Откроется форма ввода индивидуальных сведений по конкретному застрахованному лицу.
3. В средней части открывшегося окна нажимаем кнопку Заполнить по трудовой деятельности. Вся информация о периодах работы до 2002 года, предварительно внесенная в карточку физлица, мгновенно заполнит таблицу периодов.
4. В нижней секции окна нажимаем кнопку Заполнить — программа автоматически рассчитает и сгруппирует общий трудовой стаж (годы, месяцы, дни).
5. Нажимаем кнопку ОК для сохранения данных по сотруднику и переходим к следующему застрахованному лицу в списке.

Проверка и выгрузка пачки документов

Когда данные по всем застрахованным лицам пачки внесены и рассчитаны, документ необходимо верифицировать перед отправкой:

1. В верхней командной панели документа нажимаем кнопку Проверить. При первой проверке конфигурация может запросить путь к внешней программе верификации от фонда (актуальной версии CheckXML или встроенному модулю контроля). Обязательно используем последнюю версию проверочной утилиты.
2. Устраняем замечания контрольного модуля, если они возникнут (например, незаполненный СНИЛС, пересечение дат стажа или некорректно указанный территориальный код).
3. Нажимаем кнопку Получить файл на диск (или команду Выгрузить) и сохраняем файл пакета в формате XML в выбранный каталог.
4. Вместе с файлом сведений формируется сопроводительная опись (в зависимости от формата — АДВ-6-1 или ОДВ-1). Без описи фонд не примет пачку.
5. Распечатываем документ в трех экземплярах по кнопке Печать: первый экземпляр направляется в фонд, второй хранится в кадровом архиве организации, а третий выдается на руки сотруднику под подпись.

Особенности версий конфигураций 1С

Проанализируем доступность документа в зависимости от используемой программы:

1. 1С:Бухгалтерия предприятия редакции 2.0: типовой документ СЗВ-К в данной редакции не предусмотрен разработчиками. Если учет ведется в 2.0, для подготовки отчета используют внешние обработки заполнения, либо ведут ввод в профильных зарплатных базах («1С:ЗУП»), либо прибегают к официальным бесплатным утилитам фонда (таким как Spu_orb или Документы ПУ).
2. 1С:Бухгалтерия предприятия редакции 3.0: форма доступна в разделе Зарплата и кадры — блок ПФР. Пачки, реестры, описи или через единый сервис 1С-Отчетность.
3. 1С:Зарплата и управление персоналом (редакции 2.5 и 3.1): документ является стандартным и располагается в журнале персонифицированного учета.