← На главную

В государственных учреждениях (например, в детско-юношеских спортивных школах) нередко возникает ситуация, когда один человек совмещает руководство и профильную работу: например, директор учреждения дополнительно ведет тренерскую нагрузку на 8 часов в неделю. При попытке оформить оба назначения в системе пользователи сталкиваются с тем, что расчет оклада директора и тренера различается (разные функциональные блоки, ступени, категории и коэффициенты к базовому должностному окладу — БДО), а программа выдает ошибку о невозможности указать сотрудника дважды с видами начислений по учету отработанного времени.

Разберем природу этого ограничения и пошаговый алгоритм правильного кадрового оформления в 1С.

Почему возникает ошибка при оформлении начислений

Проанализируем архитектуру учета кадров и расчета заработной платы в конфигурации. В системе строго разделены два понятия:

1. Справочник ФизическиеЛица — представляет человека как гражданина, налогоплательщика с персональными данными (ИИН, паспортные данные, стандартные налоговые вычеты).
2. Справочник Сотрудники (или РаботникиОрганизаций) — представляет конкретный трудовой договор человека с организацией, к которому привязаны должность, график работы, табель и плановые начисления.

Если попытаться внести одного и того же сотрудника в один кадровый документ дважды или назначить ему два основных начисления по табелю, система зафиксирует коллизию: работник не может быть указан в документе дважды с двумя видами начисления с зачетом отработанного времени. По одной карточке сотрудника нельзя параллельно вести два разных учета нормы рабочего времени и применять две независимые сетки коэффициентов БДО.

Способ 1. Оформление внутреннего совместительства (рекомендуемый вариант)

Рассмотрим основной способ решения задачи, когда на педагогическую (тренерскую) деятельность заключается отдельный трудовой договор на работу в свободное от основных обязанностей время. Этот метод полностью решает проблему раздельного расчета окладов.

Разберем по шагам порядок действий в программе:

1. Проверяем справочник физических лиц. Убедимся, что директор зарегистрирован в справочнике ФизическиеЛица в единственном экземпляре. Создавать дубликат физического лица категорически нельзя: задвоение карточки физлица приведет к некорректному расчету стандартных вычетов (например, вычета 14 МРП) и ошибкам при контроле пределов по обязательным пенсионным взносам и социальным платежам.
2. Создаем новую карточку сотрудника. Переходим в справочник Сотрудники и нажимаем команду создания нового элемента. В поле выбора физического лица указываем уже существующего человека (нашего директора). В поле вида занятости выбираем Внутреннее совместительство.
3. Настраиваем график работы неполного времени. Для совместителя создаем индивидуальный график (например, на 8 часов в неделю). В параметрах графика важно указать признак расчета нормы времени по основному графику учреждения (пятидневке или шестидневке), чтобы система корректно определяла баланс рабочего времени.
4. Оформляем документ приема на работу. Создаем отдельный документ ПриемНаРаботу:
   1. В шапке или табличной части выбираем вновь созданного сотрудника-совместителя;
   2. Указываем должность: тренер-преподаватель;
   3. Устанавливаем размер ставки (вычисляется делением недельной нагрузки 8 часов на нормативную недельную ставку тренера);
   4. Задаем плановые начисления: указываем функциональный блок, реестровую ступень и коэффициент по нормативной сетке оплаты труда гражданских служащих, соответствующие должности тренера;
   5. Проводим кадровый документ.
5. Учет времени и начисление зарплаты. При таком подходе в документе ТабельУчетаРабочегоВремени работник будет отражен двумя строками: по основной должности (директор) с полным рабочим днем и по совместительству (тренер) с фактически отработанными часами. Расчет заработной платы корректно начислит оба оклада исходя из индивидуальных коэффициентов каждого рабочего места, а налоги объединятся на уровне единого физического лица.

Способ 2. Установление доплаты за совмещение должностей

Выясним альтернативный сценарий: если тренерская деятельность осуществляется сотрудником в пределах основного рабочего времени без оформления отдельного трудового договора (в порядке статьи о совмещении должностей и расширении зоны обслуживания).

Посмотрим на особенности этого варианта:

1. Новая карточка в справочнике Сотрудники не создается. Все операции проводятся по основной должности директора.
2. Кадровым приказом или документом ввода плановых начислений сотруднику назначается дополнительный вид расчета: Доплата за совмещение должностей.
3. Размер доплаты задается фиксированной суммой или процентом от оклада по совмещаемой ставке тренера.

Важное ограничение способа: данный вариант не позволяет вести раздельный табельный учет педагогических часов, гибко пересчитывать оклад при изменении стажа по тренерской категории и вести раздельный расчет отпускных для педагогического и административного персонала. Поэтому при наличии фиксированной нагрузки в часах (например, 8 часов) оформление через внутреннее совместительство является наиболее точным и прозрачным решением.