Разберем ситуацию по шагам: организация оформила кредитную корпоративную карту, с этой карты оплатила поставщику, а затем каждый день перечисляет деньги на погашение задолженности перед банком. На карту открыт спецсчет. Главный вопрос здесь обычно состоит из двух частей: какие проводки применять и какими документами оформлять операции в Контур.Бухгалтерии.
Сразу зафиксируем основную логику учета. В такой схеме участвуют как минимум три учетных блока:
Именно такая логика применяется чаще всего и в разъяснениях бухгалтеров по практическим ситуациям, и в материалах по учету корпоративных карт. Поэтому дальше рассмотрим не одну проводку, а полную цепочку движения денег: от получения кредитного лимита или использования заемных средств до оплаты поставщику и последующего ежедневного погашения долга.
Сначала выясним причину, по которой в такой ситуации нельзя ограничиться одной проводкой. Корпоративная карта в данном случае связана сразу с двумя экономическими событиями:
По Плану счетов счет 55 применяют для учета денег на специальных счетах в банках, а счет 66 — для учета краткосрочных кредитов и займов. Поэтому, если банк фактически предоставляет кредитный лимит по корпоративной карте, задолженность перед банком нужно показывать отдельно от движения денег по спецсчету.
Именно здесь многие допускают первую ошибку: отражают только списание с карты в пользу поставщика и не выделяют сам кредит. В результате в учете теряется обязательство перед банком, а ежедневные перечисления на погашение кредита начинают выглядеть как обычные переводы денег между счетами, хотя по сути это погашение заемной задолженности.
Рассмотрим подробнее наиболее понятную и часто используемую схему.
1. Банк предоставил кредитные средства на карточный спецсчет:
Дт 55 Кт 66 — отражаем сумму кредита, поступившую на карточный счет.
Эта проводка показывает, что на спецсчете появились денежные средства, но одновременно возникла задолженность перед банком.
2. Сотрудник оплатил поставщику товары, работы или услуги корпоративной картой:
Дт 71 Кт 55 — отражаем выдачу денег под отчет сотруднику, которому передана карта и который произвел оплату.
Почему здесь используется счет 71? Потому что корпоративная карта на практике обычно закрепляется за конкретным работником. Формально именно он совершает расходную операцию, а организация потом принимает этот расход по подтверждающим документам.
3. Сотрудник представил авансовый отчет с документами, подтверждающими оплату поставщику:
Дт 60 Кт 71 — отражаем оплату поставщику через подотчетное лицо.
Если одновременно нужно принять к учету материалы, товары, услуги или иные ценности, тогда дополнительно отражаем обычные хозяйственные проводки в зависимости от сути расходов. Например:
Таким образом, сама оплата по карте не закрывает автоматически расчеты с поставщиком в бухгалтерском смысле. Сначала мы отражаем движение денег через подотчет, а затем на основании авансового отчета и первичных документов закрываем задолженность по счету 71 и связываем расход с поставщиком по счету 60.
Разберем этот момент отдельно, потому что именно он вызывает больше всего вопросов. Когда организация выдает сотруднику корпоративную карту, это не означает, что деньги перестают быть деньгами организации. Но с точки зрения оформления расходов сотрудник действует как подотчетное лицо. Поэтому оплату с карты нередко отражают через счет 71 даже тогда, когда сотрудник не снимал наличные, а сразу оплатил покупку у поставщика.
Такой подход удобен по трем причинам:
Именно поэтому в практических рекомендациях по корпоративным картам обычно рассматривают связку 55 → 71 → 60.
Теперь разберем главную часть вопроса автора: ежедневные перечисления на покрытие кредита.
Здесь нужно прежде всего проанализировать банковскую схему. На практике встречаются два основных варианта:
От того, какой вариант указан в выписке банка и предусмотрен договором, зависит и корреспонденция счетов.
Это самый простой вариант. Если из банковской выписки видно, что организация перечисляет деньги с расчетного счета сразу в счет уменьшения долга по кредитной карте, применяем проводку:
Дт 66 Кт 51 — погашаем основную сумму долга перед банком.
Если банк отдельно списывает проценты за пользование кредитом, применяем проводки:
Дт 91.02 Кт 66 — начисляем проценты по кредиту;
Дт 66 Кт 51 — уплачиваем проценты банку, если они перечисляются отдельным платежом;
либо
Дт 91.02 Кт 51 — если банк сразу списал проценты с расчетного счета и в учете организации они не проходят отдельным начислением через кредитную задолженность.
Здесь важно не смешивать тело кредита и проценты. Основной долг погашаем по счету 66, а проценты учитываем как прочие расходы. Если банк удерживает комиссии за обслуживание карты, за перевод, за уведомления или иные банковские услуги, такие суммы обычно отражают как прочие расходы, например:
Дт 91.02 Кт 51 — списана банковская комиссия.
Если комиссия сначала учитывается как задолженность перед банком, возможна промежуточная схема через счет 76 или 66 в зависимости от учетной политики и детализации учета. Но для большинства типовых ситуаций достаточно отразить комиссию сразу на прочих расходах по банковской выписке.
Теперь рассмотрим ситуацию, когда организация каждый день перечисляет деньги не прямо в погашение кредита, а на специальный карточный счет, после чего банк использует эти деньги для уменьшения кредитной задолженности.
Тогда учет будет двухэтапным.
Шаг 1. Перечисляем деньги с расчетного счета на спецсчет карты:
Дт 55 Кт 51 — пополняем карточный спецсчет.
Шаг 2. Банк списывает деньги со спецсчета в погашение кредита:
Дт 66 Кт 55 — погашаем задолженность по кредитной карте за счет денег, находящихся на спецсчете.
Именно эта схема особенно полезна, если в банковской выписке видно сначала поступление средств на карточный счет, а уже затем отдельное списание в счет погашения задолженности по кредиту.
Рассмотрим подробнее, почему это важно. Если отражать сразу Дт 66 Кт 51, а в выписке фактически было две разные операции, тогда бухгалтерский учет перестанет совпадать с банковской аналитикой по счету 55. В результате будет сложно сверять остаток по карте, историю движения денег и размер фактической задолженности перед банком.
Разберем по шагам критерий выбора:
Если по документам видно движение через спецсчет, не пропускаем счет 55. Если банк гасит долг напрямую с расчетного счета, не усложняем схему и используем Дт 66 Кт 51.
Теперь рассмотрим еще один спорный момент. Иногда бухгалтеры пытаются провести карточную оплату сразу проводкой Дт 60 Кт 55, то есть напрямую закрыть долг перед поставщиком за счет спецсчета. Такой вариант иногда выглядит логично, особенно если карта используется не сотрудником в поездках и командировках, а для обычных хозяйственных платежей организации.
Однако в ситуации, когда карта оформлена на конкретного сотрудника и именно он совершает платеж, безопаснее и методически понятнее использовать схему через счет 71:
Такой порядок лучше стыкуется с практикой оформления корпоративных карт и с требованием подтвердить расход документами подотчетного лица.
Но если организация выстроила учет иначе, карта не связана с подотчетным режимом, а платеж документально проводится как прямой банковский расчет организации с поставщиком, теоретически может применяться и более прямая схема. Однако для описанной в вопросе ситуации, где карта выдана в пользование конкретному лицу, вариант через счет 71 выглядит предпочтительнее.
Рассмотрим подробнее документальное оформление. После оплаты поставщику сотрудник должен подтвердить расход. Для этого обычно используют:
Даже если деньги физически не выдавались сотруднику из кассы, операция по корпоративной карте все равно требует внутреннего оформления, потому что бухгалтерии нужно:
Поэтому в описанной ситуации авансовый отчет остается одним из ключевых документов.
Теперь перейдем к практическому вопросу: какими документами оформлять такие операции именно в Контур.Бухгалтерии.
Здесь нужно разделить учет на несколько блоков.
Все движения денег, которые реально проходят через банк, логично отражать на основании банковской выписки или документа ввода банковской операции, если такой способ доступен в вашей конфигурации и тарифе сервиса. К таким операциям относятся:
Иначе говоря, если операция есть в банковской выписке, в первую очередь стараемся отразить ее именно как банковскую операцию, а не как отвлеченную бухгалтерскую справку.
Если корпоративная карта закреплена за сотрудником и оплата идет по подотчетной схеме, обязательно оформляем авансовый отчет. Именно он связывает списание по карте с документами поставщика и дает основание закрыть счет 71.
А вот бухгалтерскую справку используем в тех местах, где типового документа для нужной корреспонденции в сервисе нет либо где операция носит расчетный или корректировочный характер.
Например, бухгалтерская справка может понадобиться в таких случаях:
Поэтому ответ на вопрос «получается, только бухгалтерскими справками?» будет таким: не обязательно только ими. Банковые движения лучше отражать как банковые операции или по выписке, авансовые расходы — через авансовый отчет, а бухгалтерские справки используем для нетиповых проводок, начислений, корректировок и тех операций, для которых в сервисе нет отдельной формы.
Посмотрим на пример последовательности действий, которую удобно применять на практике.
Теперь разберем полную ситуацию на цифрах, чтобы схема стала максимально наглядной.
Допустим:
Шаг 1. Отразим использование кредитных средств:
Дт 55 Кт 66 — 120 000 руб.
Шаг 2. Сотрудник оплатил поставщику с карты:
Дт 71 Кт 55 — 120 000 руб.
Шаг 3. Сотрудник сдал авансовый отчет:
Дт 60 Кт 71 — 120 000 руб.
Шаг 4. Отразим поступление от поставщика, например материалов:
Дт 10 Кт 60 — 100 000 руб.
Дт 19 Кт 60 — 20 000 руб.
Шаг 5. Ежедневное пополнение карточного спецсчета для погашения кредита, если деньги сначала заходят на карту:
Дт 55 Кт 51 — 10 000 руб.
Шаг 6. Банк списал эту сумму в счет погашения кредитной задолженности:
Дт 66 Кт 55 — 10 000 руб.
Такие проводки повторяем ежедневно по факту банковских операций.
Шаг 7. По окончании месяца начислим проценты:
Дт 91.02 Кт 66 — 3 600 руб.
Шаг 8. Уплатим проценты банку:
если банк списывает их со спецсчета после пополнения карты:
Дт 66 Кт 55 — 3 600 руб.
если банк удерживает их прямо с расчетного счета:
Дт 66 Кт 51 — 3 600 руб.
или, если учетной логикой проценты не выделяются отдельным погашением задолженности, а сразу признаются по выписке как расход:
Дт 91.02 Кт 51 — 3 600 руб.
Здесь уже нужно ориентироваться на фактическую схему банка и ваш способ ведения аналитики по процентам.
Проанализируем ситуацию, которая тоже встречается на практике. Иногда банк не формирует понятную операцию вида «поступление кредита на спецсчет», а в выписке мы видим только расходную карточную операцию и рост задолженности перед банком. Тогда бухгалтеру приходится выбирать, как восстановить экономический смысл операции в учете.
В такой ситуации можно применять более компактный подход:
Но даже в этом случае лучше не отказываться от логики 55 + 66 + 71, если карта ведется как отдельный карточный спецсчет. Иначе потом будет сложно сверять банк, подотчет и расчеты по кредиту.
Если же конкретная банковская схема не позволяет чисто провести движение через счет 55, допускается применение бухгалтерской справки как инструмента для ручной фиксации экономически верных проводок.
Рассмотрим еще одно решение, которое встречается в практике учета корпоративных карт. Иногда между моментом оплаты картой и моментом, когда операция окончательно отражена в банковской выписке, используют счет 57 «Переводы в пути».
Такой вариант может выглядеть так:
Или в отдельных методиках встречается зеркальный вариант, когда сначала сумму относят на счет 57, а потом по банковской выписке закрывают его через счет 55.
Когда стоит использовать счет 57:
Когда можно обойтись без счета 57:
Иными словами, счет 57 — это не обязательный, а дополнительный инструмент. Его применяют, когда нужно показать стадию «деньги уже ушли, но еще не прошли окончательное подтверждение». Для повседневного учета в небольших организациях нередко достаточно схемы без счета 57.
Разберем еще одну ситуацию, которая часто идет рядом с вопросом о кредитной карте. Если организация передает работнику наличную выручку или иные деньги для внесения на карточный счет через банкомат, можно использовать такую схему:
Дт 57 Кт 50 — передаем деньги для внесения на карту;
Дт 55 Кт 57 — отражаем зачисление на спецсчет карты.
Дальше, если банк использует эти деньги на погашение кредитной задолженности, применяем:
Дт 66 Кт 55 — погашаем долг по кредитной карте.
Этот вариант удобен именно тогда, когда есть стадия внесения наличных через сотрудника, и мы хотим аккуратно показать движение средств между кассой, путем следования денег и карточным счетом.
Рассмотрим подробнее проценты, потому что их часто забывают отделять от основного долга. Это ошибка: погашение кредита и расходы на проценты — разные операции.
Обычно логика такая:
На практике это означает:
Дт 91.02 Кт 66 — начисляем проценты по кредитной карте;
Дт 66 Кт 51 или Дт 66 Кт 55 — уплачиваем проценты банку, если они выделены как задолженность перед банком.
Если банк удерживает проценты автоматически одной суммой, а аналитика в вашей системе не разбивается, нужно все равно постараться отделить в учете сумму процентов от суммы погашения основного долга. Иначе в конце месяца будет трудно понять, сколько фактически стоило пользование кредитной картой.
Кроме процентов банк может списывать:
Такие суммы обычно относят на прочие расходы. На практике применяют проводки вроде:
Дт 91.02 Кт 51 — списана комиссия с расчетного счета;
Дт 91.02 Кт 55 — списана комиссия со спецсчета карты.
Если комиссия сначала образует отдельную задолженность, а потом оплачивается, возможна и более детальная схема. Но в типовом учете малого и среднего бизнеса чаще используют отражение комиссии сразу по выписке банка как прочего расхода.
Посмотрим на типичные ошибки, чтобы сразу исключить их из учета.
Чтобы не возвращаться к одному и тому же вопросу каждый месяц, удобно сразу оформить внутренний порядок учета корпоративной карты. Рассмотрим, что в него включить.
Такой регламент сильно упрощает работу: при любой проверке будет видно, что организация действует последовательно и осознанно, а не подбирает проводки каждый раз вручную.
Если суммировать все разобранное, для описанной ситуации чаще всего подойдет следующий рабочий алгоритм.
При использовании кредитной корпоративной карты:
При ежедневном погашении задолженности:
При начислении процентов:
При банковских комиссиях:
Проанализируем и это требование отдельно. В рассматриваемой задаче вопрос касается Контур.Бухгалтерии и бухгалтерской методологии, а не разработки или настройки 1С. Поэтому здесь нет необходимости приводить программный код, методы или объекты 1С вроде Документы, Проведение, ДвиженияБухгалтерии и тому подобных сущностей. Проблема решается не программным механизмом 1С, а правильным выбором бухгалтерских проводок, документов и логики отражения операций.
Именно поэтому основной акцент лучше сделать на банковской выписке, авансовом отчете, бухгалтерской справке, счетах 55, 66, 71, 60, 57, 91.02 и на анализе условий банковского договора.
Подведем итог и сформулируем решение максимально прикладно.
Если организация использует кредитную корпоративную карту, открыт спецсчет, а оплата поставщику производится держателем карты, учет разумно строить так:
На вопрос о документах в Контур.Бухгалтерии правильнее ответить так: не ограничивайтесь только бухгалтерскими справками. Используйте комбинацию документов:
Если же в конкретной версии сервиса часть нужных операций нельзя оформить отдельными типовыми документами, тогда действительно допустимо использовать бухгалтерские справки, но лучше делать это не вместо всей цепочки документов, а только там, где это действительно необходимо.
Информация носит справочный характер