Рассмотрим ситуацию подробно. В организации установлены две даты выплаты: аванс выплачивается 25 числа текущего месяца, а окончательная заработная плата за предыдущий месяц выплачивается 10 числа следующего месяца. Сотрудница уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 июня. Возникает вопрос: можно ли 25 мая выплатить ей одновременно аванс, зарплату за весь май и отпускные?
Краткий ответ: отпускные 25 мая выплатить можно, потому что отпуск начинается 1 июня и выплата будет произведена заранее, с соблюдением срока. А вот окончательную заработную плату за весь май 25 мая выплачивать не следует, потому что на эту дату май еще не отработан полностью, месяц не закрыт, табель еще не сформирован окончательно, и у работодателя нет достаточного основания начислить зарплату за полный месяц.
Разберем по шагам, как правильно поступить в такой ситуации, как оформить выплаты в 1С и какие ошибки не допустить.
Начнем с главного: аванс, окончательная зарплата и отпускные — это разные выплаты с разными правилами расчета и сроками выплаты. Поэтому не объединяйте их в одну общую сумму без анализа. В кадровом и зарплатном учете важно понимать, за какой период начисляется доход, на каком основании он выплачивается и каким документом отражается в 1С.
Заработная плата выплачивается работнику не реже чем каждые полмесяца. Конкретные даты выплаты должны быть закреплены в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или трудовом договоре. В рассматриваемой ситуации такие даты уже установлены: 25 число — выплата за первую половину месяца, 10 число — окончательный расчет за предыдущий месяц.
Оплата ежегодного отпуска производится не позднее чем за три календарных дня до его начала. Если отпуск начинается 1 июня, то выплатить отпускные 25 мая можно, потому что работодатель перечисляет их раньше крайнего срока. Закон запрещает задерживать отпускные, но не запрещает выплатить их заранее.
Выясним причину ограничения по зарплате за май. 25 мая сотрудница еще не отработала полный месяц. До конца мая могут возникнуть больничный, прогул, отпуск без сохранения зарплаты, изменение графика, командировка, неявка, премия, удержание, перерасчет или другая ситуация, влияющая на итоговую сумму. Поэтому окончательная зарплата за весь май должна рассчитываться после завершения месяца, когда известны фактически отработанное время и все начисления.
Посмотрим, какие выплаты допустимы 25 мая в рассматриваемой ситуации.
Аванс за май. Выплатите сумму за первую половину мая или сумму, рассчитанную по принятому в организации порядку. В 1С для этого обычно используется документ Начисление за первую половину месяца и затем документ выплаты, например Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета.
Отпускные за отпуск с 1 июня. Рассчитайте отпуск документом Отпуск и выплатите отпускные 25 мая. Это корректно, потому что срок выплаты отпускных будет соблюден заранее.
Иные уже начисленные межрасчетные выплаты. Если у сотрудницы есть начисления, которые уже имеют самостоятельное основание, например премия по приказу, материальная помощь или перерасчет, их можно выплатить отдельной ведомостью при корректном оформлении документов.
Но не включайте в выплату 25 мая окончательную зарплату за весь май, если месяц еще не закончился и зарплата за май еще не начислена документом итогового расчета.
Теперь разберем, чего делать не нужно. Не рассчитывайте и не выплачивайте 25 мая всю зарплату за май как окончательный расчет за месяц. Даже если сотрудница уходит в отпуск с 1 июня, она не увольняется, трудовые отношения продолжаются, и оснований для полного окончательного расчета на 25 мая нет.
Окончательная заработная плата за май должна быть рассчитана после завершения месяца. В вашей организации она выплачивается 10 июня. Значит, правильный порядок такой: 25 мая выплатите аванс и отпускные, а 10 июня выплатите остаток зарплаты за май, если он будет к выплате после учета аванса, НДФЛ, отпускных и всех начислений.
Важно: отпуск с 1 июня не является увольнением. При увольнении действует отдельное правило — все суммы выплачиваются в день увольнения. Но если сотрудник просто уходит в отпуск, то окончательный расчет за месяц заранее делать не нужно.
Проанализируем ситуацию с точки зрения расчета зарплаты. Зарплата за месяц начисляется за фактически отработанное время, выполненную работу, оклад, доплаты, надбавки, премии и другие условия оплаты труда. Пока месяц не завершен, расчетная база еще не сформирована окончательно.
На 25 мая работодатель еще не знает окончательные данные за период с 26 по 31 мая. Даже если сотрудница планирует работать до конца месяца по графику, это только план. В учете зарплаты важен не план, а подтвержденный факт. Факт подтверждается табелем учета рабочего времени, кадровыми документами, документами отсутствий и начислениями.
Разберем на примерах, что может измениться после 25 мая:
Сотрудница может заболеть с 26 мая, и тогда часть зарплаты будет заменена пособием по временной нетрудоспособности.
Может быть оформлен отпуск без сохранения заработной платы.
Может появиться неявка, прогул или другой вид отсутствия.
Может быть изменен график работы или количество рабочих часов.
Может появиться удержание, исполнительный лист или перерасчет.
Может быть начислена премия или, наоборот, отменено основание для премии.
Если выплатить полный оклад за май 25 мая, а затем выяснится, что сотрудница не отработала остаток месяца, возникнет переплата. Возврат переплаты по зарплате не всегда можно сделать простым удержанием. Удержания из заработной платы ограничены трудовым законодательством, поэтому бухгалтерия может получить лишнюю проблему.
Разберем по шагам безопасный порядок действий.
Оформите отпуск сотрудницы с 1 июня кадровым документом. В 1С это обычно документ Отпуск.
Рассчитайте отпускные в документе Отпуск. Проверьте расчет среднего заработка, расчетный период, исключаемые периоды и сумму НДФЛ.
Укажите способ выплаты отпускных. В зависимости от вашей практики выберите вариант выплаты, например В межрасчетный период, С авансом или другой доступный вариант.
Рассчитайте аванс за май документом Начисление за первую половину месяца, если в вашей базе используется такой порядок.
Создайте ведомость на выплату 25 мая. В зависимости от способа выплаты используйте Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета.
Проверьте, что в ведомость попали только аванс и отпускные, а не вся зарплата за май.
После окончания мая выполните документ Начисление зарплаты и взносов за май.
10 июня выплатите окончательную зарплату за май за минусом ранее выплаченного аванса и удержанного НДФЛ.
Такой порядок позволяет соблюсти срок выплаты отпускных, не нарушить установленный порядок выплаты зарплаты и избежать преждевременного начисления зарплаты за еще не отработанный период.
Рассмотрим подробнее оформление в 1С. В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом отпуск обычно оформляется документом Отпуск. Именно этот документ рассчитывает сумму отпускных, средний заработок, НДФЛ и период отсутствия сотрудника.
Откройте раздел Зарплата или Кадры, в зависимости от интерфейса вашей базы, и создайте документ Отпуск. Укажите сотрудницу, организацию, период отпуска с 1 июня, количество дней отпуска и месяц начисления.
Далее проверьте расчет среднего заработка. В документе Отпуск обычно можно открыть расшифровку среднего заработка. Посмотрите, какие месяцы попали в расчетный период, какие суммы учтены, какие периоды исключены. Это особенно важно, если у сотрудницы были больничные, отпуска без оплаты, командировки, предыдущие отпуска или неполные месяцы.
После расчета отпускных укажите дату выплаты 25 мая. Если программа позволяет выбрать способ выплаты, используйте тот вариант, который соответствует реальному порядку выплаты. Например, если отпускные перечисляются отдельной выплатой до зарплаты, выберите В межрасчетный период. Если организация технически выплачивает отпускные в день аванса, можно использовать вариант С авансом, но обязательно проверьте заполнение ведомости.
Важный контроль в 1С: после создания ведомости проверьте расшифровку суммы к выплате. В ведомости не должна оказаться полная зарплата за май, если она еще не начислена правомерно. Ведомость должна отражать отпускные и аванс, а не окончательный расчет за месяц.
Теперь разберем аванс. В современных версиях 1С аванс часто рассчитывается документом Начисление за первую половину месяца. Такой подход удобен, потому что программа рассчитывает сумму за фактически отработанное время в первой половине месяца и корректно отражает НДФЛ.
Порядок действий обычно такой:
Откройте раздел Зарплата.
Создайте документ Начисление за первую половину месяца.
Укажите месяц начисления — май.
Заполните сотрудников автоматически или подберите нужную сотрудницу вручную.
Проверьте начисления, отработанные дни, часы и НДФЛ.
Проведите документ.
Создайте ведомость на выплату аванса с датой 25 мая.
Если в вашей базе аванс рассчитывается не документом начисления, а фиксированной суммой или процентом, все равно проверьте, соответствует ли сумма внутренним правилам организации и фактически отработанному времени. Не подменяйте аванс полной зарплатой за месяц.
Рассмотрим практический вопрос: можно ли технически перечислить сотруднице аванс и отпускные в один день и одной банковской выплатой? Да, в общем случае можно, если каждая часть выплаты правильно начислена и отражена в 1С.
Но при этом важно соблюдать три условия:
Отпускные должны быть начислены документом Отпуск.
Аванс должен быть начислен или рассчитан по правилам выплаты за первую половину месяца.
Окончательная зарплата за весь май не должна быть включена в выплату 25 мая как уже начисленная зарплата за полный месяц.
Если в 1С создается одна Ведомость в банк, проверьте ее состав по расшифровке. Посмотрите, какие документы являются основаниями выплаты. В идеале сумма должна складываться из начисленного аванса и отпускных. Если программа подтянула лишние суммы, удалите их из ведомости или измените способ выплаты в документах начисления.
Практический совет: для прозрачности учета можно сделать две отдельные ведомости на одну дату: одну на аванс, вторую на отпускные. Это не обязательно во всех случаях, но так проще проверить суммы, НДФЛ и назначение платежа.
Посмотрим на дату отпуска. Сотрудница уходит в отпуск 1 июня. Отпускные нужно выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Выплата 25 мая явно раньше этого срока, значит задержки отпускных нет.
Здесь важно не путать отпускные с зарплатой. Отпускные рассчитываются не за отработанное время мая, а исходя из среднего заработка за расчетный период. Основанием для начисления является предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска. Поэтому отпускные можно рассчитать и выплатить до окончания мая, если отпуск начинается 1 июня.
Разберем на примере. Если отпуск начинается 1 июня, бухгалтер рассчитывает отпускные в мае и выплачивает их 25 мая вместе с авансом. Это допустимо. Но зарплата за май при этом остается обычной зарплатой за месяц. Ее окончательный расчет выполняется после окончания мая и выплачивается в установленный срок — 10 июня.
Теперь разберем исходную ошибку. Пользователь предлагает заранее рассчитать майскую зарплату и выплатить ее 25 мая. На первый взгляд это удобно: сотрудница уйдет в отпуск и получит все деньги заранее. Но с точки зрения учета это рискованный и неправильный вариант.
На 25 мая еще нет полного факта отработки месяца. Даже если работник по графику должен работать до 31 мая, это не означает, что зарплата за 26–31 мая уже заработана. Работодатель не должен оформлять окончательное начисление за период, который еще не наступил или не подтвержден табелем.
Кроме того, в организации уже установлен срок окончательной выплаты зарплаты — 10 число. Если работодатель произвольно выплатит одному сотруднику окончательную зарплату 25 числа, это может вызвать вопросы к соблюдению утвержденного порядка оплаты труда. Досрочная выплата отдельных сумм допустима только тогда, когда она не нарушает систему сроков и имеет корректное основание.
Правильная логика такая: 25 мая выплачиваем то, что уже можно начислить и выплатить: аванс и отпускные. Зарплату за полный май рассчитываем после завершения месяца. Если после расчета за май сумма к выплате будет небольшой или нулевой из-за ранее выплаченного аванса, это нормально. Но итоговый расчет должен появиться после закрытия месяца, а не до него.
Рассмотрим более тонкий вариант. Иногда работодатель хочет выплатить сотруднику перед отпуском не всю зарплату за месяц, а сумму за фактически отработанные дни до ухода в отпуск. В рассматриваемой ситуации отпуск начинается 1 июня, то есть до конца мая сотрудница еще должна работать. Поэтому на 25 мая можно корректно выплатить только сумму, относящуюся к установленному авансу или к уже отработанному периоду в рамках правил организации.
Если сотрудник уходит в отпуск не с 1 июня, а, например, с 26 мая, тогда вопрос был бы другим: можно было бы рассчитать зарплату за фактически отработанную часть мая до отпуска и отпускные. Но даже в этом случае нужно смотреть локальные правила оплаты труда и порядок начисления в 1С.
В нашей ситуации сотрудница 25 мая еще не прекращает работу за май. Поэтому выплачивать ей зарплату за 26–31 мая заранее не следует. Эти дни еще не отработаны.
Если сотрудница просит выплатить всю зарплату за май до отпуска, объясните ей порядок расчетов. Разберем корректный ответ с точки зрения бухгалтерии и кадрового учета.
Сообщите сотруднице, что 25 мая ей будут выплачены отпускные за отпуск с 1 июня и аванс за май. Окончательный расчет заработной платы за май будет произведен после окончания месяца и выплачен в установленный в организации срок — 10 июня. Такой порядок связан с тем, что заработная плата за месяц начисляется по фактически отработанному времени и после закрытия табеля.
Если руководство хочет материально поддержать сотрудницу перед отпуском, рассмотрите законные альтернативы: материальную помощь, премию при наличии основания, заем работнику или иную выплату, предусмотренную локальными нормативными актами. Но не оформляйте преждевременную выплату полной зарплаты за еще не отработанный месяц как обычную окончательную зарплату.
Перед отправкой денег обязательно проверим расчет в 1С. Это особенно важно, если в одну дату выплачиваются несколько видов дохода.
Откройте документ Отпуск и проверьте сумму отпускных.
Проверьте дату выплаты отпускных — 25 мая.
Откройте документ Начисление за первую половину месяца и проверьте сумму аванса.
Создайте документ Ведомость в банк или Ведомость в кассу.
Проверьте расшифровку суммы к выплате по сотруднице.
Убедитесь, что в ведомость не попала полная зарплата за май.
Проверьте удержанный НДФЛ по каждой выплате.
После выплаты сформируйте расчетный листок или расчетную ведомость для контроля.
Если в ведомость автоматически попала лишняя сумма, не проводите выплату сразу. Сначала выясните, из какого документа она появилась. Возможно, в документе Отпуск установлен неверный способ выплаты, в документе Начисление зарплаты и взносов преждевременно рассчитан полный месяц или в ведомости выбран неправильный вид выплаты.
В документе Отпуск обычно есть реквизит, определяющий порядок выплаты. В зависимости от настроек базы это может быть вариант С авансом, С зарплатой или В межрасчетный период.
Разберем варианты:
В межрасчетный период. Используйте этот вариант, если отпускные выплачиваются отдельно от зарплаты и аванса. Это самый прозрачный вариант, когда нужно сформировать отдельную ведомость на отпускные.
С авансом. Используйте этот вариант, если отпускные действительно выплачиваются в дату аванса. В рассматриваемой ситуации дата аванса 25 мая подходит для выплаты отпускных перед отпуском с 1 июня. Но после заполнения ведомости обязательно проверьте, что в нее попали корректные суммы.
С зарплатой. Используйте этот вариант только если срок выплаты зарплаты не нарушает срок выплаты отпускных. В нашей ситуации отпуск начинается 1 июня, а зарплата выплачивается 10 июня, значит ждать зарплаты нельзя. Если выбрать выплату отпускных с зарплатой 10 июня, отпускные будут выплачены с нарушением срока.
Для рассматриваемой ситуации лучше выбрать С авансом или В межрасчетный период. Вариант С зарплатой не подходит, если под зарплатой имеется в виду выплата 10 июня, потому что отпуск начнется раньше.
Рассмотрим налоговую часть. НДФЛ удерживается при фактической выплате дохода. Поэтому при выплате отпускных и аванса 25 мая программа должна рассчитать и удержать НДФЛ в зависимости от вида дохода, настроек начислений и актуальных правил учета.
В 1С проверьте блок НДФЛ в документах Отпуск, Начисление за первую половину месяца и в ведомости выплаты. Для отпускных НДФЛ обычно рассчитывается непосредственно в документе Отпуск. Для зарплаты за первую половину месяца НДФЛ отражается в зависимости от механизма расчета аванса в вашей версии программы.
Разберем контрольные действия:
В документе Отпуск откройте расшифровку НДФЛ и проверьте сумму налога.
В документе Начисление за первую половину месяца проверьте начисленную сумму и налог.
В документе Ведомость в банк проверьте сумму к выплате и удержанный НДФЛ.
После выплаты проверьте регистры налогового учета по НДФЛ и отчетность, если период попадает в отчетный месяц.
Не исправляйте НДФЛ вручную без анализа. Если сумма налога кажется неверной, сначала проверьте дату выплаты, код дохода, настройки начисления, налоговый статус сотрудницы, вычеты и ранее выплаченные суммы.
После окончания мая выполните обычный расчет зарплаты за месяц. В 1С для этого используется документ Начисление зарплаты и взносов. В нем программа рассчитает зарплату за май с учетом графика, табеля, аванса, отпускных, НДФЛ, удержаний и других начислений.
Разберем порядок действий:
Проверьте кадровые документы за май.
Проверьте табель учета рабочего времени, если он ведется в программе.
Проверьте документы отсутствий, больничные, командировки и отпуска без оплаты, если они были.
Создайте или заполните документ Начисление зарплаты и взносов за май.
Проверьте расчет по сотруднице.
Сформируйте Расчетный листок и убедитесь, что аванс, отпускные и НДФЛ отражены корректно.
Создайте ведомость на выплату зарплаты с датой 10 июня.
Если после учета аванса сумма к выплате 10 июня будет меньше обычной, это нормально. Если сумма будет нулевая, тоже проверьте расчет: возможно, ранее выплаченный аванс полностью перекрыл зарплату к выплате. Но сам расчет за месяц все равно должен быть выполнен после окончания мая.
Рассмотрим ошибочный сценарий. Бухгалтер 25 мая создает документ Начисление зарплаты и взносов за май, рассчитывает полный оклад за месяц и выплачивает его вместе с авансом и отпускными. На первый взгляд программа может позволить технически выполнить такие действия. Но техническая возможность в 1С не означает правильность учета.
Такой подход опасен по нескольким причинам:
Май еще не завершен, значит нет окончательного табеля.
Зарплата за 26–31 мая еще не заработана.
После 25 мая могут появиться документы, влияющие на расчет.
Может возникнуть переплата сотруднику.
Может нарушиться порядок выплаты зарплаты, закрепленный в локальных документах.
В 1С могут появиться ошибки по НДФЛ, взаиморасчетам и ведомостям.
Поэтому не используйте Начисление зарплаты и взносов за полный май до завершения месяца только ради того, чтобы выплатить сотруднице деньги перед отпуском. Оформите отпускные и аванс корректными документами.
Да, отпускные можно выплатить раньше минимального срока. Формулировка правила означает, что нельзя выплатить позднее установленного предела. Если отпуск начинается 1 июня, выплата 25 мая не нарушает права работника, потому что деньги поступят заранее.
Разберем пример. Работник уходит в отпуск 1 июня. Работодатель выплачивает отпускные 25 мая вместе с авансом. Срок соблюден. Если бы работодатель выплатил отпускные 31 мая или 1 июня, это уже было бы нарушением. Если дата выплаты попадает на выходной или праздник, безопаснее перечислить деньги заранее в последний рабочий день перед ним.
Итог по отпускным: выплатите отпускные 25 мая. Это допустимо и удобно, если программа корректно отражает выплату.
Досрочная выплата зарплаты — более сложный вопрос. Рассмотрим его аккуратно. Работодатель обязан выплачивать зарплату в сроки, которые установлены внутренними документами. Если дата выплаты зарплаты приходится на выходной или праздник, деньги выплачивают накануне. В остальных случаях произвольный перенос даты выплаты может вызвать претензии.
При этом выплата суммы, уже начисленной за фактически отработанное время, сама по себе не всегда является проблемой. Но в рассматриваемой ситуации речь идет не просто о досрочной выплате уже начисленного дохода, а о выплате полной зарплаты за месяц, который еще не отработан. Это и есть главный риск.
Поэтому разделим два варианта:
Выплатить аванс 25 мая. Можно, потому что это установленная дата выплаты за первую половину месяца.
Выплатить всю зарплату за май 25 мая. Не следует, потому что май еще не закончен, а окончательный расчет должен быть произведен после завершения месяца.
Если организации нужно изменить даты выплаты зарплаты на постоянной основе, меняйте локальные нормативные акты, трудовые договоры и порядок расчетов. Но не делайте разовый окончательный расчет за полный месяц до его окончания без законного основания.
Если руководитель просит выплатить сотруднице все деньги заранее, разберем аргументацию. Объясните, что отпускные и зарплата имеют разную правовую природу. Отпускные можно выплатить заранее, потому что отпуск уже оформлен и сумма рассчитывается по среднему заработку. А зарплата за май должна быть рассчитана после того, как май будет фактически отработан.
Сформулируйте позицию так: 25 мая можно выплатить сотруднице отпускные и аванс. Полная зарплата за май будет рассчитана после закрытия табеля и выплачена 10 июня. Если выплатить полный майский оклад 25 мая, у организации может возникнуть переплата и нарушение порядка расчета заработной платы.
Такое объяснение обычно достаточно для принятия правильного решения. Бухгалтерия не отказывает сотруднице в выплате отпускных, а просто разделяет выплаты по законным основаниям.
Соберем практический порядок для 1С:ЗУП.
Создайте документ Отпуск на период с 1 июня.
Проверьте расчет среднего заработка и сумму отпускных.
Установите дату выплаты 25 мая.
Выберите способ выплаты С авансом или В межрасчетный период.
Создайте документ Начисление за первую половину месяца за май.
Проверьте сумму аванса по сотруднице.
Создайте Ведомость в банк или Ведомость в кассу на 25 мая.
Проверьте состав ведомости: отпускные плюс аванс.
Не создавайте итоговое Начисление зарплаты и взносов за май до окончания месяца.
После 31 мая рассчитайте зарплату за май обычным порядком.
Выплатите остаток зарплаты 10 июня.
Если используете 1С:Бухгалтерия предприятия с упрощенным зарплатным учетом, логика остается такой же: отпускные отражайте отдельным начислением отпуска, аванс выплачивайте в установленную дату, а окончательную зарплату начисляйте после окончания месяца.
После всех расчетов сформируйте Расчетный листок по сотруднице. Он поможет увидеть, как программа распределила начисления и выплаты.
Проверьте в расчетном листке:
Начислены ли отпускные отдельной строкой.
Отражен ли аванс за май.
Не начислена ли зарплата за полный май раньше окончания месяца.
Корректно ли удержан НДФЛ.
Правильно ли сформирована сумма к выплате 10 июня.
Если расчетный листок показывает странную переплату или отрицательную сумму к выплате, не спешите проводить новые ручные документы. Сначала проверьте даты выплат и основания начислений. Часто ошибка возникает из-за того, что отпускные выбраны к выплате с зарплатой, аванс заполнен повторно или зарплата за месяц начислена раньше времени.
Разберем дату отдельно. Если первый день отпуска — 1 июня, отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Чтобы избежать споров по расчету срока, используйте безопасный подход: перечисляйте отпускные заранее, не в последний момент.
Выплата 25 мая полностью укладывается в безопасный срок. Поэтому в исходной ситуации с отпускными проблемы нет. Проблема возникает только с идеей выплатить 25 мая зарплату за весь май.
Рассмотрим похожую ситуацию для сравнения. Если бы сотрудница уходила в отпуск, например, 11 июня, а зарплата за май выплачивается 10 июня, тогда можно было бы выплатить 10 июня и зарплату за май, и отпускные, если срок выплаты отпускных соблюдается. Но при отпуске с 1 июня ждать 10 июня нельзя, поэтому отпускные нужно выплатить заранее.
Именно поэтому в нашей ситуации выплаты разделяются: отпускные — 25 мая, аванс — 25 мая, окончательная зарплата за май — 10 июня.
Иногда бухгалтер опасается, что сотрудница уйдет в отпуск, а затем решит уволиться. Это не основание выплачивать майскую зарплату заранее. Если работница подаст заявление на увольнение, окончательный расчет будет произведен по правилам увольнения — в день увольнения. До этого момента трудовой договор продолжает действовать в обычном порядке.
Если отпуск предоставлен авансом и при увольнении возникнет задолженность за неотработанные дни отпуска, вопрос будет решаться отдельно через удержание за неотработанные дни отпуска в пределах установленных правил. Но это не меняет порядок выплаты зарплаты за май.
Разберем техническую ошибку в 1С. Иногда при заполнении ведомости программа может подтянуть не те суммы, которые бухгалтер ожидает. Например, вместо отпускных и аванса в ведомость попадает лишняя задолженность организации перед сотрудником или ранее начисленная сумма.
В этом случае выполните проверку:
Откройте ведомость и расшифруйте сумму по сотруднице.
Посмотрите, какой документ сформировал сумму к выплате.
Проверьте документы Отпуск, Начисление за первую половину месяца и Начисление зарплаты и взносов.
Проверьте дату выплаты в документах начисления.
Проверьте, нет ли старой задолженности по сотруднице.
Перезаполните ведомость после исправления документов.
Если ведомость сформирована неправильно, не исправляйте сумму только вручную без понимания причины. Иначе взаиморасчеты по сотруднику могут разойтись, а в следующих месяцах программа будет показывать долг или переплату.
Если ошибочная выплата уже произведена, проанализируем ситуацию аккуратно. Сначала определите, что именно было выплачено: аванс, отпускные или полная зарплата за май. Затем проверьте документы начисления и ведомости.
Если полная зарплата за май была выплачена до окончания месяца, дождитесь окончания мая и выполните фактический расчет зарплаты. После этого сравните фактически начисленную сумму с выплаченной. Возможны два варианта:
Переплаты нет. Тогда в учете нужно корректно зачесть ранее выплаченную сумму, но на будущее такой порядок лучше не повторять.
Есть переплата. Проверьте, можно ли удержать ее в рамках трудового законодательства. Не удерживайте сумму автоматически без основания.
После исправления сформируйте расчетный листок, проверьте НДФЛ и взаиморасчеты по сотруднице. При необходимости используйте документы исправления или перерасчета, предусмотренные вашей конфигурацией 1С.
Сделаем итоговый вывод. 25 мая сотруднице, которая уходит в отпуск с 1 июня, можно выплатить отпускные и аванс. Отпускные будут выплачены заранее, срок будет соблюден. Аванс выплачивается в установленный в организации день — 25 числа.
Но не выплачивайте 25 мая окончательную зарплату за весь май. На эту дату месяц еще не отработан полностью, табель не закрыт, итоговое начисление зарплаты за май не сформировано на законном основании. Окончательную зарплату за май рассчитайте после завершения месяца документом Начисление зарплаты и взносов и выплатите в установленный срок — 10 июня.
В 1С оформите отпуск документом Отпуск, выплатите отпускные через Ведомость в банк, Ведомость в кассу или другой документ выплаты. Аванс рассчитайте документом Начисление за первую половину месяца. После окончания месяца выполните обычный расчет зарплаты и выплатите остаток.
Главное правило: отпускные можно выплатить заранее, аванс можно выплатить в установленный день, но зарплату за еще не отработанную часть месяца не выплачивайте как окончательный расчет.
Информация носит справочный характер