Рассмотрим ситуацию: ИП применяет УСН с объектом «доходы минус расходы» за 2025 год, но в декларации по УСН решил не уменьшать доходы на расходы. Например, ставка льготная — 5%, расходов немного, налог и так получается приемлемый, поэтому предприниматель в декларации указал расходы как 0. При этом сервис или 1С автоматически сформировали КУДиР по банковской выписке и подтянули в раздел I какие-то расходы. Возникает вопрос: можно ли оставить эти расходы в таблице КУДиР, а в строке 020 справки к разделу I поставить 0?
Правильный ответ: если расходы оставлены в графе 5 раздела I КУДиР, то в строке 020 справки к разделу I нужно указать не 0, а итоговую сумму расходов из графы 5. Строка 020 не заполняется произвольно. По порядку заполнения КУДиР в ней отражается сумма произведенных расходов за налоговый период, то есть значение строки «Итого за год» по графе 5 раздела I.
Поэтому вариант «в таблице КУДиР расходы есть, а в справке к разделу I по строке 020 стоит 0» лучше не использовать. Такая КУДиР будет внутренне противоречивой: в одном разделе книги расходы показаны, а в итоговой справке по той же книге они обнулены. Это может вызвать вопросы при проверке, даже если налог к уплате не занижен.
Разберем проблему подробно и выберем безопасный вариант заполнения.
Начнем с базы. КУДиР — это книга учета доходов и расходов. Для УСН она является налоговым регистром. Именно в ней налогоплательщик фиксирует доходы и расходы, которые используются для расчета налоговой базы по налогу при УСН.
Для ИП на УСН «доходы минус расходы» КУДиР особенно важна, потому что налоговая база считается не просто по поступлениям, а как разница между доходами и расходами, которые можно учесть по правилам главы 26.2 НК РФ.
Рассмотрим логику:
В разделе I КУДиР отражаются доходы и расходы за налоговый период.
В графе 4 раздела I отражаются доходы, учитываемые при расчете налога.
В графе 5 раздела I отражаются расходы, учитываемые при расчете налога.
В справке к разделу I подводятся итоги по доходам, расходам, налоговой базе или убытку.
Декларация по УСН должна заполняться на основании данных налогового учета, то есть на основании КУДиР.
Поэтому декларация и КУДиР не должны жить отдельно друг от друга. Если в декларации по УСН расходы указаны как 0, а в КУДиР при этом показана значительная сумма расходов, налоговая может задать вопрос: почему налоговая база в декларации рассчитана не по данным налогового регистра?
Да, расходы при УСН — это право налогоплательщика, а не обязанность уменьшать налог любой ценой. Но если вы решили не учитывать расходы при расчете налога, то лучше последовательно отразите это и в декларации, и в КУДиР. Иначе получается методическое противоречие: в книге расходы признаны, а в декларации они как будто не существуют.
Теперь разберем самый важный технический момент. В справке к разделу I КУДиР для УСН «доходы минус расходы» есть строка 020 «Сумма произведенных расходов за налоговый период».
В строке 020 указывайте сумму расходов за год из строки «Итого за год» графы 5 раздела I КУДиР.
Это означает следующее:
Если в графе 5 раздела I КУДиР за 2025 год расходы отсутствуют, то строка 020 равна 0.
Если в графе 5 раздела I КУДиР за 2025 год есть расходы на сумму 50 000 рублей, то строка 020 должна быть 50 000 рублей.
Если в графе 5 раздела I КУДиР за 2025 год есть расходы на сумму 120 000 рублей, то строка 020 должна быть 120 000 рублей.
Если расходы в графе 5 есть, но строка 020 заполнена нулем, книга заполнена нелогично и требует исправления.
Посмотрим на пример.
ИП на УСН «доходы минус расходы» получил за 2025 год доходы 1 000 000 рублей. Сервис автоматически включил в КУДиР расходы по выписке на 80 000 рублей. В разделе I КУДиР эти 80 000 рублей попали в графу 5. Значит, в справке к разделу I строка 020 должна быть 80 000 рублей, а не 0.
Если предприниматель хочет, чтобы в декларации расходы были 0, то безопаснее не оставлять эти 80 000 рублей в расходной графе КУДиР. Иначе декларация и книга будут показывать разные подходы к расчету налога.
Вывод: не ставьте 0 в строке 020, если расходы фактически оставлены в графе 5 раздела I. Сначала определитесь, признаете ли вы эти суммы расходами для УСН. Если признаете — строка 020 равна итогу графы 5. Если не признаете — уберите их из налоговых расходов КУДиР.
В рассматриваемой ситуации есть два практических варианта. Разберем каждый.
Вариант 1. Приведите КУДиР к декларации и не показывайте расходы в налоговом регистре.
Этот вариант самый спокойный, если декларация за 2025 год уже сдана с нулевыми расходами и вы не хотите ее пересчитывать. Тогда в КУДиР за 2025 год оставьте доходы, а расходы, которые сервис автоматически подтянул из выписки, не включайте в графу 5 как принимаемые для УСН. В справке к разделу I строку 020 заполните нулем.
Такой вариант логичен: расходы не учитывались при расчете налога, декларация не уменьшает доходы на расходы, КУДиР подтверждает тот же подход.
Разберем по шагам:
Откройте КУДиР за 2025 год.
Проверьте раздел I и графу 5 «Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы».
Удалите из налоговых расходов или исключите из учета УСН суммы, которые не хотите учитывать.
Сформируйте КУДиР повторно.
Проверьте строку «Итого за год» по графе 5.
Если итог по графе 5 равен 0, в строке 020 справки к разделу I укажите 0.
Сверьте КУДиР с декларацией по УСН.
Вариант 2. Оставьте расходы в КУДиР и заполните строку 020 общей суммой расходов.
Этот вариант подходит, если вы все-таки хотите вести КУДиР как полноценный налоговый регистр с отражением расходов, которые соответствуют требованиям НК РФ. Тогда расходы остаются в разделе I, а строка 020 заполняется общей суммой этих расходов.
Но в этом случае декларацию лучше тоже привести к данным КУДиР. Если расходы уменьшают налоговую базу в КУДиР, они должны быть учтены и в декларации. Если налоговая декларация уже сдана без расходов, проанализируйте, нужно ли подавать уточненную декларацию. Формально при неучете расходов налог к уплате обычно не занижен, а завышен, поэтому обязанности срочно подавать уточненку из-за переплаты обычно нет. Но несоответствие между КУДиР и декларацией может вызвать вопросы.
На практике для такой ситуации чаще выбирают первый вариант: если расходы решили не учитывать в декларации, уберите их из налоговых расходов КУДиР, чтобы не было лишних вопросов.
Теперь рассмотрим юридическую сторону. При объекте УСН «доходы минус расходы» налогоплательщик вправе уменьшить доходы на расходы, которые соответствуют требованиям НК РФ. Но на практике налогоплательщик может не заявлять часть расходов или вообще не уменьшать доходы на расходы, если не хочет спорить с налоговой, не уверен в документах или считает суммы несущественными.
Например, ИП применяет льготную ставку 5%. Доходы за год составили 1 000 000 рублей. Расходы — 20 000 рублей. Экономия налога от учета расходов составила бы 1 000 рублей. Предприниматель может решить, что ему проще не заявлять эти расходы, чем собирать документы, проверять экономическую обоснованность и разбираться с настройками сервиса.
Но важно различать два подхода:
Не заявлять расходы в декларации и не включать их в КУДиР как принимаемые расходы. Это последовательный вариант.
Показать расходы в КУДиР, но не показать их в декларации. Это спорный и неудобный вариант, потому что налоговый регистр и декларация не совпадают.
Рассмотрим подробнее. КУДиР ведется для целей исчисления налоговой базы. Если в ней показаны расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы, то они должны участвовать в расчете. Если вы не хотите, чтобы расходы участвовали в расчете, не показывайте их как принимаемые в графе 5 раздела I.
Не путайте обычные хозяйственные траты и налоговые расходы УСН. То, что деньги списаны с расчетного счета, еще не означает, что эта сумма автоматически должна попасть в графу 5 КУДиР. Для УСН расход должен соответствовать правилам признания.
Отдельно разберем автоматическое заполнение КУДиР по банковской выписке. Сервисы и 1С часто предлагают сформировать книгу на основании операций по счету. Это удобно, но автоматическая загрузка не заменяет налоговую проверку расходов.
Посмотрим, почему. При УСН «доходы минус расходы» расход должен одновременно соответствовать нескольким условиям:
расход должен быть предусмотрен правилами главы 26.2 НК РФ;
расход должен быть экономически обоснован;
расход должен быть документально подтвержден;
расход должен быть оплачен;
для некоторых видов расходов должны выполняться дополнительные условия, например принятие товара к учету, реализация покупных товаров, ввод основного средства в эксплуатацию.
Поэтому не оставляйте автоматически подтянутые расходы в КУДиР без проверки. Банковская выписка показывает факт оплаты, но не всегда подтверждает право на налоговый расход.
Например, сервис может подтянуть следующие списания:
перевод предпринимателя себе на личную карту;
оплату личных покупок;
возврат займа;
перевод между своими счетами;
комиссию банка;
оплату поставщику;
налоги и страховые взносы;
арендный платеж;
расходы на связь, интернет, сервисы и программное обеспечение.
Не все эти суммы одинаково отражаются в КУДиР. Одни могут быть расходами при УСН, другие не должны уменьшать налоговую базу. Например, перевод между своими счетами — это не расход для УСН. Личные траты предпринимателя тоже не должны уменьшать налоговую базу. А банковская комиссия или оплата поставщику может быть расходом, если соблюдены условия признания.
Автоматическое заполнение КУДиР проверяйте вручную. Не ориентируйтесь только на выписку: смотрите договоры, акты, накладные, счета, чеки, назначение платежа и связь расхода с предпринимательской деятельностью.
Предположим, вы окончательно решили: декларацию по УСН за 2025 год оставляем с расходами 0, расходы не заявляем, налог рассчитан только с доходов. Тогда КУДиР лучше привести к такому же виду.
Разберем порядок заполнения:
В титульном листе КУДиР укажите объект налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», потому что фактически ИП применяет именно этот объект УСН.
В разделе I отразите доходы, которые учитываются при расчете налога.
В графу 5 раздела I не включайте расходы, которые решили не учитывать при расчете налога.
В справке к разделу I по строке 010 укажите сумму доходов за налоговый период.
По строке 020 укажите 0, если в графе 5 раздела I расходов нет.
По строке 030 укажите сумму разницы между минимальным налогом и налогом, исчисленным в общем порядке за предыдущий период, если такая сумма есть и если она применима. Если такой ситуации нет, укажите 0 или оставьте показатель пустым по правилам формы.
По строке 040 рассчитайте налоговую базу: строка 010 минус строка 020 минус строка 030.
Если расходы не учитываются и строка 020 равна 0, налоговая база будет равна доходам, если нет показателя по строке 030.
Посмотрим на пример.
Доходы ИП за 2025 год — 900 000 рублей. Расходы по выписке — 35 000 рублей, но предприниматель решил их не учитывать. В КУДиР отражаем доходы 900 000 рублей. Графу 5 по расходам не заполняем принимаемыми расходами. В справке к разделу I указываем:
строка 010 — 900 000 рублей;
строка 020 — 0 рублей;
строка 030 — 0 рублей, если нет переносимой разницы по минимальному налогу;
строка 040 — 900 000 рублей;
строка 041 — 0 рублей, если убытка нет.
Такой вариант будет внутренне согласован: декларация показывает расходы 0, КУДиР показывает расходы 0, налоговая база считается с доходов.
Теперь рассмотрим второй вариант: расходы действительно подтверждены, относятся к деятельности, соответствуют правилам УСН, и вы хотите оставить их в КУДиР.
Тогда действуйте так:
Проверьте каждый расход на соответствие НК РФ.
Убедитесь, что есть первичные документы: договор, акт, накладная, чек, счет, платежное поручение или иной подтверждающий документ.
Проверьте оплату расхода.
Оставьте принимаемые расходы в графе 5 раздела I КУДиР.
Подведите итог по графе 5 за год.
Перенесите итог графы 5 в строку 020 справки к разделу I.
Сверьте итоговые данные с декларацией по УСН.
Посмотрим на пример.
Доходы ИП за 2025 год — 900 000 рублей. Подтвержденные расходы, которые можно учесть при УСН, — 35 000 рублей. В графе 5 раздела I КУДиР итог за год равен 35 000 рублей. Тогда в справке к разделу I указываем:
строка 010 — 900 000 рублей;
строка 020 — 35 000 рублей;
строка 030 — 0 рублей, если нет применимой разницы по минимальному налогу;
строка 040 — 865 000 рублей;
строка 041 — 0 рублей, если убытка нет.
В этом случае декларацию по УСН логично заполнить с учетом расходов 35 000 рублей. Если декларация уже сдана без этих расходов, получится, что налог в декларации рассчитан с большей базы. Это не занижение налога, но несоответствие между декларацией и КУДиР лучше не оставлять без осознанной причины.
Если расходы оставлены в КУДиР, строку 020 не обнуляйте. Она должна равняться итоговой сумме расходов из графы 5.
Проанализируем отдельно вариант, который часто кажется компромиссным: оставить автоматически подтянутые расходы в таблицах КУДиР, но в справке к разделу I поставить 0, чтобы декларация совпала по расходам.
Так делать не стоит по нескольким причинам.
Нарушается арифметика самой КУДиР. Строка 020 справки к разделу I должна брать сумму из графы 5 раздела I. Если графа 5 заполнена, а строка 020 равна 0, книга содержит внутреннее противоречие.
Непонятно, какие расходы налогоплательщик признает. В таблице они выглядят как налоговые расходы, но в итоговой справке как будто не участвуют в расчете.
Появляются лишние вопросы при проверке. Инспектор может попросить пояснить, почему расходы отражены в регистре, но не перенесены в итоговую строку.
Сложнее сверять декларацию. КУДиР должна помогать подтвердить декларацию, а не создавать расхождение.
Возрастает риск признания КУДиР заполненной с ошибками. Даже если налог не занижен, неверно заполненный налоговый регистр может привести к спору.
Поэтому выбирайте один из двух последовательных вариантов: либо расходы в КУДиР есть и строка 020 равна их итогу, либо расходы не включены в графу 5 и строка 020 равна 0.
Теперь разберем, что делать в 1С. В разных конфигурациях интерфейс может отличаться, но общий принцип одинаковый: нужно проверить, какие операции попали в КУДиР как принимаемые расходы УСН, и при необходимости исключить их из налогового учета.
В типовой 1С используйте следующие разделы и объекты:
отчет Книга учета доходов и расходов УСН;
отчет Анализ учета по УСН;
раздел Отчеты или Отчетность, справки;
документ Поступление товаров и услуг;
документ Поступление дополнительных расходов;
документ Списание с расчетного счета;
документ Поступление на расчетный счет;
документ Операция, введенная вручную;
настройки учета по УСН и признаки принятия расходов к налоговому учету;
регламентные операции закрытия месяца, если расходы признаются не сразу, а по правилам учета.
Разберем по шагам, как проверить КУДиР в 1С:
Сформируйте отчет Книга учета доходов и расходов УСН за 2025 год.
Откройте раздел I и посмотрите графу 5.
Найдите строки расходов, которые автоматически попали в книгу.
Перейдите из строки КУДиР в документ-основание, если программа позволяет это сделать.
Проверьте вид операции, статью расходов и настройки налогового учета.
Определите, должен ли расход приниматься при УСН.
Если расход не нужно учитывать, измените настройку документа так, чтобы сумма не попадала в принимаемые расходы УСН.
Перепроведите документы, если это требуется.
Повторно сформируйте КУДиР.
Сверьте строку «Итого за год» графы 5 со строкой 020 справки к разделу I.
Сверьте КУДиР с декларацией по УСН.
Если вы хотите оставить декларацию с нулевыми расходами, добейтесь того, чтобы в отчете Книга учета доходов и расходов УСН графа 5 раздела I тоже была пустой или нулевой по итогам года. Тогда строка 020 будет 0 обоснованно.
Если расходы должны остаться, не правьте строку 020 вручную. Исправляйте исходные документы и настройки учета, чтобы итоговые показатели формировались правильно.
Важно понимать: чтобы не учитывать расход в КУДиР, обычно не нужно удалять банковскую операцию. Списание с расчетного счета может оставаться в бухгалтерском или управленческом учете, но не попадать в налоговые расходы УСН.
Разберем пример. В банк-клиенте есть списание 5 000 рублей за личную покупку ИП. Документ Списание с расчетного счета загружен в 1С. Списание реально было, удалять его не нужно. Но эта сумма не должна уменьшать налоговую базу по УСН. Поэтому в документе нужно выбрать такой вид операции, статью движения денежных средств или настройку налогового учета, чтобы сумма не попала в графу 5 КУДиР.
Проверьте в документе следующие параметры:
вид операции;
статью расходов;
счет учета расчетов;
назначение платежа;
наличие признака принятия к налоговому учету;
аналитику УСН, если она доступна в вашей конфигурации;
связь с документом поступления, актом или накладной.
Если в вашей базе используется ручная корректировка записей КУДиР, применяйте ее осторожно. Лучше исправлять исходный документ, чем вручную править итоговый регистр. Ручные корректировки сложнее проверять и сопровождать, особенно если в будущем понадобится объяснить налоговой, почему расходы не попали в декларацию.
Не удаляйте реальные банковские операции только ради нулевой графы 5. Исключайте их именно из налоговых расходов УСН, сохраняя факт движения денег в учете.
Посмотрим на типовые операции, которые сервисы часто подтягивают из выписки как расходы, хотя для УСН они могут не подходить.
Переводы ИП самому себе. Перевод денег на личную карту предпринимателя не является расходом для УСН. Это распоряжение собственными деньгами после получения дохода.
Личные покупки. Оплата товаров или услуг, не связанных с предпринимательской деятельностью, не должна уменьшать налоговую базу.
Возврат займа. Возврат основной суммы займа обычно не является расходом для УСН. Отдельно анализируйте проценты, если они есть и если они соответствуют требованиям учета.
Переводы между своими счетами. Движение денег между счетами одного ИП не образует расход.
Предоплаты поставщикам. Не всегда аванс сразу становится расходом. По отдельным видам затрат нужны дополнительные условия.
Покупка товаров для перепродажи. Такие расходы признаются не просто по оплате, а с учетом дальнейшей реализации товаров.
Покупка основного средства. Для основных средств применяются специальные правила признания расходов.
Штрафы, пени и санкции. Не все санкции можно учесть при УСН.
Налоги и взносы. Отражайте их по правилам УСН и с учетом фактической уплаты.
Банковские комиссии. Обычно они могут быть связаны с деятельностью, но их тоже нужно корректно классифицировать.
Если цель — оставить декларацию без расходов, проще всего пройтись по автоматически заполненным строкам и исключить их из графы 5 КУДиР. При этом сохраните первичные документы и банковские операции в обычном порядке.
Теперь рассмотрим ситуацию, когда декларация по УСН за 2025 год уже отправлена, расходы в ней указаны как 0, а КУДиР сформировалась с расходами.
Разберем порядок действий:
Сначала определите, хотите ли вы учитывать расходы за 2025 год.
Если учитывать не хотите, исправьте КУДиР так, чтобы расходы не отражались в графе 5 как принимаемые. В строке 020 тогда будет 0.
Если учитывать хотите, оставьте расходы в КУДиР и заполните строку 020 итогом графы 5.
Сравните декларацию с КУДиР.
Если декларация не учитывает расходы, а КУДиР учитывает, примите решение: либо подать уточненную декларацию, либо привести КУДиР к декларации.
Если из-за неучета расходов налог оказался больше, чем мог бы быть, это обычно не создает недоимку. Но это может создать переплату. В таком случае уточненная декларация может понадобиться, если вы хотите вернуть или зачесть переплату. Если сумма расходов маленькая, а экономия несущественная, предприниматель может оставить декларацию как есть, но КУДиР лучше привести к тому же расчету, чтобы не было расхождений.
Главное правило: не оставляйте КУДиР в противоречивом виде. Нулевая строка 020 допустима только тогда, когда итог расходов в графе 5 раздела I тоже равен нулю.
Разберем еще один важный момент. КУДиР за 2025 год не нужно сдавать в налоговую вместе с декларацией в обычном порядке. Книга ведется у налогоплательщика и предоставляется по требованию налогового органа, если такое требование поступит в рамках проверки или иной законной процедуры.
Но это не означает, что КУДиР можно не вести или заполнить как угодно. Книга должна быть готова и должна подтверждать расчет налога. Если налоговая запросит КУДиР, она увидит не только итоговую сумму налога, но и логику формирования налоговой базы.
Поэтому даже если вы не сдаете КУДиР автоматически, подготовьте ее аккуратно:
сформируйте книгу за полный 2025 год;
проверьте доходы;
проверьте расходы или их отсутствие;
сверьте справку к разделу I;
сверьте книгу с декларацией;
сохраните книгу в электронном виде или распечатайте по принятому у вас порядку;
храните документы, подтверждающие доходы и расходы.
Если КУДиР будет запрошена, лучше предоставить документ, который не требует дополнительных объяснений. Внутреннее противоречие между графой 5 и строкой 020 как раз относится к тем ошибкам, которые легко заметить и трудно объяснить.
Если вы сознательно решили не учитывать расходы из-за малой суммы, отсутствия документов или нежелания спорить с налоговой, можно подготовить внутреннее пояснение. Оно не обязательно для всех случаев, но полезно для порядка в учетных документах.
Сформулируйте его просто:
«При составлении декларации по УСН за 2025 год ИП не уменьшал налоговую базу на расходы. Расходы, автоматически загруженные сервисом по банковской выписке, не включены в состав расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы по УСН. В связи с этим в графе 5 раздела I КУДиР принимаемые расходы не отражены, строка 020 справки к разделу I заполнена значением 0. Налоговая база сформирована по данным доходов за налоговый период».
Такое пояснение помогает зафиксировать вашу позицию: расходы не потерялись случайно, а не были заявлены в налоговом учете осознанно.
Если же расходы оставлены в КУДиР, текст должен быть другим:
«Расходы, отраженные в графе 5 раздела I КУДиР за 2025 год, соответствуют требованиям главы 26.2 НК РФ, оплачены и подтверждены первичными документами. Строка 020 справки к разделу I заполнена в сумме итога графы 5 раздела I КУДиР».
Выбирайте один подход и придерживайтесь его во всех документах.
Соберем решение в короткий алгоритм.
Определите цель. Решите, хотите ли вы учитывать расходы за 2025 год при расчете УСН.
Если расходы не учитываете, уберите их из графы 5 раздела I КУДиР. Не удаляйте реальные банковские операции, а исключите суммы именно из принимаемых расходов УСН.
Если графа 5 раздела I равна 0, строка 020 справки к разделу I тоже равна 0.
Если расходы оставляете в графе 5, строка 020 должна равняться итогу графы 5. Ноль в строке 020 при наличии расходов в таблице не ставьте.
Сверьте КУДиР с декларацией. Декларация по УСН должна быть составлена на основании налогового регистра.
Проверьте автоматически загруженные расходы. Не каждое списание с расчетного счета является расходом для УСН.
Используйте 1С для проверки. Сформируйте отчет Книга учета доходов и расходов УСН, проверьте графу 5, строку 020 и данные декларации.
Не создавайте искусственное расхождение. Вариант «расходы в КУДиР есть, а строка 020 равна 0» не используйте.
Если декларация уже сдана, выберите один путь. Либо приведите КУДиР к декларации с расходами 0, либо оставьте расходы в КУДиР и оцените необходимость уточнения декларации.
Храните подтверждающие документы. Даже если расходы не заявляете, документы по деятельности лучше сохранять для подтверждения операций и движения денежных средств.
Итак, для описанной ситуации самый безопасный практический ответ такой: если в декларации по УСН за 2025 год расходы не учитывались и указаны как 0, то в КУДиР лучше также не показывать эти суммы как принимаемые расходы в графе 5 раздела I. Тогда строка 020 справки к разделу I будет равна 0. Если же расходы оставлены в графе 5 КУДиР, строка 020 должна содержать общую сумму этих расходов, а не 0.
Не оставляйте расходы в таблицах КУДиР с нулевой строкой 020. Либо уберите расходы из налоговой части КУДиР, либо заполните строку 020 по итогу графы 5.
Информация носит справочный характер