Разберем ситуацию с самого важного вывода. Если сотрудница уходит в отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет, в личном кабинете АУСН специально отражать такой отпуск не требуется. Это связано с тем, что в рамках АУСН работодатель не рассчитывает и не выплачивает это пособие самостоятельно, а само пособие по уходу за ребенком не относится к облагаемым НДФЛ выплатам. Поэтому для целей ЛК АУСН отдельного действия по фиксации такого отпуска обычно не нужно.
Но на этом задача не заканчивается. Чтобы оформить ситуацию правильно, нам нужно разделить два блока действий:
понять, что не нужно делать в ЛК АУСН;
понять, какие сведения все же нужно передать в СФР, чтобы отпуск по уходу был отражен корректно в персонифицированном учете и в сведениях о страховом стаже.
Именно здесь чаще всего возникает путаница. Пользователь ищет, где в ЛК АУСН поставить отметку об отпуске, а фактически проблема решается не через специальную операцию в кабинете АУСН, а через кадровое оформление отпуска и представление формы ЕФС-1 в предусмотренных случаях.
Рассмотрим подробнее, почему такой отпуск обычно никак не фиксируют именно в интерфейсе АУСН как отдельное событие. Автоматизированная упрощенная система налогообложения устроена так, что основное внимание в личном кабинете уделяется доходам физлиц, НДФЛ, банковским данным, операциям по учету налоговой базы и иным показателям режима. Сам по себе факт нахождения сотрудницы в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет не образует облагаемую выплату, которую нужно было бы специально отражать в ЛК АУСН как доход работника.
Кроме того, ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет выплачивается в системе обязательного социального страхования и не облагается НДФЛ. Следовательно, в логике ЛК АУСН нет необходимости показывать его как обычную зарплатную выплату или иной доход сотрудницы.
Именно поэтому ответ из обсуждения на форуме, что в личном кабинете АУСН такой отпуск «никак» отдельно не отражается, по существу соответствует практической и нормативной логике. Но чтобы не оставить вопрос недоработанным, давайте разберем, что все-таки обязан сделать работодатель.
Очень важно не перепутать два разных уровня учета:
налоговый учет в рамках АУСН;
кадровый и персонифицированный учет работника.
Даже если в ЛК АУСН не требуется специальная отметка, сам отпуск по уходу за ребенком нужно оформить как кадровое событие. Для этого работодателю необходимо принять заявление сотрудницы, оформить приказ или иной внутренний распорядительный документ по правилам работодателя, а также обеспечить корректную передачу сведений в Социальный фонд России в тех формах и в те сроки, которые предусмотрены для данного случая.
То есть правильный подход звучит так: в ЛК АУСН отпуск отдельно не показываем, но кадрово и отчетно ситуацию оформляем полностью.
Посмотрим на практический алгоритм, чтобы вопрос решался без лишних сомнений.
Сначала примите заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком. Именно с момента поступления заявления и оформления отпуска начинает формироваться дальнейшая отчетная цепочка. В работе важно зафиксировать дату обращения сотрудницы, поскольку от нее может зависеть срок представления определенных сведений в СФР.
Здесь важно понимать: даже если бухгалтеру кажется, что «раз в АУСН ничего не отражаем, значит, и оформлять ничего не нужно», это ошибочный вывод. Отсутствие отдельного действия в ЛК АУСН не отменяет обязанность работодателя корректно оформить отпуск документально.
Далее оформите отпуск по уходу за ребенком внутренним кадровым документом. Конкретная форма зависит от того, как вы ведете кадровый документооборот: на бумаге, в 1С, в кадровой системе или в смешанном порядке. С точки зрения сути важно, чтобы у работодателя был документ, подтверждающий:
дату начала отпуска;
основание отпуска;
данные сотрудницы;
сведения о ребенке, если это предусмотрено внутренним комплектом документов.
На практике это нужно не только для внутреннего учета, но и для дальнейшего заполнения отчетности в СФР, а также для подтверждения страхового стажа в будущем.
Теперь разберем самый частый вопрос буквально. Нужно ли в ЛК АУСН открыть карточку сотрудницы, поставить специальный статус, завести отдельную выплату, создать специальную запись или изменить режим обложения? Обычно нет.
В рамках отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет работодатель на АУСН не формирует в ЛК АУСН специальную операцию только ради самого факта нахождения сотрудницы в отпуске. Иначе говоря, если сотруднице не начисляется облагаемая зарплата за период полного нахождения в таком отпуске, то в налоговой логике АУСН отражать там просто нечего.
Именно этот момент и вызывает ощущение, будто «ничего не происходит». На самом деле событие есть, но оно лежит в кадрово-страховой плоскости, а не в механике ЛК АУСН по учету налогооблагаемых выплат.
Теперь перейдем к ключевому блоку, который нельзя пропустить. Подраздел 1.2 формы ЕФС-1 с типом сведений «Назначение выплат по ОСС» представляется, в частности, когда застрахованное лицо подало заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком. Срок подачи — не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. Это официальный и очень важный ориентир.
Здесь как раз и находится то действие, которое многие ошибочно пытаются найти внутри ЛК АУСН. Фактически правильное отражение отпуска для целей социального страхования выполняется через ЕФС-1, а не через специальную отдельную операцию в налоговом кабинете АУСН. Поэтому, если задача стоит именно как «правильно отразить», то ответ будет таким: в ЛК АУСН специально не отражаем, а необходимые сведения передаем в СФР через ЕФС-1.
Разберем еще один важный блок. Период отпуска по уходу за ребенком должен корректно попасть в сведения о страховом стаже. Для этого используется подраздел 1.2 формы ЕФС-1. Порядок заполнения этого подраздела предусматривает отражение таких периодов, а официальный порядок заполнения прямо описывает, как формировать строки периода работы, если форма подается с типом сведений «Назначение выплат по ОСС».
Это значит, что отсутствие отдельной записи в ЛК АУСН не означает, что отпуск нигде не учитывается. Он учитывается в системе персонифицированного учета, в страховом стаже и в отчетных данных для СФР. Именно там эта информация юридически значима.
Чтобы тема была понятной до конца, проанализируем причину самой частой ошибки. Пользователь видит три взаимосвязанных элемента:
сотрудница ушла в отпуск по уходу за ребенком;
есть пособие до 1,5 лет;
организация применяет АУСН.
Из-за этого кажется, что все нужно отразить в одном месте — в личном кабинете АУСН. Но система устроена иначе. Рассмотрим подробнее.
АУСН отвечает за специальный налоговый режим и автоматизацию расчета налога.
СФР отвечает за социальное страхование и назначение соответствующих выплат.
ЕФС-1 используется для передачи значимых сведений по застрахованным лицам, включая данные, связанные со страховым стажем и назначением выплат по обязательному социальному страхованию.
Когда мы разделяем эти блоки, вопрос становится гораздо проще. Для АУСН не требуется специальная отметка об отпуске. Для СФР и персонифицированного учета — требуется правильное оформление и подача сведений.
Посмотрим на пример, чтобы закрепить порядок действий.
Сотрудница организации с 15 апреля уходит в отпуск по уходу за ребенком до достижения ребенком возраста 1,5 лет. Организация применяет АУСН. Бухгалтер открывает ЛК АУСН и пытается найти, где внести такой отпуск.
Разберем правильную последовательность действий:
принимаем заявление сотрудницы;
оформляем кадровый документ о предоставлении отпуска;
не создаем в ЛК АУСН отдельную запись только ради самого отпуска;
передаем в СФР подраздел 1.2 формы ЕФС-1 с типом сведений «Назначение выплат по ОСС» в установленный срок, если случай требует такой подачи;
обеспечиваем правильное отражение периода отпуска в данных о страховом стаже.
Таким образом, вопрос решается не поиском специальной функции в ЛК АУСН, а правильным распределением действий между кадровым оформлением и отчетностью в СФР.
Рассмотрим подробнее еще один аспект, который влияет на ответ. Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет назначается в системе обязательного социального страхования. Социальный фонд публикует размеры такого пособия и общие правила выплаты. Это подтверждает, что речь идет не о зарплатной выплате работодателя в налоговом смысле ЛК АУСН, а об отдельном социальном механизме.
Поэтому, когда мы анализируем, нужно ли отражать отпуск в ЛК АУСН, важно не смешивать:
отпуск как кадровое основание отсутствия на работе;
пособие как выплату по линии социального страхования;
налоговые операции, которые обычно и отражаются в личном кабинете АУСН.
Эти сущности связаны между собой, но отражаются не в одном и том же месте.
Посмотрим на самую типовую ситуацию. Сотрудница полностью находится в отпуске по уходу за ребенком и за соответствующий период зарплата ей не начисляется. В такой модели в ЛК АУСН по ней обычно не возникает специального отражения только из-за факта отпуска. Нет налогооблагаемого дохода — нет и отдельной налоговой операции, которую нужно было бы заносить ради этого статуса.
Это и есть практический смысл ответа «никак». Он означает не то, что работодатель вообще ничего не делает, а то, что для целей интерфейса АУСН дополнительных действий не требуется.
Рассмотрим подробнее ситуацию, которая часто возникает на практике. Сотрудница может выйти на работу во время отпуска по уходу за ребенком — полностью или на определенных условиях, которые допускает законодательство. В этом случае важно разделять сам отпускной статус и фактические выплаты.
Если сотруднице начинают начисляться выплаты, которые относятся к облагаемым доходам, тогда уже соответствующие доходы подлежат отражению в той системе учета, где вы ведете выплаты персоналу, и влияют на налоговую часть в обычном порядке. Но это уже не вопрос «как отразить отпуск в ЛК АУСН», а вопрос как отразить фактические начисления работнику.
Сам факт того, что пособие по уходу за ребенком может сохраняться при определенных условиях, также подтверждается современной практикой разъяснений по социальному страхованию.
Поэтому в такой ситуации нужно действовать аккуратно:
разделять кадровый статус отпуска и начисление зарплаты;
правильно оформлять кадровые изменения;
отражать именно реальные выплаты, а не сам отпуск как налоговую операцию.
Теперь разберем смежный вопрос, который часто возникает у бухгалтеров и кадровиков. Если сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком, как она влияет на показатели численности при применении АУСН? ФНС в разъяснениях по вопросам АУСН указывает, что для целей режима следует ориентироваться на правила определения среднесписочной численности по указаниям Росстата, и в практике разъяснений отдельно затрагивались работники в декрете и отпусках по уходу.
Хотя это уже не прямой ответ на вопрос о ЛК АУСН, такой нюанс полезно учитывать. Он показывает, что работники, находящиеся в соответствующих отпусках, действительно значимы для кадрового и статистического контекста, но это опять же не означает, что по ним нужно делать отдельную налоговую запись в личном кабинете АУСН.
Чтобы помочь решить задачу без проблем, посмотрим на типичные ошибки.
Такой поиск обычно заводит в тупик. Пользователь ожидает отдельную кнопку, статус или операцию, а фактически такого самостоятельного действия для налоговых целей АУСН не требуется.
Это уже серьезная ошибка. Рассмотрим подробнее: отпуск нужно оформить документально, а сведения для СФР — передать в предусмотренных случаях и в установленные сроки. Иначе проблема возникнет не в АУСН, а в страховом учете и отчетности.
Эти события нужно разделять. Отпуск — кадровое основание. Пособие — выплата в системе социального страхования. Зарплата — отдельный вид начислений, который отражается по своим правилам. Если все смешать, можно либо пропустить обязательную отчетность, либо начать отражать в ЛК АУСН то, что там специально отражать не нужно.
Если отпуск оформлен, а подраздел 1.2 формы ЕФС-1 с типом сведений «Назначение выплат по ОСС» не подан вовремя в ситуации, когда он должен быть представлен, проблема будет уже не в удобстве учета, а в нарушении отчетной дисциплины. Официальный срок — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Если нужно дать сжатый практический ответ, его можно сформулировать так:
В личном кабинете АУСН отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет отдельно не отражайте. Это не требуется, поскольку пособие работодатель в рамках АУСН не показывает как обычную облагаемую выплату, а само пособие НДФЛ не облагается. При этом отпуск нужно оформить кадрово, а сведения представить в СФР через ЕФС-1 в предусмотренных случаях, в том числе для отражения периода отпуска и назначения выплат по ОСС.
Теперь отдельно разберем практический аспект для пользователей 1С, поскольку вопрос пришел из профессионального обсуждения и часто решается именно в связке с программой учета.
Если вы ведете кадровый учет в 1С, основное внимание стоит уделить не поиску специальной функции именно в ЛК АУСН, а корректному оформлению кадрового документа на отпуск по уходу за ребенком и формированию отчетности ЕФС-1. В зависимости от вашей конфигурации это могут быть соответствующие кадровые документы и регламентированные отчеты, связанные с персональным учетом и отправкой сведений в фонд.
При этом в рамках поставленного вопроса нет необходимости создавать искусственные налоговые операции только ради того, чтобы «показать отпуск» в АУСН. Иными словами, в 1С нужно делать то, что относится к кадровому учету и отчетности, а не имитировать в налоговом кабинете событие, для которого там отдельного отражения не предусмотрено.
Поскольку в исходной теме не приведены конкретные программные команды, методы, объекты или фрагменты кода 1С, использовать здесь примеры
Соберем все в единый понятный алгоритм.
Примите заявление сотрудницы на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет.
Оформите отпуск кадровым документом в своей учетной системе.
Не вносите отдельную специальную запись в ЛК АУСН только из-за факта отпуска.
Проверьте, требуется ли подача подраздела 1.2 формы ЕФС-1 с типом сведений «Назначение выплат по ОСС».
Если требуется, передайте его в срок не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Обеспечьте корректное отражение периода отпуска в сведениях о страховом стаже.
Если сотрудница в период отпуска получает какие-либо фактические выплаты, отдельно проанализируйте их налоговый и кадровый статус.
Именно такая схема позволяет не делать лишнего в ЛК АУСН и при этом не пропустить действительно обязательные действия.
Подведем итог по существу вопроса. Если сотрудница уходит в отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет, то в личном кабинете АУСН специально отражать этот отпуск не нужно. Не ищите отдельную функцию, выплату или статус только ради самого отпуска. Основное, что нужно сделать, — правильно оформить отпуск кадрово и своевременно передать сведения в СФР через форму ЕФС-1 в предусмотренных случаях.
Иначе говоря, проблему решаем так: в ЛК АУСН ничего лишнего не отражаем, а обязательные сведения передаем по линии кадрового и страхового учета. Это и будет правильным, безопасным и практичным способом действий.
Информация носит справочный характер