Разберем ситуацию, когда бюджетное учреждение заключило договор гражданско-правового характера с физическим лицом, применяющим налог на профессиональный доход, но это же физическое лицо одновременно работает в учреждении по трудовому договору, например как внешний совместитель на 0,5 ставки.
Учреждение выплатило исполнителю вознаграждение за услуги как самозанятому, не удержало НДФЛ и не начислило страховые взносы. Затем налоговый орган потребовал уточнить обязательства, начислить НДФЛ и страховые взносы, представить корректирующую отчетность и уплатить задолженность через единый налоговый счет.
Главный вывод: доход по договору ГПХ, выплаченный самозанятому его текущим работодателем, не признается объектом налогообложения НПД. Не имеет значения, совпадает ли работа по договору ГПХ с трудовой функцией сотрудника или выполняется отдельно от его основной работы. В такой ситуации учреждение должно рассматривать выплату как вознаграждение обычному физическому лицу по договору ГПХ, удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы.
ОСНО учреждения не меняет этот порядок. Обязанности налогового агента по НДФЛ и плательщика страховых взносов возникают независимо от применяемой системы налогообложения.
Сначала разделим два разных вопроса, которые часто смешивают при проверке расчетов с самозанятыми.
Первый вопрос — имеет ли физическое лицо статус плательщика НПД.
Второй вопрос — вправе ли конкретное учреждение платить этому лицу как самозанятому без НДФЛ и страховых взносов.
Сам факт регистрации физического лица в качестве самозанятого не означает, что любые его доходы автоматически относятся к НПД.
Доходы, полученные от текущего работодателя, не относятся к объекту налогообложения налогом на профессиональный доход. Такое же ограничение действует в отношении бывшего работодателя, если после прекращения трудового договора прошло менее двух лет.
Следовательно, если физическое лицо является внешним совместителем учреждения, заключать с ним договор ГПХ как с самозанятым для целей освобождения от НДФЛ и страховых взносов нельзя.
Важно: наличие трудового договора не всегда означает, что договор ГПХ автоматически становится трудовым договором. Для целей НПД достаточно самого факта, что заказчик является текущим работодателем. Поэтому в обычной ситуации не будем автоматически переквалифицировать вознаграждение по ГПХ в заработную плату. Сначала проанализируем формулировку требования налогового органа и основания доначисления.
Если налоговый орган указывает только на нарушение ограничений для самозанятых, сохраним гражданско-правовую природу договора, но начислим НДФЛ и страховые взносы как с выплаты обычному физическому лицу по договору ГПХ.
Если же в требовании, акте проверки или решении прямо указано, что договор ГПХ прикрывает трудовые отношения, потребуется отдельно исправить не только налоги, но и классификацию выплаты, кадровые документы, расчеты по оплате труда, КВР, КОСГУ и бухгалтерские записи.
При обычной работе с самозанятым учреждение не является налоговым агентом по НДФЛ и не начисляет страховые взносы. Самозанятый самостоятельно формирует чек в приложении «Мой налог» и уплачивает НПД со своего дохода.
Но этот порядок действует только в отношении доходов, которые признаются объектом налогообложения НПД.
Доходы от услуг и работ по договору ГПХ не относятся к НПД, если заказчиком выступает текущий работодатель физического лица. Поэтому чек самозанятого не меняет налоговую природу выплаты.
В рассматриваемой ситуации учреждение должно было:
Рассчитать НДФЛ с вознаграждения по договору ГПХ.
Удержать НДФЛ из доходов физического лица.
Начислить страховые взносы по единому тарифу.
Отразить выплату в расчете 6-НДФЛ.
Отразить выплату в расчете по страховым взносам.
Проверить необходимость представления сведений по форме ЕФС-1 по договору ГПХ.
Перечислить обязательства через ЕНП и выполнить зачет ЕНП в счет НДФЛ и страховых взносов.
Не будем считать, что обязанность возникает только после требования инспекции. Требование налогового органа обычно подтверждает уже существующую обязанность учреждения, которую необходимо было исполнить в периоде выплаты вознаграждения.
Вопрос часто формулируют как необходимость «заплатить ЕНП и НДФЛ». Такая формулировка неточна, поэтому рассмотрим понятия отдельно.
ЕНП — это не отдельный налог и не отдельный страховой взнос. Единый налоговый платеж является способом перечисления денег на единый налоговый счет учреждения.
В рассматриваемом примере обязательства состоят из двух основных частей:
НДФЛ, удерживаемый с дохода физического лица.
Страховые взносы, начисляемые учреждением за счет собственных средств.
Деньги перечисляются единым платежом на ЕНС. Затем налоговый орган распределяет положительное сальдо ЕНС в счет конкретных обязательств: НДФЛ, страховых взносов, пеней, штрафов и иных начислений.
Поэтому не будем отражать 30 процентов как «ЕНП». В 2023 году ставка 30 процентов в пределах единой предельной величины базы относилась к единому тарифу страховых взносов.
Для 2023 года единая предельная величина базы по страховым взносам составляла 1 917 000 рублей на одного человека нарастающим итогом с начала года. До достижения этой суммы применялся тариф 30 процентов. С суммы превышения применялся тариф 15,1 процента.
При расчете взносов необходимо учитывать не только выплату по договору ГПХ, но и заработную плату внешнего совместителя. Поскольку получателем является одно и то же физическое лицо, база по страховым взносам определяется в совокупности по всем облагаемым выплатам учреждения в его пользу.
Предположим, что в апреле 2023 года учреждение выплатило физическому лицу 10 000 рублей за услуги по договору ГПХ.
Дополнительно предположим следующее:
Физическое лицо является налоговым резидентом Российской Федерации.
Доход облагается НДФЛ по ставке 13 процентов.
Совокупная база по страховым взносам у данного физического лица не превысила предельную величину базы.
Учреждение применяет общий тариф страховых взносов.
Договор ГПХ не содержит условия об уплате взносов на травматизм.
Тогда расчет будет следующим.
Вознаграждение по договору ГПХ — 10 000 рублей.
НДФЛ: 10 000 × 13% = 1 300 рублей.
Страховые взносы: 10 000 × 30% = 3 000 рублей.
Общая сумма налоговых обязательств учреждения перед бюджетом составит 4 300 рублей, но экономическая природа этих сумм различается.
Сумма 1 300 рублей представляет собой НДФЛ физического лица, который учреждение должно удержать из его денежных доходов.
Сумма 3 000 рублей представляет собой страховые взносы учреждения, начисляемые за счет средств учреждения.
Не будем относить НДФЛ на расходы учреждения. НДФЛ не является дополнительной стоимостью услуги и не является расходом учреждения наравне со страховыми взносами. Это налог физического лица, который учреждение удерживает как налоговый агент.
Рассмотрим важный вопрос: является ли сумма договора 10 000 рублей суммой начисленного дохода или суммой, которую исполнитель должен получить на руки после удержания налога.
Обычно цена договора ГПХ указывается как размер вознаграждения исполнителя до удержания НДФЛ. Тогда 10 000 рублей — это налоговая база, а исполнитель должен был получить на руки 8 700 рублей.
В таком случае правильный расчет выглядит так:
Начислено вознаграждение — 10 000 рублей.
Удержан НДФЛ — 1 300 рублей.
К выплате исполнителю — 8 700 рублей.
Но в рассматриваемой ситуации учреждение уже перечислило физическому лицу все 10 000 рублей как самозанятому. Следовательно, НДФЛ не был удержан в момент выплаты.
Поскольку физическое лицо продолжает получать заработную плату в учреждении как внешний совместитель, рассмотрим основной безопасный вариант: удержим не удержанный ранее НДФЛ из последующих денежных выплат этому же лицу.
НДФЛ можно удерживать из последующих доходов, выплачиваемых учреждением физическому лицу в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не должна превышать 50 процентов суммы очередной денежной выплаты.
Например, если ближайшая заработная плата сотрудника после удержания обычного НДФЛ составляет 8 000 рублей, учреждение может удержать дополнительно 1 300 рублей в счет ранее не удержанного НДФЛ по договору ГПХ. Ограничение в 50 процентов в данном примере не нарушается.
Если ближайшей выплаты недостаточно, удержим налог частями из нескольких последующих выплат. Не будем удерживать всю сумму единовременно, если это приведет к превышению установленного ограничения.
Иногда физическое лицо уже не работает в учреждении, договоры прекращены, а будущих денежных выплат нет. В такой ситуации учреждение не может фактически удержать налог из доходов физического лица.
Тогда не будем автоматически признавать НДФЛ расходом учреждения и оплачивать его как собственный налог без анализа оснований.
Необходимо отдельно определить:
Существует ли официальный акт налоговой проверки или решение налогового органа.
Указано ли в требовании, что учреждение обязано уплатить НДФЛ за счет собственных средств.
Есть ли возможность удержать налог из иных денежных доходов этого физического лица.
Нужно ли представить сведения о неудержанном НДФЛ в составе уточненного расчета 6-НДФЛ.
Нужно ли направить физическому лицу уведомление о сумме неудержанного налога.
Если физическое лицо продолжает работать в учреждении, как в рассматриваемом случае, обычно есть возможность удержать НДФЛ из последующей заработной платы. Поэтому не будем сразу выбирать вариант с неудержанным налогом.
Вопрос часто осложняется тем, что в учреждении уже отражается заработная плата сотрудника с кодом дохода 2000.
Код дохода 2000 применяется для заработной платы. Он относится к доходу по трудовому договору.
Вознаграждение по обычному договору гражданско-правового характера за выполнение работ или оказание услуг не следует автоматически включать в заработную плату с кодом 2000.
Для вознаграждения по договору ГПХ обычно применяется код дохода 2010 — выплаты по договорам гражданско-правового характера.
Поэтому в рассматриваемой ситуации разделим доходы физического лица:
Заработную плату по трудовому договору будем отражать с кодом дохода 2000.
Вознаграждение за услуги по договору ГПХ будем отражать с кодом дохода 2010.
Такое разделение позволит корректно сформировать сведения о доходах физического лица и избежать ошибочного включения гражданско-правового вознаграждения в фонд оплаты труда по трудовому договору.
Не будем использовать термин «справка 2-НДФЛ» как самостоятельную отчетную форму. Сведения о доходах и суммах налога физического лица формируются в составе годового расчета 6-НДФЛ.
В 2023 году выплаты физическим лицам по договорам ГПХ, предметом которых являются выполнение работ или оказание услуг, включались в базу по единому тарифу страховых взносов.
Это означает, что с вознаграждения 10 000 рублей необходимо начислить страховые взносы по общему правилу, если отсутствуют специальные основания для освобождения выплаты от взносов.
При ставке 30 процентов сумма взносов составит 3 000 рублей.
При расчете взносов проверим следующие обстоятельства:
Не превышена ли предельная база по страховым взносам с учетом заработной платы сотрудника и иных выплат учреждения.
Не применяет ли учреждение пониженный тариф страховых взносов.
Не относится ли выплата к необлагаемым суммам.
Не предусмотрена ли договором обязанность учреждения начислять взносы на травматизм.
Взносы на травматизм не входят в единый тариф 30 процентов. По договору ГПХ их начисляют только тогда, когда обязанность учреждения по уплате таких взносов прямо предусмотрена договором.
Поэтому не будем автоматически добавлять взносы на травматизм к сумме 3 000 рублей. Сначала проверим условия договора ГПХ.
Для бухгалтерского учета бюджетного учреждения принципиально важно понять, что именно установил налоговый орган.
Рассмотрим два варианта.
Этот вариант применяется, когда учреждение действительно получило результат работ или услуг по договору ГПХ, но ошибочно выплатило вознаграждение как самозанятому текущему работнику.
В таком случае не будем переводить сумму вознаграждения в заработную плату только потому, что исполнитель одновременно является внешним совместителем.
Расход на услуги остается расходом по соответствующей подстатье КОСГУ, определенной содержанием договора. Например, если услуги не относятся к подстатьям 221–225 КОСГУ, первоначальная выплата может быть отражена по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Страховые взносы с вознаграждения по договору ГПХ в этом случае обычно следует относить на ту же подстатью КОСГУ, на которую отнесен сам договор.
Не будем автоматически отражать страховые взносы по договору ГПХ по подстатье 213 КОСГУ. Подстатья 213 применяется для взносов с выплат по оплате труда работников и иных выплат, относимых к подстатьям 211, 212 и 214 КОСГУ. Для выплат физическим лицам по иным основаниям страховые взносы относятся на ту же подстатью КОСГУ, что и соответствующая выплата.
Например, если вознаграждение по договору ГПХ отражено по КОСГУ 226, страховые взносы по этому договору также могут быть отражены по КОСГУ 226.
КВР определим исходя из предмета закупки, источника финансового обеспечения и утвержденного плана финансово-хозяйственной деятельности. Для обычного договора на выполнение работ или оказание услуг часто применяется КВР 244, однако не будем устанавливать этот код автоматически без проверки характера услуги.
Этот вариант применяется только тогда, когда в требовании, акте проверки, решении суда или решении налогового органа прямо указано, что договор ГПХ прикрывает трудовые отношения.
В этом случае потребуется рассмотреть более широкий объем исправлений:
Переквалифицировать выплату в выплату в рамках трудовых отношений.
Проверить необходимость оформления кадровых документов.
Проверить применение КОСГУ 211 «Заработная плата».
Проверить применение КВР 111 для выплат персоналу учреждения.
Начислить страховые взносы по КОСГУ 213 и КВР 119.
Проверить необходимость корректировки сведений о трудовой деятельности.
Проверить необходимость доначисления компенсаций, гарантий и иных выплат, связанных с трудовыми отношениями.
Не будем самостоятельно выбирать этот вариант только на основании того, что исполнитель уже является сотрудником учреждения. Ограничение для НПД действует и без переквалификации договора в трудовой.
Далее рассмотрим типовой вариант для бюджетного учреждения, когда договор остается гражданско-правовым, а учреждение исправляет только НДФЛ и страховые взносы.
Конкретные разряды КПС, КФО, КОСГУ, аналитические признаки и КЭК зависят от учетной политики учреждения, источника финансирования и предмета договора. Поэтому будем использовать укрупненные номера счетов.
Если вознаграждение по договору ГПХ первоначально начисляется как услуги физического лица, типовая запись может выглядеть следующим образом:
Дебет 0 401 20 226 или 0 109 ХХ 226 Кредит 0 302 26 737 — начислено вознаграждение физическому лицу по договору ГПХ.
Счет 0 401 20 226 применим для расходов текущего финансового года, если затраты не формируют себестоимость. Счета группы 0 109 ХХ 226 могут применяться, если расходы включаются в себестоимость оказываемых учреждением услуг, выполняемых работ или выпускаемой продукции.
При выплате вознаграждения физическому лицу запись может выглядеть следующим образом:
Дебет 0 302 26 837 Кредит 0 201 11 610 — перечислено вознаграждение физическому лицу.
Если учреждение уже перечислило исполнителю 10 000 рублей, первоначальная выплата остается в учете. Не будем сторнировать сам расход на услуги только потому, что был неправильно применен режим НПД.
Если ошибка обнаружена до выплаты вознаграждения по договору ГПХ, рассчитаем НДФЛ непосредственно при выплате дохода исполнителю.
В этом случае удержание НДФЛ можно отразить следующей записью:
Дебет 0 302 26 837 Кредит 0 303 01 731 — удержан НДФЛ из вознаграждения по договору ГПХ.
После удержания налога физическому лицу будет перечислена сумма за вычетом НДФЛ.
Для вознаграждения 10 000 рублей запись по НДФЛ составит 1 300 рублей, а фактическая выплата исполнителю составит 8 700 рублей.
В рассматриваемой ситуации учреждение уже выплатило исполнителю всю сумму 10 000 рублей. Поэтому НДФЛ из этой выплаты удержать уже невозможно.
Поскольку физическое лицо продолжает работать в учреждении по трудовому договору, удержим НДФЛ из последующей заработной платы или иной денежной выплаты этому же физическому лицу.
При удержании налога из последующей заработной платы типовая бухгалтерская запись может выглядеть следующим образом:
Дебет 0 302 11 837 Кредит 0 303 01 731 — удержан ранее не удержанный НДФЛ из заработной платы сотрудника.
В рассматриваемом примере сумма записи составит 1 300 рублей.
Счет 0 302 11 применяется потому, что удержание фактически производится из расчетов по оплате труда с работником. Не будем одновременно отражать одну и ту же сумму НДФЛ по дебету 0 302 26 и 0 302 11. Выберем один способ в зависимости от того, из какого дохода фактически удерживается налог.
Если учреждение удерживает НДФЛ из заработной платы, необходимо обеспечить соответствие между бухгалтерскими проводками, регистрами НДФЛ и расчетными ведомостями. Сумма удержанного налога должна уменьшить сумму к перечислению работнику.
Страховые взносы учреждение начисляет за счет собственных средств. Для договора ГПХ, расходы по которому отражены по КОСГУ 226, типовая запись может выглядеть следующим образом:
Дебет 0 401 20 226 или 0 109 ХХ 226 Кредит 0 303 15 731 — начислены страховые взносы по единому тарифу с вознаграждения по договору ГПХ.
В рассматриваемом примере сумма страховых взносов составит 3 000 рублей.
Счет 0 303 15 используется для расчетов по единому страховому тарифу.
Если в договоре предусмотрены взносы на травматизм, необходимо отдельно начислить такие взносы по соответствующим счетам расчетов и включить их в корректирующую отчетность. Не будем отражать взносы на травматизм на счете 0 303 15, поскольку они имеют отдельный порядок учета и перечисления.
После начисления НДФЛ и страховых взносов перечислим денежные средства на единый налоговый счет учреждения.
В 1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8 для расчетов по ЕНП используется счет 0 303 14 «Расчеты по единому налоговому платежу».
Перечисление денег на ЕНС можно отразить следующим образом:
Дебет 0 303 14 831 Кредит 0 201 11 610 — перечислен единый налоговый платеж.
Если учреждение уплачивает только НДФЛ и страховые взносы по рассматриваемому исправлению, сумма перечисления составит 4 300 рублей без учета пеней и штрафов.
После распределения ЕНП в счет конкретных обязательств отразим зачет.
Для НДФЛ типовая запись может выглядеть так:
Дебет 0 303 01 831 Кредит 0 303 14 731 — зачтен ЕНП в счет уплаты НДФЛ.
Для страховых взносов запись может выглядеть так:
Дебет 0 303 15 831 Кредит 0 303 14 731 — зачтен ЕНП в счет уплаты страховых взносов по единому тарифу.
Не будем списывать перечисление ЕНП напрямую на расходы. Расходы на услуги и страховые взносы формируются при начислении. Перечисление ЕНП отражает движение денежных средств и погашение задолженности перед бюджетом.
Если налоговый орган начислил пени или штраф, не будем включать их в сумму НДФЛ или страховых взносов.
Пени и штрафы учитываются отдельно от основной суммы обязательства.
Для бюджетного учреждения расходы на пени и штрафы за нарушение законодательства о налогах и страховых взносах обычно относятся на подстатью 292 КОСГУ.
Типовая запись по начислению пеней или штрафа может выглядеть следующим образом:
Дебет 0 401 20 292 Кредит 0 303 05 731 — начислены пени или штраф за нарушение налогового законодательства.
Если исправляем ошибку прошлых лет, вместо счета расходов текущего финансового года может применяться счет учета расходов прошлых финансовых лет в соответствии с правилами исправления ошибок и учетной политикой учреждения.
Не будем включать пени и штрафы в стоимость услуг по договору ГПХ. Это самостоятельные расходы учреждения, возникающие из-за нарушения срока уплаты или неправильного исчисления обязательств.
Вопрос содержит пример выплаты за апрель 2023 года. Если ошибку обнаружили уже после закрытия 2023 года и после принятия бухгалтерской отчетности, нельзя просто изменить документы прошлого периода так, как будто ошибка была найдена в апреле 2023 года.
Сначала определим, к какому периоду относится исправление:
Ошибка обнаружена в том же финансовом году до завершения отчетности.
Ошибка обнаружена в следующем финансовом году до принятия годовой бухгалтерской отчетности.
Ошибка обнаружена после принятия годовой бухгалтерской отчетности.
Для ошибок прошлых лет в бюджетном учете применяются специальные счета учета расходов прошлых финансовых лет, в частности счета группы 0 401 28 и 0 401 29. Конкретный счет зависит от того, за какой период исправляется ошибка и какие правила установлены учетной политикой учреждения.
Не будем механически использовать счет 0 401 20 для ошибки 2023 года, исправляемой в 2026 году. В такой ситуации необходимо оформить бухгалтерскую справку, определить вид ошибки, установить период исправления и применить правила учета ошибок прошлых лет.
Если учреждение использует КФО 2, КФО 4, КФО 5 или иной источник финансового обеспечения, обязательно сохраним соответствующий источник финансирования в корректирующих записях. Не будем переносить расходы между КФО без правового основания и без проверки плана финансово-хозяйственной деятельности.
Для бюджетного учреждения целесообразно использовать 1С:Бухгалтерию государственного учреждения 8 редакции 2.0 либо программу расчета заработной платы с последующей загрузкой сведений в БГУ.
Если заработная плата рассчитывается в 1С:Зарплате и кадрах государственного учреждения, сначала внесем корректировку в зарплатную программу. Затем передадим данные в 1С:Бухгалтерию государственного учреждения 8 через документ Отражение зарплаты в учете.
Если учреждение ведет расчеты с персоналом непосредственно в БГУ, используем документ Отражение зарплаты в учете для отражения начислений, удержаний НДФЛ и страховых взносов.
Разберем порядок действий по шагам.
Проверим карточку физического лица и убедимся, что исполнитель по договору ГПХ и внешний совместитель отражены как одно физическое лицо, а не как два разных человека с разными ИНН, СНИЛС или паспортными данными.
Проверим, что для договора ГПХ создан отдельный элемент учета, а вознаграждение не объединено с заработной платой по трудовому договору.
Внесем корректирующую сумму дохода по договору ГПХ с кодом дохода НДФЛ 2010.
Начислим НДФЛ по ставке, действовавшей в периоде выплаты.
Начислим страховые взносы по единому тарифу.
Отразим удержание НДФЛ из последующей заработной платы, если первоначальная сумма уже выплачена физическому лицу полностью.
Проверим сформированные проводки по счетам 0 302 11, 0 302 26, 0 303 01, 0 303 14 и 0 303 15.
Сформируем корректирующую отчетность по НДФЛ и страховым взносам.
Перечислим ЕНП через документ учета денежных средств и отразим зачет ЕНП в счет конкретных обязательств.
Для контроля используем отчеты Оборотно-сальдовая ведомость по счету, Карточка счета, Журнал операций расчетов по оплате труда, Журнал операций расчетов с подотчетными лицами и отчеты по расчетам с бюджетом.
Особое внимание уделим счетам 0 303 01, 0 303 14 и 0 303 15. После уплаты и зачета ЕНП не должно оставаться необоснованной кредиторской задолженности по НДФЛ и страховым взносам.
Документ Отражение зарплаты в учете позволяет отразить начисление выплат, удержание НДФЛ и начисление страховых взносов в бухгалтерском учете учреждения.
Для исправления рассматриваемой ошибки подготовим бухгалтерскую справку по форме 0504833. В справке зафиксируем:
Реквизиты договора ГПХ.
Дату первоначальной выплаты.
Сумму выплаченного вознаграждения.
Основание, по которому доход не может облагаться НПД.
Сумму НДФЛ.
Сумму страховых взносов.
Порядок удержания НДФЛ из последующих выплат сотруднику.
Перечень корректируемых отчетных периодов.
Решение о применении счетов учета расходов прошлых лет, если ошибка исправляется после закрытия отчетности.
В документе Отражение зарплаты в учете не будем вводить НДФЛ как расход учреждения. Настроим удержание налога так, чтобы оно уменьшало расчеты с физическим лицом и формировало кредиторскую задолженность перед бюджетом на счете 0 303 01.
Для страховых взносов укажем счет затрат и подстатью КОСГУ в соответствии с природой выплаты. Если договор ГПХ отражен как услуги по КОСГУ 226, проверим, чтобы взносы также были отнесены на КОСГУ 226, а не автоматически на КОСГУ 213.
В 1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8 перечисление ЕНП обычно оформляется документом Заявка на кассовый расход либо иным документом движения денежных средств, предусмотренным используемым способом исполнения платежа.
При оформлении платежа выберем типовую операцию, предназначенную для уплаты налогов, сборов и иных платежей в бюджет.
В качестве счета расчетов по ЕНП используем счет 0 303 14.
После поступления сведений о распределении ЕНП сформируем зачет ЕНП в счет НДФЛ и страховых взносов. В программе можно использовать операции учета ЕНП и документы зачета ЕНП в зависимости от версии конфигурации и настроек учета.
Не будем считать перечисление денег на ЕНС окончательным закрытием обязательства. Проверим, что ЕНП был зачтен именно в счет НДФЛ и страховых взносов, а не направлен на погашение иной недоимки учреждения.
Особенно важно проверить сальдо ЕНС, если у учреждения имеются другие задолженности. При недостаточном положительном сальдо ЕНС налоговый орган может в первую очередь направить поступившие средства на погашение ранее возникшей недоимки по НДФЛ, и затем уже на иные обязательства.
После отражения дохода по договору ГПХ необходимо скорректировать расчет 6-НДФЛ за соответствующие периоды.
Поскольку расчет 6-НДФЛ формируется нарастающим итогом, ошибка апреля 2023 года влияет не только на отчет за полугодие 2023 года, но и на последующие расчеты за девять месяцев и за год.
В корректирующих расчетах необходимо отразить:
Доход физического лица по договору ГПХ.
Исчисленный НДФЛ.
Удержанный НДФЛ — в зависимости от даты фактического удержания.
Код дохода 2010 для вознаграждения по договору ГПХ.
Сведения о неудержанном НДФЛ, если удержание оказалось невозможным.
Если НДФЛ удерживается из заработной платы уже после окончания 2023 года, не будем искусственно указывать в отчетности 2023 года дату удержания, которой фактически не было. Доход относится к 2023 году, а удержание отражается по фактической дате удержания в соответствии с правилами заполнения расчета.
Если ошибка исправлялась в 2023 году до сдачи годовой отчетности и НДФЛ был удержан из последующих выплат в том же году, отразим удержание в соответствующем расчете за период, когда оно фактически произведено.
Не будем использовать код дохода 2000 для вознаграждения по ГПХ только потому, что исполнитель имеет трудовой договор с учреждением. Заработная плата и вознаграждение по ГПХ должны быть разделены в регистрах НДФЛ.
Вознаграждение по договору ГПХ необходимо включить в базу по страховым взносам за месяц начисления.
Если выплата произведена в апреле 2023 года, потребуется проверить расчет по страховым взносам за полугодие 2023 года. Поскольку РСВ также содержит показатели нарастающим итогом, обычно необходимо проверить и последующие расчеты за девять месяцев и за 2023 год.
В корректирующем расчете по страховым взносам отразим:
Сумму вознаграждения по договору ГПХ.
Базу для исчисления страховых взносов.
Сумму страховых взносов по единому тарифу.
Индивидуальные сведения о физическом лице.
Корректные данные о совокупной базе по взносам с учетом заработной платы по трудовому договору.
Не будем подавать уточненный РСВ только с общей суммой доплаты без проверки раздела с персонифицированными данными. Физическое лицо должно быть корректно отражено в индивидуальных сведениях, иначе расчет может не пройти контрольные соотношения.
При работе с физическим лицом по договору ГПХ необходимо дополнительно проверить форму ЕФС-1.
Сведения о начале и прекращении договора ГПХ представляются в отношении договоров, предметом которых являются выполнение работ или оказание услуг и выплаты по которым облагаются страховыми взносами.
Поскольку в рассматриваемой ситуации после исправления выплата по договору ГПХ становится облагаемой страховыми взносами, проверим, были ли представлены сведения о начале и прекращении такого договора.
Если сведения не были представлены из-за ошибочного учета исполнителя как самозанятого, рассмотрим необходимость подачи корректирующей или первичной формы ЕФС-1 с нарушением срока.
Не будем игнорировать ЕФС-1 только потому, что физическое лицо уже числится сотрудником учреждения. Трудовой договор и договор ГПХ являются разными основаниями для отражения сведений.
После получения требования не будем сразу вводить ручные проводки и перечислять произвольную сумму. Сначала проанализируем документы налогового органа.
Разберем порядок действий.
Проверим вид документа: требование о представлении пояснений, требование об уплате задолженности, акт проверки, решение о привлечении к ответственности или уведомление о необходимости уточнить отчетность.
Проверим период, за который налоговый орган выявил нарушение.
Проверим суммы НДФЛ, страховых взносов, пеней и штрафов.
Проверим, указал ли налоговый орган факт переквалификации договора в трудовой или только нарушение ограничений для самозанятых.
Проверим, аннулировал ли исполнитель чек НПД по спорной выплате.
Подготовим бухгалтерскую справку и внутреннее решение учреждения об исправлении ошибки.
Отразим НДФЛ, страховые взносы и при необходимости пени и штрафы в учете.
Удержим НДФЛ из последующих выплат физическому лицу, если это возможно.
Подадим уточненные расчеты 6-НДФЛ и РСВ.
Проверим необходимость корректировки ЕФС-1.
Перечислим ЕНП и отразим его зачет в программе.
Сверим состояние ЕНС с данными налогового органа.
Исполнитель мог сформировать чек НПД на сумму 10 000 рублей. Но доход от текущего работодателя не должен облагаться НПД.
Поэтому рассмотрим вопрос об аннулировании такого чека в приложении «Мой налог».
Учреждение не может самостоятельно аннулировать чек самозанятого. Это действие выполняет физическое лицо.
Целесообразно запросить у исполнителя подтверждение аннулирования чека или письменное пояснение о причинах невозможности аннулирования.
Не будем полагаться только на наличие чека. Чек подтверждает, что физическое лицо сформировало документ в приложении НПД, но не отменяет установленное законом ограничение на применение режима самозанятости при работе с текущим работодателем.
Ошибка: считать, что достаточно уплатить 30 процентов страховых взносов, а НДФЛ можно не удерживать.
Правильный подход: отдельно рассчитаем НДФЛ и страховые взносы. НДФЛ удержим из доходов физического лица, а взносы начислим за счет учреждения.
Ошибка: признать ЕНП самостоятельным налогом.
Правильный подход: разделим начисление НДФЛ, начисление страховых взносов, перечисление ЕНП и зачет ЕНП в счет конкретных обязательств.
Ошибка: отразить вознаграждение по ГПХ с кодом дохода 2000.
Правильный подход: используем код дохода 2010 для вознаграждения по договору ГПХ, а код 2000 оставим для заработной платы.
Ошибка: отнести страховые взносы по договору ГПХ на КОСГУ 213 без анализа природы выплаты.
Правильный подход: если договор остается гражданско-правовым и отражен по КОСГУ 226, взносы также относим на КОСГУ, соответствующий выплате по договору.
Ошибка: списать НДФЛ на расходы учреждения.
Правильный подход: отразим НДФЛ как удержание из дохода физического лица и как задолженность учреждения перед бюджетом.
Ошибка: не учитывать, что физическое лицо одновременно получает заработную плату.
Правильный подход: рассчитаем страховые взносы нарастающим итогом по всем выплатам этому физическому лицу.
Ошибка: представить уточненный расчет только за полугодие 2023 года.
Правильный подход: проверим все последующие расчеты, поскольку 6-НДФЛ и РСВ содержат показатели нарастающим итогом.
Ошибка: не проверить ЕФС-1 по договору ГПХ.
Правильный подход: проверим, возникла ли обязанность по представлению сведений о начале и прекращении договора ГПХ после включения выплаты в базу по страховым взносам.
Если самозанятый одновременно является внешним совместителем учреждения, учреждение не вправе выплачивать ему вознаграждение по договору ГПХ без НДФЛ и страховых взносов.
Для выплаты 10 000 рублей за апрель 2023 года при ставке НДФЛ 13 процентов и общем тарифе страховых взносов 30 процентов необходимо рассчитать:
НДФЛ — 1 300 рублей.
Страховые взносы — 3 000 рублей.
Общая сумма перечисления на ЕНС — 4 300 рублей без пеней и штрафов.
В учете не будем относить НДФЛ на расходы учреждения. Налог удержим из последующей заработной платы или иной денежной выплаты физическому лицу.
Страховые взносы начислим за счет учреждения по счету 0 303 15. Для обычного договора ГПХ расходы на страховые взносы отразим по той же подстатье КОСГУ, по которой отражено само вознаграждение по договору.
В 1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8 используем документ Отражение зарплаты в учете для корректировки начислений, НДФЛ и страховых взносов. Для перечисления и зачета ЕНП используем счета 0 303 14, 0 303 01 и 0 303 15, а также документы учета денежных средств и расчетов по ЕНС.
После отражения исправления обязательно проверим корректирующие расчеты 6-НДФЛ, РСВ и при необходимости ЕФС-1.
Информация носит справочный характер