Проанализируем ситуацию: сотрудник уволился в марте 2026 года, а в июне 2026 года организация хочет привлечь его к разовым работам. У бывшего сотрудника есть действующая регистрация в качестве самозанятого, но использовать режим НПД в расчетах с ним нельзя, потому что с даты увольнения прошло меньше двух лет. Возникает практический вопрос: каким договором лучше оформить такую работу и можно ли заключить гражданско-правовой договор с удержанием НДФЛ и начислением страховых взносов?
Краткий ответ: да, заключить договор ГПХ с бывшим сотрудником можно, если фактические отношения действительно гражданско-правовые, а не трудовые. В этом случае не оформляйте его как самозанятого по НПД, не принимайте чек из приложения «Мой налог» как основание для освобождения от НДФЛ и взносов, а начислите вознаграждение как физическому лицу: удержите НДФЛ и начислите страховые взносы в общем порядке. Если же работа будет выполняться по графику, под контролем работодателя, с подчинением правилам внутреннего трудового распорядка и без самостоятельного результата, безопаснее оформить срочный трудовой договор.
Рассмотрим подробнее ключевое ограничение. Налог на профессиональный доход применяется только к доходам, которые признаются объектом налогообложения по НПД. Доходы от текущего работодателя, а также доходы от бывшего работодателя, если с даты прекращения трудовых отношений прошло менее двух лет, не относятся к доходам, которые можно облагать НПД.
В нашей ситуации сотрудник уволился в марте 2026 года, а организация хочет привлечь его в июне 2026 года. Между датой увольнения и датой предполагаемой работы прошло всего несколько месяцев. Значит, выплаты от этой же организации бывшему работнику нельзя проводить как выплаты самозанятому по НПД.
Важно: само наличие у физического лица действующей самозанятости не решает вопрос. Он может применять НПД к доходам от других заказчиков, но не к доходам от бывшего работодателя, если с даты увольнения прошло менее двух лет. Поэтому в договор с ним не включайте условие о применении НПД, не прописывайте обязанность сформировать чек самозанятого и не оформляйте расчеты так, будто организация покупает услуги у плательщика НПД.
Если организация все равно заключит договор с бывшим сотрудником как с самозанятым и оплатит услуги без НДФЛ и страховых взносов, налоговая может переквалифицировать выплаты. Тогда организации доначислят НДФЛ как налоговому агенту, страховые взносы, пени и, при наличии оснований, штрафы. Поэтому разберем безопасные варианты оформления.
Посмотрим на ситуацию с точки зрения выбора договора. У организации есть несколько вариантов, но выбирать нужно не по желанию сэкономить на налогах, а по фактическому характеру работы.
Договор гражданско-правового характера с физическим лицом. Подходит, если бывший сотрудник выполняет конкретную разовую работу или оказывает конкретную услугу, а организация принимает результат по акту.
Срочный трудовой договор. Подходит, если работа выполняется как трудовая функция: по графику, на рабочем месте работодателя, с подчинением руководителю, с включением в рабочий процесс организации.
Договор с самозанятым по НПД. В рассматриваемой ситуации не подходит, потому что не прошло два года после увольнения.
Договор с индивидуальным предпринимателем на ином налоговом режиме. Возможен только если бывший сотрудник действительно зарегистрирован как ИП и оказывает услуги в рамках предпринимательской деятельности не на НПД. Но если речь идет именно о самозанятом физическом лице без другого предпринимательского режима, этот вариант не применяйте.
Таким образом, главный выбор в рассматриваемом случае — между договором ГПХ с физическим лицом и срочным трудовым договором. Разберем оба варианта подробно.
Договор ГПХ можно заключить с бывшим сотрудником. Закон не запрещает организации привлекать бывшего работника по гражданско-правовому договору. Запрет касается не самого ГПХ, а применения НПД к выплатам от бывшего работодателя в течение двух лет после увольнения.
Рассмотрим, когда договор ГПХ подходит. Его можно использовать, если организации нужен не процесс труда, а конкретный результат. Например, бывший сотрудник должен подготовить отчет, настроить базу, разработать инструкцию, провести аудит документов, выполнить разовую консультацию, отремонтировать оборудование, выполнить монтаж, подготовить комплект документов или оказать иную самостоятельную услугу.
При договоре ГПХ исполнитель не становится работником. Он не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, не включается в штатное расписание, не получает должность, оклад, отпускные и больничные как штатный сотрудник. Организация принимает у него результат работы или оказанную услугу по акту и оплачивает вознаграждение.
В договоре ГПХ обязательно опишите результат. Не пишите, что исполнитель «работает бухгалтером», «исполняет обязанности менеджера», «выходит на смены» или «замещает сотрудника отдела». Лучше формулируйте предмет договора через конкретную работу или услугу: «подготовить комплект документов», «провести сверку расчетов», «настроить обработку», «оказать консультационные услуги», «выполнить разовую проверку данных».
Разберем разницу между двумя наиболее частыми видами ГПХ.
Договор подряда. Используйте, если у работы есть материальный или явно выраженный результат, который можно передать заказчику. Например, изготовить объект, отремонтировать помещение, подготовить отчет, разработать файл обработки, создать документ, выполнить настройку оборудования.
Договор возмездного оказания услуг. Используйте, если важен сам факт оказания услуги, а не создание овеществленного результата. Например, консультация, обучение, сопровождение, анализ, экспертная оценка, информационные услуги.
Посмотрим на пример. Если бывший сотрудник должен один раз проверить корректность базы 1С и подготовить письменное заключение, можно оформить договор возмездного оказания услуг или подряд, в зависимости от формулировки результата. Если он должен каждый день приходить в офис, обрабатывать документы текущего отдела и выполнять поручения главного бухгалтера, договор ГПХ будет рискованным, потому что фактически это похоже на трудовые отношения.
Практический вывод: выбирайте договор по сути работы. Если есть самостоятельное задание и акт приемки результата — используйте ГПХ. Если нужен человек на временную должность с графиком и подчинением — оформляйте срочный трудовой договор.
Если заключаем договор ГПХ с бывшим сотрудником как с обычным физическим лицом, организация становится налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов. Разберем порядок.
Начислите вознаграждение по договору ГПХ на основании договора и акта выполненных работ или оказанных услуг.
Удержите НДФЛ при выплате дохода физическому лицу.
Начислите страховые взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование в рамках единого тарифа, если нет специальных льгот или исключений.
Начислите взносы на травматизм только в том случае, если обязанность их уплаты прямо предусмотрена договором ГПХ.
Отразите выплату в отчетности по НДФЛ и страховым взносам.
В 2026 году по общему правилу применяется прогрессивная шкала НДФЛ. Для большинства стандартных выплат физическим лицам ставка начинается с 13%, а при превышении установленных порогов дохода применяются повышенные ставки. При этом каждый налоговый агент считает НДФЛ по доходам, которые сам выплачивает физическому лицу, нарастающим итогом в течение года.
По страховым взносам в 2026 году для основной категории плательщиков действует единая предельная величина базы. Если организация применяет общий тариф, выплаты по ГПХ включаются в базу по страховым взносам. Если организация относится к льготной категории, применяйте соответствующий пониженный тариф, но сначала проверьте право на льготу.
Главное отличие от самозанятого: при расчетах с самозанятым организация обычно не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы, если доход действительно облагается НПД. Но с бывшим сотрудником в течение двух лет такой порядок применять нельзя. Поэтому вознаграждение по ГПХ оформляйте как выплату физическому лицу с налогами и взносами.
Чтобы не создать лишние налоговые и трудовые риски, исключите из договора формулировки, которые превращают гражданско-правовой договор в трудовой или создают видимость работы с самозанятым.
Не пишите, что исполнитель применяет НПД по этому договору.
Не указывайте, что исполнитель обязан сформировать чек в приложении «Мой налог».
Не прописывайте должность по штатному расписанию.
Не устанавливайте оклад, тарифную ставку, премии по правилам оплаты труда работников.
Не включайте условие о подчинении правилам внутреннего трудового распорядка.
Не устанавливайте режим рабочего времени как для сотрудника: пятидневку, смены, начало и окончание рабочего дня.
Не прописывайте ежегодный оплачиваемый отпуск, больничные и другие трудовые гарантии как условия договора ГПХ.
Не называйте договор «трудовым» или «контрактом на должность», если фактически оформляете ГПХ.
Вместо этого укажите предмет договора, срок выполнения, порядок сдачи результата, стоимость работ, порядок оплаты, ответственность сторон, порядок подписания акта и перечень документов, которые исполнитель передает заказчику.
Рассмотрим подробнее самый важный риск. Договор может называться гражданско-правовым, но если фактические отношения похожи на трудовые, проверяющие могут переквалифицировать их. Особенно внимательно налоговая и трудовая инспекция смотрят на ситуации, когда организация заключает ГПХ с бывшим сотрудником вскоре после увольнения.
Признаки трудовых отношений могут быть такими:
Исполнитель выполняет ту же трудовую функцию, что и до увольнения.
Работа выполняется постоянно, а не разово.
Оплата производится регулярно, например два раза в месяц, как зарплата.
Исполнитель работает по графику организации.
Исполнитель подчиняется руководителю подразделения и получает текущие распоряжения.
Исполнитель использует рабочее место, оборудование и внутренние ресурсы работодателя так же, как штатные сотрудники.
В договоре нет конкретного результата, а описан процесс работы.
Акты составляются формально и не содержат расшифровки выполненных работ.
Исполнитель включен в корпоративные процессы: планерки, табели, графики смен, должностные инструкции.
Работы выполняются в интересах организации как замещение вакантной должности.
Если таких признаков много, не используйте ГПХ. В этом случае безопаснее оформить срочный трудовой договор, даже если работа нужна на короткий период.
Теперь разберем второй вариант. Срочный трудовой договор подходит, если организация фактически привлекает бывшего сотрудника как работника: он должен выполнять трудовую функцию, соблюдать график, подчиняться руководителю и участвовать в текущей деятельности организации.
Срочный трудовой договор нельзя заключать просто потому, что организации так удобно. Нужны основания, предусмотренные трудовым законодательством. Например, временные работы, сезонные работы, замещение временно отсутствующего работника, выполнение работ, выходящих за рамки обычной деятельности организации, временное расширение объема работ или другие законные основания.
Если основание есть, оформите срочный трудовой договор. В нем укажите срок действия и причину срочности. Например, если бывший сотрудник нужен для выполнения временного проекта, пропишите, что договор заключен на период выполнения конкретных временных работ. Если он замещает отсутствующего работника, укажите, кого именно он замещает и до какого события действует договор.
При срочном трудовом договоре организация оформляет работника в общем кадровом порядке: приказ о приеме, трудовой договор, кадровые документы, табель учета рабочего времени, начисление зарплаты, НДФЛ, страховые взносы, сведения в отчетность. В этом варианте никакой НПД не применяется.
Посмотрим на практические ситуации, когда лучше выбрать срочный трудовой договор.
Бывший сотрудник будет выполнять прежние должностные обязанности.
Работа нужна не как отдельный результат, а как регулярный процесс.
Нужно установить график работы.
Нужно контролировать присутствие на рабочем месте.
Нужно включить человека в производственный процесс или подразделение.
Оплата зависит от отработанного времени, а не от результата.
Нужно временно заменить отсутствующего работника.
Работа связана с постоянными обязанностями организации.
Например, если бывший бухгалтер уволился в марте, а в июне его просят на две недели выйти и закрыть участок учета по текущим операциям, это может быть похоже на трудовую работу. Если ему поручают разово подготовить методическую инструкцию или провести сверку с письменным результатом, ГПХ может быть уместен.
Разберем выбор по шагам. Такой алгоритм поможет избежать ошибок.
Определите предмет работы. Если нужен конкретный результат — рассматривайте ГПХ. Если нужна трудовая функция — рассматривайте трудовой договор.
Проверьте условия выполнения. Если исполнитель сам определяет способ выполнения задания и не подчиняется внутреннему распорядку — это аргумент в пользу ГПХ. Если он работает по графику и распоряжениям руководителя — это аргумент в пользу трудового договора.
Проверьте оплату. Если оплата производится за результат по акту — это ГПХ. Если оплата идет за отработанное время — это трудовая модель.
Проверьте срок и повторяемость. Разовая задача лучше подходит для ГПХ. Постоянная или регулярно повторяющаяся работа повышает риск переквалификации.
Проверьте связь с прежней должностью. Если бывший сотрудник выполняет те же обязанности, что и до увольнения, риск ГПХ существенно выше.
Исключите НПД. Пока не прошло два года после увольнения, не используйте статус самозанятого для выплат от бывшего работодателя.
Итоговый ориентир: если можно четко описать результат, оформить акт и не включать человека в штатный процесс, заключайте ГПХ с физическим лицом и платите НДФЛ и взносы. Если результат описать сложно, а работа фактически похожа на временное возвращение сотрудника в организацию, заключайте срочный трудовой договор.
Рассмотрим практический алгоритм для случая, когда организация выбрала ГПХ.
Проверьте дату увольнения. В нашем примере это март 2026 года. До марта 2028 года выплаты от бывшего работодателя нельзя проводить как НПД.
Определите вид договора: подряд или возмездное оказание услуг.
Сформулируйте конкретный предмет договора. Например: «исполнитель обязуется подготовить отчет по результатам анализа данных», «исполнитель обязуется выполнить настройку», «исполнитель обязуется оказать консультационные услуги по вопросу...».
Укажите срок выполнения задания. Например, с 10 июня 2026 года по 20 июня 2026 года.
Укажите стоимость работ или порядок расчета вознаграждения.
Укажите порядок приемки: акт выполненных работ или акт оказанных услуг.
Укажите, что заказчик удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы в установленном порядке.
Не включайте условие о применении НПД и формировании чека самозанятого.
После выполнения работ подпишите акт с конкретной расшифровкой результата.
Начислите вознаграждение, удержите НДФЛ, начислите страховые взносы и отразите выплату в отчетности.
Акт не должен быть пустым или формальным. В нем лучше указать, что именно выполнено: какой отчет подготовлен, какие данные обработаны, какие услуги оказаны, за какой период, в каком объеме. Это поможет подтвердить гражданско-правовой характер отношений.
Посмотрим на примеры формулировок. Небезопасная формулировка: «Исполнитель выполняет обязанности бухгалтера». Такая фраза описывает трудовую функцию и напоминает должностную инструкцию.
Более безопасная формулировка: «Исполнитель обязуется оказать услуги по проверке корректности отражения первичных документов за июнь 2026 года и подготовить письменный отчет с перечнем выявленных расхождений». Здесь есть конкретная услуга и результат — отчет.
Еще один пример. Небезопасная формулировка: «Исполнитель работает менеджером по продажам с 9:00 до 18:00». Это практически трудовые отношения.
Более безопасная формулировка: «Исполнитель обязуется подготовить аналитическую таблицу по клиентской базе и передать заказчику файл с результатами анализа не позднее установленной даты». Здесь нет должности, графика и подчинения внутреннему распорядку.
Правило простое: в договоре ГПХ описывайте не человека на должности, а конкретное задание, результат, срок и порядок приемки.
Теперь рассмотрим алгоритм для случая, когда работа фактически трудовая и организация выбирает срочный трудовой договор.
Определите законное основание срочности. Например, временные работы, замещение отсутствующего сотрудника, выполнение временного проекта.
Подготовьте срочный трудовой договор с указанием срока действия и причины срочности.
Оформите прием работника кадровым документом.
Ознакомьте работника с локальными нормативными актами, если это необходимо.
Назначьте должность, условия оплаты, режим рабочего времени и трудовую функцию.
Ведите табель учета рабочего времени.
Начисляйте зарплату, удерживайте НДФЛ и начисляйте страховые взносы как по обычному работнику.
После окончания срока договора оформите увольнение по соответствующему основанию.
При срочном трудовом договоре не имеет значения, что у человека есть самозанятость. В этих отношениях он выступает не как плательщик НПД, а как работник. Доход по трудовому договору не облагается НПД.
Рассмотрим порядок отражения в 1С. Конкретные названия разделов могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и версии, но логика обычно одинаковая.
Если используется 1С:Зарплата и управление персоналом, для договора ГПХ применяйте документ Договор (работы, услуги). Физическое лицо уже может быть заведено в базе как бывший сотрудник. Новый прием на работу для договора ГПХ не оформляйте, если не заключаете трудовой договор. Используйте карточку физического лица и оформите договор как гражданско-правовой.
Разберем порядок в 1С:ЗУП.
Проверьте карточку физического лица в справочнике Физические лица.
Проверьте, что прежнее трудовое место закрыто документом увольнения, например Увольнение.
Создайте документ Договор (работы, услуги).
Укажите исполнителя, дату договора, дату начала и дату окончания работ.
Выберите способ оплаты: по окончании договора, по актам или по другому предусмотренному варианту.
Укажите сумму вознаграждения.
Не устанавливайте признаки, связанные с НПД, если в вашей версии программы есть отдельные настройки для самозанятых.
После выполнения работ оформите документ Акт приемки выполненных работ, если оплата идет по актам.
Начислите выплату документом Начисление по договорам или Начисление зарплаты и взносов, в зависимости от настроек базы и способа оплаты.
Сформируйте ведомость на выплату и проверьте удержание НДФЛ.
Проверьте расчет страховых взносов в документе начисления.
Сформируйте Отражение зарплаты в бухучете для передачи проводок в бухгалтерскую базу, если используется синхронизация.
Обратите внимание: если договор заключен именно с физическим лицом, программа должна рассчитывать НДФЛ и страховые взносы. Если программа воспринимает исполнителя как самозанятого и не начисляет взносы, проверьте настройки договора, карточку физического лица и вид начисления.
Посмотрим на основные объекты 1С, которые могут понадобиться для отражения такой операции.
Физические лица — справочник, где хранится информация о человеке: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, документы, статус налогового резидента.
Сотрудники — справочник, где отражаются сотрудники организации и связанные с ними кадровые состояния. Для ГПХ в некоторых конфигурациях также используется карточка сотрудника, но без оформления приема на работу по трудовому договору.
Увольнение — кадровый документ, которым ранее было прекращено трудовое отношение с сотрудником.
Договор (работы, услуги) — основной документ для регистрации договора ГПХ в 1С:ЗУП.
Акт приемки выполненных работ — документ для подтверждения выполненных работ или оказанных услуг по договору ГПХ.
Начисление по договорам — документ для начисления вознаграждения по гражданско-правовым договорам, если он используется в вашей базе.
Начисление зарплаты и взносов — документ, через который могут рассчитываться выплаты, НДФЛ и взносы, включая суммы по договорам ГПХ.
Ведомость в банк или Ведомость в кассу — документы выплаты вознаграждения исполнителю.
Отражение зарплаты в бухучете — документ для формирования бухгалтерских проводок по начислениям, НДФЛ и взносам.
6-НДФЛ — отчетность, где отражаются доходы физического лица и удержанный налог.
Расчет по страховым взносам — отчетность, где отражается база и начисленные страховые взносы.
ЕФС-1 — отчетность, которую нужно анализировать в зависимости от вида договора и кадрового события.
В 1С:Бухгалтерия предприятия для учета договоров подряда может потребоваться включить соответствующую функциональность. Обычно это делается через раздел настроек, где включается учет договоров подряда или выплат физическим лицам. Далее используются документы начисления, выплаты, учета НДФЛ и страховых взносов.
Разберем контрольный список для бухгалтера.
Проверьте, что договор оформлен не как договор с самозанятым, а как договор с физическим лицом.
Проверьте вид дохода для НДФЛ. Вознаграждение по ГПХ должно попадать в налоговую базу по НДФЛ.
Проверьте дату фактического получения дохода и дату удержания НДФЛ при выплате.
Проверьте базу страховых взносов. Выплата по ГПХ должна участвовать в расчете взносов, если нет специального исключения.
Проверьте взносы на травматизм. Они начисляются по ГПХ только при наличии соответствующего условия в договоре.
Проверьте отражение суммы в 6-НДФЛ.
Проверьте отражение суммы в Расчет по страховым взносам.
Проверьте бухгалтерские проводки через Отражение зарплаты в бухучете.
Если в 1С не начисляются страховые взносы, выясним причину. Часто проблема связана с тем, что договор ошибочно оформлен как договор с самозанятым, выбран неверный вид начисления или в настройках базы не включен учет договоров ГПХ. Исправьте настройку до выплаты, чтобы не корректировать отчетность задним числом.
Частый вопрос: если человек раньше работал в организации и уже уволен, нужно ли снова создавать прием на работу для договора ГПХ? Разберем аккуратно.
Если заключаете договор ГПХ, новый документ приема на работу не создавайте. Прием на работу нужен для трудового договора. Для ГПХ используйте механизм договоров с физическими лицами. При этом в базе может использоваться справочник Физические лица и карточка Сотрудники, но кадровое событие «прием на работу» не оформляется, если трудовых отношений нет.
Если же выбрали срочный трудовой договор, тогда оформляйте полноценный прием на работу. В этом случае используйте кадровые документы Прием на работу, Трудовой договор, Кадровый перевод при необходимости и затем Увольнение по окончании срока договора.
Запомните правило: ГПХ — документ договора и акт; трудовые отношения — прием, трудовой договор, табель, зарплата и увольнение.
Для гражданско-правового договора акт имеет большое значение. Он подтверждает, что заказчик принял результат работы или услуги. Без акта договор ГПХ может выглядеть формальным, особенно если выплаты регулярные.
В акте укажите:
дату составления акта;
номер и дату договора;
перечень выполненных работ или оказанных услуг;
период выполнения, если это важно;
стоимость работ;
подтверждение, что заказчик принял результат без замечаний или с указанием замечаний;
подписи сторон.
Если бывший сотрудник выполняет несколько самостоятельных задач, лучше оформлять акты с детализацией. Например, не «оказаны услуги за июнь», а «подготовлена сверка расчетов по контрагентам за период», «составлена таблица расхождений», «переданы рекомендации по исправлению данных». Такая детализация помогает подтвердить, что предметом договора был результат, а не скрытая трудовая функция.
При выплате вознаграждения физическому лицу по ГПХ организация удерживает НДФЛ. Рассмотрим общий порядок.
Начислите доход по договору.
Рассчитайте НДФЛ по действующей ставке с учетом налоговой базы у данного налогового агента.
Удержите НДФЛ при фактической выплате дохода.
Перечислите НДФЛ в бюджет в установленные сроки.
Отразите доход и налог в 6-НДФЛ.
Если исполнитель просит заплатить ему всю сумму без удержания НДФЛ, так делать нельзя. При договоре ГПХ с физическим лицом организация является налоговым агентом. Сумма к выплате на руки уменьшается на удержанный НДФЛ.
Например, если вознаграждение по договору составляет 50 000 рублей и применяется ставка 13%, НДФЛ составит 6 500 рублей, а сумма к выплате физическому лицу — 43 500 рублей. Страховые взносы начисляются сверху на сумму вознаграждения и не удерживаются из выплаты исполнителя.
По договору ГПХ с физическим лицом страховые взносы начисляются на выплаты за выполнение работ или оказание услуг. Рассмотрим основные правила.
Взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование начисляются в составе единого тарифа, если выплата входит в объект обложения.
Взносы начисляются за счет организации, а не удерживаются из дохода исполнителя.
База учитывается по физическому лицу нарастающим итогом с начала года.
Если организация применяет пониженные тарифы, проверьте право на них и настройку в 1С.
Взносы на травматизм начисляйте только если такое условие прямо предусмотрено договором ГПХ.
Если договор не содержит условия о страховании от несчастных случаев и профессиональных заболеваний, взносы на травматизм по ГПХ обычно не начисляются. Но если организация хочет застраховать исполнителя от таких рисков и включает соответствующее условие в договор, тогда взносы на травматизм нужно начислять.
В рассматриваемой ситуации исполнитель может сказать: «Я самозанятый, могу выдать чек». Но для бывшего работодателя чек по НПД в течение двух лет после увольнения не решает проблему. Доход от такого заказчика не должен облагаться НПД.
Разберем, как действовать правильно.
Не просите бывшего сотрудника формировать чек в приложении «Мой налог» по выплате от вашей организации.
Не принимайте чек как основание не удерживать НДФЛ.
Не отражайте выплату как оплату самозанятому.
Оформите договор с физическим лицом.
Удержите НДФЛ и начислите страховые взносы.
Отразите выплату в зарплатной и налоговой отчетности.
Смысл ограничения: законодатель не запрещает бывшему работнику выполнять разовые работы для прежнего работодателя, но запрещает использовать НПД для таких доходов в течение двух лет. Поэтому безопасный путь — ГПХ с физическим лицом или срочный трудовой договор.
Если сотрудник уволился в марте 2026 года, применять НПД к доходам от бывшего работодателя можно будет только после истечения двух лет с даты прекращения трудового договора. То есть ориентируйтесь на конкретную дату увольнения, указанную в кадровых документах, а не просто на календарный месяц.
Например, если трудовой договор был прекращен 15 марта 2026 года, двухлетний период закончится после 15 марта 2028 года. До этой даты доходы от бывшего работодателя нельзя проводить как НПД. После истечения двух лет теоретически можно заключить договор с ним как с самозанятым, но только если отношения действительно не являются трудовыми и нет признаков подмены трудового договора гражданско-правовым.
Даже после истечения двух лет проверяющие могут анализировать фактические условия работы. Если человек фактически выполняет трудовую функцию, подчиняется графику и руководителю, договор с самозанятым все равно может быть признан схемой ухода от налогов и взносов.
Перед тем как подписать договор, проведите небольшую внутреннюю проверку. Это особенно важно, потому что бывший сотрудник уже был в штате, а значит, налоговая может внимательнее оценить характер отношений.
Поднимите дату увольнения и убедитесь, что двухлетний срок еще не прошел.
Сравните будущую работу с прежней должностной инструкцией сотрудника.
Определите, можно ли выделить самостоятельный результат работы.
Проверьте, не будет ли исполнитель работать по графику организации.
Проверьте, не будет ли он занимать рабочее место у работодателя постоянно.
Подготовьте договор, акт и техническое задание.
Согласуйте с бухгалтерией порядок начисления НДФЛ и страховых взносов.
Проверьте настройки 1С до первой выплаты.
Такой предварительный анализ поможет выбрать правильную форму договора и избежать исправлений после выплаты.
Для договора ГПХ с бывшим сотрудником подготовьте комплект документов. Рассмотрим минимальный набор.
Договор подряда или договор возмездного оказания услуг.
Техническое задание или приложение с описанием работ, если задача сложная.
Акт выполненных работ или оказанных услуг.
Расчет вознаграждения.
Документ на выплату.
Расчет НДФЛ.
Расчет страховых взносов.
Документы, подтверждающие результат: отчет, файл, заключение, реестр, таблица, переданные материалы.
Если работа выполняется в несколько этапов, оформите этапы в договоре и подписывайте акты по каждому этапу. Это лучше, чем ежемесячно платить одинаковую сумму без конкретизации результата.
Если выбираем срочный трудовой договор, комплект документов будет другим. Рассмотрим его отдельно.
Срочный трудовой договор с основанием срочности.
Приказ или распоряжение о приеме, если организация использует такие документы.
Должностная инструкция или описание трудовой функции.
Ознакомление с локальными нормативными актами.
Табель учета рабочего времени.
Документы по начислению зарплаты.
Документы по НДФЛ и страховым взносам.
Документы об увольнении по окончании срока договора.
В этом варианте не используйте акт ГПХ как основной документ приемки работ. Работник получает зарплату за выполнение трудовой функции, а не вознаграждение за гражданско-правовой результат.
Теперь вернемся к исходным данным. Сотрудник уволился в марте 2026 года, в июне 2026 года организация хочет привлечь его к разовым работам. Он зарегистрирован как самозанятый, но двухлетний срок не прошел.
Если работы действительно разовые, можно заключить договор ГПХ с ним как с физическим лицом. В договоре не указывайте НПД. Организация удерживает НДФЛ, начисляет страховые взносы и отражает выплату в отчетности. Это нормальный и допустимый вариант.
Если же бывший сотрудник будет фактически выполнять прежние обязанности, работать по графику, подчиняться руководителю и закрывать текущую штатную потребность, лучше оформить срочный трудовой договор при наличии законного основания для срочности. Такой вариант может быть дороже и сложнее по кадровым документам, но он безопаснее при признаках трудовых отношений.
Главный вывод: проблема не в том, что бывшего сотрудника вообще нельзя привлекать. Проблема в том, что нельзя платить ему как самозанятому по НПД до истечения двух лет после увольнения. Поэтому выбирайте между ГПХ с физическим лицом и срочным трудовым договором по фактической сути работы.
Проверьте дату увольнения бывшего сотрудника.
Зафиксируйте, что двухлетний срок после увольнения еще не прошел.
Исключите вариант договора с самозанятым по НПД.
Определите характер будущей работы.
Если нужен конкретный результат — оформите ГПХ с физическим лицом.
Если нужна трудовая функция — оформите срочный трудовой договор при наличии основания.
Для ГПХ подготовьте договор, техническое задание и акт.
В 1С оформите Договор (работы, услуги) и при необходимости Акт приемки выполненных работ.
Начислите вознаграждение через Начисление по договорам или Начисление зарплаты и взносов.
Проверьте НДФЛ, страховые взносы, 6-НДФЛ и Расчет по страховым взносам.
Не используйте чек самозанятого для этой выплаты.
Храните документы, подтверждающие гражданско-правовой характер отношений.
В рассматриваемой ситуации оптимальное решение зависит от фактических условий работы. Если бывший сотрудник нужен для разовой самостоятельной задачи, заключите с ним договор ГПХ как с физическим лицом. Самозанятость в этом договоре не применяйте, потому что после увольнения прошло меньше двух лет. Организация должна удержать НДФЛ, начислить страховые взносы и отразить выплату в отчетности.
Если работы будут похожи на обычную трудовую функцию, оформите срочный трудовой договор. Это особенно важно, если бывший сотрудник будет выполнять прежние обязанности, работать по графику, подчиняться руководителю и получать оплату за процесс труда, а не за конкретный результат.
Для ситуации из вопроса наиболее вероятный безопасный вариант: договор ГПХ с физическим лицом, если работы действительно разовые, с обязательным удержанием НДФЛ и начислением страховых взносов. Условие о применении НПД в договор не включайте.
Информация носит справочный характер