Рассмотрим ситуацию: в 1С:Зарплате и управлении персоналом создаем форму СЗВ-СТАЖ и выполняем автоматическое заполнение, но программа включает в отчет только часть застрахованных лиц. При этом отсутствующего сотрудника можно добавить через команду Подбор, после чего сведения о его стаже заполняются автоматически.
Такое поведение означает, что программа умеет рассчитать периоды стажа сотрудника, но по какой-либо причине не включает его в первоначальную выборку застрахованных лиц. Следовательно, искать проблему нужно не только в расчете стажа, но и в условиях, по которым 1С определяет состав отчета.
Разберем подробнее возможные причины. Сначала выясним, за какой год создается отчет, какая форма фактически используется, какой релиз конфигурации установлен, какой вид сведений выбран и есть ли в информационной базе корректные записи о трудовых или гражданско-правовых отношениях с физическим лицом.
Прежде всего учтем изменение законодательства. Самостоятельная форма СЗВ-СТАЖ применялась для отчетных периодов по 2022 год включительно. Начиная с отчетности за 2023 год сведения о страховом стаже представляются в составе подраздела 1.2 подраздела 1 формы ЕФС-1.
При этом в интерфейсе 1С название СЗВ-СТАЖ может по-прежнему встречаться в названии документа, печатной команды или журнала документов персонифицированного учета. Поэтому не будем ориентироваться только на привычное название. Посмотрим на отчетный период и на форму, которую программа формирует для выгрузки.
Это особенно важно, потому что правила определения состава застрахованных лиц изменились:
В форме СЗВ-СТАЖ за периоды по 2022 год включительно отражались все застрахованные лица, с которыми в отчетном году действовали трудовые договоры или соответствующие договоры гражданско-правового характера.
В подразделе 1.2 формы ЕФС-1 за периоды начиная с 2023 года обязательному отражению подлежат не все работники, а только лица, относящиеся к категориям, перечисленным в пункте 3 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
В отдельных версиях 1С команда автоматического заполнения подраздела 1.2 первоначально отбирала только сотрудников, сведения по которым действительно требовалось представить по новым правилам.
Позднее в 1С была добавлена отдельная возможность заполнить подраздел всеми сотрудниками, как это выполнялось в прежней форме СЗВ-СТАЖ.
Поэтому отсутствие части работников в автоматическом заполнении может быть не ошибкой, а результатом применения новых правил заполнения подраздела 1.2 формы ЕФС-1.
В исходной ситуации указана версия 1С:Предприятие 8.3.23.1912. Это версия технологической платформы, на которой запускается информационная база. По ней нельзя определить, какой алгоритм заполнения отчетности используется в 1С:ЗУП.
Для анализа нам нужна версия конфигурации, например:
Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1, версия 3.1.27.151.
Или:
Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1, версия 3.1.28.65.
Разберем по шагам, что нужно проверить:
Откройте меню Сервис и настройки.
Выберите команду О программе.
Найдите строку с названием конфигурации.
Запишите полный номер релиза конфигурации 1С:ЗУП.
Отдельно запишите версию платформы.
Версия платформы 8.3.23.1912 сама по себе не объясняет состав формы. Алгоритмы отбора сотрудников, правила формирования стажа и форматы регламентированной отчетности находятся преимущественно в конфигурации. Поэтому сначала проверим именно релиз 1С:ЗУП.
Рассмотрим наиболее вероятную причину, если отчет создается за 2023 год. В ранних релизах, поддерживающих обновленную форму ЕФС-1, программа автоматически включала в подраздел 1.2 только сотрудников, отвечающих установленным законодательством критериям.
Например, в версиях 3.1.27.151 и 3.1.28.64 заполнение могло выполняться только по сотрудникам с периодами, которые требовалось передать в составе сведений о страховом стаже. Обычные сотрудники без льготных, территориальных или специальных периодов при стандартном заполнении могли не включаться.
Начиная с версий 3.1.27.152 и 3.1.28.65 в программе была реализована дополнительная возможность заполнения подраздела 1.2 всеми сотрудниками.
После обновления для исходной формы становятся доступны разные варианты команды Заполнить:
Всеми сотрудниками — заполните форму всеми застрахованными лицами, сведения о которых имеются в информационной базе.
Сотрудниками с льготным стажем — заполните форму только лицами, отвечающими критериям обязательного представления сведений.
Если в программе установлена одна из ранних версий, выполните следующие действия:
Создайте резервную копию информационной базы.
Проверьте доступность актуального релиза конфигурации для используемой редакции.
Обновите конфигурацию в установленном порядке.
После обновления не используйте старый заполненный документ для окончательной проверки.
Создайте новый экземпляр отчета.
Укажите организацию, отчетный год и вид сведений Исходная.
Откройте меню команды Заполнить.
Выберите подходящий вариант заполнения.
Не считайте отсутствие всех обычных работников ошибкой, пока не проверите назначение команды заполнения. Для подраздела 1.2 формы ЕФС-1 список лиц определяется иначе, чем для старой годовой формы СЗВ-СТАЖ.
Проанализируем ситуацию с точки зрения законодательства. Начиная с отчетности за 2023 год подраздел 1.2 формы ЕФС-1 представляется не на всех работников организации.
В обязательный состав включаются, в частности, сотрудники, у которых имеются периоды или условия, требующие отдельного отражения для пенсионного учета. К таким ситуациям могут относиться:
работа в особых условиях труда, дающих право на досрочное назначение страховой пенсии;
работа в районах Крайнего Севера, приравненных местностях или других предусмотренных законодательством территориальных условиях;
работа, учитываемая по правилам выслуги лет;
отпуск по уходу за ребенком;
отпуск без сохранения заработной платы;
простой или отстранение от работы в случаях, для которых предусмотрен отдельный код стажа;
периоды работы по договору гражданско-правового характера, которые должны быть отражены в подразделе;
иные периоды и категории, прямо перечисленные в статье 11 Федерального закона № 27-ФЗ.
Если обычный сотрудник весь год работал в нормальных условиях, не имел специальных периодов и не относится к отдельной категории, программа может правомерно не включить его в обязательный состав подраздела 1.2.
Добавление такого сотрудника через Подбор показывает только то, что в информационной базе существуют данные для расчета его обычного периода работы. Это не доказывает, что сведения на него обязательно нужно отправлять в СФР.
Разделим две задачи:
Для внутренней проверки можно заполнить сведения всеми сотрудниками и сравнить кадровые данные.
Для отправки в СФР включите только тех застрахованных лиц, по которым подраздел 1.2 должен представляться в соответствии с правилами отчетного периода.
Если создается именно старая форма СЗВ-СТАЖ за 2017–2022 годы, автоматическое заполнение должно включать застрахованных лиц, срок трудового или гражданско-правового договора с которыми полностью или частично попадает в отчетный год.
В этом случае отсутствие сотрудника при автоматическом заполнении уже требует проверки исходных данных.
Разберем по шагам:
Откройте карточку отсутствующего сотрудника.
Проверьте, к какой организации он относится.
Найдите документ Прием на работу или Прием на работу списком.
Убедитесь, что дата приема приходится на отчетный год или предшествует ему.
Если сотрудник уволен, проверьте документ Увольнение или Увольнение списком.
Убедитесь, что период между приемом и увольнением пересекается с отчетным годом.
Проверьте, что кадровые документы проведены.
Проверьте, что документы оформлены по той же организации, которая выбрана в отчете.
Посмотрим на пример. Сотрудник принят 15 декабря 2021 года и продолжал работать в 2022 году. При формировании СЗВ-СТАЖ за 2022 год программа должна определить его как работавшего в отчетном периоде, даже если в 2022 году отдельный документ приема не создавался.
Если документ приема не проведен, относится к другой организации или при переносе данных была загружена только карточка сотрудника без состояния занятости, автоматический отбор может не найти трудовые отношения.
Одна из распространенных причин — несовпадение организации в кадровых документах и организации в форме отчетности.
В одной информационной базе 1С:ЗУП могут учитываться:
несколько юридических лиц;
головная организация и обособленные подразделения;
организации с разными регистрационными номерами в СФР;
организации, появившиеся после реорганизации;
отдельные элементы справочника, созданные при переносе данных.
При автоматическом заполнении программа выполняет отбор по организации, указанной в документе. Команда Подбор может предоставлять более широкий список сотрудников, из-за чего пользователь вручную выбирает физическое лицо, фактически оформленное в другом элементе справочника организации.
Для проверки:
Откройте кадровый документ отсутствующего сотрудника.
Проверьте реквизит Организация.
Сравните его с организацией в форме СЗВ-СТАЖ или ЕФС-1.
Откройте карточку организации и проверьте регистрационные сведения СФР.
Проверьте, не создана ли в справочнике вторая карточка той же организации.
При наличии обособленных подразделений выясните, по какому регистрационному номеру должны представляться сведения.
Не исправляйте проблему простым ручным добавлением сотрудников из другой организации. Сначала определите, по какому страхователю должны быть представлены сведения. Иначе в файл попадут данные с неправильным регистрационным номером.
Состав формы зависит от поля Тип сведений. Посмотрим, какое значение выбрано:
Исходная — формируется первоначальный комплект сведений за отчетный период.
Назначение пенсии — сведения формируются по конкретному застрахованному лицу в связи с назначением пенсии.
Дополняющая — используется для дополнения ранее представленных сведений в формах и периодах, для которых такой вариант предусмотрен.
Корректирующая — исправляются ранее принятые сведения.
Отменяющая — отменяются ошибочно переданные сведения.
Если выбран тип Назначение пенсии, программа не должна автоматически включать всех работников организации. Для такого документа укажите конкретного сотрудника и дату, до которой формируются сведения.
Если создается корректирующая или отменяющая форма, состав строк также определяется не общим списком работников, а ранее представленными сведениями и выбранным корректируемым периодом.
Для обычного годового заполнения старой формы СЗВ-СТАЖ выберите тип Исходная. Для ежегодного подраздела 1.2 ЕФС-1 также используйте соответствующий исходный тип сведений.
Иногда причина связана с состоянием уже созданного документа. В нем могли остаться ручные строки, установленный отбор, измененный вариант заполнения или данные, сформированные до обновления конфигурации.
Чтобы исключить влияние старого документа, выполним контрольный тест:
Не удаляйте рабочий отчет, если он уже отправлялся или использовался для подготовки файла.
Создайте новый документ за тот же отчетный период.
Укажите ту же организацию.
Выберите тип сведений Исходная.
Выполните автоматическое заполнение.
Если доступно подменю, отдельно проверьте команды Всеми сотрудниками и Сотрудниками с льготным стажем.
Сравните результат с первоначальным документом.
Если новый отчет заполняется правильно, проблема была связана с данными старого документа, а не с кадровым учетом. Если состав сотрудников остается неполным, продолжим проверку исходных данных.
Автоматическое заполнение формы опирается не только на карточки сотрудников, но и на движения кадровых документов по регистрам информационной базы.
Наличие элемента в справочнике Сотрудники еще не означает, что программа видит действующий трудовой договор. Для автоматического отбора должны быть корректно зарегистрированы кадровые события.
Проверьте следующие объекты:
Прием на работу.
Прием на работу списком.
Кадровый перевод.
Кадровый перевод списком.
Увольнение.
Увольнение списком.
Начальная штатная расстановка.
Договор (работы, услуги) или другой документ регистрации договора ГПХ.
По каждому документу посмотрим:
проведен ли документ;
правильно ли указана организация;
правильно ли указана дата события;
не установлен ли ошибочный сотрудник;
не был ли документ помечен на удаление;
не существует ли более поздний документ, отменяющий или изменяющий кадровое состояние.
Если сотрудник добавляется подбором и стаж рассчитывается, кадровые записи, вероятно, существуют хотя бы частично. Однако автоматический отбор может использовать дополнительные условия, например наличие действующего трудового договора именно по выбранной организации.
Не ограничивайтесь просмотром карточки сотрудника. Сформируйте кадровые отчеты за проблемный период.
В зависимости от релиза и настроек интерфейса используйте отчеты:
Кадровая история сотрудников.
Штатные сотрудники.
Движение кадров.
Уволенные сотрудники.
Личные данные сотрудников.
Разберем порядок проверки:
Установите период с 1 января по 31 декабря отчетного года.
Укажите организацию из формы СЗВ-СТАЖ.
Установите отбор по отсутствующему сотруднику.
Проверьте дату приема.
Проверьте дату увольнения.
Проверьте вид занятости.
Проверьте подразделение и должность.
Если кадровый отчет не показывает сотрудника в выбранной организации в отчетном году, автоматическое заполнение формы также не обязано его включать. Тогда исправьте кадровый учет, а не строку отчетности.
Отдельно проанализируем информационные базы, в которые данные переносились из ЗУП 2.5, другой программы 1С или внешней системы.
При неполном переносе в базе могут присутствовать:
карточка физического лица;
карточка сотрудника;
начисления зарплаты;
сведения о периодах стажа;
но отсутствовать корректное кадровое состояние на дату начала работы в новой базе.
В такой ситуации ручной подбор сотрудника может позволить программе рассчитать стаж из имеющихся записей, но общий алгоритм отбора не определит его как работника выбранной организации.
Проверьте документы и объекты ввода начальных данных:
Начальная штатная расстановка.
Данные на начало эксплуатации.
Перенос данных.
документы регистрации кадровой истории до начала ведения учета.
Не создавайте фиктивный повторный прием на работу текущей датой. Такое исправление исказит кадровую историю, трудовую деятельность, средний заработок и другие отчеты.
Восстановите корректное начальное состояние сотрудника на фактическую дату начала ведения учета в программе. После исправления перепроведите связанные документы и сформируйте новый отчет.
Еще одна распространенная причина — наличие дублей в справочниках Сотрудники и Физические лица.
Например, в информационной базе могут существовать:
физическое лицо «Иванов Иван Иванович» со СНИЛС и кадровой историей;
второе физическое лицо «Иванов Иван Иванович» без СНИЛС, созданное при загрузке;
несколько карточек сотрудника, связанных с разными физическими лицами;
отдельная карточка сотрудника по другой организации.
Автоматический отбор может анализировать одну карточку, а при ручном подборе пользователь выбирает другую. В результате создается впечатление, что программа пропускает сотрудника без причины.
Для проверки:
Откройте карточку сотрудника.
Перейдите к связанному физическому лицу.
Проверьте Ф. И. О., дату рождения, СНИЛС и ИНН.
Найдите в справочнике другие элементы с теми же персональными данными.
Проверьте, к какому физическому лицу относятся кадровые документы.
Проверьте, какое физическое лицо добавляется через Подбор.
При обнаружении дублей используйте предусмотренные конфигурацией механизмы объединения личных карточек. Перед объединением обязательно создайте резервную копию.
Не удаляйте дубли непосредственно из базы и не изменяйте ссылки через универсальные обработки без анализа. Физическое лицо может использоваться в документах начисления зарплаты, НДФЛ, страховых взносов, пособий и персонифицированной отчетности.
Для представления сведений персонифицированного учета физическое лицо должно быть корректно идентифицировано. Проверьте:
фамилию;
имя;
отчество при наличии;
дату рождения;
СНИЛС;
ИНН, если он используется в соответствующей форме;
документ, удостоверяющий личность;
пол и гражданство;
Отсутствие СНИЛС обычно вызывает ошибку проверки или предупреждение, но в отдельных алгоритмах и релизах некорректные персональные данные могут повлиять и на автоматическое включение физического лица.
Если СНИЛС изменялся или исправлялся, проверьте, не создана ли новая карточка физического лица вместо изменения существующей.
Используйте встроенные проверки персональных данных и отчет Личные данные сотрудников. После исправления создайте новый отчет и повторите заполнение.
В карточке физического лица или сотрудника проверьте сведения о страховании. В разных версиях 1С:ЗУП соответствующая форма открывается по ссылке Страхование.
Посмотрим на следующие данные:
статус застрахованного лица;
гражданство;
статус иностранного гражданина;
дату начала действия страхового статуса;
наличие международного договора, если он влияет на страхование лица;
Если человеку ошибочно установлен статус, при котором он не подлежит обязательному пенсионному страхованию, автоматический алгоритм может не считать его застрахованным лицом.
Особое внимание уделите иностранным работникам. Для них результат зависит не только от гражданства, но и от правового статуса, периода его действия и правил страхования, действовавших в соответствующем году.
Не меняйте страховой статус только ради включения сотрудника в отчет. Сначала подтвердите правильный статус документами. Изменение повлияет на расчет страховых взносов и другие формы отчетности.
Если отсутствующее лицо работало по договору ГПХ, проверьте не карточку сотрудника, а сам договор.
Автоматическое заполнение анализирует период действия договора и условия начисления страховых взносов. Поэтому посмотрим:
дату начала договора;
дату окончания договора;
организацию-заказчика;
вид договора;
настройку обложения вознаграждения страховыми взносами;
дату документа;
проведен ли документ;
не был ли договор расторгнут или исправлен другим документом.
Посмотрим на пример. Договор заключен 20 декабря 2022 года, работы выполняются с 10 января по 31 января 2023 года. Если в программе в качестве периода действия ошибочно указана только дата заключения 20 декабря 2022 года, автоматический отбор за 2023 год может не включить физическое лицо.
Исправьте период договора в соответствии с первичными документами. После этого повторно сформируйте отчет.
Для старой формы СЗВ-СТАЖ период работы по договору ГПХ отражался с соответствующим кодом, например ДОГОВОР или НЕОПЛДОГ, в зависимости от условий и факта оплаты. Для подраздела 1.2 ЕФС-1 применяйте правила и коды, действующие в конкретном отчетном периоде.
Периоды стажа в 1С формируются не только по датам приема и увольнения. На результат влияют документы отсутствий и настройки видов начислений.
Проверьте документы:
Отпуск.
Отпуск по уходу за ребенком.
Больничный лист.
Отсутствие с сохранением оплаты.
Отсутствие без сохранения оплаты.
Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).
Простой, отстранение от работы.
Командировка.
Приостановление трудовых договоров.
В настройках начислений обратите внимание на раздел Учет времени и показатель Вид стажа ПФР. Именно эти настройки помогают программе определить, нужно ли выделить период отдельной строкой и какой код поставить.
Ошибочная настройка начисления обычно влияет на содержание стажа, а не на присутствие сотрудника в списке. Однако при заполнении подраздела 1.2 ЕФС-1 наличие специального периода может определять, должен ли сотрудник вообще попасть в автоматическую выборку.
Например, если отпуск без сохранения заработной платы зарегистрирован нестандартным начислением, у которого не указан соответствующий вид стажа, программа может не определить сотрудника как лицо, по которому требуется представить подраздел 1.2.
Разберем порядок исправления:
Откройте вид начисления, использованный в документе отсутствия.
Перейдите на вкладку Учет времени.
Проверьте вид времени.
Проверьте Вид стажа ПФР.
Сравните настройку с типовым начислением аналогичного назначения.
После исправления перепроведите документы отсутствия.
Создайте новый отчет и повторите заполнение.
Если в автоматический список должны попадать сотрудники с льготным стажем, проверьте настройки не только в карточке сотрудника, но и в структуре организации и штатном расписании.
В зависимости от вида льготы сведения могут храниться в объектах:
Организации.
Подразделения.
Должности.
Штатное расписание.
Позиции штатного расписания.
Кадровый перевод.
Условия труда.
Рабочие места специальной оценки условий труда.
Проверьте:
территориальные условия;
особые условия труда;
код позиции списка;
основание досрочного назначения пенсии;
профессию или должность;
результаты специальной оценки условий труда;
класс и подкласс условий труда;
дату начала действия льготных условий;
индивидуальный номер рабочего места, если он требуется для отчетного периода.
Если льготные условия указаны только в произвольном наименовании должности, но не заполнены в предназначенных для этого реквизитах, программа не сможет использовать их при автоматическом формировании стажа.
Внутри конфигурации периоды стажа и параметры их отражения формируются на основании записей регистров сведений. В разных релизах состав и названия внутренних объектов могут различаться, но при технической диагностике часто анализируется регистр Параметры периодов стажа ПФР и связанные регистры кадрового учета.
Проблемы в регистрах могут появиться после:
некорректного переноса данных;
обмена между информационными базами;
удаления или изменения старых кадровых документов;
неполного перепроведения документов;
обновления сильно измененной конфигурации;
работы внешних обработок, напрямую изменяющих записи;
ручного вмешательства в регистры.
Если сотрудник не включается автоматически, но после ручного подбора получает правильные периоды, сначала проверим пользовательские причины: отчетный год, вариант заполнения, организацию, кадровые документы и страховой статус. К анализу регистров переходите только после исключения этих причин.
Не редактируйте регистры вручную в рабочей базе. Изменение одной записи может нарушить расчет стажа, начислений, взносов и отчетности за другие периоды.
Для технического специалиста рекомендуем следующий порядок:
Создайте копию информационной базы.
В копии сравните записи по сотруднику, который включается автоматически, и по сотруднику, который не включается.
Определите документы-регистраторы записей.
Проверьте последовательность кадровых событий.
Перепроведите исходные документы в хронологическом порядке.
Сформируйте новый документ отчетности.
Сравните результат до и после перепроведения.
Ручное исправление регистра может временно изменить форму, но не устранит причину. При следующем заполнении, перепроведении документов или обновлении данные снова могут стать неправильными.
Исправляйте первичный объект, который формирует запись:
документ приема;
документ увольнения;
кадровый перевод;
договор ГПХ;
документ отсутствия;
вид начисления;
позицию штатного расписания;
страховой статус физического лица.
После исправления первичных данных программа должна самостоятельно сформировать правильные движения.
Если кадровый учет ведется в одной базе, а отчетность формируется в другой, выясним, какие данные передаются при синхронизации.
Например, зарплата и кадры могут вестись в 1С:ЗУП, а отчет пользователь пытается создать в 1С:Бухгалтерии. При этом в бухгалтерскую базу могут передаваться только результаты отражения зарплаты, а не полная кадровая история.
Возможна и обратная ситуация: часть сотрудников оформлена в одной базе, часть — в другой, а отчет создается только по данным одной информационной системы.
Проверьте:
в какой базе ведется кадровый учет;
в какой базе регистрируются приемы и увольнения;
где оформляются договоры ГПХ;
где рассчитываются отсутствия;
в какой базе создается форма СЗВ-СТАЖ или ЕФС-1;
какие объекты включены в правила синхронизации;
нет ли ошибок обмена.
Формируйте сведения о страховом стаже в базе, где ведется полный кадровый учет и рассчитываются периоды стажа. Не рассчитывайте, что бухгалтерская база автоматически получит всю необходимую историю вместе с проводками по зарплате.
Если используется не полностью типовая конфигурация, автоматический отбор сотрудников может быть изменен доработкой.
Проверьте наличие:
расширений конфигурации;
внешних обработок заполнения;
измененных модулей регламентированной отчетности;
нетиповых правил обмена;
подключаемых обработчиков перед заполнением документа;
модифицированных ролей и ограничений доступа.
Для диагностики в копии базы запустите программу в безопасном режиме без расширений и повторите заполнение. Если в безопасном режиме состав сотрудников становится правильным, проанализируйте подключенные расширения.
Не отключайте рабочие расширения в основной базе без оценки последствий. Некоторые из них могут обеспечивать обязательный обмен, расчет или интеграцию.
При использовании ограничений доступа пользователь может видеть не всех сотрудников или не все подразделения. Это особенно актуально для 1С:ЗУП КОРП, где права могут ограничиваться кадровой областью ответственности.
В результате пользователь способен найти отдельного сотрудника через подбор, но автоматический запрос заполняет список с учетом разрешенного набора данных либо организационной структуры.
Для проверки:
Повторите заполнение под пользователем с полными правами.
Сравните состав сотрудников.
Проверьте группы доступа.
Проверьте ограничения по организациям и подразделениям.
Проверьте кадровую область ответственности.
Если результат зависит от пользователя, исправьте настройки доступа. Не предоставляйте постоянные полные права только ради заполнения одного отчета. Настройте необходимую область доступа по правилам информационной безопасности организации.
Для корректного формирования формы важен не только релиз конфигурации, но и актуальность регламентированной отчетности и классификаторов.
Проверьте:
установлен ли релиз, поддерживающий форму за нужный год;
обновлены ли комплекты регламентированной отчетности, если они поставляются отдельно;
обновлены ли классификаторы персонифицированного учета;
соответствует ли формат выгрузки требованиям отчетного периода.
После обновления создайте новый документ. Старый документ может сохранить структуру или данные, сформированные предыдущим алгоритмом.
Если пользовательские настройки, кадровые документы и релиз проверены, но проблема сохраняется, выполним техническую диагностику.
Перед любыми техническими процедурами создайте резервную копию.
Далее:
Проверьте журнал регистрации на наличие ошибок при проведении кадровых документов и заполнении отчета.
Выполните стандартное тестирование информационной базы на копии.
При файловом варианте проверьте целостность базы штатными средствами платформы.
При клиент-серверном варианте проверьте состояние СУБД и технологического журнала.
Очистите пользовательские настройки формы, если проблема возникает только у одного пользователя.
Повторите заполнение в новом документе.
Тестирование и исправление не должно быть первым способом решения. Сначала исключите нормальное действие алгоритма ЕФС-1 и ошибки исходных кадровых данных.
Ручное добавление сотрудника допустимо, если:
законодательство требует включить лицо;
первичные данные проверены;
причина автоматического пропуска понятна;
нет возможности оперативно исправить исторические данные без риска для закрытого периода;
Однако не используйте подбор как единственный способ решения проблемы по всем отчетам. Ручное включение не исправляет:
ошибочную организацию в кадровых документах;
неверный страховой статус;
дубли физических лиц;
неправильные даты договора;
ошибки регистра стажа;
неактуальный релиз конфигурации;
неверный вариант заполнения формы.
Кроме того, вручную добавленный сотрудник может получить визуально правильный период, но в выгружаемом файле останутся ошибки в кодах, персональных данных или основаниях льготного стажа.
Если сотрудника все же добавили через Подбор, не ограничивайтесь наличием строки. Откройте сведения о его стаже и проверьте:
дату начала периода;
дату окончания периода;
разрывы между периодами;
коды дополнительных сведений;
территориальные условия;
особые условия труда;
основания досрочного назначения пенсии;
долю ставки, если она требуется;
номер рабочего места;
результаты специальной оценки условий труда;
После этого выполните встроенную проверку отчета. Исправьте все ошибки до отправки.
Для быстрого поиска причины выберите двух работников:
первый сотрудник автоматически попадает в форму;
второй сотрудник не попадает, но добавляется подбором.
Сравните по ним:
организацию;
вид занятости;
даты приема и увольнения;
наличие проведенного приема;
страховой статус;
СНИЛС;
гражданство;
наличие специальных периодов;
условия труда;
способ ввода начальных данных;
наличие дублей карточек;
регистраторы кадровых записей.
Такое сравнение обычно быстрее общего анализа базы. Отличающийся реквизит часто сразу указывает на условие автоматического отбора.
Посмотрим на пример. В организации работают 50 человек. При автоматическом заполнении подраздела 1.2 за 2023 год программа включает 7 сотрудников. У этих работников были отпуска без сохранения заработной платы, отпуск по уходу за ребенком или льготные условия труда.
Остальные 43 сотрудника весь год работали в обычных условиях. При использовании Подбора их можно добавить, и программа показывает обычный период работы с 1 января по 31 декабря.
В этой ситуации вероятны два варианта:
Программа применяет предусмотренный законодательством отбор и включает только сотрудников, сведения по которым нужно передать в подразделе 1.2.
Используется версия конфигурации, в которой еще отсутствует отдельная команда заполнения всеми сотрудниками.
Решение:
Проверьте релиз конфигурации.
Обновите 1С:ЗУП при необходимости.
Для контрольной проверки используйте команду Заполнить — Всеми сотрудниками.
Для отправки определите обязательный состав подраздела по правилам отчетного периода.
Рассмотрим другую ситуацию. Формируется СЗВ-СТАЖ за 2022 год. Из 50 сотрудников автоматически включаются 49. Один работник добавляется только через Подбор, после чего стаж заполняется с 1 января по 31 декабря.
Для старой формы это не является обычным поведением. Проверим конкретного работника:
Документ приема оформлен по организации «Альфа».
Отчет создается по организации «Альфа ООО», которая является отдельным элементом справочника.
Карточки организаций имеют одинаковое наименование, но разные ссылки.
Автоматический отбор не включает сотрудника, потому что он относится к другому элементу справочника. Подбор позволяет найти физическое лицо вручную, но это не исправляет ошибку организации.
Исправьте кадровые документы или отчетность в соответствии с фактическим страхователем. После этого сформируйте новый отчет.
Организация начала вести учет в новой базе с 1 января. Карточки сотрудников и начисления перенесены, но документ Начальная штатная расстановка введен не по всем работникам.
У пропущенного сотрудника существуют сведения о стаже, загруженные отдельным переносом, поэтому после ручного выбора программа может показать период. Однако действующее кадровое состояние на начало года отсутствует.
В этом случае:
Проверьте начальную штатную расстановку.
Восстановите сотрудника в начальных кадровых данных.
Не вводите повторный прием текущей датой.
Проверьте кадровую историю.
Повторно заполните отчет.
Сотрудник находился в отпуске без сохранения заработной платы. Для регистрации использовано самостоятельно созданное начисление, в котором не указан Вид стажа ПФР.
В подраздел 1.2 ЕФС-1 автоматически отбираются сотрудники со специальными периодами. Поскольку отсутствие не распознано как неоплачиваемый период, работник не попадает в список.
Исправим ситуацию:
Откройте настройку начисления.
Проверьте вкладку Учет времени.
Установите правильный вид времени.
Установите соответствующий Вид стажа ПФР.
Перепроведите документ отсутствия.
Создайте новый отчет.
Выполните автоматическое заполнение.
Если после отправки выяснилось, что обязательные сведения по застрахованному лицу отсутствуют, не отправляйте повторно тот же исходный файл без определения корректного типа формы.
Разберем порядок:
Получите протокол приема ранее отправленного отчета.
Убедитесь, что отчет принят фондом.
Определите, отсутствуют ли сведения полностью или нужно исправить уже переданный период.
Выберите форму исправления, предусмотренную для отчетного периода.
Для старых периодов это может быть дополняющая форма СЗВ-СТАЖ или форма СЗВ-КОРР.
Для периодов ЕФС-1 используйте корректирующий порядок, установленный действующей формой.
Выполните проверку нового файла.
Сохраните протокол приема исправленных сведений.
Не включайте в исправительный отчет всех работников организации, если требуется дополнить сведения только по одному лицу.
Подведем все проверки к единому алгоритму. Выполните действия в следующем порядке:
Определите отчетный год. Выясните, создается старая форма СЗВ-СТАЖ или подраздел 1.2 формы ЕФС-1.
Проверьте тип сведений. Для обычного годового отчета используйте исходный тип.
Узнайте версию конфигурации. Не ограничивайтесь номером платформы 8.3.23.1912.
Обновите конфигурацию. Используйте релиз, поддерживающий отчетность за нужный период.
Проверьте варианты команды заполнения. Для ЕФС-1 сравните заполнение всеми сотрудниками и сотрудниками с льготным стажем.
Определите обязательный состав формы. Не добавляйте обычных сотрудников только потому, что они доступны в подборе.
Создайте новый отчет. Исключите влияние данных старого документа.
Проверьте организацию. Сравните организацию в отчете и кадровых документах.
Проверьте кадровые документы. Убедитесь, что приемы, переводы и увольнения проведены.
Проверьте начальные данные. Особое внимание уделите базам после перехода и переноса.
Проверьте физическое лицо. Исключите дубли карточек и ошибки СНИЛС.
Проверьте страховой статус. Убедитесь, что он установлен правильно и действует в отчетном периоде.
Проверьте договоры ГПХ. Сравните даты договора с отчетным периодом.
Проверьте отсутствия и виды начислений. Убедитесь, что заполнен правильный Вид стажа ПФР.
Проверьте льготные условия. Проанализируйте подразделения, должности и позиции штатного расписания.
Проверьте права пользователя. Повторите заполнение под пользователем с полными правами.
Проверьте расширения. Выполните тест в безопасном режиме на копии базы.
Только после этого анализируйте регистры. Не редактируйте их напрямую.
Если отчет формируется за 2023 год или более поздний период, наиболее вероятная причина заключается в новых правилах заполнения подраздела 1.2 формы ЕФС-1. В автоматический список включаются не все работники, а только сотрудники, сведения по которым должны быть представлены в соответствии с пунктом 3 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ.
Проверьте релиз 1С:ЗУП. При необходимости обновите конфигурацию и используйте предусмотренные варианты команды Заполнить. Команда Всеми сотрудниками позволит сформировать полный список для проверки, а команда Сотрудниками с льготным стажем или аналогичный вариант отберет лиц по обязательным критериям.
Если формируется СЗВ-СТАЖ за период по 2022 год включительно, автоматическое отсутствие сотрудника обычно указывает на ошибку исходных данных. В первую очередь проверьте организацию, кадровые документы, период трудового или гражданско-правового договора, страховой статус, начальную штатную расстановку и дубли физических лиц.
Тот факт, что после ручного подбора стаж заполняется, помогает локализовать проблему: механизм расчета периодов работает, а ошибка находится в условиях автоматического отбора застрахованного лица. Не ограничивайтесь ручным добавлением строки. Выясните причину, исправьте первичные данные, создайте новый отчет и повторите автоматическое заполнение.
Информация носит справочный характер