Рассмотрим ситуацию подробно. Индивидуальный предприниматель сейчас работает на НПД, занимается грузоперевозками и хочет перейти на патент. Планируется привлекать нескольких людей со своими автомобилями, чтобы они перевозили грузы от имени ИП. В документах на перевозку будут фигурировать другие водители и другие машины. Возникают вопросы: нужно ли оформлять этих людей как работников, можно ли платить им «на руки», можно ли использовать их автомобили на патенте и придется ли сдавать отчетность за сотрудников.
Короткий вывод такой: просто взять физлиц с их машинами, чтобы они возили грузы от вашего ИП без оформления, нельзя. Для патента по грузоперевозкам важно, чтобы перевозки выполнялись транспортными средствами, которые находятся у ИП на праве собственности или на ином законном праве: аренды, пользования, владения или распоряжения — для автоматизации этих процессов есть модуль автоматизации учета перевозок для 1С:Бухгалтерии. Если человек со своей машиной сам загрузил груз, отвез его, получил оплату и исчез, то это уже не похоже на вашу перевозку на вашем транспорте для целей ПСН. Это больше похоже на привлечение стороннего перевозчика, а физическое лицо без статуса ИП не может выступать самостоятельным перевозчиком по договору перевозки груза.
Разберем по шагам, какие варианты оформления возможны, какие налоги и взносы платить, как это влияет на патент и что нужно проверить в 1С.
Начнем с самого важного. Если человек выполняет работу в интересах ИП, управляет автомобилем, перевозит грузы, подчиняется вашим заданиям, выходит на рейсы по вашим заказам и получает оплату за работу, отношения нужно оформить документально.
Вариант «платить на руки и нигде не показывать» создает сразу несколько рисков:
налоговая может доначислить НДФЛ, страховые взносы, пени и штрафы;
трудовая инспекция может признать фактические трудовые отношения;
расходы и выплаты невозможно нормально подтвердить документами;
при ДТП, повреждении груза или претензии клиента будет сложно доказать, кто нес ответственность за перевозку;
может возникнуть вопрос, имел ли ИП право применять ПСН по таким перевозкам.
Если заключаете трудовой договор, зарплату платить обязательно. Трудовой договор не может существовать без оплаты труда. Нельзя оформить человека работником «для документов», а фактически платить ему неофициально. По зарплате нужно удерживать НДФЛ, начислять страховые взносы, перечислять суммы в бюджет и сдавать отчетность.
Поэтому сначала определим правовую схему, а уже затем посмотрим, как она отражается в налогах и 1С.
Патентная система налогообложения может применяться по деятельности «оказание автотранспортных услуг по перевозке грузов автомобильным транспортом». Но есть важное условие: ИП должен иметь транспортные средства, предназначенные для оказания таких услуг, на праве собственности или на ином праве.
Под «иным правом» обычно понимаем законное основание владения, пользования или распоряжения автомобилем. Например:
автомобиль принадлежит ИП на праве собственности;
автомобиль арендован у физического лица;
автомобиль арендован у организации или другого ИП;
автомобиль находится у ИП на ином документально подтвержденном праве пользования или распоряжения.
Если машина не принадлежит ИП и не передана ему по договору, безопасно применять патент к перевозкам на этой машине нельзя. Поэтому, если водитель приезжает на своей машине и просто выполняет рейс как сторонний исполнитель, такую схему нельзя автоматически считать патентной грузоперевозкой вашего ИП.
Рассмотрим подробнее. Для ПСН важно не только то, что клиент платит вашему ИП. Важно, кто фактически оказывает автотранспортную услугу и на каком транспорте. Если перевозку выполняет сторонний перевозчик на своем транспорте, а ваш ИП только принимает заказ и передает его дальше, налоговая может посчитать, что это не патентная деятельность по перевозке грузов транспортом ИП, а посредническая, экспедиторская или иная деятельность, которая должна облагаться по другому режиму, например по УСН.
Отдельно разберем вопрос из темы: патент действует только на те автомобили, которые указаны при получении патента, или можно использовать любые машины?
Безопасная позиция: применяйте ПСН только по тем транспортным средствам, которые указаны в патенте или заявлении на патент. Если перевозка выполнена на автомобиле, который не отражен в патенте, доход от такой перевозки может быть признан доходом не по ПСН, а по другому налоговому режиму.
Поэтому действуйте так:
перед началом работы определите перечень автомобилей, которые будут использоваться в патентной деятельности;
проверьте, что по каждому автомобилю есть законное основание использования: собственность, аренда или другой договор;
укажите автомобили при оформлении патента;
если добавляете новый автомобиль, заранее проверьте, нужно ли получить новый патент, внести изменения или оформить отдельный патент по правилам вашего региона;
не относите к ПСН доходы от перевозок на машинах, которые не связаны с патентом.
Также учитывайте лимиты ПСН. Для патента по грузоперевозкам важны два ограничения: количество работников и количество транспортных средств. Средняя численность работников у ИП на ПСН не должна превышать 15 человек. По автотранспортным услугам также нужно контролировать лимит транспортных средств, а региональное законодательство может устанавливать дополнительные условия для расчета стоимости патента.
Теперь проанализируем ситуацию, когда ИП хочет привлекать физических лиц со своими машинами на разовые рейсы: «загрузил, отвез, получил оплату и больше не появился».
Здесь есть серьезная проблема. По договору перевозки груза перевозчиком обычно выступает юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который принимает на себя обязанность доставить груз. Обычное физическое лицо без статуса ИП не является самостоятельным перевозчиком в предпринимательском смысле. Поэтому схема, при которой физлицо со своей машиной фактически оказывает вам услугу перевозки как независимый перевозчик, рискованна.
Если вам нужно, чтобы перевозка оставалась вашей деятельностью на патенте, лучше не оформлять физлицо как самостоятельного перевозчика. Рассмотрите другую конструкцию:
автомобиль возьмите у физлица в аренду;
водителя оформите как работника или исполнителя по гражданско-правовому договору;
в документах на перевозку показывайте, что перевозчиком является ваш ИП;
обеспечьте путевые листы, данные о водителе, автомобиле и рейсе;
включите автомобиль в патентную деятельность.
Главная логика: для патента нужно, чтобы перевозку оказывал ваш ИП с использованием транспорта, которым ваш ИП владеет, пользуется или распоряжается. Если транспорт и перевозчик фактически находятся вне вашего ИП, патентная схема ломается.
Рассмотрим самый понятный и устойчивый вариант. Физическое лицо владеет автомобилем. ИП хочет, чтобы этот человек регулярно возил грузы по заказам ИП. Тогда можно заключить два договора:
договор аренды автомобиля;
трудовой договор с водителем.
По договору аренды автомобиль передается ИП во временное владение и пользование. По трудовому договору водитель становится работником ИП и выполняет трудовую функцию водителя — для быстрого заполнения документов пригодится автоматическое формирование трудового договора из карточки сотрудника в 1С.
В этом варианте ИП должен:
платить водителю заработную плату не ниже установленного минимума с учетом занятости и региональных правил;
удерживать НДФЛ с зарплаты;
начислять страховые взносы на зарплату;
начислять взносы на травматизм;
сдавать отчетность по НДФЛ и страховым взносам;
вести кадровые документы;
оформлять путевые листы и документы по рейсам — для этого подойдёт обработка оформления и печати путевых листов в 1С:Бухгалтерии;
платить арендную плату за автомобиль, если она предусмотрена договором аренды;
удерживать НДФЛ с арендной платы физическому лицу, если арендодатель не является ИП на соответствующем режиме.
Важно: выплаты по трудовому договору нельзя проводить «мимо налоговой». Зарплата работника — это официальный доход физического лица. ИП становится налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов.
Посмотрим на пример. ИП оформляет водителя Иванова по трудовому договору на должность водителя. Автомобиль Иванова ИП берет в аренду. В этом случае:
перевозчиком перед клиентом выступает ИП;
автомобиль используется ИП на основании договора аренды;
водитель выполняет работу как сотрудник ИП;
доход от перевозки можно относить к ПСН, если автомобиль указан в патенте и соблюдены остальные условия;
зарплата облагается НДФЛ и страховыми взносами;
арендная плата физлицу облагается НДФЛ, но страховыми взносами обычно не облагается, если это именно арендная плата за имущество, а не оплата труда.
Этот вариант подходит, если водитель нужен регулярно, работает по вашим заданиям, использует ваши документы, выполняет рейсы по графику и фактически встроен в ваш бизнес.
Если человек нужен не постоянно, а на отдельные рейсы, рассмотрим гражданско-правовой договор. Но здесь нужно быть внимательными: договор ГПХ не должен подменять трудовой договор.
Гражданско-правовой договор подходит, когда:
есть конкретное разовое задание;
важен результат, а не процесс ежедневной работы;
нет постоянного графика, табеля, должности и подчинения правилам внутреннего трудового распорядка;
оплата производится за выполненную услугу или конкретный результат;
результат подтверждается актом.
Для патента по грузоперевозкам при этом все равно нужно решить вопрос с автомобилем. Если машина принадлежит физлицу, заключите отдельный договор аренды автомобиля или иной договор, по которому ИП получает право пользоваться транспортным средством. Тогда ваш ИП становится лицом, которое использует автомобиль в своей деятельности.
По выплатам физлицу по договору ГПХ ИП обычно должен:
удержать НДФЛ;
начислить страховые взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование;
сдать отчетность по НДФЛ и страховым взносам;
оформить акт выполненных работ или оказанных услуг.
Взносы на травматизм по договору ГПХ начисляйте только в том случае, если такая обязанность прямо предусмотрена договором или вытекает из условий страхования от несчастных случаев. Но по трудовому договору взносы на травматизм начисляются в обычном порядке.
Не называйте договор ГПХ «договором перевозки с физлицом», если фактически физлицо без статуса ИП выступает перевозчиком на своей машине. Безопаснее оформлять так, чтобы перевозчиком перед клиентом был ваш ИП, автомобиль был передан вашему ИП, а физлицо выполняло функции водителя или оказывало разовую услугу управления транспортом в рамках допустимой гражданско-правовой конструкции.
Разберем риск переквалификации. Даже если вы назвали договор гражданско-правовым, проверяющие будут смотреть на фактические отношения.
Признаки трудовых отношений:
человек работает постоянно, а не выполняет разовое задание;
ему установлена должность, например «водитель»;
есть график работы или смены;
есть регулярная ежемесячная оплата, похожая на зарплату;
исполнитель подчиняется распоряжениям ИП как работодательскому контролю;
нет актов по конкретным заданиям;
человек не несет предпринимательского риска;
условия работы повторяются как у обычного штатного сотрудника.
Если такие признаки есть, заключайте трудовой договор. Это безопаснее, чем маскировать постоянного водителя под подрядчика. При переквалификации могут доначислить взносы, НДФЛ, штрафы и потребовать восстановить трудовые гарантии.
Теперь посмотрим на ситуацию, когда привлеченный водитель сам зарегистрирован как ИП или работает через организацию, у которой есть свои автомобили и документы перевозчика.
Такой контрагент может выступать самостоятельным перевозчиком. Тогда вы можете заключить с ним договор перевозки, договор транспортной экспедиции, договор оказания услуг или иной договор в зависимости от фактической модели работы.
Плюсы такого варианта:
вы не удерживаете НДФЛ с выплат другому ИП или организации;
вы не начисляете страховые взносы на выплаты другому ИП или организации;
контрагент сам платит налоги по своему режиму;
ответственность сторон можно прописать в договоре.
Но есть важный минус для патента. Если фактически перевозку выполняет сторонний перевозчик на своем автомобиле, а ваш ИП только перепродает или организует перевозку, доход вашего ИП может не относиться к патентной деятельности по грузоперевозкам на транспорте ИП. Тогда такой доход нужно облагать по другому режиму, например по УСН, если он у вас открыт.
Поэтому разделяйте две модели:
если перевозку оказывает ваш ИП на автомобиле, которым он владеет, пользуется или распоряжается, — можно рассматривать ПСН;
если перевозку оказывает сторонний ИП или организация на своем автомобиле, — для вашего ИП это может быть не ПСН, а деятельность по другому режиму.
Если вы хотите строить бизнес как диспетчер, экспедитор или организатор перевозок с привлечением сторонних перевозчиков, заранее подберите налоговый режим для этой части деятельности. Обычно для этого используют УСН, если предприниматель имеет право ее применять.
Если ИП работает на НПД, нанимать работников по трудовым договорам нельзя. НПД рассчитан на самостоятельную деятельность без наемных работников. Поэтому, если вы хотите оформить водителей в штат, НПД не подходит.
С физлицами по гражданско-правовым договорам при НПД тоже нужно быть очень осторожными. Если ваша деятельность превращается в организацию перевозок чужими силами, это уже плохо совпадает с идеей НПД, где исполнитель оказывает услуги лично. Поэтому при планах нанимать водителей, брать автомобили, расширять парк и работать от имени ИП по грузоперевозкам переход на ПСН или УСН выглядит логичнее.
Если хотите использовать патент, НПД нужно прекратить применять в отношении предпринимательской деятельности. НПД нельзя совмещать с ПСН по одному ИП. После перехода на ПСН появятся обязанности по страховым взносам ИП за себя, а при появлении работников — обязанности работодателя.
В теме прозвучал вопрос: если у ИП на патенте появляются наемные сотрудники, нужно ли открывать еще УСН только для отчетности по работникам?
Нет, УСН не открывают ради отчетности за работников. ПСН и УСН — это налоговые режимы для доходов от предпринимательской деятельности. А отчетность за работников зависит не от режима налогообложения, а от самого факта выплат физическим лицам.
Если у ИП на ПСН есть работники или исполнители-физлица, он сдает отчетность по ним независимо от того, есть УСН или нет. К такой отчетности относятся формы по НДФЛ, страховым взносам, сведениям о трудовой деятельности и персонифицированному учету. Конкретный набор зависит от вида договора: трудовой договор или ГПХ.
Но УСН может понадобиться по другой причине. Если часть деятельности не попадает под патент, например вы получаете доход от перевозок на автомобилях, не указанных в патенте, или фактически организуете перевозки силами сторонних перевозчиков, для этих доходов нужен другой налоговый режим. В таком случае УСН может быть полезна как запасной или параллельный режим для непатентных доходов.
Сведем варианты в понятную практическую логику.
Вариант А: водитель — штатный сотрудник, автомобиль арендован у него.
По зарплате водителя удерживайте НДФЛ.
На зарплату начисляйте страховые взносы.
Начисляйте взносы на травматизм.
Сдавайте отчетность по работнику.
По арендной плате физлицу удерживайте НДФЛ.
Страховые взносы на арендную плату за автомобиль обычно не начисляйте, если договор аренды не содержит оплаты труда.
Автомобиль включите в патентную деятельность, если хотите применять ПСН.
Вариант Б: физлицо оказывает разовые услуги по ГПХ, автомобиль передан ИП по договору.
По вознаграждению исполнителю удерживайте НДФЛ.
Начисляйте страховые взносы по правилам для ГПХ.
Оформляйте задание и акт выполненных работ или оказанных услуг.
Следите, чтобы отношения не стали фактически трудовыми.
По аренде автомобиля удерживайте НДФЛ с арендной платы физлицу.
Проверьте, что автомобиль указан в патенте.
Вариант В: сторонний ИП или организация перевозит груз своим транспортом.
НДФЛ с выплат такому контрагенту не удерживайте.
Страховые взносы на выплаты такому контрагенту не начисляйте.
Получайте закрывающие документы от контрагента.
Проверьте, относится ли ваш доход к ПСН. Часто такая схема требует УСН или другого режима для дохода вашего ИП.
Вариант Г: физлицо без ИП просто возит грузы на своей машине как самостоятельный перевозчик.
Не используйте этот вариант как рабочую безопасную схему для ПСН.
Оформите автомобиль и водителя правильно либо работайте с зарегистрированным перевозчиком.
Не платите «на руки» без налогов и документов.
Когда у ИП нет работников, стоимость патента можно уменьшать на страховые взносы ИП за себя вплоть до нуля. Когда появляются работники, правило меняется: патент можно уменьшить на страховые взносы, но с ограничением.
Если у ИП есть работники, уменьшить налог по ПСН можно не более чем на 50%. В уменьшение могут входить взносы за себя и взносы за работников, но итоговое уменьшение ограничено половиной стоимости патента.
Разберем на примере. Стоимость патента — 120 000 руб. ИП имеет работников. За себя и за работников начислены страховые взносы на сумму 90 000 руб. Несмотря на то что взносов больше, уменьшить патент можно максимум на 60 000 руб., то есть на 50% стоимости патента. Оставшиеся взносы не позволяют обнулить патент, потому что у ИП есть сотрудники.
Для уменьшения патента нужно направить уведомление в налоговый орган. В 1С для этого используйте форму уведомления об уменьшении суммы налога по ПСН. Важно, чтобы сумма уменьшения не была больше допустимого лимита.
Если выбираете трудовой вариант, подготовьте комплект документов. Разберем по шагам.
Получите от работника паспортные данные, СНИЛС, ИНН при наличии, документы на право управления автомобилем и другие необходимые сведения.
Заключите трудовой договор с должностью «водитель» или другой корректной формулировкой — в этом поможет печать кадровых документов и договоров по шаблонам в 1С.
Издайте приказ о приеме на работу, если используете приказную форму кадрового учета.
Внесите сведения в кадровый учет.
Подайте сведения о трудовой деятельности в установленном порядке.
Организуйте начисление зарплаты.
Удерживайте НДФЛ и начисляйте страховые взносы.
Сдавайте отчетность по НДФЛ, взносам и персонифицированным сведениям.
Оформляйте путевые листы и документы по рейсам — для этого разработана программа учета путевых листов и ГСМ для 1С.
Следите за требованиями к медосмотрам, техническому контролю и безопасности перевозок.
Если автомобиль принадлежит работнику, отдельно заключите договор аренды автомобиля. В договоре укажите автомобиль, срок аренды, размер арендной платы, порядок передачи, ответственность сторон, расходы на ремонт, топливо, обслуживание и страхование.
Если работа разовая, рассмотрим оформление по гражданско-правовому договору. Подготовьте следующие документы:
договор на конкретную услугу или выполнение конкретного задания;
техническое задание или заявка на рейс;
акт оказанных услуг;
договор аренды автомобиля или иной документ на право использования автомобиля ИП;
путевой лист и документы по перевозке;
расчет НДФЛ и страховых взносов;
платежные документы по выплате вознаграждения.
Не используйте ГПХ для постоянной работы водителя по графику. Если один и тот же человек регулярно выполняет рейсы, получает ежемесячную оплату, подчиняется вашим распоряжениям и не оформляет самостоятельную предпринимательскую деятельность, лучше заключить трудовой договор.
Теперь посмотрим, какие объекты 1С помогут оформить ситуацию. Конкретные названия разделов могут отличаться в зависимости от конфигурации и версии, но общая логика такая.
Для учета патента в 1С:Бухгалтерия 8 используйте:
Патенты — карточка патента, срок действия, вид деятельности, регион и стоимость;
Заявление на получение патента — подготовка заявления на ПСН;
Помощник оплаты налога по патенту — контроль сроков и сумм оплаты;
Уведомление об уменьшении суммы налога по ПСН — оформление уменьшения патента на страховые взносы;
Книга учета доходов ИП на патенте — контроль доходов по ПСН;
КНД 1112021 — форма уведомления об уменьшении патента.
Для работников используйте:
Сотрудники — карточки физических лиц и работников;
Прием на работу — оформление трудового договора в кадровом учете;
Начисление зарплаты — расчет зарплаты, НДФЛ и страховых взносов;
Ведомость в банк или Ведомость в кассу — выплата зарплаты;
Отражение зарплаты в бухучете — отражение начислений в учете;
Расчет по страховым взносам — отчетность по взносам;
6-НДФЛ — отчетность по НДФЛ;
Персонифицированные сведения о физических лицах — сведения по физлицам;
ЕФС-1 — отчетность по кадровым событиям и взносам на травматизм в предусмотренных разделах.
Для договоров ГПХ используйте:
Договоры или карточку договора с физическим лицом;
Начисление по договорам — если такая возможность используется в вашей конфигурации;
Операция, введенная вручную — только если типового документа не хватает и вы понимаете последствия проводок;
Акт оказанных услуг — для подтверждения результата по договору;
Отчетность по НДФЛ и страховым взносам — для отражения выплат физлицам.
Если учет зарплаты ведется в 1С:Зарплата и управление персоналом, то кадровые документы, начисления, НДФЛ, страховые взносы и отчетность удобнее вести там, а затем передавать итоги в 1С:Бухгалтерия 8.
Разберем контрольный порядок проверки.
Откройте карточку патента в разделе Патенты.
Проверьте вид деятельности: грузоперевозки автомобильным транспортом.
Проверьте регион действия патента.
Проверьте срок действия патента.
Сверьте автомобили, которые фактически используются в перевозках, с автомобилями, заявленными для патента.
Проверьте договоры аренды по автомобилям, которые не принадлежат ИП.
Проверьте количество работников и исполнителей, чтобы не превысить лимит по ПСН.
Проверьте доходы в Книга учета доходов ИП на патенте.
Отдельно проверьте доходы, которые не относятся к патенту, если есть перевозки сторонними перевозчиками или на незаявленных автомобилях.
Проверьте, что уменьшение патента на взносы выполнено с учетом ограничения 50%, если есть работники.
Если часть перевозок не проходит по условиям ПСН, не смешивайте доходы. Доходы по патентной деятельности отражайте в учете ПСН, а доходы по иной деятельности — по УСН или другому применяемому режиму. Для этого заранее настройте аналитику учета и договоры с покупателями.
Непостоянный характер работы не отменяет оформление. Просто выберите правильный договор.
Если человек нужен на постоянной основе, оформляйте трудовой договор. Если он уволится через несколько дней, оформите увольнение. Это неприятно с точки зрения документооборота, но безопаснее, чем не оформлять работника вообще.
Если человек нужен на один рейс или несколько конкретных заданий, рассмотрите ГПХ. Но не забывайте: гражданско-правовой договор также требует налогов, взносов, актов и отчетности. Это не способ платить без налогов.
Если хотите вообще не заниматься НДФЛ, взносами и кадровым учетом по водителям, работайте не с физлицами, а с ИП или организациями-перевозчиками. Но тогда отдельно решите вопрос с налоговым режимом по вашему доходу: такая модель может не попадать под патент по грузоперевозкам на вашем транспорте.
Для автора вопроса наиболее практично рассмотреть два основных сценария.
Сценарий 1: хотим сохранить патент по грузоперевозкам.
Берем автомобили в аренду или используем собственные автомобили.
Указываем автомобили в патенте.
Водителей оформляем по трудовым договорам, если работа постоянная.
Для разовых заданий используем ГПХ, если отношения действительно не трудовые.
Платим зарплату или вознаграждение официально.
Удерживаем НДФЛ и начисляем страховые взносы.
Сдаем отчетность за физических лиц.
Следим за лимитом работников и автомобилей.
Сценарий 2: хотим привлекать сторонних перевозчиков со своими машинами.
Работаем с ИП или организациями, а не с обычными физлицами без статуса.
Заключаем договоры со сторонними перевозчиками.
Не начисляем НДФЛ и взносы на выплаты этим ИП или организациям.
Проверяем, можно ли относить ваш доход к ПСН.
Если деятельность не попадает под патент, используем УСН или другой режим для этой части доходов.
Если вы только переходите с НПД, заранее продумайте налоговую схему. НПД удобен, пока вы работаете лично. Но как только появляются водители, автомобили, аренда, документы перевозчика, зарплата и ответственность перед клиентами, бизнес становится полноценной предпринимательской деятельностью с кадровым и налоговым учетом.
Если ИП на патенте по грузоперевозкам хочет привлекать людей с их автомобилями, просто платить им «на руки» нельзя. Нужно выбрать законную схему.
Если перевозки должны идти именно по патенту вашего ИП, оформите автомобили на ИП через собственность, аренду или другое законное право пользования. Укажите эти автомобили в патенте. Водителей оформите по трудовому договору, если они работают регулярно, или по договору ГПХ, если это действительно разовые услуги. По выплатам физлицам удерживайте НДФЛ, начисляйте страховые взносы и сдавайте отчетность.
Если люди со своими машинами должны работать как самостоятельные перевозчики, пусть они будут ИП или организациями. Но тогда доход вашего ИП от такой модели может не относиться к ПСН по грузоперевозкам, потому что перевозку выполняете не вы на своем или арендованном транспорте, а сторонний перевозчик. Для такой части деятельности заранее рассмотрите УСН.
По работникам отчетность сдавайте независимо от налогового режима. Открывать УСН только ради отчетности по сотрудникам не нужно. УСН нужен только тогда, когда у ИП появляются доходы, которые не попадают под патент.
Информация носит справочный характер