Проанализируем ситуацию: в организацию поступили документы от УФСИН по сотруднику, которому назначены исправительные работы. По документам необходимо ежемесячно удерживать 5% в доход государства с заработной платы до удержания НДФЛ. У сотрудника каждый месяц начисляются оплата по часовому тарифу, оплата работы в выходные и праздничные дни, оплата сверхурочных часов, доплата за ночное время, надбавка за тяжелые условия труда 4% и ежемесячная премия для рабочих. Главный вопрос — включайте ли все эти начисления в базу для удержания 5% или часть выплат нужно исключить.
Правильный общий вывод: удерживайте 5% со всех перечисленных начислений, если они являются частью заработной платы работника и не относятся к пособиям социального страхования, пособиям социального обеспечения или выплатам единовременного характера. В описанной ситуации все перечисленные выплаты выглядят как регулярные элементы оплаты труда, поэтому включайте их в расчетную базу удержания.
Рассмотрим подробнее, почему удержание нужно считать именно с этих начислений. При исправительных работах удержание производится не по правилам обычного добровольного удержания работодателя, а в рамках исполнения уголовного наказания. Размер удержания указывается в приговоре суда или в документах уголовно-исполнительной инспекции. Обычно размер находится в пределах, установленных уголовным законодательством, а в нашем случае в документах указан конкретный процент — 5%.
Для бухгалтера ключевое правило такое: удержание производится из заработной платы по основному месту работы осужденного за каждый отработанный месяц при выплате заработной платы. При этом учитывается как денежная, так и натуральная часть заработной платы, если такая натуральная часть есть.
Отдельно зафиксируем важный момент по НДФЛ. Фраза «удерживать с доходов до вычета НДФЛ» означает, что расчетную базу для 5% не нужно уменьшать на сумму НДФЛ. То есть сначала определяем сумму начисленной заработной платы, входящую в базу удержания, затем рассчитываем 5% от этой начисленной суммы. НДФЛ при этом исчисляйте и удерживайте в обычном порядке. Само удержание в доход государства не является налоговым вычетом и не уменьшает налоговую базу по НДФЛ.
Посмотрим на основной критерий. Нужно выяснить, является ли выплата заработной платой. По трудовому законодательству заработная плата включает не только оклад, тарифную ставку или оплату по часам, но и компенсационные выплаты, стимулирующие выплаты, доплаты, надбавки и премии, если они связаны с оплатой труда. Поэтому в расчетную базу удержания включайте все регулярные начисления, которые являются оплатой труда за работу, работу в особых условиях или стимулированием за трудовые результаты.
Теперь разберем исключения, потому что именно они помогают не перепутать обычные начисления зарплаты с выплатами, с которых удержание делать не нужно.
Не включайте в базу удержания:
Пособия, получаемые работником в порядке социального страхования и социального обеспечения. Например, пособие по временной нетрудоспособности, пособие по беременности и родам, пособия, назначаемые в рамках социального обеспечения, если они выплачиваются работнику через работодателя или отражаются в зарплатном учете.
Выплаты единовременного характера. Сюда обычно относят разовые выплаты, которые не являются регулярной оплатой труда: материальную помощь, разовые выплаты к юбилею, к празднику, к памятной дате, разовые социальные выплаты, если они не являются оплатой за трудовой результат.
Компенсации, которые не являются заработной платой. Например, возмещение командировочных расходов, компенсация расходов на проезд, компенсация за использование личного имущества в служебных целях, иные выплаты, которые возмещают расходы работника, а не оплачивают его труд.
При этом будьте внимательны с премиями. Само название «премия» еще не решает вопрос. Если премия ежемесячная, установлена системой оплаты труда, начисляется за производственные показатели, качество работы, выполнение норм, соблюдение KPI или другие трудовые результаты, рассматривайте ее как стимулирующую часть заработной платы и включайте в базу удержания. Если же премия разовая, например к юбилею организации, профессиональному празднику или личной памятной дате работника, анализируйте ее как выплату единовременного характера. В такой ситуации удержание по статье 44 УИК РФ обычно не производите.
Теперь посмотрим на конкретные начисления сотрудника и определим, включайте ли их в базу для удержания 5%.
1. Оплата по часовому тарифу. Это базовая часть заработной платы работника. Она начисляется за фактически отработанное время по установленной тарифной ставке. С такой оплаты удерживайте 5% в доход государства.
2. Оплата работы в праздничные и выходные дни. Это повышенная оплата труда за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Работник фактически выполняет трудовую функцию, а работодатель оплачивает эти часы в повышенном размере. Такая выплата является частью заработной платы, поэтому включайте ее в расчетную базу удержания.
3. Оплата сверхурочных часов. Сверхурочная работа также относится к работе в условиях, отклоняющихся от нормальных. Доплата за сверхурочную работу является оплатой труда, а не социальной выплатой и не разовой материальной помощью. Поэтому включайте оплату сверхурочных часов в базу для удержания 5%.
4. Доплата за работу в ночное время. Ночные часы оплачиваются в повышенном размере. Такая доплата имеет компенсационный характер, но это именно компенсационная выплата в составе заработной платы. Она не относится к пособиям и не является единовременной выплатой. Поэтому удерживайте 5% и с доплаты за ночное время.
5. Надбавка за тяжелые условия труда 4%. Надбавка за тяжелые, вредные или опасные условия труда относится к компенсационным выплатам в составе заработной платы. Если она начисляется ежемесячно в связи с условиями труда работника, включайте ее в базу удержания. Сам факт компенсационного характера не исключает выплату из базы, потому что трудовое законодательство относит такие компенсационные доплаты к оплате труда.
6. Ежемесячная премия для рабочих. Если премия предусмотрена положением об оплате труда, коллективным договором, трудовым договором, приказом или иным локальным актом как ежемесячная стимулирующая выплата, включайте ее в базу удержания. В вопросе указано, что премия есть каждый месяц, поэтому ее нужно рассматривать как регулярную часть заработной платы. Удерживайте 5% с такой премии.
В рассматриваемой ситуации расчетную базу для удержания 5% сформируйте так:
Возьмите начисленную оплату по часовому тарифу.
Добавьте оплату работы в выходные и праздничные дни.
Добавьте оплату сверхурочных часов.
Добавьте доплату за ночное время.
Добавьте надбавку за тяжелые условия труда 4%.
Добавьте ежемесячную премию для рабочих, если она входит в систему оплаты труда.
Не уменьшайте полученную сумму на НДФЛ.
Рассчитайте 5% от полученной базы.
Формула для понимания будет такой: Удержание = РасчетнаяБаза * 5 / 100. Здесь РасчетнаяБаза — это сумма всех начислений заработной платы, которые входят в базу удержания до уменьшения на НДФЛ.
Разберем по шагам простой пример. Предположим, за месяц сотруднику начислено:
Оплата по часовому тарифу — 45 000 руб.
Оплата работы в выходные и праздничные дни — 4 500 руб.
Оплата сверхурочных часов — 3 800 руб.
Доплата за работу в ночное время — 2 200 руб.
Надбавка за тяжелые условия труда 4% — 1 800 руб.
Ежемесячная премия для рабочих — 7 000 руб.
Сначала сложим все выплаты, которые являются заработной платой:
45 000 + 4 500 + 3 800 + 2 200 + 1 800 + 7 000 = 64 300 руб.
Теперь рассчитаем удержание 5% в доход государства:
64 300 × 5% = 3 215 руб.
Именно 3 215 руб. удерживайте в доход государства. НДФЛ считайте отдельно по обычным правилам с налоговой базы работника. Важно не делать так: «начисления минус НДФЛ, а потом 5%». Для исправительных работ такой подход приведет к занижению удержания.
Рассмотрим подробнее премии, потому что на практике именно они чаще всего вызывают спор. Не ориентируйтесь только на название начисления. Разберите экономический смысл выплаты и документы работодателя.
Включайте премию в базу удержания, если:
премия начисляется ежемесячно;
премия предусмотрена положением об оплате труда или премировании;
премия зависит от результатов труда, выполнения норм, показателей, качества работы, выработки, отсутствия нарушений или иных производственных критериев;
премия отражается в 1С как вид начисления зарплаты;
премия входит в систему оплаты труда работников.
Не включайте выплату в базу автоматически, если:
это материальная помощь;
это разовая выплата к празднику;
это разовая выплата к юбилею работника;
это социальная выплата, не связанная с трудовым результатом;
это компенсация расходов работника, а не оплата труда.
Если в организации есть разовая премия, но она выплачивается за конкретный трудовой результат, например за выполнение срочного производственного задания, дополнительно проанализируйте положение о премировании и приказ. В спорной ситуации безопаснее запросить письменное уточнение у уголовно-исполнительной инспекции или у юриста организации, потому что бухгалтеру важно подтвердить выбранный подход документально.
Теперь разберем, как перенести этот подход в 1С. В типовой 1С:Зарплата и управление персоналом стандартный документ для исполнительных листов часто ориентирован на обычные исполнительные удержания, где база может рассчитываться после НДФЛ. Для исправительных работ это может быть неправильным, потому что удержание нужно считать с начисленной заработной платы до вычета НДФЛ. Поэтому рассмотрим настройку через отдельный вид удержания.
Используйте в 1С следующие объекты и настройки: Показатели расчета зарплаты, Удержания, РасчетнаяБаза, Постоянное удержание в пользу третьих лиц, Начисление зарплаты и взносов.
Разберем настройку по шагам.
Откройте раздел Настройка и перейдите в Показатели расчета зарплаты.
Создайте новый показатель, например ПроцентУдержанияВДоходГосударства. Укажите, что показатель используется для сотрудника и имеет числовой формат.
Откройте раздел Настройка — Удержания.
Создайте новый вид удержания, например «Удержание в доход государства по исправительным работам».
В поле назначения удержания выберите вариант, соответствующий прочему удержанию в пользу третьих лиц. В разных релизах формулировка может отличаться, но смысл должен быть таким: это не НДФЛ и не стандартное алиментное удержание, а отдельное удержание по документу в пользу получателя.
В поле «Удержание выполняется» укажите ежемесячный расчет.
В формуле удержания используйте показатель процента и расчетную базу: ПроцентУдержанияВДоходГосударства / 100 * РасчетнаяБаза.
На вкладке расчета базы добавьте все начисления, с которых нужно удерживать 5%.
В расчетную базу удержания добавьте следующие виды начислений:
Оплата по часовому тарифу.
Оплата работы в праздничные и выходные дни.
Оплата сверхурочных часов.
Доплата за работу в ночное время.
Надбавка за тяжелые условия труда или соответствующий вид начисления, который используется в вашей базе 1С.
Ежемесячная премия для рабочих.
Не добавляйте в расчетную базу удержания виды начислений, которые являются пособиями, материальной помощью, компенсациями расходов или разовыми выплатами единовременного характера. Если в базе 1С есть несколько похожих видов премий, проверьте каждую отдельно: ежемесячную производственную премию включайте, разовую праздничную премию не включайте.
После настройки вида удержания назначьте его конкретному сотруднику. Обычно используйте документ Постоянное удержание в пользу третьих лиц. Найти его можно в разделе зарплаты и удержаний, где отражаются алименты и прочие удержания.
В документе заполните:
сотрудника;
организацию;
вид удержания «Удержание в доход государства по исправительным работам»;
процент удержания — 5;
дату начала удержания по документам УФСИН;
дату окончания, если она указана в документах;
получателя или реквизиты перечисления, если такая аналитика ведется в программе.
После этого выполните обычное начисление зарплаты документом Начисление зарплаты и взносов. На вкладке удержаний проверьте, что сумма удержания рассчиталась именно от начисленной расчетной базы, а не от суммы после НДФЛ.
Если программа рассчитала удержание меньше ожидаемого, проверьте три настройки:
Все ли нужные начисления добавлены на вкладке Расчет базы в виде удержания.
Не используется ли стандартный исполнительный лист, который уменьшает базу на НДФЛ.
Правильно ли заполнен показатель процента удержания по сотруднику.
Разберем причину отдельно. Обычные исполнительные удержания, например алименты или взыскания по исполнительным документам, часто рассчитываются от дохода после удержания НДФЛ. Это привычная логика для многих видов взысканий. Но удержание при исправительных работах в доход государства имеет специальное правило: инспекция требует считать процент с полной заработной платы до удержания НДФЛ.
Поэтому если в 1С использовать стандартный документ Исполнительный лист без дополнительной настройки, есть риск получить неверную базу. Например, программа может взять начисления, уменьшить их на НДФЛ, а затем рассчитать 5%. В результате удержание будет меньше, чем требует УФСИН.
Чтобы избежать ошибки, создайте отдельный вид удержания с формулой через РасчетнаяБаза и вручную определите состав расчетной базы. Такой подход позволяет явно указать, какие начисления включаются в удержание, а какие нет.
Перед выплатой зарплаты выполните контрольный расчет. Это особенно полезно в первом месяце после настройки удержания.
Сформируйте расчетный листок сотрудника.
Отберите все начисления, которые являются заработной платой.
Исключите пособия, материальную помощь, компенсации расходов и разовые выплаты единовременного характера.
Сложите оставшиеся начисления.
Умножьте сумму на 5%.
Сравните полученный результат с суммой на вкладке удержаний в 1С.
Если сумма в 1С совпадает с ручным расчетом, настройка выполнена корректно. Если сумма отличается, проверьте вкладку РасчетнаяБаза у вида удержания. Чаще всего ошибка возникает из-за того, что бухгалтер забыл добавить в базу ночные, сверхурочные, праздничные, вредность или ежемесячную премию.
Если зарплата ведется не в 1С:ЗУП, а в 1С:Бухгалтерии, логика остается такой же: удержание нужно считать с начисленной заработной платы до НДФЛ. Но возможности настройки расчетной базы в 1С:Бухгалтерии обычно проще, чем в ЗУП, поэтому действуйте осторожно.
Разберем общий порядок:
Откройте раздел Зарплата и кадры.
Перейдите в настройки зарплаты и удержаний.
Создайте отдельный вид удержания для исправительных работ.
Для корректного отражения в учете выберите категорию удержания, которая позволит сформировать проводки по удержанию и перечислению. На практике часто используют категорию, связанную с исполнительными документами, но расчетную сумму обязательно проверяют вручную.
При начислении зарплаты проверьте, что сумма удержания рассчитана от начислений до НДФЛ.
Если конфигурация не позволяет автоматически настроить нужную базу, рассчитайте сумму удержания вручную и внесите ее корректировкой удержания. Главное — сохранить расчетную расшифровку: какие начисления вошли в базу, какая сумма базы получилась, какой процент применен и какая сумма перечислена.
Чтобы расчет можно было обосновать перед инспекцией, работником, аудитором или внутренним контролем, сохраняйте комплект документов.
Документы УФСИН или уголовно-исполнительной инспекции, на основании которых начато удержание.
Копию приговора или реквизиты судебного решения, если они переданы работодателю.
Расчетную расшифровку базы удержания за каждый месяц.
Расчетные листки сотрудника.
Платежные документы на перечисление удержанных сумм в соответствующий бюджет.
Внутреннюю бухгалтерскую справку, если в месяце были спорные выплаты или ручные корректировки.
Согласие сотрудника на такое удержание не требуется, потому что удержание производится не по инициативе работодателя и не по заявлению работника, а на основании документов, связанных с исполнением наказания.
В теме форума бухгалтер уже обращался в инспекцию, но получил общий ответ: «читайте статью». В такой ситуации действуйте от нормы закона и от состава заработной платы. Инспекция не всегда будет перечислять конкретные виды начислений из вашей 1С, потому что она не знает вашу систему оплаты труда. Поэтому задачу нужно решать через классификацию выплат.
Используйте простой алгоритм:
Откройте список всех начислений сотрудника за месяц.
По каждому начислению задайте вопрос: это оплата труда, компенсационная выплата за условия труда или стимулирующая выплата за трудовой результат?
Если ответ «да», включайте начисление в базу удержания.
Если это пособие, социальная выплата, компенсация расходов или единовременная выплата, не включайте ее в базу.
Если выплата спорная, проверьте положение об оплате труда, приказ о выплате и назначение начисления в 1С.
По этому алгоритму все выплаты из вопроса включаются в базу: часовой тариф, праздничные и выходные, сверхурочные, ночные, надбавка за тяжелые условия труда и ежемесячная премия.
Сформулируем готовое решение. Удержание 5% в доход государства по документам УФСИН рассчитывайте с заработной платы сотрудника до удержания НДФЛ. В базу включайте все регулярные начисления, которые являются оплатой труда. В рассматриваемом случае включайте оплату работы в праздничные и выходные дни, оплату сверхурочных часов, доплату за работу в ночное время, оплату по часовому тарифу, надбавку за тяжелые условия труда 4% и ежемесячную премию для рабочих.
Не включайте в базу пособия социального страхования и социального обеспечения, материальную помощь, компенсации расходов и выплаты единовременного характера, если они не являются оплатой труда. Ежемесячную премию, предусмотренную системой оплаты труда, не считайте единовременной выплатой — это стимулирующая часть заработной платы, поэтому удержание с нее производите.
В 1С:ЗУП настройте отдельный вид удержания, используйте показатель процента и формулу ПроцентУдержанияВДоходГосударства / 100 * РасчетнаяБаза. На вкладке расчетной базы перечислите все виды начислений, которые должны участвовать в удержании. После начисления зарплаты обязательно сравните результат с ручным расчетом, особенно в первом месяце.
Информация носит справочный характер