Рассмотрим ситуацию подробно. В марте сотруднице ошибочно начислили заработную плату больше, чем положено. Отчетность за квартал уже сдана. В апреле сотрудница почти весь месяц была на больничном, ей начислили пособие за первые три дня болезни за счет работодателя и оплату за несколько рабочих дней. После перерасчета мартовской зарплаты в апрельском расчете появился минус: сотрудница осталась должна организации, а в расчетной ведомости начисленная зарплата и НДФЛ отражаются отрицательными суммами.
При этом при формировании отчета Персонифицированные сведения о физических лицах за апрель программа показывает сумму начислений с плюсом, как будто долга нет. На первый взгляд кажется, что 1С:ЗУП ошибается. Но в большинстве таких ситуаций программа формирует отчет правильно.
Главный вывод: в персонифицированных сведениях за апрель не нужно показывать отрицательную сумму из-за мартовской ошибки. Если переплата относится к марту, исправляйте мартовский период. За апрель отражайте фактически начисленные апрельские выплаты, без уменьшения на мартовскую переплату, если текущие начисления не перекрывают сторно прошлого месяца.
Разберем по шагам, что происходит в учете. В марте была завышена зарплата. Это означает, что ошибка относится именно к мартовскому расчетному месяцу. Когда в апреле бухгалтер исправляет табель, больничный, начисления или выполняет перерасчет, программа технически может показать сторно мартовского начисления в апрельском расчетном листке или расчетной ведомости. Но это не означает, что мартовская переплата должна уменьшать сумму выплат в персонифицированных сведениях за апрель.
Персонифицированные сведения заполняются не по принципу «сколько осталось выплатить сотруднику» и не по сальдо взаиморасчетов. В строке 070 отражается сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица за соответствующий отчетный месяц. Поэтому долг сотрудника перед организацией сам по себе не делает апрельский доход отрицательным.
Посмотрим на ключевое различие:
Расчетная ведомость показывает взаиморасчеты с сотрудником: начислено, удержано, выплачено, зачтено, долг организации или долг сотрудника.
Расчетный листок может показывать текущие начисления и перерасчеты прошлых периодов, зарегистрированные в текущем месяце.
Персонифицированные сведения показывают сумму выплат за отчетный месяц для целей персонифицированной отчетности.
Поэтому не сравнивайте напрямую строку 070 отчета с итогом к выплате из расчетной ведомости. Это разные показатели.
Рассмотрим подробнее строку 070 отчета Персонифицированные сведения о физических лицах. В ней указывается сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных физическому лицу за месяц, за который представляются сведения. Отрицательное значение по этой строке не допускается.
Если бухгалтер обнаружил, что в прошлом месяце сотруднику начислили больше, чем нужно, программа должна исправить именно тот месяц, к которому относится ошибка. Если мартовская зарплата была завышена, корректировать нужно март. Если из-за сторно мартовского начисления у сотрудницы в апреле образовался долг, это влияет на взаиморасчеты с сотрудницей, но не означает, что апрельская строка 070 должна стать отрицательной.
Важный момент: персонифицированные сведения не предназначены для отражения долга сотрудника перед организацией. В них показывайте начисленные выплаты, а не сумму к выплате на руки.
Теперь разберем логику 1С:ЗУП 3.1. При перерасчете зарплаты за прошлый месяц программа анализирует, к какому периоду относится сторнируемое начисление и можно ли отразить это сторно в текущем отчетном месяце.
Общая логика такая:
Если в текущем месяце положительных начислений достаточно, чтобы перекрыть сторно прошлого месяца, программа может учесть перерасчет в текущем месяце, и показатель останется положительным.
Если текущих начислений недостаточно, чтобы перекрыть сторно прошлого месяца, отрицательная сумма не должна попадать в текущий отчет. В этом случае перерасчет относится к месяцу, за который изначально было ошибочное начисление.
Если прошлый период уже был отражен в отчетности, нужно исправлять отчетность за тот период, где была ошибка.
В вашей ситуации апрельские начисления небольшие: только оплата нескольких рабочих дней и больничный за счет работодателя. Они не перекрывают завышение мартовской зарплаты. Поэтому программа не должна показывать в персонифицированных сведениях за апрель отрицательное значение. Она показывает апрельские начисления с плюсом. Это нормальное поведение.
Выясним причину. Ошибка возникла в марте, значит исправлять нужно мартовский расчет. Апрель здесь является только месяцем, в котором обнаружили ошибку и технически зарегистрировали перерасчет.
Правильная логика такая:
Определите правильную сумму мартовской зарплаты.
Выполните перерасчет мартовских начислений в 1С:ЗУП.
Проверьте, как изменилась база по страховым взносам за март.
Если отчетность за 1 квартал уже сдана и март был отражен неверно, подготовьте уточненную отчетность за 1 квартал.
За апрель сформируйте персонифицированные сведения по фактическим апрельским начислениям.
Не пытайтесь вручную уменьшать апрельские персонифицированные сведения на мартовскую переплату. Так можно получить ошибку контрольных соотношений и некорректные данные в отчетности.
Разберем самый важный участок. Автор вопроса указал, что отчеты за квартал уже сданы. Если мартовская зарплата была завышена и эта сумма попала в квартальную отчетность, нужно корректировать уже сданную отчетность за 1 квартал.
Здесь учитывайте, что март является последним месяцем квартала. Персонифицированные сведения за последний месяц квартала обычно не представляются отдельно, если организация сдала Расчет по страховым взносам с разделом 3. Данные раздела 3 расчета по страховым взносам имеют приоритет для персонифицированных сведений за соответствующий квартал.
Поэтому порядок действий такой:
Если ошибка в мартовских начислениях попала в РСВ за 1 квартал, сформируйте уточненный РСВ за 1 квартал.
В уточненный расчет включите исправленные данные по сотруднице, у которой изменилась сумма выплат и база по страховым взносам.
Проверьте раздел 3 по сотруднице: мартовская сумма должна быть уже правильной.
Если меняются общие суммы начислений, базы и взносов, проверьте также сводные разделы расчета.
Если до сдачи РСВ были поданы отдельные персонифицированные сведения за март, ориентируйтесь на приоритет данных РСВ. После сдачи расчета обычно корректируют именно расчет по страховым взносам, а не отдельную форму за март.
Итог: апрельский отчет не исправляет мартовскую ошибку. Мартовская ошибка исправляется мартом, а если квартальная отчетность уже сдана, через уточненный РСВ за 1 квартал.
Теперь разберем практический порядок в 1С:Предприятие 8.3, Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1.
Если ошибка возникла из-за неверного табеля за март, сначала проверьте первичные данные. Но если март уже закрыт и отчетность сдана, не ограничивайтесь простым перепроведением мартовских документов. Нужно сформировать корректный перерасчет, чтобы программа зарегистрировала исправление прошлого периода и правильно отразила его в отчетности.
Разберем порядок:
Откройте мартовский Табель или документ, из-за которого возникло неверное начисление.
Проверьте дни, часы, отсутствие, больничные, отпуска и другие отклонения.
Исправьте исходные данные так, чтобы мартовский расчет соответствовал фактически отработанному времени.
Проверьте, появился ли перерасчет в разделе Зарплата через сервис Перерасчеты.
Сформируйте документ Доначисление, перерасчет или выполните исправление через механизм исправления документа Начисление зарплаты и взносов, в зависимости от того, как настроена база и какой сценарий используется в вашей версии программы.
Укажите месяц регистрации перерасчета — апрель, если ошибка обнаружена и исправляется в апреле.
Проверьте, что перерасчет относится к марту, а не создает новое самостоятельное апрельское начисление.
Пересчитайте апрельский документ Начисление зарплаты и взносов.
Проверьте расчетный листок сотрудницы за апрель: в нем может быть сторно марта и небольшой плюс за апрель.
Проверьте отчетность: март должен быть исправлен в мартовских данных, апрель должен содержать апрельские начисления.
Если вы уже вручную меняли мартовский Табель и перепроводили документы, дополнительно проверьте, не нарушилась ли связь между расчетом и уже сданной отчетностью. После таких действий особенно важно сформировать проверочные отчеты по взносам и персонифицированным данным.
Автор вопроса пишет, что отменяла начисления и табель за апрель, затем перепроводила заново, но ничего не изменилось. Это ожидаемо, потому что причина не в апреле. Причина в мартовском начислении.
Если мартовская ошибка уже зарегистрирована как перерасчет прошлого периода, апрельский документ Начисление зарплаты и взносов будет показывать результат взаиморасчетов: сторно прошлого месяца, текущие начисления, удержания, НДФЛ и итоговый долг. Но отчет Персонифицированные сведения о физических лицах заполняется по своим правилам и не обязан повторять итог расчетной ведомости.
Поэтому повторное перепроведение апрельского Табеля и апрельского начисления не исправит отчет, если сам отчет уже заполнен правильно. Исправлять нужно не апрельскую форму, а мартовский период и квартальную отчетность, если она была сдана с ошибкой.
Теперь посмотрим, как сформировать отчет за апрель в 1С:ЗУП.
Разберем порядок:
Откройте раздел Отчетность, справки.
Перейдите в 1С-Отчетность.
Создайте отчет Персонифицированные сведения о физических лицах.
Укажите отчетный период — апрель.
Нажмите Заполнить.
Найдите сотрудницу и проверьте строку 070.
Расшифруйте сумму по строке 070, чтобы увидеть, какие начисления программа включила в отчет.
В строке 070 за апрель должны быть отражены апрельские выплаты, которые включаются в персонифицированные сведения. Это может быть оплата за фактически отработанные дни, а также выплаты, которые относятся к объекту отражения в персонифицированной отчетности, в том числе отдельные выплаты, не облагаемые страховыми взносами по специальным основаниям.
Если программа показывает положительную сумму за апрель, это не означает, что она игнорирует долг сотрудницы. Это означает, что долг отражается в расчетах с сотрудницей, а не в строке 070 персонифицированных сведений.
Отдельно разберем больничный. В апреле сотруднице начислен больничный за счет работодателя за первые три дня болезни. В 1С:ЗУП такое начисление обычно оформляется документом Больничный лист.
Для персонифицированных сведений важно не то, сколько сотруднице фактически выплатили после зачета долга, а какие выплаты были начислены за апрель. Поэтому больничный за счет работодателя может участвовать в заполнении показателя по сотруднице, если настройка соответствующего начисления предусматривает его отражение в отчетности по страховым взносам и персонифицированным сведениям.
Проверьте настройку начисления:
Откройте раздел Настройка.
Перейдите в Начисления.
Найдите начисление, которым отражается больничный за счет работодателя.
Проверьте вкладки и настройки, связанные с налогами, взносами и учетом доходов.
Убедитесь, что начисление настроено типовым образом и не было изменено вручную некорректно.
Если типовые настройки начислений не изменялись, программа обычно корректно определяет, какие суммы включать в отчет. Не исправляйте строку 070 вручную только потому, что расчетная ведомость показывает минус.
Теперь разберем, почему в расчетной ведомости может быть минус. Если в марте сотруднице переплатили, а в апреле начислений мало, мартовское сторно может оказаться больше апрельской зарплаты. В итоге по взаиморасчетам появляется долг сотрудницы перед организацией.
Это не ошибка отчета. Это ситуация по расчетам с персоналом. Дальше нужно решить, как организация будет погашать долг:
сотрудница добровольно вернет переплату в кассу или на расчетный счет организации;
переплата будет удержана из будущей зарплаты в пределах, допустимых трудовым законодательством;
организация оформит письменное согласие сотрудницы на удержание, если оно требуется;
долг будет погашаться постепенно в следующих месяцах.
Не уменьшайте начисленную зарплату будущих месяцев вручную только для погашения долга. Начисления должны отражать фактически заработанный доход. Погашение долга отражайте через механизм удержаний или взаиморасчетов, в зависимости от причины переплаты и выбранного правового способа ее возврата.
В 1С:ЗУП для контроля используйте отчеты Расчетная ведомость, Расчетный листок, Анализ зарплаты по сотрудникам, Полный свод начислений, удержаний и выплат. Они помогут отделить начисления от суммы к выплате.
В вопросе также указано, что НДФЛ в расчетной ведомости отражается с минусом. Разберем этот момент отдельно, потому что персонифицированные сведения НДФЛ не показывают, но ошибка по НДФЛ может повлиять на другую отчетность.
Отрицательный НДФЛ может возникнуть, если в марте налог был исчислен и удержан с завышенного дохода, а потом доход пересчитали в меньшую сторону. В результате появляется излишне удержанный НДФЛ.
Проверьте ситуацию по НДФЛ через отчеты:
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику;
Анализ НДФЛ по месяцам;
Регистр налогового учета по НДФЛ;
Справка о доходах по сотруднице;
проверка заполнения 6-НДФЛ.
Если НДФЛ действительно излишне удержан, рассмотрите оформление возврата НДФЛ сотруднице. В 1С:ЗУП для этого используется документ Возврат НДФЛ. Но перед этим проверьте, что перерасчет дохода выполнен корректно, дата получения дохода определена правильно, а налог не искажен из-за неправильной последовательности документов.
Не исправляйте НДФЛ ради персонифицированных сведений. Эти отчеты решают разные задачи. Персонифицированные сведения отражают суммы выплат, а НДФЛ проверяйте отдельно в налоговых регистрах и отчетности по НДФЛ.
Рассмотрим практическую проверку. После исправления мартовского начисления и формирования апрельского расчета откройте несколько отчетов в 1С:ЗУП.
Проверьте начисления:
Сформируйте Расчетный листок за март и убедитесь, что правильная зарплата за март соответствует фактическим данным.
Сформируйте Расчетный листок за апрель и убедитесь, что в нем видно апрельские начисления и перерасчет прошлого периода.
Сформируйте Анализ зарплаты по сотрудникам за март и апрель.
Проверьте Полный свод начислений, удержаний и выплат за период март — апрель.
Проверьте страховые взносы:
Сформируйте отчет Анализ взносов в фонды.
Проверьте мартовскую базу по страховым взносам по сотруднице.
Проверьте апрельскую базу отдельно, без смешивания с долгом по зарплате.
Сравните данные с разделом 3 РСВ.
Проверьте персонифицированные сведения:
Сформируйте отчет за апрель.
Расшифруйте строку 070 по сотруднице.
Убедитесь, что там отражены апрельские начисления, а не долг сотрудницы.
Если нужно исправлять март, сформируйте уточненный РСВ за 1 квартал.
Посмотрим на возможную ситуацию: программа показывает положительную сумму за апрель, но бухгалтер считает, что сумма неверная. Тогда не исправляйте отчет вручную сразу. Сначала выясните, из чего программа собрала показатель.
Разберем проверку:
Откройте отчет Персонифицированные сведения о физических лицах за апрель.
Найдите сотрудницу.
Расшифруйте показатель строки 070.
Сравните расшифровку с документами Начисление зарплаты и взносов и Больничный лист.
Проверьте, нет ли дополнительных начислений, разовых начислений, компенсаций или исправлений, которые относятся к апрелю.
Проверьте настройки видов начислений в справочнике Начисления.
Если в расшифровке есть только реальные апрельские начисления, отчет заполнен верно. Если туда попало начисление, которое не должно отражаться в персонифицированных сведениях, исправляйте настройку начисления или первичный документ, а не итоговую строку отчета.
Рассмотрим другой вариант, потому что он часто путает бухгалтеров. Бывает, что зарплата за март была начислена правильно, но сотруднице ошибочно выплатили больше денег. Это уже не ошибка начисления, а ошибка выплаты.
В таком случае не нужно делать сторно зарплаты. Начисленный доход за март остается правильным. Возникает только задолженность сотрудницы по излишне выплаченной сумме. Тогда исправлять РСВ и персонифицированные сведения не нужно, потому что сумма начисленного дохода не менялась.
Разберем отличия:
Ошибка начисления: зарплата в марте рассчитана больше, чем положено. Нужно перерасчитывать март, проверять страховые взносы, НДФЛ и отчетность.
Ошибка выплаты: зарплата начислена правильно, но перечислили больше. Нужно отражать долг сотрудницы по выплатам, но отчетность по начислениям не меняется.
В вашей ситуации по описанию была именно ошибка начисления, потому что изменяли табель за март и выполняли перерасчет зарплаты. Поэтому исправление мартовского периода действительно необходимо.
Иногда бухгалтер уже сделал корректировку марта, но апрельский расчет все равно показывает отрицательную сумму. Это может быть нормально. Минус в апрельской расчетной ведомости означает, что после исправления мартовской переплаты сотрудница еще не погасила долг перед организацией.
Разберем пример. В марте сотруднице переплатили 30 000 руб. В апреле ей начислили 8 000 руб. за отработанные дни и 5 000 руб. больничного за счет работодателя. Всего апрельских начислений — 13 000 руб. Даже если эти 13 000 руб. зачесть в счет долга, останется задолженность сотрудницы 17 000 руб. Поэтому расчетная ведомость может показывать отрицательное сальдо.
Но в персонифицированных сведениях за апрель нельзя показать минус 17 000 руб. За апрель у сотрудницы были начисления. Значит, в отчете отражается апрельская сумма, а долг остается в расчетах с персоналом.
Теперь разберем, как закрыть долг сотрудницы перед организацией. Важно учитывать требования трудового законодательства. Работодатель не всегда может удержать излишне выплаченную зарплату без согласия работника. Причина переплаты имеет значение: счетная ошибка, неправомерные действия работника, ошибка в табеле, несвоевременное представление документов, техническая ошибка и другие обстоятельства могут иметь разные последствия.
Практический порядок такой:
Определите причину переплаты.
Оформите бухгалтерскую справку с расчетом переплаты.
Получите объяснение или согласие сотрудницы, если это требуется.
Издайте приказ или оформите иной внутренний документ на удержание, если удержание допустимо.
Проверьте ограничения по размеру удержаний из зарплаты.
Отразите удержание в 1С:ЗУП через соответствующий механизм удержаний или взаиморасчетов.
В 1С:ЗУП для регулярного удержания можно использовать справочник Удержания и документы, предназначенные для назначения удержаний сотрудникам. Но не подменяйте удержанием исправление ошибочного начисления. Сначала правильно пересчитайте март, а уже затем решайте вопрос погашения долга.
Если отчет все равно вызывает сомнения, проанализируем настройки видов начислений. В 1С:ЗУП каждое начисление имеет настройки учета для НДФЛ, страховых взносов, среднего заработка, бухгалтерского учета и статистики. Неправильная настройка может привести к неправильному заполнению отчетности.
Проверьте следующие начисления:
Оплата по окладу или другой основной вид оплаты;
Больничный за счет работодателя;
разовые начисления, если они были в апреле;
сторнирующие начисления, если они созданы вручную;
удержания, если ими пытались закрыть переплату.
Особое внимание уделите начислениям, которые создавались вручную. Если бухгалтер вручную завел начисление с отрицательной суммой вместо корректного перерасчета прошлого периода, программа может неправильно определить период отражения. Лучше использовать типовой механизм перерасчета, а не ручные отрицательные начисления.
Иногда возникает желание открыть отчет Персонифицированные сведения о физических лицах и вручную поставить сумму с учетом долга. Делать так не рекомендуем.
Причины такие:
Отрицательная сумма по строке 070 не допускается.
Апрельский отчет должен соответствовать апрельским начислениям, а не расчетной ведомости.
Вручную исправленный отчет может не совпасть с РСВ.
При следующем заполнении программа снова рассчитает показатель по своим данным.
Ручная правка маскирует проблему, но не исправляет регистры зарплаты, НДФЛ и страховых взносов.
Правильный путь — исправить первичные документы и перерасчеты, затем сформировать отчет заново. Если после этого отчет показывает положительную апрельскую сумму, а март исправлен в мартовской отчетности, значит задача решена.
Посмотрим на пример. В марте сотруднице ошибочно начислили 60 000 руб., а должны были начислить 35 000 руб. Переплата по начислению составила 25 000 руб. Отчетность за 1 квартал уже сдана с ошибочной мартовской суммой.
В апреле сотрудница была на больничном. За апрель ей начислили:
оплату за три рабочих дня — 6 000 руб.;
больничный за счет работодателя — 4 500 руб.
Всего апрельских начислений — 10 500 руб. Мартовское сторно — 25 000 руб. Текущие апрельские начисления не перекрывают мартовское сторно. По расчетной ведомости может остаться долг сотрудницы перед организацией 14 500 руб.
Но в персонифицированных сведениях за апрель программа не должна показать минус 14 500 руб. Она должна показать апрельские начисления, которые подлежат отражению в отчете. Мартовскую ошибку нужно исправить в мартовских данных и, если отчетность за 1 квартал уже сдана, подготовить уточненный РСВ за 1 квартал.
Соберем решение в один алгоритм.
Не считайте положительную сумму в апрельских персонифицированных сведениях ошибкой автоматически. Если программа показывает апрельские начисления с плюсом, это может быть правильно.
Определите месяц ошибки. В вашем случае ошибка относится к марту.
Проверьте мартовский табель и мартовское начисление. Убедитесь, что правильная сумма мартовской зарплаты рассчитана корректно.
Выполните перерасчет марта типовым механизмом 1С. Используйте Перерасчеты, Доначисление, перерасчет или исправление документа Начисление зарплаты и взносов, а не ручную правку отчетности.
Пересчитайте апрель. Убедитесь, что апрельские начисления и мартовское сторно отражены в расчетном листке правильно.
Сформируйте персонифицированные сведения за апрель. Проверьте строку 070 по сотруднице. В ней не должно быть отрицательной суммы.
Если отчетность за 1 квартал уже сдана с ошибкой, сформируйте уточненный РСВ за 1 квартал. Исправьте мартовские данные по сотруднице.
Проверьте НДФЛ отдельно. Если появился излишне удержанный НДФЛ, используйте отчеты по НДФЛ и при необходимости документ Возврат НДФЛ.
Оформите погашение долга сотрудницы. Если переплата подлежит возврату, оформите удержание или добровольный возврат с учетом требований трудового законодательства.
Чтобы убедиться, что все отражено правильно, используйте несколько контрольных отчетов. Один отчет не покажет всю картину.
Расчетный листок — покажет начисления, удержания, перерасчеты и итог по сотруднице.
Расчетная ведомость — покажет долг организации или долг сотрудницы.
Анализ зарплаты по сотрудникам — поможет увидеть начисления по месяцам.
Полный свод начислений, удержаний и выплат — покажет общую картину по зарплате.
Анализ взносов в фонды — поможет проверить базу по страховым взносам.
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — поможет проверить отрицательный НДФЛ и возможную переплату налога.
РСВ — покажет, как исправленная мартовская сумма попадает в раздел 3.
Персонифицированные сведения о физических лицах — покажет апрельские выплаты по строке 070.
Разберем частые ошибки, которые приводят к путанице.
Ожидают увидеть в апрельском отчете долг сотрудницы. Персонифицированные сведения не показывают долг, они показывают начисленные выплаты.
Пытаются уменьшить апрельскую строку 070 на мартовскую переплату. Это неправильно, если ошибка относится к марту и текущие начисления не перекрывают сторно.
Исправляют только апрельский табель. Причина находится в мартовском периоде, поэтому апрельское перепроведение не решает проблему.
Не подают уточненный РСВ, хотя мартовская ошибка попала в уже сданный расчет. Если квартальная отчетность была сдана неверно, ее нужно исправить.
Путают начисления и выплаты. Персонифицированные сведения заполняются по начислениям, а не по фактической сумме к выплате.
Путают НДФЛ и персонифицированные сведения. НДФЛ проверяйте отдельно, он не отражается в строке 070.
Создают ручное отрицательное начисление. Лучше использовать типовой перерасчет прошлого периода.
В описанной ситуации ошибка возникла в марте, поэтому мартовскую зарплату нужно пересчитать мартом. Если отчетность за 1 квартал уже сдана и в ней была завышенная сумма, нужно подготовить уточненный РСВ за 1 квартал с правильными данными по сотруднице.
За апрель отчет Персонифицированные сведения о физических лицах должен отражать фактические апрельские начисления. Если программа показывает сумму с плюсом, это не обязательно ошибка. Наоборот, при недостаточных апрельских начислениях программа не должна переносить отрицательное мартовское сторно в апрельскую строку 070.
Долг сотрудницы перед организацией отражайте и контролируйте в расчетах с персоналом: через Расчетную ведомость, Расчетный листок, удержания, возврат переплаты или зачет в последующих месяцах. Но не переносите этот долг в персонифицированные сведения как отрицательную выплату.
Правильная схема такая: мартовскую ошибку исправляем мартом, квартальную отчетность уточняем при необходимости, апрельские персонифицированные сведения формируем по апрельским начислениям, а долг сотрудницы ведем отдельно в расчетах по зарплате.
Информация носит справочный характер