Проанализируем ситуацию подробно. Организация несколько месяцев привлекала физическое лицо как плательщика налога на профессиональный доход. В феврале самозанятый оказал разовые услуги, 02.03.2026 организация окончательно рассчиталась с ним за эти услуги, а 10.03.2026 приняла этого же человека в штат по трудовому договору. 20.03.2026 ему уже выплатили аванс как работнику. ИФНС по телефону сообщила, что видит нарушение, ссылается на Закон № 422-ФЗ и предлагает убрать выплату самозанятому, доначислив НДФЛ и страховые взносы как по трудовым отношениям.
Короткий вывод: самого по себе запрета принять в штат бывшего самозанятого исполнителя нет. Если услуга действительно была оказана до приема на работу, оплата и чек НПД датированы 02.03.2026, а трудовой договор начал действовать только с 10.03.2026, то формально выплата 02.03.2026 не является выплатой действующему работнику. Но нужно быть готовыми доказать, что до 10.03.2026 были именно гражданско-правовые отношения с самозанятым, а не скрытые трудовые отношения.
Посмотрим на проблему не только как на вопрос одной мартовской выплаты, а как на проверочную ситуацию. Налоговая инспекция видит по ИНН физического лица, что в одном месяце организация перечислила ему деньги как самозанятому, а затем отразила выплаты как работнику. Для автоматического контроля это выглядит подозрительно: один и тот же человек в одном месяце получил доход и как плательщик НПД, и как сотрудник.
Но подозрение еще не означает нарушение. Нужно установить даты и фактическое содержание отношений. В рассматриваемой ситуации важны четыре даты:
Период оказания услуг самозанятым — февраль 2026 года.
Дата оплаты услуг самозанятому — 02.03.2026.
Дата формирования чека самозанятого — желательно 02.03.2026 или не позднее установленного срока для безналичных расчетов.
Дата приема по трудовому договору — 10.03.2026.
Если эти даты подтверждаются документами, то позиция организации выглядит защищаемой. На дату выплаты 02.03.2026 физическое лицо еще не было работником организации. Следовательно, организация на эту дату не являлась его работодателем.
Главное: совпадение месяца само по себе не превращает оплату самозанятому в зарплату. Для НПД важна дата получения дохода, а для трудовых отношений — дата начала работы по трудовому договору и фактическое выполнение трудовой функции.
Рассмотрим подробнее норму, на которую обычно ссылается ИФНС. В пункте 8 части 2 статьи 6 Закона № 422-ФЗ указано, что не признаются объектом налогообложения НПД доходы от оказания услуг по гражданско-правовым договорам, если заказчиком выступает работодатель этого физического лица или бывший работодатель, с которым трудовые отношения прекратились менее двух лет назад.
Эта норма направлена прежде всего против схемы, когда организация увольняет работника, оформляет его самозанятым и продолжает платить ему уже не зарплату, а вознаграждение по НПД. Именно поэтому в обсуждениях часто говорят о правиле двух лет для бывших работников.
В нашей ситуации последовательность обратная: сначала физическое лицо было самозанятым исполнителем, а потом организация решила принять его в штат. Закон № 422-ФЗ не содержит прямого запрета принять самозанятого исполнителя на работу по трудовому договору. Проблема появляется не из-за самого приема, а из-за того, что налоговая может посчитать прежние отношения трудовыми.
Поэтому разберем два разных вопроса отдельно:
Можно ли принять самозанятого в штат? Да, можно. Запрета на трудоустройство самозанятого нет.
Можно ли после приема в штат продолжать платить этому же человеку как самозанятому за услуги этой же организации? Нет, это уже высокий риск, потому что заказчик стал текущим работодателем.
В описанной ситуации оплата самозанятому была 02.03.2026, а трудовой договор начался 10.03.2026. Значит, ключевой аргумент организации такой: на дату получения дохода по НПД физическое лицо еще не состояло с организацией в трудовых отношениях.
Разберем по шагам, почему ссылка инспектора на статью 7 Закона № 422-ФЗ в этой ситуации скорее помогает организации, а не налоговой.
Статья 7 Закона № 422-ФЗ определяет порядок признания доходов для НПД. В общем случае доход самозанятого признается на дату получения денежных средств или на дату поступления денег на банковский счет. То есть для НПД важно не то, в каком месяце потом был заключен трудовой договор, а когда именно самозанятый получил оплату.
В нашем примере оплата была 02.03.2026. На эту дату трудовой договор еще не заключен и не начал действовать. Прием на работу состоялся 10.03.2026. Следовательно, на дату признания дохода по НПД заказчик еще не был работодателем физического лица.
ИФНС может смотреть на март как на один налоговый период по НПД, но налоговый период не отменяет дат внутри месяца. Если доход получен 02.03.2026, а трудовые отношения начались 10.03.2026, то нельзя автоматически считать, что доход 02.03.2026 получен от работодателя.
Именно поэтому в пояснениях нужно делать акцент не просто на месяце, а на хронологии событий: услуга оказана в феврале, акт подписан до приема или за период до приема, оплата проведена 02.03.2026, чек сформирован на оплату услуг, трудовой договор заключен позднее — с 10.03.2026.
Теперь посмотрим на ситуации, когда позиция ИФНС была бы сильной и организации действительно пришлось бы доначислять НДФЛ и страховые взносы.
Чек самозанятого датирован после приема на работу. Например, если трудовой договор начался 10.03.2026, а чек НПД сформирован 15.03.2026 за услуги этой же организации, налоговая может сказать, что доход получен уже от текущего работодателя.
Оплата самозанятому прошла после приема на работу. Если деньги перечислены после даты начала трудового договора, риск резко возрастает, даже если услуги фактически выполнялись раньше. В таком случае придется отдельно доказывать, что это оплата старого гражданско-правового обязательства, а не выплата действующему работнику.
Услуги фактически оказывались уже после приема в штат. Если человек с 10.03.2026 стал работником, но параллельно продолжил выполнять для этой же организации похожие задачи как самозанятый, это почти всегда риск переквалификации.
Договор с самозанятым был похож на трудовой договор. Например, в нем был график работы, должностные обязанности, подчинение руководителю, регулярная фиксированная оплата, рабочее место, обязанность соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.
Самозанятый фактически выполнял ту же функцию, на которую его потом приняли. Например, два месяца он «как самозанятый» работал бухгалтером по графику организации, а затем его оформили бухгалтером в штат. В таком случае налоговая может заявить, что трудовые отношения возникли раньше даты трудового договора.
Если ничего из этого нет, защищаем позицию организации. Но делаем это не устно, а документально.
Даже если инспектор по телефону говорит только о мартовской выплате, фактически спор может быть шире. ИФНС может проверять не столько дату одной оплаты, сколько признаки подмены трудовых отношений договором с самозанятым.
Разберем, какие признаки обычно опасны:
В договоре с самозанятым указана не конкретная услуга или результат, а трудовая функция: «ведение учета», «работа менеджером», «обслуживание клиентов», «исполнение обязанностей специалиста».
Исполнитель обязан работать по графику организации.
Исполнитель подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка.
Организация предоставляет постоянное рабочее место, оборудование, доступы и контролирует процесс труда так же, как у работников.
Оплата производится регулярно, одинаковыми суммами, например два раза в месяц, как зарплата.
Нет актов с конкретным результатом выполненной работы.
Самозанятый работает только с одной организацией и экономически зависит от нее.
После приема в штат должность полностью совпадает с тем, что человек якобы делал как самозанятый.
Если такие признаки есть, налоговая может доначислить НДФЛ и страховые взносы не только с мартовской выплаты, но и с предыдущих выплат. Поэтому не ограничивайтесь фразой «запрета нет». Подготовьте доказательства, что до приема в штат были именно разовые услуги, а не скрытая работа по трудовому договору.
Рассмотрим два практических варианта.
Безопасный вариант. Организация периодически заказывает разовые услуги у внешних исполнителей. Самозанятый в феврале выполнил конкретный объем работ: например, подготовил отчет, настроил базу, обработал документы, написал тексты, выполнил консультационный проект, оказал разовую услугу по аутсорсингу. Результат передан по акту. Оплата прошла 02.03.2026. Чек сформирован как чек самозанятого. Затем организация решила принять человека на постоянную работу с 10.03.2026, уже на других условиях: с должностью, окладом, графиком, отпуском, подчинением правилам внутреннего трудового распорядка. В этом варианте нарушение само по себе не возникает.
Рискованный вариант. Человек фактически несколько месяцев ходил в офис, работал по графику, выполнял распоряжения руководителя, получал регулярные выплаты, выполнял постоянную функцию, а самозанятость использовалась как испытательный срок без оформления трудового договора. Потом его приняли в штат. В этом варианте налоговая может сказать, что трудовые отношения возникли раньше, а выплаты самозанятому были зарплатой.
Ваша задача — показать, что ситуация ближе к первому варианту. Для этого подготовим документы и объяснения.
Разберем по шагам, что нужно собрать до визита или до направления пояснений. Даже если пока был только телефонный звонок, подготовьте пакет документов заранее.
Договор с самозанятым. В нем должен быть предмет гражданско-правового характера: конкретные услуги, работы, результат, сроки, порядок приемки. Не должно быть должности, графика, отпуска, больничных, подчинения правилам внутреннего трудового распорядка.
Задание или заявка на разовый объем работ. Покажите, какую именно услугу заказали. Чем конкретнее формулировка, тем лучше.
Акт оказанных услуг. В акте укажите результат услуги и период оказания. Желательно, чтобы из акта было видно, что услуги оказаны до 10.03.2026.
Чек самозанятого. Проверьте дату, ИНН заказчика, сумму, описание услуги. Описание должно отражать конкретный результат, а не трудовую функцию.
Платежное поручение или банковскую выписку. Подтвердите дату оплаты 02.03.2026.
Подтверждение статуса НПД на дату выплаты. Проверьте статус исполнителя как плательщика НПД на дату 02.03.2026 и сохраните подтверждение.
Трудовой договор и приказ о приеме. Покажите, что трудовые отношения начались только 10.03.2026.
Штатное расписание. Если до 10.03.2026 такой должности не было или вакансия возникла позднее, это может быть дополнительным аргументом.
Документы по первой зарплатной выплате. Подтвердите, что выплата 20.03.2026 — это аванс уже по трудовому договору, а не продолжение расчетов по НПД.
Переписку о приглашении на работу. Если есть переписка, из которой видно, что после выполнения разовой услуги стороны отдельно договорились о трудоустройстве, сохраните ее.
Особенно важно: не аннулируйте чек и не доначисляйте налоги только на основании телефонного звонка. Сначала получите письменное требование или направьте письменные пояснения с документами.
Позицию лучше строить не эмоционально, а юридически и хронологически. Рассмотрим пример логики пояснений.
Укажите, что организация не оспаривает обязанность платить НДФЛ и страховые взносы с зарплаты работника после приема. С 10.03.2026 физическое лицо принято по трудовому договору, а выплата 20.03.2026 отражена как выплата работнику. По этой части нарушения нет.
Отдельно поясните, что выплата 02.03.2026 относится к услугам, оказанным до возникновения трудовых отношений. На дату выплаты физическое лицо являлось плательщиком НПД и не состояло в трудовых отношениях с организацией. Договор с самозанятым был гражданско-правовым, предусматривал конкретный результат, а не выполнение трудовой функции.
Также укажите, что Закон № 422-ФЗ не запрещает организации принять в штат физическое лицо, которое ранее оказывало ей услуги как самозанятый. Ограничение касается доходов от действующего работодателя или бывшего работодателя, а на дату получения дохода по НПД организация работодателем еще не являлась.
Такую позицию лучше изложить в письменных пояснениях. Не ограничивайтесь устным разговором с инспектором, потому что устная рекомендация «убрать выплату» не является полноценным налоговым требованием.
Рассмотрим пример, который можно адаптировать под вашу организацию.
«Организация сообщает, что выплата физическому лицу в статусе плательщика налога на профессиональный доход от 02.03.2026 произведена за услуги, оказанные в феврале 2026 года на основании гражданско-правового договора. На дату выплаты 02.03.2026 физическое лицо не состояло с организацией в трудовых отношениях. Статус плательщика НПД на дату выплаты подтвержден, чек сформирован самозанятым и передан организации.
Трудовые отношения с указанным физическим лицом возникли позднее — с 10.03.2026, что подтверждается трудовым договором и приказом о приеме на работу. Выплата от 20.03.2026 произведена уже как выплата работнику по трудовому договору, с отражением соответствующих налоговых обязательств организации.
Гражданско-правовой договор с самозанятым предусматривал выполнение конкретного разового объема услуг и не содержал условий, характерных для трудовых отношений: графика работы, должности, подчинения правилам внутреннего трудового распорядка, оплаты процесса труда. Услуги были приняты по акту. Оснований для переквалификации выплаты от 02.03.2026 в оплату труда не имеется.
Просим учесть представленные пояснения и документы и не производить доначисление НДФЛ и страховых взносов по выплате от 02.03.2026».
Этот текст не нужно копировать бездумно. Дополните его конкретным описанием услуги, номером договора, датой акта, номером чека и датой платежного поручения.
Разберем эту фразу аккуратно. «Убрать выплату» бухгалтерски невозможно, если деньги уже перечислены и услуга оказана. Можно только изменить налоговую квалификацию выплаты. То есть налоговая, скорее всего, предлагает признать выплату не доходом самозанятого по НПД, а выплатой физическому лицу в рамках трудовых или гражданско-правовых отношений без НПД.
Но такое действие имеет последствия:
Организация должна будет начислить страховые взносы.
Организация должна будет удержать или отразить НДФЛ.
Потребуется корректировка отчетности по НДФЛ и страховым взносам.
Самозанятому, возможно, придется аннулировать чек или скорректировать доход в приложении «Мой налог».
Могут возникнуть вопросы по предыдущим выплатам, если налоговая увидит признаки трудовых отношений не только в марте.
Поэтому не соглашайтесь автоматически. Сначала выясните, на каком основании инспекция считает выплату нарушением. Попросите письменное требование или направьте письменные пояснения сами. Если инспекция считает, что была подмена трудовых отношений, пусть укажет конкретные признаки: график, должность, постоянную функцию, подчинение, регулярность выплат, отсутствие результата.
Если чек сформирован на 02.03.2026, в нем указан правильный ИНН организации, правильная сумма, конкретное описание услуги и физическое лицо на эту дату имело статус НПД, то действуем так:
Не аннулируйте чек без оснований.
Не пересчитывайте выплату как зарплату только из-за телефонного звонка.
Подготовьте письменные пояснения.
Приложите договор, акт, чек, платежные документы, подтверждение статуса НПД и документы о приеме с 10.03.2026.
Отдельно поясните, что выплата от 20.03.2026 уже относится к трудовым отношениям и облагается как зарплата.
В этом варианте основная линия защиты: на дату дохода по НПД организация еще не была работодателем, а последующий прием в штат не запрещен законом.
Теперь рассмотрим другой вариант. Допустим, деньги перечислили 02.03.2026, но чек самозанятый сформировал позже, например 12.03.2026, когда трудовой договор уже начал действовать. Такая ситуация сложнее.
Для безналичных расчетов чек может быть сформирован не обязательно в день оплаты, но не позднее установленного срока. Однако для анализа риска налоговая будет смотреть и на дату получения денег, и на дату чека, и на дату начала трудовых отношений. Если деньги действительно поступили 02.03.2026, это остается сильным аргументом. Но поздняя дата чека может вызвать дополнительные вопросы.
В пояснениях тогда обязательно укажите, что доход фактически получен самозанятым 02.03.2026, то есть до приема на работу, а чек сформирован по расчету, произведенному до возникновения трудовых отношений. Приложите банковские документы, подтверждающие дату списания и поступления денег.
Если же и оплата, и чек были после 10.03.2026, позиция становится слабее. В таком случае нужно анализировать, можно ли доказать, что это оплата долга за услуги, оказанные до приема. Если доказательств мало, безопаснее рассмотреть вариант доначисления налогов и взносов.
Если после 10.03.2026 человек продолжал оказывать этой же организации услуги как самозанятый, нужно разделить периоды. До 10.03.2026 — гражданско-правовые услуги при наличии документов и отсутствии трудовых признаков. С 10.03.2026 — трудовые отношения.
После даты приема не платите этому же физическому лицу как самозанятому за услуги той же организации. Даже если человек сохраняет статус НПД, применять НПД к доходам от текущего работодателя нельзя. Статус самозанятого не исчезает автоматически, но с текущим работодателем он не должен использоваться для оплаты услуг по гражданско-правовому договору.
Если часть работ была выполнена после приема, разделите акт. За период до 10.03.2026 оставьте оплату как НПД, если это подтверждается документами. За период с 10.03.2026 начисляйте выплаты уже в рамках трудового договора или, если это отдельный гражданско-правовой договор без НПД, анализируйте обязанности по НДФЛ и страховым взносам.
Рассмотрим порядок отражения в 1С на уровне документов. Конкретные названия могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и релиза, но общий подход одинаковый.
Для расчетов с самозанятым обычно используйте объект Контрагенты или карточку физического лица как контрагента, договор гражданско-правового характера с исполнителем, документ поступления услуг и документ оплаты. В 1С:Бухгалтерия 8 для отражения услуги можно использовать документ Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции по услугам. Оплату отражайте документом Списание с расчетного счета. Чек самозанятого храните как подтверждающий документ к операции.
Для приема в штат используйте кадровые документы. В 1С:Зарплата и управление персоналом это документ Прием на работу, карточка Сотрудники, карточка Физические лица, начисление зарплаты и выплата через документы Начисление зарплаты и взносов и Ведомость в банк или Ведомость в кассу. В 1С:Бухгалтерия 8 при упрощенном кадровом учете также используйте кадровый документ приема и зарплатные документы.
Разделите в 1С два контура:
До 10.03.2026 — расчеты с самозанятым как с внешним исполнителем. Здесь должны быть договор, акт, оплата, чек НПД.
С 10.03.2026 — расчеты с работником. Здесь должны быть кадровый приказ, трудовой договор, начисление зарплаты, НДФЛ, страховые взносы.
Не проводите выплату 02.03.2026 через зарплатные документы, если вы защищаете ее как оплату самозанятому за февральские услуги. И наоборот, не проводите аванс 20.03.2026 как оплату самозанятому. В учетной базе должно быть четкое разделение оснований выплаты.
Если налоговая запросит договор, его содержание будет иметь большое значение. Проанализируем, какие формулировки полезны.
Указывайте конкретный результат: «оказание консультационных услуг по настройке...», «подготовка отчета...», «обработка массива документов...», «разработка макета...», «выполнение разового задания...».
Указывайте период выполнения услуги, а не рабочий график.
Прописывайте приемку результата по акту.
Фиксируйте стоимость конкретного задания или объема работ.
Указывайте, что исполнитель самостоятельно организует процесс выполнения услуги.
Не включайте в договор отпуск, больничные, дисциплинарную ответственность, должностные инструкции, режим рабочего времени.
Не используйте слова «работник», «работодатель», «зарплата», «должность», «оклад», «рабочее место», «табель».
Если договор уже заключен и в нем есть трудовые формулировки, не исправляйте документы задним числом. Лучше оцените риск и подготовьте пояснение по фактическим обстоятельствам. Если признаки трудовых отношений действительно сильные, возможно, безопаснее будет добровольно уточнить налоговые обязательства.
Описание в чеке тоже важно. В чеке не должно быть формулировки, похожей на зарплату или должностную функцию. Например, рискованно писать: «работа бухгалтера за февраль», «услуги менеджера», «зарплата», «аванс», «ведение текущей работы».
Лучше использовать конкретное описание результата. Например:
«Консультационные услуги по обработке документов за февраль 2026 года».
«Разовая услуга по подготовке отчета за февраль 2026 года».
«Услуги по настройке базы по заданию от ...».
«Подготовка материалов по договору № ...».
Если чек уже сформирован с неудачной формулировкой, это не всегда означает нарушение, но повышает риск. В таком случае усиливайте позицию договором, актом и пояснениями.
В вашей базовой ситуации чек аннулировать не нужно. Если услуга была оказана до приема, оплата прошла до приема, чек корректный, статус НПД подтвержден, то чек является нормальным подтверждением расходов организации и дохода самозанятого.
Аннулирование чека имеет смысл только тогда, когда вы признаете, что доход не должен был облагаться НПД. Например, если выяснилось, что на дату выплаты человек уже был работником, услуга фактически была частью трудовой функции или договор с самозанятым прикрывал трудовые отношения.
Но если аннулировать чек без реального основания, появится новая проблема: организация потеряет документальное подтверждение расходов по сделке с самозанятым и фактически согласится с позицией ИФНС о неправильной квалификации выплаты.
Если защищаемая версия подтверждается документами, доначислять НДФЛ и страховые взносы по выплате 02.03.2026 не нужно. Эта выплата относится к доходу самозанятого по НПД.
Доначисления потребуются, если вы признаете, что выплата фактически была оплатой труда или выплатой по гражданско-правовому договору физическому лицу, которое не могло применять НПД по отношению к вашей организации. Тогда организация должна будет рассчитать налоговые последствия как налоговый агент и плательщик страховых взносов.
Но доначисление только потому, что в одном месяце были две выплаты, неправильно. Месяц совпал из-за хозяйственной хронологии: сначала закрыли расчеты за старую услугу, потом приняли человека на работу и выплатили аванс как сотруднику.
Такой аргумент некорректен. Физическое лицо может одновременно быть плательщиком НПД и работать по трудовому договору. Зарплата облагается по правилам трудовых отношений, а профессиональный доход от разрешенной самостоятельной деятельности может облагаться НПД. Ограничение состоит в другом: нельзя применять НПД к доходам от своего текущего работодателя и от бывшего работодателя в пределах установленного периода.
Поэтому в пояснениях можно указать: организация не утверждает, что зарплата работника облагается НПД. Зарплата после 10.03.2026 отражается как зарплата. Спорная выплата от 02.03.2026 не является зарплатой, потому что произведена до приема и относится к ранее оказанной разовой услуге.
Если пока нет письменного требования, действуем аккуратно. Телефонный звонок не обязывает организацию сдавать уточненные расчеты и доначислять налоги. Но игнорировать звонок тоже не стоит, потому что инспекция может затем направить требование или включить организацию в контрольные мероприятия.
Разберем оптимальный порядок:
Зафиксируйте, кто звонил, из какой ИФНС, по какому вопросу и что именно просили.
Проверьте даты договора, акта, оплаты, чека и приема на работу.
Проверьте статус НПД исполнителя на дату выплаты.
Подготовьте письменные пояснения.
При необходимости направьте пояснения через ТКС, личный кабинет или канцелярию ИФНС.
Не сдавайте уточненную отчетность без понимания правового основания.
Если инспектор настаивает на доначислении, попросите направить официальное требование с указанием нормы закона и обстоятельств нарушения. Это позволит отвечать предметно, а не спорить по телефону.
Наиболее полезный вывод из обсуждения такой: в самой норме Закона № 422-ФЗ нет запрета принять самозанятого исполнителя в штат. Но налоговая вправе проверять, не прикрывали ли договором с самозанятым фактические трудовые отношения.
В рассматриваемой ситуации дата играет в пользу организации: 02.03.2026 была выплата самозанятому за февральские услуги, 10.03.2026 начались трудовые отношения, 20.03.2026 выплачен аванс работнику. Если документы это подтверждают, мартовское совпадение не является самостоятельным нарушением.
Но организация должна быть готова объяснить три вещи:
Почему до 10.03.2026 отношения были гражданско-правовыми.
Почему выплата 02.03.2026 относится именно к услугам, оказанным до приема.
Почему после 10.03.2026 все выплаты этому лицу отражаются уже как выплаты работнику.
Если эти три блока подтверждены договором, актом, чеком, платежными документами и кадровыми документами, позиция организации выглядит обоснованной.
Соберем решение в один понятный алгоритм.
Проверьте дату приема по трудовому договору. В нашей ситуации это 10.03.2026.
Проверьте дату оплаты самозанятому. В нашей ситуации это 02.03.2026.
Проверьте дату и содержание чека НПД.
Проверьте акт оказанных услуг: он должен подтверждать, что услуги относятся к периоду до приема.
Проверьте договор с самозанятым на отсутствие трудовых признаков.
Проверьте, что после 10.03.2026 не было новых оплат этому же лицу как самозанятому от этой же организации.
Подготовьте пояснение в ИФНС с хронологией событий.
Приложите подтверждающие документы.
Не аннулируйте чек и не доначисляйте налоги без письменного основания, если документы подтверждают вашу позицию.
Если ИФНС направит требование, отвечайте по каждому доводу отдельно и требуйте указать конкретные признаки переквалификации.
В описанной ситуации нарушение не возникает автоматически только потому, что в марте были и выплата самозанятому, и аванс работнику. Ключевое значение имеет то, что выплата самозанятому прошла 02.03.2026, а трудовой договор начал действовать с 10.03.2026. На дату выплаты организация еще не была работодателем этого физического лица.
Поэтому не убирайте выплату самозанятому только на основании устного звонка. Подготовьте письменные пояснения, подтвердите дату оплаты, дату чека, статус НПД, факт оказания услуг до приема и отсутствие признаков трудовых отношений в договоре с самозанятым.
Если документы показывают, что самозанятый выполнял разовые услуги, а затем уже отдельно был принят на постоянную работу, защищайте выплату как правомерный доход по НПД. Если же договор с самозанятым фактически прикрывал работу по графику, под контролем организации и с регулярной оплатой, тогда риск переквалификации действительно есть, причем не только по марту, но и по предыдущим месяцам.
Основной вывод: принять самозанятого в штат можно. Нельзя продолжать платить ему как самозанятому после того, как он стал работником этой же организации, и нельзя использовать НПД для прикрытия фактических трудовых отношений. В вашей ситуации главным аргументом является правильная хронология: услуга и оплата до приема, зарплата — только после приема.
Информация носит справочный характер