При ведении кадрового учета в программе 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) пользователи часто сталкиваются со следующей проблемой: необходимо принять одного и того же человека на несколько разных должностей (например, в медицинском центре доктор работает терапевтом, хирургом и лором на разные доли ставки). При попытке провести документ Прием на работу система выдает ошибку о том, что сотрудник уже трудоустроен, либо не позволяет провести один приказ, в котором один и тот же сотрудник указан в разных строках с разными должностями.
В этой статье мы подробно разберем, как устроена архитектура кадрового учета в 1С:УНФ, выясним причины возникновения этой ошибки и рассмотрим пошаговые сценарии решения данной задачи — от стандартного оформления совместительства до альтернативных управленческих методов, которые помогут избежать раздувания справочника сотрудников.
Для начала проанализируем, почему программа ведет себя именно так. В экосистеме решений 1С (и 1С:УНФ здесь не исключение) кадровый учет опирается на два фундаментальных справочника:
Важное правило: нельзя принять одну и ту же карточку из справочника Сотрудники на две разные должности по разным приказам. Для программы «Сотрудник» — это неделимый объект с одним графиком работы и одним окладом в текущий момент времени. Если у вас один человек выполняет три разные роли по разным договорам, у вас должно быть создано три разных сотрудника, но все они должны быть привязаны к одному физическому лицу.
---
Рассмотрим по шагам, как правильно настроить программу и оформить прием сотрудника на работу по внутреннему совместительству.
Прежде чем приступать к оформлению документов, необходимо убедиться, что в настройках программы включена соответствующая опция. Перейдем в раздел Настройки – Еще больше возможностей – Персонал. Здесь нам нужно установить флажок напротив опции Совместительство. Без этой галочки программа не позволит полноценно работать с данным механизмом.
Теперь создадим вторую карточку для нашего работника, который уже трудится на основной должности:
В результате мы получим новую карточку сотрудника (например, для удобства визуального поиска в скобках к имени можно дописать должность: Иванов Иван Иванович (терапевт)), но все персональные данные подтянутся из карточки существующего физлица. Налоги (НДФЛ) и страховые взносы будут рассчитываться корректно и аккумулироваться по общему физическому лицу.
После создания карточки переходим к оформлению трудовых отношений:
Прием на работу (раздел Персонал – Кадровые документы).0.5 или 0.25), выбираем подходящий график работы и задаем размер оклада для этой должности.Сотрудники.При использовании этого метода учет рабочего времени ведется стандартным образом:
Табель данный человек будет отражаться отдельными строками по каждой своей карточке сотрудника. Это логично и правильно, так как по каждой должности у него могут быть свои рабочие смены и фактически отработанные часы.Начисление зарплаты расчет также произойдет по каждой строке отдельно, исходя из условий оплаты труда, заданных при приеме на работу каждого «сотрудника».---
Давайте разберем альтернативную ситуацию. Что делать, если работодатель не заключает с сотрудником отдельные трудовые договоры (совместительство), а оформляет это как совмещение должностей (расширение зон обслуживания или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника)? По трудовому законодательству совмещение выполняется в течение установленной продолжительности рабочего дня по основному договору.
В этом случае плодить карточки сотрудников в справочнике нет никакой необходимости. Мы можем решить задачу через механизм доплат:
Доплата за совмещение. В способе расчета можно указать фиксированную сумму или процент от основного оклада.Кадровое перемещение с операцией Изменение условий оплаты. На вкладке Начисления и удержания добавим сотруднику к его основному окладу созданную доплату.Минус этого способа: в документе Табель часы по совмещаемой должности отдельно фиксироваться не будут. Вся работа будет проходить под эгидой основного рабочего времени сотрудника, а оплата будет начисляться в виде фиксированной надбавки.
---
Вернемся к примеру автора темы: врач за день работает несколько часов как хирург, несколько как терапевт и лор, и нам жизненно необходимо видеть это распределение в табеле и затратах, но при этом мы очень не хотим раздувать справочник сотрудников.
Для таких задач в 1С:УНФ существует великолепный управленческий инструмент — Сдельная оплата труда через документы Сдельный наряд. Давайте проанализируем, как настроить этот процесс шаг за шагом.
Вместо того чтобы создавать разные должности в кадровом учете, мы создадим технологические операции в справочнике номенклатуры:
Для учета рабочего времени и начисления оплаты по разным направлениям деятельности мы будем использовать документ Сдельный наряд (раздел Персонал – Сдельные наряды):
Сдельный наряд за определенный период (например, день или неделю).3 часа, тариф подтянется автоматически.2 часа.3 часа. При расчете заработной платы в документе Начисление зарплаты программа автоматически проанализирует закрытые сдельные наряды и начислит сотруднику оплату, исходя из фактически выполненного объема работ по каждой ставке и должности. Справочник сотрудников при этом остается абсолютно чистым, а управленческий учет получает детальную аналитику по расходам на оплату труда разных специалистов.
---
В ходе обсуждения на форумах часто упоминается специализированный механизм «Подработки» (или виртуальное совместительство), который позволяет вести учет по разным должностям в рамках одной карточки сотрудника. Важно понимать разницу между конфигурациями:
Рекомендация по масштабированию: если ваша организация растет, количество сотрудников увеличивается, а кадровые схемы усложняются (появляются ночные смены, сложные графики, расчет отпусков по вредным условиям труда), лучшим решением будет разделение контуров. Ведите оперативный учет и продажи в 1С:УНФ, а расчет заработной платы и детальный кадровый учет перенесите в 1С:ЗУП, настроив между программами стандартную синхронизацию данных.