Разберем практическую ситуацию, которая очень часто вызывает сомнения у бухгалтеров, кадровиков и руководителей малого бизнеса. У организации или ИП уже есть пять работников, применяется АУСН, и на время ежегодного отпуска одного из сотрудников нужно взять замену по трудовому договору. Сразу возникает вопрос: можно ли так сделать, не станет ли временный работник «шестым», и не приведет ли это к утрате права на применение автоматизированной упрощенной системы налогообложения?
Короткий вывод такой: сам по себе прием временного работника на период отпуска другого сотрудника не запрещен, но при АУСН смотреть нужно не на разовое количество людей «в штате сегодня», а на среднюю численность работников за налоговый период. Если в результате приема замещающего работника средняя численность за месяц превысит 5 человек, право на АУСН будет утрачено с начала того календарного месяца, в котором допущено превышение. Такой подход прямо следует из материалов ФНС и положений Федерального закона № 17-ФЗ.
Теперь рассмотрим вопрос подробно и по шагам, чтобы не ограничиваться формулой «можно» или «нельзя». На практике проблема упирается не только в сам факт приема временного работника, но и в правильное понимание того, как именно считать численность для АУСН, какие категории сотрудников учитывать, как вести расчет по месяцам и как проверить себя в 1С.
Начнем с самой распространенной ошибки. Многие оценивают лимит по АУСН по бытовой логике: если в организации уже работают пять человек, то еще одного брать нельзя, потому что он станет «шестым». Для обычного разговора такая логика понятна, но для целей АУСН она не совсем точна.
ФНС разъясняет, что для АУСН имеет значение не просто количество работников в конкретный день, а средняя численность наемных работников за налоговый период. При этом налоговым периодом по АУСН является календарный месяц. Если в течение месяца средняя численность превысила 5 человек, налогоплательщик утрачивает право на применение режима с начала этого месяца.
Следовательно, само по себе появление еще одного человека по срочному трудовому договору не означает автоматическую потерю права на АУСН в ту же секунду. Но это и не означает, что ситуация безопасна. Нужно не гадать, а посчитать среднюю численность за соответствующий месяц.
Теперь разберем следующий важный вопрос: может ли работодатель сказать, что замещающий работник временный, принят только на период отпуска, поэтому в лимит его учитывать не нужно? Нет, такой подход неверен.
По правилам учета численности в списочную численность включаются работники, принятые по трудовому договору и выполняющие постоянную, временную или сезонную работу один день и более. Это означает, что сам по себе срочный характер трудового договора не выводит человека из расчета. Если заключен трудовой договор на период отсутствия основного работника, такой сотрудник участвует в численности так же, как и другие работники, если для него нет специального исключения. Это подтверждается правилами Росстата по заполнению формы П-4 и разъяснениями, основанными на этих правилах.
Именно поэтому ответ в духе «это же не постоянный сотрудник, его можно не считать» будет ошибочным. Для АУСН важен не вид кадрового риска в бытовом смысле, а то, входит ли человек в расчет средней численности. А временный работник по трудовому договору обычно входит.
Теперь посмотрим на вторую типичную ошибку. Работодатель иногда рассуждает так: основной сотрудник ушел в ежегодный отпуск, значит, его как будто нет, и на это время можно взять другого человека вместо него. Но для целей расчета численности этот вывод также неверен.
По правилам статистического учета работники, находящиеся в ежегодных отпусках, продолжают входить в списочную численность. То есть основной сотрудник на период отпуска из расчета не исчезает. Если одновременно оформить другого человека по трудовому договору на замену, в определенные дни месяца в расчете могут одновременно присутствовать и отпускник, и временный замещающий сотрудник. Именно поэтому риск превышения лимита на АУСН реален.
Отсюда и главный практический вывод: если у вас уже пять работников, один из них уходит в отпуск, а на его место вы принимаете еще одного по трудовому договору, нужно исходить из того, что на время такого пересечения в расчете могут оказаться уже шесть человек. А дальше нужно считать среднюю численность по правилам Росстата за весь месяц.
Рассмотрим нормативную основу. ФНС на официальных ресурсах прямо указывает, что одним из условий применения АУСН является средняя численность работников не более 5 человек. Это ограничение вытекает из статьи 3 Федерального закона от 25.02.2022 № 17-ФЗ. На официальной странице по АУСН ФНС также указывает этот лимит как один из базовых критериев применения режима.
Здесь важно не перепутать два похожих выражения:
«Численность работников не более 5 человек» — это краткая формулировка из информационных материалов.
«Средняя численность наемных работников не превышает за налоговый период 5 человек» — это юридически более точный смысл ограничения, который подтверждается официальными ответами ФНС.
Практически это означает следующее: считать нужно не по состоянию «на дату», а по итогам месяца. Но если в месяце было превышение средней численности, то право на АУСН утрачивается с начала этого месяца, а не с будущего периода. Это один из самых неприятных моментов, и о нем обязательно нужно помнить.
Рассмотрим подробнее терминологию, потому что именно здесь часто возникает путаница.
Для АУСН ориентироваться нужно на среднюю численность работников. Это более широкий показатель, чем просто среднесписочная численность. В разъяснениях ФНС указывается, что средняя численность включает:
среднесписочную численность работников;
среднюю численность внешних совместителей;
среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.
Этот подход подтверждается разъяснениями ФНС, специализированными материалами 1С и публикациями по применению АУСН.
Следовательно, если вы принимаете работника именно по трудовому договору на время отпуска основного сотрудника, то в первую очередь нужно анализировать влияние на среднесписочную численность. Но если у вас есть внешние совместители или исполнители по договорам ГПХ, их тоже нельзя забывать, потому что они могут дополнительно увеличить общую среднюю численность для АУСН.
Теперь разберем сам механизм расчета. В общем виде логика такая:
сначала определяем списочную численность за каждый календарный день месяца;
затем на ее основе рассчитываем среднесписочную численность;
после этого прибавляем среднюю численность внешних совместителей и среднюю численность физических лиц по договорам ГПХ, если они есть;
получаем среднюю численность работников за месяц для проверки лимита по АУСН.
Росстат указывает, что расчет среднесписочной численности производится на основании ежедневного учета списочной численности, которая должна уточняться по кадровым приказам о приеме, переводе и увольнении. Также численность за выходные и праздничные дни принимается равной численности за предшествующий рабочий день.
Это означает, что для оценки риска по АУСН важно не просто знать «сколько людей работает», а уметь восстановить ежедневную картину месяца. Особенно это критично в тех случаях, когда временный сотрудник принят не на весь месяц, а на несколько дней или недель.
Теперь сформулируем решение именно для вопроса из темы. Можно ли принять временного работника на время отпуска сотрудника на АУСН? Да, принять можно. Трудовое законодательство не запрещает заключить срочный трудовой договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника. Но дальше нужно обязательно проверить налоговое ограничение по АУСН.
Если у вас уже есть 5 работников, и один из них уходит в ежегодный отпуск, он все равно остается в списочной численности. Если вы одновременно принимаете еще одного работника по срочному трудовому договору на период отпуска, этот новый сотрудник тоже входит в расчет. Значит, в дни пересечения состав может фактически учитываться как 6 человек. И если по итогам месяца средняя численность превысит 5, право на АУСН будет утрачено с начала месяца.
Именно поэтому правильный ответ звучит не как «нет, нельзя» и не как «да, без проблем», а так: принимать можно, но только после расчета риска по средней численности за месяц.
Чтобы не действовать вслепую, посмотрим на рабочий алгоритм.
Определим текущий состав работников. Посмотрим, сколько работников уже есть по трудовым договорам, включая тех, кто находится в отпусках.
Проверим, есть ли внешние совместители и договоры ГПХ. Для АУСН это особенно важно, потому что лимит считается по средней численности, а не только по «штатным» работникам.
Определим период замещения. Нужно понять, на сколько дней или недель планируется принять временного сотрудника.
Посчитаем ежедневную численность по месяцу. На каждый календарный день месяца определим, сколько человек учитывается в списочном составе.
Рассчитаем средний показатель за месяц. Если результат больше 5, применять АУСН в этом месяце уже нельзя.
Оценим последствия заранее. Иногда выгоднее не принимать работника по трудовому договору, а перераспределить обязанности, оформить внутреннее совмещение или организовать замену иначе.
Рассмотрим ситуацию, в которой временный прием не ломает лимит.
У организации на АУСН работают 4 сотрудника по трудовым договорам. Один из них уходит в отпуск на 14 календарных дней. На это время принимается еще один временный работник по срочному трудовому договору. Внешних совместителей и договоров ГПХ нет.
Что получаем?
Основной отпускник продолжает учитываться в списочной численности.
Временный сотрудник также учитывается.
Но даже в дни пересечения общая численность составляет 5 человек, а не 6.
В такой ситуации лимит по АУСН, скорее всего, не будет нарушен, потому что средняя численность за месяц не превысит 5 человек. Здесь временный прием обычно безопасен.
Теперь рассмотрим более опасную ситуацию.
У организации уже есть 5 работников по трудовым договорам. Один сотрудник уходит в ежегодный отпуск с 10 по 23 число месяца. На это же время принимается временный работник по срочному трудовому договору на замещение.
Разберем логику:
пять основных работников продолжают учитываться, потому что отпускник не исключается из списочной численности;
временный сотрудник тоже включается в расчет как работник по трудовому договору;
значит, с 10 по 23 число месяца в составе уже учитываются 6 человек.
Если таких дней достаточно много, средняя численность за месяц превысит 5. Тогда право на АУСН будет утрачено с начала этого месяца. Именно из-за такой логики ответ с форума о «шестом работнике» по сути близок к реальному риску, но точнее говорить все же не о «шестом работнике вообще», а о превышении средней численности за месяц.
Иногда кажется, что если временный сотрудник нужен только на несколько дней, то ничего страшного. Но это зависит от структуры месяца.
Если в организации и так стабильно 5 человек, даже несколько дней с учетной численностью 6 уже увеличивают средний показатель. Иногда такого превышения достаточно, чтобы по итогам месяца средняя численность стала больше 5. Особенно это вероятно, если временный прием приходится на длинный период или совпадает с другими обстоятельствами, которые тоже увеличивают численность.
Поэтому действовать лучше не по интуиции, а по расчету. В вопросах АУСН безопаснее лишний раз проверить месяц на цифрах, чем потом восстанавливать налоговые последствия задним числом.
Рассмотрим подробнее, какие категории персонала часто забывают учесть при оценке лимита по АУСН.
Внешние совместители. Их нередко не воспринимают как «полноценных сотрудников», хотя для средней численности они важны.
Физические лица по договорам ГПХ. Они тоже могут входить в среднюю численность для АУСН.
Временные работники по срочным трудовым договорам. Именно они чаще всего создают неожиданное превышение в месяц замещения.
Работники в ежегодных отпусках. Их ошибочно «вычеркивают» из расчета, хотя делать этого нельзя.
Из-за этого реальная картина может оказаться хуже, чем кажется на первый взгляд. Формально компания думает, что у нее «пять человек и один отпускник», а фактически для расчета АУСН может получиться и 6, и больше, если есть еще внешний совместитель или гражданско-правовой договор.
Здесь тоже есть важный нюанс. Для АУСН налоговым периодом признается календарный месяц. Это означает, что лимит по средней численности нужно контролировать ежемесячно, а не только по итогам года. ФНС прямо указывает, что если в течение месяца средняя численность превысила 5, право на режим утрачивается с начала того месяца, в котором допущено нарушение.
Практически это значит следующее: даже если по итогам года в среднем сотрудников мало, это не спасает, если в каком-то одном месяце вы превысили лимит. Для АУСН контроль нужно вести постоянно, месяц за месяцем.
Рассмотрим отдельный нюанс для индивидуальных предпринимателей. ФНС разъясняла, что сам ИП не включается в лимит средней численности работников на АУСН. Это означает, что для ИП ограничение касается именно наемных работников, а не самого предпринимателя. В информационных материалах ФНС прямо говорится, что общее количество человек у ИП может визуально быть больше, чем пять, если считать самого предпринимателя, но в лимит он не входит.
Однако это никак не отменяет риск по временным сотрудникам. Если у ИП уже есть пять работников по трудовым договорам, принять шестого на замену на время отпуска без риска уже нельзя, если только расчет средней численности за месяц не покажет, что лимит все равно не превышен. На практике при полной занятости пяти работников такой сценарий обычно очень рискован.
Чтобы статья была полезной не только для анализа, но и для практики, рассмотрим альтернативы. Если расчет показывает риск превышения численности, можно поискать другие способы закрыть отсутствие отпускника.
Первый вариант — не принимать нового человека, а временно перераспределить задачи между существующими сотрудниками. В зависимости от ситуации можно оформить совмещение должностей, расширение зоны обслуживания или временное исполнение обязанностей отсутствующего работника в рамках трудового законодательства.
Плюс такого подхода в том, что нового работника в численности не появляется. Следовательно, риска превышения лимита АУСН именно по причине временного приема уже нет.
Но здесь важно корректно оформить кадровые документы и доплату, если она положена. Такой вариант особенно удобен, когда обязанности отпускника можно распределить между несколькими сотрудниками без критического перегруза.
Иногда рассматривают гражданско-правовой договор вместо трудового. Но здесь нужно быть очень осторожными.
Во-первых, для АУСН средняя численность работников может включать и физлиц по договорам ГПХ. Значит, заключение такого договора не всегда решает проблему лимита автоматически. Во-вторых, если договор по сути прикрывает трудовые отношения, это создает уже другой риск — трудовой спор и переквалификацию отношений.
Поэтому использовать договор ГПХ как «обходной путь» только ради снижения численности без анализа фактических условий работы не стоит. Сначала нужно проверить, подходит ли сам характер работы под гражданско-правовую модель и как это отразится на среднем показателе для АУСН.
Иногда можно смягчить ситуацию, если временный сотрудник нужен не на весь отпуск, а только на часть периода, либо если можно организовать его занятость в объеме, который не приведет к превышению средней численности.
Но здесь нельзя ограничиваться общими словами. Нужно сесть и посчитать месяц по дням. В одних случаях даже несколько дней приема уже приведут к превышению, а в других — нет. Без расчета безопасного ответа нет.
Теперь перейдем к самому прикладному блоку — что сделать в 1С, чтобы не считать все вручную на бумаге. Здесь полезно использовать кадровые и аналитические отчеты.
Если вы работаете в 1С:Зарплата и управление персоналом, для анализа среднесписочной численности обычно используют отчет Численность и текучесть кадров. Материалы 1С указывают, что именно этот отчет помогает проанализировать среднесписочную численность работников.
На практике полезно проверить следующие объекты и документы:
ПриемНаРаботу — чтобы убедиться, что временный сотрудник введен в систему корректно и с правильной датой начала трудовых отношений;
Отпуск — чтобы проверить период отсутствия основного работника;
КадровыйПеревод — если используете временное перераспределение функций или совмещение;
ЧисленностьИТекучестьКадров — для аналитической проверки численности по периоду;
РасчетЗарплаты и связанные кадровые регистры — чтобы убедиться, что временный работник действительно отражается в системе в нужном статусе.
Если организация ведет кадровый учет в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП, возможности по аналитике могут быть уже, поэтому иногда удобнее сделать дополнительную выгрузку или сверку по кадровым документам и вручную проверить месяц по дням.
Сформируйте список всех работников, у которых в рассматриваемом месяце действуют трудовые договоры.
Проверьте, кто из них находится в ежегодном отпуске, но остается в списочном составе.
Проверьте, не заведены ли внешние совместители и договоры ГПХ, влияющие на среднюю численность.
Сформируйте кадровый отчет по численности за месяц.
Сравните результат с лимитом 5 человек по АУСН.
Если показатель близок к пределу, дополнительно проверьте месяц вручную по датам приема и отпуска.
В обсуждаемой ситуации специальный программный код 1С обычно не нужен. Вопрос решается не доработкой конфигурации, а правильным кадровым оформлением и корректным анализом численности через штатные отчеты и документы.
Поэтому настоящий код 1С здесь, как правило, не требуется. Гораздо важнее проверить:
правильность дат в документах приема и отпуска;
вид занятости работника;
наличие других лиц, влияющих на среднюю численность;
корректность отчетных данных по кадрам.
Еще одна распространенная ошибка — смотреть только на штатное расписание и число ставок. Для АУСН этого недостаточно.
Штатное расписание показывает структуру должностей и ставок, но лимит по АУСН проверяется не по количеству ставок как таковых, а по средней численности работников, рассчитываемой по правилам Росстата и разъяснениям ФНС. Поэтому даже если в штатном расписании одна ставка временно замещается, это не означает, что численность автоматически осталась прежней. Если одновременно есть основной работник в отпуске и временный сотрудник по трудовому договору, оба могут участвовать в расчете.
Не всегда. Нужно смотреть на правила расчета средней численности и конкретный режим работы. Неполное рабочее время может влиять на численность пропорционально, но безопасный вывод можно сделать только после расчета за месяц. Автоматически считать, что полставки «не считается», нельзя.
Для целей кадровой логики замещение происходит «вместо» отпускника, но для целей расчета численности это не всегда означает, что один работник вытесняет другого из учета. Отпускник по ежегодному отпуску остается в списочной численности, а временно принятый работник тоже включается в расчет. Поэтому в численности они могут учитываться одновременно.
Нет, считать нужно обязательно. Для средней численности важен каждый календарный день месяца.
По официальным разъяснениям ФНС — с начала календарного месяца, в котором допущено превышение средней численности. Это один из самых существенных рисков.
Нет, сам ИП в лимит наемных работников для АУСН не включается. Но это правило относится именно к самому предпринимателю, а не к дополнительному наемному сотруднику.
Соберем практический итог в рабочую формулу.
Принимать временного работника на время отпуска можно.
Но отпускник продолжает учитываться в численности.
Временный работник по срочному трудовому договору тоже учитывается.
Для АУСН важна средняя численность работников за месяц, а не только разовая численность на дату.
Если средняя численность превысит 5 человек, право на АУСН утрачивается с начала месяца превышения.
Именно поэтому вопрос «не будет ли это шестой работник?» нужно переформулировать более точно: не приведет ли временный прием к превышению средней численности работников за месяц? Вот это и есть правильный вопрос для АУСН.
Проанализируем ситуацию окончательно. Да, принять временного сотрудника на время отпуска основного работника при АУСН можно, но только с учетом ограничения по средней численности работников. Основной работник, находящийся в ежегодном отпуске, из расчета не исчезает. Временный сотрудник по трудовому договору также включается в численность. Поэтому при уже имеющихся пяти работниках прием замены на период отпуска часто создает риск превышения лимита.
Чтобы принять безопасное решение, не будем ориентироваться на формулу «шестой — не шестой», а рассчитаем среднюю численность за календарный месяц по правилам Росстата и с учетом разъяснений ФНС. Если показатель не превысит 5 человек, право на АУСН сохранится. Если превысит — режим будет утрачен с начала месяца превышения.
Информация носит справочный характер