Разберем ситуацию, которая на практике вызывает много сомнений: работник ушел в ежегодный оплачиваемый отпуск, отпускные ему начислили и выплатили заранее, а уже во время отпуска стало известно о его смерти. В этот момент у бухгалтера обычно возникает сразу несколько вопросов. Нужно ли пересчитывать отпускные? Надо ли сторнировать часть суммы за дни после даты смерти? Следует ли перечислять НДФЛ со всей суммы отпускных или только с той части, которая приходится на фактически использованные дни отпуска? И как не допустить ошибку в учете и отчетности?
Рассмотрим проблему подробно и по шагам. Сразу обозначим основной вывод: если отпускные были начислены и фактически выплачены работнику до даты смерти, НДФЛ с этих отпускных удерживается и перечисляется в бюджет в полном объеме. Оснований для перерасчета НДФЛ только из-за того, что работник умер во время отпуска, как правило, нет.
На первый взгляд кажется логичным пересчитать отпускные. Работник получил отпускные за 28 календарных дней, но фактически после даты смерти отпуск уже не продолжается. Из-за этого у бухгалтера появляется мысль: раз часть отпуска фактически не использована, может быть, и сумму отпускных надо уменьшить, а НДФЛ перечислить не со всей выплаты, а только с части?
Однако для целей НДФЛ ключевым является не сам факт дальнейшего использования отпуска, а момент получения дохода и момент удержания налога. Именно это и определяет налоговые последствия.
По денежным доходам датой фактического получения дохода признается день выплаты денег. Для отпускных это особенно важно, потому что они выплачиваются заранее, до начала отпуска. Следовательно, когда работодатель 2 августа перечислил отпускные работнику, доход уже был получен, а обязанность налогового агента по удержанию НДФЛ уже возникла и должна была быть исполнена.
Посмотрим на логику норм налогового законодательства.
Доход в виде отпускных в денежной форме считается полученным на дату выплаты.
Налоговый агент обязан удержать НДФЛ непосредственно при фактической выплате дохода.
После удержания налог нужно перечислить в бюджет в установленный срок.
Это означает, что если отпускные выдали 2 августа, то именно на эту дату нужно было:
включить сумму отпускных в налоговую базу по НДФЛ;
исчислить налог;
удержать его из выплачиваемой суммы;
подготовить перечисление удержанного налога в бюджет в срок, установленный для соответствующего периода.
Дальнейшее событие — смерть работника 16 августа — не отменяет того факта, что доход был уже выплачен, а НДФЛ уже удержан. Поэтому перечислять в бюджет нужно именно удержанную сумму налога, то есть со всей суммы отпускных, выплаченных 2 августа.
Рассмотрим подробнее, почему здесь не работает логика частичного перерасчета.
Когда отпускные уже начислены и выплачены, между работником и работодателем на дату выплаты еще существуют трудовые отношения. Следовательно, выплата производится в рамках обычных трудовых отношений и облагается НДФЛ в общем порядке. Налоговый агент удерживает налог именно в этот момент.
Смерть работника прекращает трудовой договор по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Но это событие наступает после выплаты отпускных. Оно не превращает уже выплаченный доход в какой-то иной вид выплаты и не делает удержание налога ошибочным.
Именно поэтому по уже выплаченным отпускным нет оснований для аннулирования ранее удержанного НДФЛ. Иначе говоря, налоговый агент не может сказать: «после даты смерти часть отпуска не использована, значит удержанный ранее НДФЛ нужно уменьшить». Такой подход не соответствует механизму статьи 223 и статьи 226 НК РФ.
Практический вывод здесь простой: если отпускные выданы до смерти, НДФЛ с них живет по обычным правилам. Не нужно заново пересчитывать налоговую базу только потому, что отпуск фактически был прерван смертью работника.
Посмотрим на пример из вопроса по шагам.
Работник ушел в отпуск с 7 августа на 28 календарных дней.
Отпускные начислены и выплачены 2 августа.
16 августа стало известно о смерти работника.
Теперь проанализируем налоговые последствия.
На 2 августа: у работника возник доход в денежной форме — отпускные. Работодатель как налоговый агент обязан был исчислить и удержать НДФЛ при выплате.
После 2 августа: удержанный налог уже существует как обязательство налогового агента перед бюджетом. Его надо перечислить в срок, установленный налоговым законодательством.
На 16 августа: смерть работника прекращает трудовой договор, но не отменяет ранее состоявшуюся выплату отпускных и не отменяет уже произведенное удержание НДФЛ.
Следовательно, в бюджет перечисляется вся сумма НДФЛ, удержанная при выплате отпускных 2 августа.
Теперь разберем срок перечисления. Для НДФЛ действует правило, по которому налог, удержанный с 1-го по 22-е число текущего месяца, перечисляют не позднее 28-го числа этого же месяца.
Если отпускные выплачены 2 августа, удержание произошло 2 августа, а значит перечислить этот НДФЛ нужно не позднее 28 августа.
Здесь важно не перепутать срок. Иногда бухгалтеры по старой привычке вспоминают прежние правила, когда для отпускных ориентировались на конец месяца. Но в действующем порядке нужно смотреть на период удержания налога. В нашем случае удержание произошло с 1-го по 22-е число месяца, следовательно, ориентируемся на 28-е число этого же месяца.
Это второй по частоте вопрос после НДФЛ. Разберем его отдельно.
Смерть работника является основанием для прекращения трудового договора. Но это не означает, что работодатель может автоматически удержать излишне выплаченные отпускные за дни после даты смерти.
Трудовое законодательство допускает удержание за неотработанные дни отпуска в ряде случаев, когда работник увольняется до окончания рабочего года, за который отпуск уже был предоставлен. Но из этого правила есть исключения. Одно из них — прекращение трудового договора по основаниям, предусмотренным пунктом 6 части 1 статьи 83 ТК РФ, то есть в связи со смертью работника.
Это означает следующее: удерживать излишне выплаченные отпускные за неотработанные дни отпуска при увольнении в связи со смертью работника нельзя.
Именно здесь находится причина, по которой в подобных случаях обычно не возникает и основания для перерасчета НДФЛ по уже выплаченным отпускным. Если саму выплаченную сумму отпускных нельзя «забрать обратно» в порядке удержания, то и удержанный с нее НДФЛ продолжает существовать как правомерно удержанный налог с уже выплаченного дохода.
Чтобы не допустить ошибки, важно разделить две разные группы выплат.
Выплаты, которые начислены и выплачены работнику при жизни. Например, отпускные, перечисленные до даты смерти. Такие суммы облагаются НДФЛ по общим правилам. Если налог был удержан, его нужно перечислить в бюджет.
Выплаты, которые начисляются или выплачиваются уже после смерти работника родственникам, членам семьи или иждивенцам. По таким суммам действует иной подход: у работодателя обычно не возникает обязанности налогового агента по НДФЛ в том же смысле, как при обычной выплате работнику, а сами выплаты анализируются отдельно в зависимости от их природы и даты начисления.
Это разграничение принципиально важно. Ошибки чаще всего возникают именно тогда, когда бухгалтер смешивает эти два блока и пытается применить правила для выплат родственникам к отпускным, которые уже были выплачены самому работнику при жизни.
Рассмотрим подробнее, откуда берется путаница.
ТК РФ и ГК РФ регулируют ситуацию, когда ко дню смерти работника остаются суммы, начисленные, но не полученные им при жизни. Например, зарплата за отработанное время, премия, иные причитающиеся суммы, которые не успели перечислить. Такие суммы могут быть выданы членам семьи или иждивенцам умершего в специальном порядке.
Но в нашем случае отпускные были не просто начислены, а уже выплачены 2 августа. Значит, это уже не «невыплаченная ко дню смерти сумма». Следовательно, к ней не применяются правила о выдаче родственникам сумм, не полученных работником при жизни.
Именно поэтому по таким отпускным нельзя рассуждать так: «раз после смерти часть отпуска не использована, то теперь эта часть стала суммой, подлежащей новому расчету как невыплаченный доход». Нет, юридически это уже состоявшаяся выплата работнику.
Чтобы картина была полной, сведем все нормы в одну последовательность.
Работодатель выплачивает отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска. То есть сама конструкция отпуска изначально предполагает авансовую выплату.
Для НДФЛ доход возникает на дату фактической выплаты денег.
Налог удерживается в день выплаты.
После удержания налог перечисляется в бюджет в установленный срок.
Если позже происходит смерть работника, трудовой договор прекращается по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ.
При таком основании увольнения нельзя удерживать ранее выплаченные отпускные за неотработанные дни отпуска.
Следовательно, уже выплаченные отпускные не подлежат обычному удержанию «обратно», а удержанный НДФЛ не пересчитывается.
Итак, правовой результат совпадает с бухгалтерским: НДФЛ перечисляем со всей суммы отпускных, выплаченной при жизни работника.
Это как раз ситуация из вопроса. Отпускные уже выданы, налог удержан, но до даты перечисления НДФЛ в бюджет стало известно о смерти работника.
Разберем, как действовать.
Не отменяйте факт удержания НДФЛ на дату выплаты отпускных.
Не корректируйте сумму удержанного налога только по причине смерти работника после выплаты.
Перечислите удержанный налог в бюджет в обычный срок.
Не пытайтесь делить отпускные на «использованную» и «неиспользованную» части для целей НДФЛ, если речь идет именно о сумме, выплаченной работнику при жизни.
Проще говоря, дата, когда работодателю стало известно о смерти, не меняет уже совершенный факт выплаты дохода и удержания НДФЛ.
Практически бухгалтеру хочется «привести все к факту» и исправить начисление так, чтобы отпуск стоял только по дату смерти. Но здесь нужно действовать осторожно и смотреть, для какой цели выполняется корректировка.
Для целей кадрового учета и прекращения трудового договора дата смерти, конечно, имеет значение. Но для НДФЛ по уже выплаченным отпускным автоматический пересчет может привести к ошибке, если программа уменьшит налоговую базу, сторнирует отпускные и сформирует неверную задолженность перед бюджетом.
Поэтому при работе в учетной системе важно разделять:
кадровый факт прекращения трудового договора;
факт ранее состоявшейся выплаты отпускных и удержания НДФЛ;
запрет на удержание отпускных за неотработанные дни при увольнении в связи со смертью.
Если программа предлагает сторно отпускных автоматически, такую операцию нужно оценивать не формально, а по существу. Иначе можно получить неправильный результат по НДФЛ и расчетам с бюджетом.
Рассмотрим подробнее бухгалтерскую логику.
На дату выплаты отпускных организация признает расходы на оплату труда и отражает расчет с работником. Одновременно удерживается НДФЛ. Дальше возникает задолженность перед бюджетом по удержанному налогу.
Если затем наступает смерть работника, это влияет на кадровый статус и на порядок окончательного расчета с родственниками, но не аннулирует уже отраженное удержание налога из ранее выплаченного дохода.
Поэтому бухгалтерская и налоговая модель здесь совпадают: удержанный налог нужно перечислить, а не отменять.
Чаще всего встречаются три ошибочных подхода.
Ошибка № 1. Пересчитать НДФЛ только по дням до смерти.
Так делать не следует, если отпускные уже выплачены при жизни работника. Для НДФЛ важна дата выплаты дохода, а не последующее развитие событий.
Ошибка № 2. Сторнировать часть отпускных и уменьшить ранее удержанный налог.
Такой подход может привести к занижению НДФЛ к перечислению и искажению отчетности.
Ошибка № 3. Считать, что раз обязанность физлица по уплате налога прекращается со смертью, то удержанный ранее НДФЛ можно не перечислять.
Это неверно применительно к уже удержанному налогу. Если налог был удержан налоговым агентом из дохода, выплаченного работнику при жизни, налоговый агент обязан перечислить его в бюджет.
Иногда в дискуссиях ссылаются на правило о том, что обязанность физического лица по уплате налога прекращается со смертью. Это действительно важная норма, но применять ее надо правильно.
Она имеет решающее значение, когда речь идет о суммах, которые не были выплачены самому работнику при жизни. Например, начисленная, но не выплаченная зарплата, которую потом выдают родственникам. В таком случае действительно обосновывают, что удерживать НДФЛ при выплате родственникам не нужно.
Но в нашей ситуации это не так. Отпускные уже были перечислены самому работнику при жизни. Налог с них уже удержан как с обычного дохода. Поэтому правило о прекращении обязанности умершего налогоплательщика не превращает уже удержанный НДФЛ в необязательный к перечислению.
Здесь важно уловить разницу:
не удерживать налог с сумм, выплачиваемых после смерти родственникам, — это одна ситуация;
не перечислять уже удержанный налог с отпускных, выплаченных при жизни, — это совсем другая ситуация, и она неверна.
Теперь посмотрим на сопутствующий вопрос, который обычно возникает сразу после истории с отпускными.
После смерти работника работодателю нужно определить, какие суммы остались ему причитающимися, но не были получены при жизни. Это могут быть:
зарплата за отработанное время;
премии, если право на них уже возникло;
компенсация за неиспользованный отпуск, если она образуется на дату прекращения трудового договора;
иные выплаты, причитающиеся работнику.
Такие суммы выплачивают в порядке, предусмотренном трудовым и гражданским законодательством, членам семьи или иждивенцам, а при отсутствии таких лиц или при непредъявлении ими требований — в составе наследства.
Но еще раз подчеркнем: это отдельный блок выплат, не тождественный уже выданным отпускным.
Нет, такой подход также неправилен.
Трудовой кодекс прямо ограничивает случаи удержаний из заработной платы. Для удержания за неотработанные дни отпуска предусмотрено исключение: при увольнении по отдельным основаниям, в том числе в связи со смертью работника, удержание за эти дни не производится.
Это значит, что даже если бухгалтер считает часть отпускных «излишне выплаченной» с экономической точки зрения, удержать эту сумму из начисленных после смерти выплат нельзя.
Такой запрет важен и с практической стороны. Если работодатель все же уменьшит окончательный расчет на сумму неотработанных дней отпуска, это приведет к трудовому спору и искажению расчета сумм, причитающихся семье умершего работника.
Рассмотрим итоговую картину.
Работник успел получить отпускные при жизни. Эта сумма остается выплаченной. Возвращать ее путем удержаний нельзя. НДФЛ с нее уже удержан и перечисляется в бюджет в обычном порядке.
Дополнительно на дату прекращения трудового договора могут возникнуть другие суммы, которые не были получены ко дню смерти. Вот они уже рассматриваются отдельно и выдаются членам семьи или иждивенцам по правилам статьи 141 ТК РФ и статьи 1183 ГК РФ.
Именно поэтому бухгалтеру важно не смешивать две корзины:
уже выплаченные отпускные;
не выплаченные ко дню смерти суммы окончательного расчета.
Разберем по шагам, как действовать, если работник умер во время отпуска после выплаты отпускных.
Зафиксируйте дату смерти на основании подтверждающих документов и оформите прекращение трудового договора по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ.
Проверьте, были ли отпускные выплачены при жизни работника. Если да, признайте, что доход уже получен, а НДФЛ удержан правомерно.
Не пересчитывайте НДФЛ по уже выплаченным отпускным только из-за того, что часть отпуска пришлась на период после смерти.
Перечислите удержанный НДФЛ в бюджет в общий срок по дате удержания налога.
Не удерживайте из окончательного расчета сумму отпускных за неотработанные дни, если прекращение трудового договора происходит в связи со смертью.
Отдельно определите суммы, не выплаченные ко дню смерти, и оформите их выдачу надлежащим лицам по правилам трудового и гражданского законодательства.
Проверьте отчетность по НДФЛ, чтобы уже удержанный налог с отпускных попал в нее как обычный удержанный налог, а выплаты, не облагаемые НДФЛ при выдаче родственникам, не были отражены как облагаемый доход ошибочно.
Посмотрим на пример, чтобы закрепить вывод.
Предположим, работнику 2 августа выплачены отпускные в сумме 56 000 руб. НДФЛ с этой суммы составил 7 280 руб. К выплате работник получил 48 720 руб. Отпуск предоставлен с 7 августа по 3 сентября. 16 августа работник умер.
Как действуем:
На 2 августа доход уже выплачен.
На 2 августа НДФЛ 7 280 руб. уже удержан.
Несмотря на смерть 16 августа, удержанный налог не пересчитываем до суммы, условно приходящейся только на период с 7 по 16 августа.
В бюджет перечисляем все 7 280 руб. в срок по правилам статьи 226 НК РФ.
Сумму отпускных за дни после даты смерти не удерживаем из последующих выплат семье.
Именно такой подход соответствует общей конструкции НДФЛ и трудового законодательства.
Хотя в самой теме форума не приводятся конкретные команды, методы или фрагменты кода 1С, на практике задача почти всегда решается через контроль документов начисления и удержания налога. Поэтому рассмотрим, на что обратить внимание в 1С без привязки к конкретной доработке.
Обычно в конфигурациях семейства 1С, связанных с расчетом зарплаты, важно проверить:
документ, которым начислены и выплачены отпускные;
дату фактической выплаты отпускных;
сумму удержанного НДФЛ;
регистры налогового учета по НДФЛ;
документ увольнения или кадрового прекращения трудового договора;
отсутствие автоматического удержания за неотработанные дни отпуска;
корректность попадания удержанного налога в отчетность.
Если говорить языком прикладного учета 1С, то нас интересуют не столько программные методы, сколько правильное движение данных в объектах учета. В зависимости от конфигурации это могут быть документы Отпуск, ВедомостьВБанк, ВедомостьВКассу, Увольнение, НачислениеЗарплатыИВзносов, а также регистры, отвечающие за налоговый учет по НДФЛ.
Разберем, что именно нужно проверить в 1С по шагам.
Для НДФЛ критична именно дата выплаты отпускных. Поэтому в 1С нужно посмотреть не только документ начисления, но и документ выплаты. Если в учете отпускные числятся начисленными 2 августа, а выплачены позже, налоговые последствия будут зависеть от реальной даты выплаты.
В рассматриваемой ситуации важно убедиться, что в 1С правильно отражен факт: отпускные действительно выплачены 2 августа. Это означает, что на эту же дату система должна была зафиксировать доход для целей НДФЛ и удержание налога.
Если дата выплаты отражена неверно, программа может ошибочно сформировать и срок перечисления налога, и строки отчетности. Поэтому первым делом проверяем связку начисления и выплаты.
Далее посмотрим, не пытается ли программа автоматически уменьшить ранее удержанный НДФЛ после оформления увольнения в связи со смертью.
Это можно заметить по следующим признакам:
в регистрах НДФЛ появляется отрицательная корректировка по отпускным;
в расчетном листке отпускные сторнируются без отдельного правового основания;
в документе окончательного расчета появляется удержание за неотработанные дни отпуска;
в анализе НДФЛ к перечислению сумма налога уменьшается по сравнению с удержанием на дату выплаты отпускных.
Если программа ведет себя именно так, нужно проверить настройки и логику отражения увольнения. Для рассматриваемой ситуации такой автоматический результат, как правило, будет неверным.
Чтобы не испортить учет, не следует автоматически выполнять следующие действия без правовой проверки:
не сторнируйте документ Отпуск только потому, что работник умер во время отпуска;
не уменьшайте вручную удержанный НДФЛ по уже выплаченным отпускным;
не создавайте удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении по основанию смерти;
не переносите уже выплаченные отпускные в состав «невыплаченных сумм умершего работника».
Такие действия могут привести к тому, что учет в 1С перестанет соответствовать правовой природе операции.
Перед формированием отчетов полезно сделать контрольную сверку.
Посмотрите сумму отпускных, выплаченных работнику при жизни.
Проверьте сумму удержанного НДФЛ по этой выплате.
Сверьте срок перечисления НДФЛ с датой удержания.
Убедитесь, что сумма налога не была уменьшена позднейшими документами.
Отдельно проверьте выплаты родственникам, если они были, чтобы они не попали в облагаемые НДФЛ доходы ошибочно.
Такой контроль особенно полезен, если в базе много автоматических перерасчетов или используются дополнительные обработки.
Да, если отпускные были выплачены работнику при жизни и с них удержан НДФЛ, это обычная облагаемая выплата. Значит, она должна отражаться в налоговой отчетности как облагаемый доход с удержанным налогом по общим правилам.
Здесь снова важно не смешивать разные выплаты. Уже выплаченные отпускные — это один случай. Выплаты родственникам умершего, не облагаемые НДФЛ, — это другой случай.
Поэтому при заполнении отчетности нужно обеспечить раздельный подход:
отпускные, выплаченные при жизни, отражаются как обычный доход с удержанным налогом;
суммы, не облагаемые НДФЛ при выплате родственникам, не должны искусственно попадать в облагаемую базу.
Это уже другая ситуация, и ее нужно анализировать отдельно.
Если отпускные успели начислить, но не выплатили работнику при жизни, тогда вывод может быть иным, потому что для НДФЛ не было фактической выплаты дохода самому работнику. В такой ситуации нельзя автоматически переносить вывод из нашей статьи.
Тогда придется отдельно разбирать:
возник ли доход для целей НДФЛ;
кому и в каком порядке выплачиваются суммы после смерти;
есть ли у работодателя обязанности налогового агента при выплате членам семьи или наследникам.
Но в теме форума случай другой: отпускные были именно начислены и выплачены до смерти. Поэтому основной вывод по статье касается именно этой модели.
В нормальной ситуации отпускные выплачиваются уже за вычетом НДФЛ. Но теоретически бывают учетные ошибки, когда в программе удержание не произошло корректно.
Тогда нужно отдельно анализировать причины ошибки и статус суммы как неудержанного налога. Однако это уже не меняет саму природу дохода: выплата отпускных при жизни работника остается облагаемой НДФЛ выплатой. Поэтому задача бухгалтера в таком случае — не пересматривать саму облагаемость, а правильно урегулировать вопрос с неудержанным налогом в рамках правил статьи 226 НК РФ и отчетности.
То есть даже в этом усложненном варианте нельзя делать вывод, что смерть работника автоматически превращает выплаченные при жизни отпускные в необлагаемую выплату.
Нет, такой подход неправилен.
Наследникам или членам семьи выдают те суммы, которые не были получены работником при жизни и подлежат выплате по правилам трудового и гражданского законодательства. Уже выплаченные работнику отпускные в этот блок не входят. Соответственно, и вопрос о возврате из них НДФЛ наследникам в обычной модели не возникает.
Кроме того, налог, удержанный с отпускных при их фактической выплате, уже является удержанным налогом с дохода, полученного работником при жизни. Поэтому возвращать его как будто бы «излишне удержанный» только из-за смерти работника во время отпуска оснований нет.
Теперь соберем все выводы в единый итог.
Если отпускные начислены и выплачены работнику до даты смерти, они признаются доходом на дату выплаты.
НДФЛ по таким отпускным нужно исчислить и удержать при выплате.
Если налог удержан, его нужно перечислить в бюджет в полном объеме в срок, установленный статьей 226 НК РФ.
Смерть работника после выплаты отпускных не дает основания пересчитывать НДФЛ по этим отпускным.
Удерживать из окончательного расчета сумму отпускных за неотработанные дни отпуска нельзя, поскольку увольнение происходит по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ.
Нужно отдельно отличать уже выплаченные отпускные от сумм, не выплаченных ко дню смерти и подлежащих выдаче членам семьи или иждивенцам.
Да, НДФЛ нужно перечислить со всей суммы начисленных и выплаченных 2 августа отпускных, если именно с этой суммы налог был удержан при выплате. Пересчитывать НДФЛ из-за того, что работник умер 16 августа во время отпуска, не нужно.
Причина проста: доход в виде отпускных уже был получен работником на дату выплаты, налоговый агент уже удержал НДФЛ, а значит обязан перечислить его в бюджет в обычный срок. Одновременно удерживать из окончательного расчета сумму отпускных за дни после даты смерти не следует.
В завершение выделим самые важные контрольные точки, чтобы вы могли быстро проверить свою ситуацию.
Были ли отпускные реально выплачены до даты смерти?
Если да, основной вывод статьи применим напрямую.
Был ли НДФЛ удержан в момент выплаты?
Если да, перечисляйте именно удержанную сумму в бюджет.
Не пытается ли учетная система сторнировать отпуск и уменьшать налог автоматически?
Если пытается, проверьте корректность такой операции.
Не удержали ли вы из окончательного расчета сумму за неотработанные дни отпуска?
При увольнении в связи со смертью работника этого делать нельзя.
Разделили ли вы уже выплаченные суммы и суммы, не полученные ко дню смерти?
Это ключ к правильному НДФЛ и правильным выплатам родственникам.
Информация носит справочный характер и требует проверки применительно к вашей конкретной ситуации, учетной политике, используемой конфигурации 1С и фактическим датам начисления и выплаты.